Trong sản xuất xây lắp thì việc sử dụng máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp là một yếu tố không thể thiếu, giúp tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công, nâng cao chất lượng công trình và hạ giá thành sản phẩm. Ngoài ra có những việc mà lao động thủ công không thể làm được và lúc đó chỉ có máy móc mới thực hiện được. Vì vậy, chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm xây lắp, bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng các máy thi như: chi phí nhân công điều khiển máy, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài…
Hiện nay ở Công ty có 2 hình thức sử dụng máy thi công là sử dụng
CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG
P808 CT3-3 Khu Đ TM Mễ Trì Hạ- Từ Liêm - HN
Mẫu số: S38 - DN
Ban hành theo QĐ số : 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính
nhu cầu thi công, chủng loại máy của Công ty gồm có: - Máy làm đất như: máy san, máy xúc, máy ủi...
- Máy xây dựng như: máy trộn bê tông, máy đầm bê tông, máy trộn vữa, máy đóng cọc...
- Các máy khác như cẩu tháp, cẩu trục... các phương tiện vận tải để vận chuyển vật tư, nhân công như xe Maz bệ, xe Maz tự đổ 5549, xe IFAW50...
Để tạo quyền chủ động cho các tổ, đội trong sản xuất và để nâng cao ý thức trong bảo quản và sử dụng máy thi công, Công ty giao máy thi công cho các đội tuỳ thuộc vào chức năng sản xuất và khả năng quản lý của đội đó. Việc điều hành máy sẽ được phân công cụ thể theo từng hoạt động sản xuất và được đặt dưới sự điều khiển trực tiếp của đội và có sự giám sát chặt chẽ của phòng kĩ thuật của công ty.
Ngoài ra để thuận tiện cho việc sử dụng máy thi công đối với những công trình ở xa hoặc máy thi công có giá trị lớn, các đội sẽ đi thuê máy ở bên ngoài. Như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển máy cũng như việc đầu tư quá lớn vào máy thi công mà không đem lại hiệu quả cao.
Tài khoản sử dụng hạch toán là TK 623 "chi phí sử dụng máy thi công" và được chi tiết thành các tiểu khoản.
TK 6231: chi phí công nhân điều khiển máy. TK 6232: chi phí NVL, CCDC.
TK6234: chi phí khấu hao máy thi công.
TK 6237: chi phí dịch vụ mua ngoài máy thi công.
Ngoài ra TK 623 cũng được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Với các chi phí sử dụng máy thi công không thể theo dõi riêng cho từng công trình, hạng mục công trình sẽ được phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình theo chi phí NVL trực tiếp. Quá trình hạch toán chi phí sử dụng máy thi công tại Công ty được tiến hành như sau:
* Đối với máy thi công của đội, xí nghiệp.
- Hạch toán chi phí tiền lương công nhân điều khiển máy: Tổ trưởng
tiến hành lập bảng chấm công cho công nhân lái máy trong tổ. Trên cơ sở bảng chấm công, kế toán đội, xí nghiệp tính ra tiền lương phải trả và lập
toán như chi phí nhân công trực tiếp và được hạch toán vào TK 6231. Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo tỉ lệ quy định được hạch toán vào chi phí sản xuất chung TK 627.
- Hạch toán chi phí NVL, CCDC: Để vận hành máy phải có nguyên
liệu, nhiên liệu như xăng, dầu, phụ tùng thay thế... để phục vụ máy. Việc cung ứng NVL cho máy cũng tương tự như cung ứng NVL trực tiếp để thi công. Các chứng từ liên quan gồm: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Bảng phân bổ NVL, CCDC... Toàn bộ các chứng từ gốc này được chuyển lên phòng kế toán Công ty để kế toán tiến hành kiểm tra và ghi sổ. Chi phí này được hạch toán vào TK 6232.
- Hạch toán chi phí khấu hao máy thi công: Kế toán xí nghiệp theo dõi
thời gian sử dụng máy thi công, căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ để tiến hành trích khấu hao theo tỷ lệ quy định và phản ánh vào Bảng tính và phân bổ khấu hao.
- Hạch toán các khoản chi phí khác: các chi phí bằng tiền khác phục
vụ cho hoạt động của xe, máy thi công, kế toán ghi vào TK 6237
* Đối với máy thuê ngoài.
Do chi phí mua máy thi công rất tốn kém, các loại máy thi công nhiều nên Công ty không thể cung cấp đầy đủ. Hơn nữa các công trình xây dựng lại không tập trung mà rải rác ở nhiều nơi, vì vậy việc di chuyển máy từ nơi này sang nơi khác sẽ đòi hỏi chi phí lớn, không hiệu quả. Do đó Công ty quyết định chỉ đầu tư những máy móc thường xuyên sử dụng, giá cả hợp lý, còn khi có nhu cầu sử dụng các máy khác các đội sẽ đi thuê máy. Trong Hợp đồng thuê máy quy định rõ khối lượng công việc phải làm, thời gian hoàn thành, số tiền thanh toán.
Khi hoàn thành công việc, hai bên sẽ lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy. Sau đó, đội trưởng tập hợp những chứng từ gốc thuê máy bao gồm Hợp đồng thuê máy và Biên bản thanh lý hợp đồng gửi lên phòng kế toán lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy cho các công trình.
Cuối tháng, kế toán tập hợp toàn bộ chứng từ về sử dụng máy thi công, kế toán chi phí sản xuất và giá thành tiến hành ghi sổ chi tiết TK 623.
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 30/12/2007 Dư nợ đầu kỳ:
Tài khoản: 623 – Chi phí máy thi công Phát sinh nợ :11,069,925 0013 - Trường tiển học TT Phố Mới Quế Võ Phát sinh có: 11,069,925
Dư nợ cuối kỳ:
Chứng từ
Ngày Số Diễn giải
TK
Đ/Ư PS Nợ PS Có
31/10 PKT0710/0009 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển
ngắn hạn 142 1,536,381
31/01 PKC0702/0073 Kết chuyển chi phí máy thi công
623:0013154:0013 154 1,536,381
… ….. …… … …… …….
Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
Đồng thời kế toán ghi Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 623 - chi phí sử dụng máy thi công để theo dõi tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công cho tất cả các công trình. Mẫu Sổ cái TK 623 được trình bày tại biếu số 2.10
Biểu số 2.10
SỔ CÁI
CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG
P808 CT3-3 Khu Đ TM Mễ Trì Hạ- Từ Liêm - HN
Mẫu số: S38 - DN
Ban hành theo QĐ số : 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính
CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG
P808 CT3-3 Khu Đ TM Mễ Trì Hạ- Từ Liêm - HN
Mẫu số: S38 - DN
Ban hành theo QĐ số : 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính
Phát sinh có: 109,375,980 Dư nợ cuối kỳ:
Chứng từ
Ngày Số Diễn giải TK Đ/Ư PS Nợ PS Có
31/10/2007 PKC0710/0056 Kết chuyển CP máy thi công ….. 154:0013 … 1,536,381 … 31/10/2007 PKT0710/0009 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển ngắn hạn 142 7,681,905 …. ….. ….. …. ….. …. Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ