2/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH
2.2. Các thủ tục nhập, xuất kho và công tác thanh toán với ngườ
2.2.1. Thủ tục nhập kho :
2.2.1.1.Thủ tục nhập kho hàng hóa :
Việc nhập kho hàng hóa nhất thiết phải có hóa đơn GTGT. Hóa đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hóa đơn phải do Bộ tài chính phát hành.
VD1 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp số : 000468
Căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Hòa Phát, kế toán hàng hóa lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hóa, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên :
- Một liên lưu tại gốc
- Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho (có biên bản giao chứng từ )
- Một liên dùng thanh toán : làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :…………. SCT : 468 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát Địa chỉ (bộ phận): ……….
Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……….. Phương tiện vận chuyển : 29S-1373
STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4 1 ∅ 101.6 x 4.0 x 6 kg 3.755,05 3.755,05 13.909,09 52.229.328 2 ∅ 88.3 x 2.5 x 6 kg 761,76 761,76 14.000,00 10.664.640 3 ∅ 33.5 x 1.1 x 6 kg 421,60 421,60 14.909,09 6.285.672 4 ∅ 126.8 x 3.0 x 6 kg 934,32 934,32 14.000,00 13.080.480 5 ∅ 88.3 x 3.0 x 6 kg 113,61 113,61 14.000,00 1.590.540 6 ∅ 75.6 x 3.0 x 6 kg 386,76 386,76 14.000,00 5.414.640
Tổng tiền 112.319.971
- Tổng số tiền hàng(viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu, ba trăm mười chín ngàn chín trăm bảy mươi mốt đồng chẵn.
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
VD 2 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Công ty cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 0002021. Kế toán lập phiếu nhập kho :
Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :…………. SCT : 2021 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 05 năm 2010
Đơn vị bán : Công ty Cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe Địa chỉ (bộ phận): ……….
Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……….. Phương tiện vận chuyển : 29S-1373
STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 298.00 14.909,09 4.442.909 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 579.20 14.909,09 8.635.345 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 1097.28 14.909,09 16.359.446 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 505.50 14.909,09 7.536.545
5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 1.476.48 14.909,09 22.012.973 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 304 14.909,09 4.532.363 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 1.470.75 14.272,73 20.991.618
Tổng tiền 84.511.199
- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Tám mươi tư triệu năm trăm mười một ngàn một trăm chín chín đồng chẵn..
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010
Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên
VD 3 : Ngày 05/05/2010 mua hàng của chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hòa Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 000514. Kế toán lập phiếu nhập kho :
Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :…………. SCT : 514 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát Địa chỉ (bộ phận): ……….
Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……….. Phương tiện vận chuyển : 30S-7515
STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1 Ống thép hàn kg
- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai tr ăm hai m ư ơi s áu tri ệu, kh ông tr ăm s áu m ư ơi l ăm ng àn, m ột tr ă m n ăm l ăm đ ồng ch ẵn.
- Số chứng từ gốc kèm theo :
Nhập,ngày 05 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
• Khi hàng hóa đã về nhập tại kho, dựa trên những giấy tờ, chứng từ có liên quan kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm như sau :
Đường dẫn : Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập mua hàng/ Enter.
Kế toán khai đầy đủ thông tin vào phiếu nhập mua hàng ( mã khách,người giao hàng, diễn giải, TK có 331, ngày chứng từ)
- Hạch toán : mã hàng, mã kho, số lượng, đơn giá
- Hóa đơn thuế ( khai báo các thông tin về hóa đơn mua hàng ) + Mẫu BC : 3
+ Mã tính chất : 1
+ Số chứng từ ( số HĐ )
+ Số seri : trên Hóa đơn GTGT + Ngày chứng từ
+ Mã thuế : 00 tương ứng 0% 05 tương ứng 5% 10 tương ứng 10% - Chi phí :
+ Tổng chi phí : gõ tiền chưa VAT + Phân bổ tự động
- Lưu
2.2.1.2. Công tác thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp :
Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt / Enter.
Kế toán có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào phiếu chi tiền mặt ( loại phiếu chi, mã khách, địa chỉ, người nhận tiền, lý do chi, TK nợ 131/ Enter )
* Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp bằng chuyển khoản, kế toán viết Giấy báo nợ. Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu / Giấy báo nợ(chi)của ngân hàng/ Enter.
Kế toán khai thông tin về loại phiếu chi, mã khách, địa chỉ, người nhận tiền, lý do chi, TK có 112NN...Enter để lưu.
* Trong trường hợp Công ty chưa thanh toán tiền cho đơn vị cung cấp, kế toán theo dõi và phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán. Kế toán theo dõi và nhập số liệu vào phần mềm chi tiết TK 331. Dưới đây là mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng Năm 2008:
2.2.2. Th ủ t ục xu ất kho :
2.2.2.1. Thủ tục xuất kho hàng hóa :
Tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, hàng hóa xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty tư nhân, các cửa hàng vật liệu xây dựng, xuất bán lẻ cho người tiêu dùng.
Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà Nước.
- Trường hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh sắt thép khác, Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng. Trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hóa, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình Giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của Giám đốc, kế toán sẽ viết Biên bản giao hàng và phiếu xuất kho chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên :
+ Liên 1 : Lưu tại gốc
+ Liên 2 : Giao cho phòng kinh doanh để giao hàng cho khách (để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết Hóa đơn GTGT )
+ Liên 3 : Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng.
Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và liên 3, sau đó chuyển liên 2 về phòng kế toán để kế toán viết hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT của Công ty được lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu tại gốc
+ Liên 2 : Giao cho khách
+ Liên 3 : Lưu hành nội bộ cho kế toán theo dõi, là căn cứ để nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng vào cuối ngày nộp sang kế toán hàng hóa để trừ thẻ kho tay và thẻ kho trên máy, lập phiếu thu và vào sổ chi tiết công nợ ( nếu có phát sinh nợ ).
VD 1 : Ngày 05/05/2010 Xuất hàng bán cho Công ty CP Xây dựng COTEC. Kế toán lập phiếu xuất kho và Biên bản giao hàng như sau :
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN
Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412
BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 002102
Người mua hàng : Anh Huy
Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC
Người nhận hàng : Anh Nam Điện thoại : 0986969484
Người vận chuyển : Anh Quý Số xe : 30S-7515 ĐT : 0932240788 Hàng giao tại : 164 – Giảng Võ – Hà Nội
Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau :
TT Tên hàng – Quy cách
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Ống thép hàn
Ø 50.3 x 2.0 x 6m kg 1019,7 14.500 14.777.965
Tổng tiền 14.777.965
Bằng chữ : Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng.
Ngày 05 tháng 05 năm 2010
Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho cung tiêu hàng chuyển
Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :………….
SCT : 789 Nợ…………. Có…………..
Phiếu xuất kho
Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC
Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8-Q.Phú Nhuận-HCM Nhập kho : Địa điểm:………..
Phương tiện vận chuyển : 30S-7515
STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1 Ống thép hàn kg
∅ 50.3 x 2.0 x 6 1019,17 1019,17 14.500 14.777.965
- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo :
Xuất, ngày 05 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hóa đơn GTGT giao cho khách :
HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B Liên 2 : Giao cho khách 0074573
Ngày 05 tháng 05 năm 2010
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046
Họ tên người mua hàng : Anh Huy
Tên đơn vị : Công ty CP Xây dựng COTEC
Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8 - Q.Phú Nhuận – TP HCM Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hộp các loại kg 1019,1 7 14.500 14.777.9 65 Cộng tiền hàng : 14.777.965
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.477.796
Tổng cộng tiền thanh toán 16.255.761
Số tiền viết bằng chữ : Mười sáu triệu,hai trăm năm lăm nghìn,bảy trăm sáu mươi mốt đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
VD 2 : Ngày 12/05/2010 xuất hàng bán cho DN Tư nhân Tiến Hợp. Kế toán viết Biên bản giao hàng và phiêu xuất kho như sau :
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN
Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412
BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 004620
Người mua hàng : Anh Hợp
Đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp
Người nhận hàng : Anh Phong Điện thoại : 0902618268
Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212 Hàng giao tại : 56 Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội
Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau :
TT Tên hàng – Quy cách ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 21.818,18 32.727.270
Tổng tiền 216.413.570
Bằng chữ : Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng.
Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho
Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :………….
SCT : 4620 Nợ…………. Có…………..
Phiếu xuất kho
Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp
Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn–Quảng Trạch–Quảng Bình Nhập kho : Địa điểm:………..
Phương tiện vận chuyển : 30L-4672
STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 1500 21.818,18 32.727.270
Cộng 216.413.570
- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo :
phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên )
Sau khi xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập hóa đơn GTGT giao cho khách :
HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B Liên 2 : Giao cho khách 0074620
Ngày 12 tháng 05 năm 2010
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046
Họ tên ngưòi mua hàng : Anh Hợp
Tên đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp
Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn – Quảng Trạch - Quảng Bình Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.10 0 2 Thép hộp50 x100x 6m Cây 70 382.760 26.793.20 0 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 172.620 120.834.0 00
4 Khóa giáo Cái 1500 21.818, 18
32.727.27 0
216.413.570
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 21.641.357
Tổng cộng tiền thanh toán 238.054.927
Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm ba mươi tám triệu, không trăm năm mươi tư nghìn, chín trăm hai bảy đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
VD 3 : Ngày 18/05/2010 xuất hàng cho Công ty CP XNK và XD Việt Đức. Kế toán viết phiếu xuất kho như sau :
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN
Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412
BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 003822
Người mua hàng : Anh Bình
Đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức
Người nhận hàng : Anh Vũ Điện thoại : 0925214256
Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212 Hàng giao tại : 236 Đường Hoàng Quốc Việt – Hà Nội
Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau :
TT Tên hàng – Quy cách
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 16.000 4.864.000
Tổng tiền 90.963.985
Bằng chữ : Chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm tám lăm đồng. Ngày 18 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho