III. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty
3. kiến đề xuất nhằm hoàn thiện chế độ kế toán, chế độ quản lí kinh tế
chế độ quản lí kinh tế tài chính về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
3.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản của phần hành kế toán nguyên vật liệu:
•Về việc mở tiểu khoản cho tài khoản 152
Hiện nay, theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐTC của Bộ tài chính, tài khoản 152-“nguyên vật liệu” đợc mở để theo dõi tình hình biến động nhập- xuất - tồn của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc mở các tiểu khoản cấp 2 và 3 của tài khoản này vẫn cha đợc quy định rõ ràng. Vì vậy, trong công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp, tuỳ vào tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của mình mà doanh nghiệp tự mở các tiểu khoản cho tài khoản 152. Việc mở tiểu khoản nh vậy sẽ gây nên khó khăn cho ngời sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải
xây dựng một hệ thống tiểu khoản của tài khoản 152 một cách thống nhất trong các loại hình doanh nghiệp. Theo em, việc mở tài khoản cấp 2 nên đợc quy định nh sau: TK 152: nguyên vật liệu TK 1521: nguyên vật liệu chính TK 1522: nguyên vật liệu phụ TK 1523: nhiên liệu TK 1524: phụ tùng thay thế
TK 1525: vật liệu, thiết bị đầu t xây dựng cơ bản TK 1528: vật liệu khác
• Thống nhất về hệ thống tài khoản trong các loại hình doanh nghiệp
Sự thống nhất hệ thống tài khoản giữa các loại hình doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng bởi nó góp phần tạo nên một hệ thống kế toán có nhất quán, bao quát đợc toàn diện các loại hình doanh nghiệp và các lĩnh vực hoạt động trong nền kinh tế quốc dân. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản nói chung và tài khoản của phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng của các loại hình doanh nghiệp khác nhau vẫn còn cha có sự thống nhất. Cụ thể, trong đơn vị hành chính sự nghiệp, vật liệu bao gồm các loại vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, dụng cụ. Để hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 152 “vật liệu, công cụ dụng cụ”. Trong đó chi tiết thành:
T K 1521: vật liệu
T K 1526 : công cụ dụng cụ
Việc mở tài khoản nh vậy rất khác biệt với kế toán trong các loại hình đơn vị khác. Để tạo nên sự thống nhất hệ thống tài khoản, nên chăng tài khoản hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xây dựng nh sau:
T K 152: vật liệu
T K 153 : công cụ dụng cụ
• Về tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp “ ”:
Theo chế độ kế toán hiện hành, tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (bao gồm nguyên vật liệu chính và nguyên
vật liệu phụ, nhiên liệu...) đợc sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ trong kì sản xuất kinh doanh. Với nội dung này, cuối kì, kế toán rất khó khăn trong việc xác định giá trị sản phẩm dở dang bởi nguyên vật liệu chính là đối tợng chế biến còn vật liệu khác là chi phí chế biến. Do đó , khi tính giá trị sản phẩm dở dang, bắt buộc kế toán phải tách rời giá trị vật liệu chính ra khỏi chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kì, có hai phơng án để hoàn thiện tài khoản 621 sau đây:
- Thay đổi nội dung phản ánh của tài khoản 621: Theo đó, tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”chỉ phản ánh giá trị nguyên vật liệu chính trực tiếp tiêu hao liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm không bao gồm giá trị các loại vật liệu khác. Giá trị các loại vật liệu khác tiêu hao liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm đợc tập hợp vào chi phí sản xuất chung, cuối kì phân bổ cho các đối tợng tính giá có liên quan. Phơng án này dựa trên sự khác biệt giữa đối tợng chế biến (nguyên vật liệu chính) và chi phí chế biến (vật liệu khác) để tách 2 loại chi phí này ra khỏi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hơn nữa, trên thực tế, giá trị vật liệu khác tiêu hao liên quan trực tiếp đến việc sản xuất chế tạo sản phẩm thờng không đáng kể, chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng chi phí nguyên vật liệu.
- Mở thêm tài khoản cấp 2 cho tài khoản 621: theo phơng án này, tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” sẽ đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp TK 6218: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khác
Khi áp dụng biện pháp này, kế toán không mất thời gian vào việc tách đối tợng chế biến (nguyên vật liệu chính) và chi phí chế biến (vật liệu khác) ra khỏi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nữa. Từ đó, việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kì sẽ nhanh và chính xác, tạo điều kiện cho việc xác định giá thành sản phẩm kịp thời.
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần phải mở thêm các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh trong đó có tài khoản 621. Bởi trong công tác kế toán của loại hình doanh nghiệp này, toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong phạm vi phân xởng, bộ phận sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung đều đợc tập hợp vào tài khoản 154. Điều này gây khó khăn cho kế toán trong
việc phân biệt chi phí và ghi chép phản ánh thông tin chi phí từng loại. Chính vì vậy, việc mở thêm tài khoản phản ánh chi phí sản xuất trong đó có tài khoản 621 là rất cần thiết cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hơn nữa, việc này sẽ tạo nên sự thống nhất hệ thống tài khoản trong các loại hình doanh nghiệp.
3.2. Thống nhất về phơng pháp tính giá trong các loại hình doanh nghiệp.
Hiện nay, so với chuẩn mực kế toán đã ban hành thì phơng pháp tính giá kế toán nguyên vật liệu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cha thật phù hợp. Theo quyết định số 999TC/QĐ/CĐKT ban hành hệ thống chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, việc hạch toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu tại đơn vị hành chính sự nghiệp theo giá thực tế. Trong đó, giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho đợc tính theo giá ghi trên hoá đơn của ngời bán. Các chi phí liên quan (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp...) đợc ghi trực tiếp vào các tài khoản chi phí có liên quan đến việc sử dụng vật liệu (các tài khoản loại 6)
Tuy nhiên, theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho thì việc xác định giá trị hàng tồn kho phải theo giá gốc, trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đ- ợc thấp hơn giá gỗc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Nh vậy, việc hạch toán chi phí mua nguyên vật liệu cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, hoạt động sản xuất kinh doanh không ghi tăng giá trị vật liệu nhập kho mà ghi trực tiếp vào tài khoản chi phí có liên quan là cha thật phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Ngoài ra, việc tính giá nguyên vật liệu nhập theo giá thực tế đã tạo nên sự không thống nhất về ph- ơng pháp tính giá trong hệ thống kế toán Việt Nam.
Do đó, để theo dõi, quản lí và hạch toán vật liệu trong đơn vị hành chính sự nghiệp phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho đã ban hành cũng nh để tạo sự thống nhất về phơng pháp tính giá nhập kho trong các loại hình doanh nghiệp, chi phí liên quan đến mua vật liệu nên đợc hạch toán vào giá trị vật liệu chứ không nên hạch toán vào các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng vật liệu.
- Giá vật liệu mua ngoài nhập kho sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án là tổng giá thanh toán trên hoá đơn cộng (+) chi phí có liên quan (tổng giá thanh toán ) cộng với (+) thuế nhập khẩu (nếu có) trừ (-) giảm giá, chiết khấu thơng mại.
- Giá vật liệu mua ngoài nhập kho sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh :
+ Đối với đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ : giá nhập là giá mua trên hoá đơn cộng (+) chi phí mua(không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) trừ (-) giảm giá,chiết khấu thơng mại.
+ Đối với đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, giá nhập là giá mua trên hoá đơn cộng (+) chi phí mua(bao gồm cả thuế GTGT) cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) trừ (-) giảm giá,chiết khấu thơng mại.
3.3. hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê.
Để hớng dẫn việc thực hiện 4 chuẩn mực kế toán đợt 1 trong đó có chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho, Bộ tài chính đã ban hành thông t số 89/2002/T T-BTC. Tuy nhiên, trong thông t này chỉ hớng dẫn hạch toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho mà cha hớng dẫn việc hạch toán các khoản vật liệu thừa khi kiểm kê. Để việc hạch toán giá trị hàng tồn kho thừa đợc thực hiện một cách thống nhất và rõ ràng, cần phải có văn bản chính thức hớng dẫn chi tiết việc hạch toán.
Theo em việc hạch toán các khoản hàng tồn kho thừa cha rõ nguyên nhân nên đợc tiến hành nh sau:
- Căn cứ vào biên bản về hàng tồn kho thừa, kế toán phản ánh giá trị thừa:
Nợ TK 152, 153, 155, 156... Có TK 3381
- Căn cứ vào quyết định xử lí tài sản thừa, kế toán định khoản: Nợ TK 3381: giá trị hàng tồn kho thừa
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
3.4. Về trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc.
Hiện nay, việc trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ gồm những bút toán sau:
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kì kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, kế toán định khoản nh sau
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho )
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kì kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập:
Nợ TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc hạch toán nh vậy không thấy đợc sự bù đắp tổn thất do giảm giá hàng tồn kho thông qua việc sử dụng số dự phòng đã trích lập. Kế toán phải hạch toán sao cho khi xuất vật liệu trong kho (giá cao) để sử dụng sản xuất kinh doanh nhng ghi vào chi phí lại không cao hơn so với giá vật liệu ngoài thị trờng(giá thấp) bằng cách sử dụng số dự phòng đã lập. Nh vậy, khi xuất dùng nguyên vật liệu đã đợc lập dự phòng nên hạch toán nh sau:
Nợ TK 621, 627, 641, 642...: Giá trị thuần có thể thực hiện đợc Nợ TK 159: Số dự phòng giảm giá đã lập
Phần IV: Kết luận
Kế toán nguyên vật liệu chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vì nó có ảnh hởng mạnh
mẽ và trực tiếp tới toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là bởi nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng của quá trình sản xuất. Thiếu nguyên vật liệu, quá trình sản xuất sẽ bị đình trệ. Hơn nữa trong điều kiện thị trờng cạnh tranh gay gắt hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải luôn tìm biện pháp để nâng cao chất lợng và hạ giá thành sản phẩm. Để thực hiện đợc mục tiêu đó, kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định. Công tác kế toán nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp quản lí đợc tình hình sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu, tránh đợc mất mát lãng phí, góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lu động.
Công ty cao su Sao Vàng là một doanh nghiệp sản xuất lớn. Với truyền thống hơn 40 năm xây dựng và phát triển, công ty đã khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng và trở thành đơn vị đầu đàn trong ngành chế biến cao su cả nớc. Cùng với sự phát triển chung của toàn công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng của công ty cũng đã và đang không ngừng đợc hoàn thiện. Có thể khẳng định, công tác kế toán nguyên vật liệu đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của công ty.
Em xin chân thành cám ơn cô giáo Trần Thị Phợng và toàn thể cán bộ công nhân viên Phòng tài chính kế toán công ty cao su Sao Vàng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.
Tài liệu tham khảo
1. Kế toán tài chính – Trờng kinh tế quốc dân
2. Giáo trình kế toán quản trị – Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Ph- ơng- Nhà xuất bản Lao động – xã hội
3. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh- Trờng đại học kinh tế quốc dân- NXB thống kê
4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp- NXB tài chính 5. Tạp chí kế toán