3. Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
3.1 Hạch toán tiền lơng
3.1.1 Chứng từ tiền lơng.
Các chứng từ tiền lơng bao gồm các chứng từ sau:
+ Báo cáo kết quả kinh doanh của từng đơn vị riêng các đơn vị tính quỹ lơng đợc trích trên doanh số của công ty thi chứng từ sẽ là báo cao kết quả kinh doanh của công ty.
Các bộ phận phụ trách các đơn vị cuối tháng đều nên báo cáo kết quả kinh doanh. Trên báo cáo này trình bày một số chỉ tiêu cơ bản nh doanh thu thực hiện, các chi phí, và lãi gộp. Đây là chứng từ gốc đầu tiên để kế toán tình quỹ lơng đợc trích cho các bộ phận.
+ Bảng chấm công: Bảng chấm công do bộ phận quản lý của từng đơn vị lập. Cuối tháng ngời chấm công, bộ phận phụ trách ký vào bảng chấm công và chuyển qua phòng hành chính để duyệt sau đó chuyển sang phòng Tài vụ để tính lơng.
+ Bảng chấm công ca 3. Do bộ phận quản lý của từng đơn vị lập dùng để chấm công ca 3 thờng đI kèm với bảng chấm công.
+ Bảng thanh toán lơng. Do phòng Tài vụ lập. Cuối tháng trên cơ sở quỹ lơng đợc trích của các đơn vị và bảng chấm công kế toán tiền lơng sẽ tiến hành lập bảng thanh toán lơng cho từng đơn vị cũng nh từng ngời lao động trong đơn vị. Bảng thanh toán lơng đợc lu lai tại phòng Tài vụ sau khi mọi ngời lĩnh
lơng và ký vào bảng thanh toán. Bảng thanh toán lơng của công ty có mẫu nh trang 17. Đây là bảng thanh toán lơng cho đơn vị phòng Hành chính tổng hợp.
+ Phiếu chi tiền lơng. Trên cơ sở bảng thanh toán lơng kế toán thanh toán sẽ tiến hành viết phiếu chi tiền lơng.
3.1.2 Tài khoản sử dụng.
+ Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên.
Tài khoản này dùng để hạch toán tổng hợp tiền lơng, tiền thởng và tình hình thanh toán với ngời lao động.
Kết cấu của tài khoản này nh sau: Bên nợ:
• Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên.
• Thanh toán các khoản còn phải trả cho công nhân viên. Bên có:
• Phản ánh các khoản tiền lơng, phụ cấp lơng thởng trong quỹ l- ơng, ngoài quỹ lơng, tiền ăn ca, BHXH phai trả cho công nhân…
viên. D có cuối kỳ:
• Các khoản công ty còn nợ công nhân viên cuối kỳ.
Cá biệt TK 334 có số d bên nợ phản ánh số tiền doanh nghiệp đã trả quá cho công nhân viên ở cuối kỳ.
Ngoài ra để hạch toán tiền lơng công ty còn sử dụng
+ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng đơn vị.
+ TK 642(6421): Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này cũng đợc mở chi tiết cho các đơn vị.
+ TK 111, 335…
Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Kế toán tiền lơng cũng đợc ghi sổ dới hình thức nhật ký chúng.
Sơ đồ hạch toán chung.
Từ các chứng từ gốc kế toán tiền lơng sẽ tiến hành nhập số liệu và định khoản vào máy tính. Phần mềm AC soft sẽ tự động kết chuyển dữ liệu vào và lên các sổ chi tiết, sổ cáI cũng nh các bảng cân đối. Kế toán sẽ kiểm tra số liệu trên các sổ đối chiếu với các chứng từ gốc. Hàng tháng kế toán tiền hành in sổ cái, sổ chi tiết cũng nh các bảng tổng hợp.
Dới đây là sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 334 quý IV năm 2005
Sổ Cái Kế toán
334 – Phải trả công nhân viên
Chứng từ gốc( bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn lương, phiếu chi,…)
Nhật ký chung
Sổ cỏi tài khoản 334
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo kế toỏn
Sổ chi tiết tài khoản 334 Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 D đầu kỳ: C 138.512.177 TKĐƯ NợPhát sinh trong kỳCó NợLuỹ kế từ đầu nămCó 1111 636.524.761 200.000 2.380.958.499 806.000 3341 14.680.680 14.680.680 14.680.680 14.680.680 3382 4.235.574 0 14.596.718 0 3383 0 0 24.502.506 0 622 0 440.462.400 0 1.533.325.050 6421 0 207.422.500 0 560.460.850 6428 0 0 0 422.247.000 Tổng 655.441.015 662.765.580 2.234.738.403 2.537.519.600 D cuối kỳ: C 515.876.016
Sổ chi tiết TK 334 Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 D đầu kỳ: C 508.551.451 Ngày Số CT Nội dung TKĐ Ư Phát sinh Nợ Có 07/10/05 929 Thuê lao động nhà ăn 1111 280.000 0 12/10/05 937 Chi lơng kỳ 2, T9/05 1111 87.169.485 0 12/10/05 938 Lơng,Ngọc,Liêm truy lĩnh 1111 3.109.623 0 18/10/05 948 Thởng phòng QLAU 1111 500.000 0 20/10/05 956 Thuê lao động nhà ăn 1111 2.840.000 0 21/10/05 666 Long, thu lại lơng tạm ứng 1111 0 200.000 21/10/05 963 Chi lơng kỳ 1, T10/05 1111 22.300.000 0 21/10/05 964 Chi thởng T9/05 1111 11.088.858 0 21/10/05 965 Thuê lao động nhà ăn 1111 80.000 0 24/10/05 969 Lâm, TT lơng tổ vờn T10/05 1111 5.000.000 0 25/10/05 972 Thanh toán lơng CA T10/05 1111 4.500.000 0 28/10/05 986 Huy, thuê lao động nhà ăn 1111 740.000 0 21/10/05 1005 Huy, thuê lao động nhà ăn 1111 1.707.500 0 09/11/05 1044 Chi lơng kỳ 2 T10/05 1111 141.519.224 0 14/11/05 1054 Thuê lao động nhà ăn 1111 540.000 0 18/11/05 1063 Chi lơng kỳ 1 T11/05 1111 21.600.000 0 18/11/05 1064 Thởng thi đua T10/05 1111 17.271.838 0 21/11/05 1071 Thuê lao động nhà ăn 1111 120.000 0 24/11/05 1077 Lâm, TT tổ vờn T11/05 1111 5.000.000 0 25/11/05 1086 Xuân, thuê lao động nhà ăn 1111 1.157.500 0 28/11/05 1095 Chi lơng kỳ 1, T11/05 1111 4.500.000 0 30/11/05 1121 Nghĩa, Thuê lao động quý IV/05 1111 762.500 0 05/12/05 1129 Thu, Lanh truy lĩnh nâng lơng 1111 900.000 0 08/12/05 1145 Huy, thuê lao động nhà ăn 1111 292.500 0 08/12/05 1148 Chi lơng kỳ 2 tháng 11/05 1111 71.500.000 0 13/12/05 1157 Thởng thi đua T11/05 1111 12.500.000 0 16/12/05 1165 Chi lơng kỳ 1 T12/05 1111 35.700.000 0 21/12/05 1181 Chi nhân dịp 1/1/06 1111 92.560.000 0 23/12/05 1185 Huy, TT lơng CA T12/05 1111 4.500.000 0 23/12/05 1186 Lâm, TT tổ vờn T12/05 1111 5.000.000 0 23/12/05 1189 Huy, thuê lao động nhà ăn 1111 1.737.500 0 28/12/05 1202 Huy, thuê lao động nhà ăn 1111 884.275 0 28/12/05 1208 L.Anh trực lãnh đạo T11 1111 200.000 0 28/12/05 1212 Trích tiền lơng Q4/05 1111 14.800.000 0 29/12/05 1236 Huy, thuê lao động nhà ăn 1111 940.000 0 29/12/05 1247 Chi lơng kỳ 2 T12/05 1111 48.133.924 0 30/12/05 1256 Thởng Thi đua T12/05 1111 14.680.534 0 30/12/05 1275 Thuê lao động nhà ăn 1111 410.000 0
31/12/05 122 Tính cp nhân công trực tiếp 622 0 440.462.400 31/12/05 122 Tính CP nhân viên quản lý 6421 0 207.422.500 31/12/05 140 Trích trả BHXH từ bảng lơng Q4/05 3341 14.680.680 14.680.680 31/12/05 140 Trích KPCĐ từ bảng lơng Q4/05 3382 4.235.574 0 Tổng 665.441.015 662.765.580 3.1.4 Phơng pháp hạch toán
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh thòng xuyên liên quan đến thanh toán tiền lơng trong công ty.
+ Tính quỹ lơng tháng cho các đơn vị.
Đối với bộ phận khoán doanh thu trực tiếp thì tiền lơng hạch toán vào TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, còn các bộ phận gián tiếp tính lơng khoán trên toàn doanh thu của công ty sẽ hạch toán lơng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Khi tiến hành trích quỹ lơng tháng cho các bộ phận kế toán ghi: Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Chi tiết:
622 – Nhà ăn 622 – Nhà phòng
622 – TT du lịch và dịch vụ
Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp. Chi tiết:
6421 – Phòng kế hoạch thị trờng. 6421 – Phòng Hành chính tổ chức 6421 – Phòng Tài vụ.
6421 – Ban giám đốc + Kế toán trởng. Có TK 334 – Tiền lơng phải trả cho CBCNV + Thanh toán tiền lơng cho CBCNV.
Căn cứ vào bảng thanh toán lơng cho từng đơn vị và từng ngời lao động kế toán ghi:
- Thanh toán tạm ứng kỳ I.
Nợ TK 334: Tiền lơng tạm ứng cho CBCNV. Có TK 111: Thanh toán lơng bằng tiền mặt - Thanh toán lơng kỳ II.
Nợ TK 334: Tiền lơng tháng còn lại của CBCNV Có TK 111: Thanh toán lơng bằng tiền mặt.
+ Trích 5% BHXH, 1% BHYT phần ngời lao động phải nộp trừ vào thu nhập.
Nợ TK 334 – BHXH, BHYT ngời lao động phải nộp. Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác.
Chi tiết:
3382: BHXH 3383: BHYT
+ BHXH phải trả cho công nhân viên phát sinh trong tháng. - Khi phát sinh BHXH phải trả cho CNV kế toán ghi:
Nợ TK 3383 Có TK 334
- Khi thanh toán vơi BHXH với ngời lao động kế toán ghi: Nợ TK 334
Có TK 111
Ta có sơ đồ hạch toán sau: