1. Các loại chứng từ, sổ sách cần dùng trong công tác hạch toán lao động tiền lơng. a. Chứng từ kế toán.
* Kế toán tiền lơng.
Tiền lơng không chỉ là công cụ để khuyến khích vật chất đối với ngời lao động mà còn là một bộ phận cấu thành nên chi phí sản xuất kinh doanh, liên quan đến lơi nhuận của doanh nghiệp sau này. Do đó kế toán tiền lơng phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để kiểm tra và ghi chép vào sổ sách kế toán. Những chứng từ chủ yếu đợc sử dụng trong kế toán bao gồm:
Bảng chấm công - Mẫu số 01-LĐTL
Đối với bộ phận trả lơng theo thời gian thì chứng từ làm cơ sở để tính lơng là” Bảng chấm công” Bảng này theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH... để có căn cứ tính trả lơng, BHXH trả thay lơng cho từng ngời và quản lý lao động trong đơn vị. Việc ghi chép bảng chấm công hàng ngày do tổ trởng (ban, phòng, nhóm,...) hoặc ngời đợc uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng ngời trong ngày. Cuối tháng ngời chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển chấm công cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lơng.
Bảng thanh toán tiền lơng - mẫu số 02 - LĐTL
Để thanh toán tiền lơng cho ngời lao động, kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lơng cho từng tổ, bộ phận và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng của từng ngời và các chứng từ lien quan. Sau đó chuyển cho kế toán trởng duyệt để làm căn cứ chuyển tiền vào tài khoản của cá nhân ngời lao động. (Hiện nay Công thanh toán lơng cho ngời lao động một lần và trả qua thẻ ATM vào tài khoản của ngân hàng)
Ngoài ra để có dủ những thông tin cần thiết cho việc tính lơngcủa doanh nghiệp thì có thể sử dụng một số chứng từ sau:
Phiếu báo làm thêm giờ - Mẫu số 07 - LĐTL Hợp đồng khoán - Mẫu số 08 - LĐTL
Bảng thanh toán tiền thởng - Mẫu số 05 - LĐTL.
Khi thanh toán với ngời lao động thì kế toán sử dụng: phiếu chi, báo nợ... ngời lao động, đồng thời đó cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các quy định, chế độ của Nhà nớc.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà chọn nhng chứng từ cần thiết cho kế toán tiền lơng.
*Kế toán các khoản trích theo lơng.
Các khoản trích theo lơng bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ). Các quỹ này đợc tính trên tiền lơng của ngời lao động với tỷ lệ % khác nhau. Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để phản ánh. Những chứng từ thờng đợc kế toán sử dụng bao gồm:
- Chứng từ phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ (nếu có). - Biên bản điều tra tai nạn lao động - Mẫu 09 - LĐTL. - Phiếu nghỉ lơng hởng BHXH - Mẫu 03 - LĐTL. - Bảng thanh toán BHXH - Mẫu 04 - LĐTL. - Phiếu chi.
- Báo nợ.
Khi ngời lao động nghỉ do ốm đau, thai sản,... thì cần có xác nhận của cơ quan y tế vào phiếu nghỉ BHXH. Cuối tháng kế toán căn cứ vào phiếu này để tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng ngời và cho từng đơn vị. Sau đó bảng này đợc chuyển đến trởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trởng duyệt chi.
40
b. Sổ sách kế toán
* Kế toán lơng
Sổ sách kế toán đợc mở khi bắt đầu niên độ kế toán và khoá sổ khi kết thúc niên độ kế toán. Sổ sách kế toán đợc dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày trong doanh nghiệp, dựa vào đó nó cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho ngời quản lý. Việc sử dụng loại sổ nào, số lợng, kết cấu và quan hệ ghi chép giữa các sổ ra sao còn tuỳ thuộc vào hình thức tổ chức sổ mà doanh nghiệp áp dụng. Tuỳ vào từng loại hình thức tổ chức sổ khác nhau mà kế toán tiền lơng và thanh toán với cán bộ ngời lao động sử dụng các loại sổ khác nhau, cụ thể:
Hình thức nhật ký chung: Kế toán sử dụng sổ kế toán: Nhật ký chung, Sổ cái TK 334, Sổ - thẻ kế toán chi tiết TK 334. Căn cứ vào chứng từ liên quan đến tiền lơng, kế toán phản ánh các nghiệp vuk kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số lệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 334. Ngoài ra trong trờng hợp cần thiết doanh nghiệp có thể mở sổ kế toán chi tiết TK 334 thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết TK 334 theo quy định hiện hành.
Hình thức nhật ký - Sổ cái: Kế toán sử dụng sổ kế toán: Nhật ký - sổ cái, các sổ - thẻ kế toán chi tiết TK 334. Căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ liên quan đến tiền l- ơng, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký sổ cái. Sau đó ghi vào sổ, the kế toán chi tiết TK 334. Mẫu nhật ký sổ cái theo quy định hiện hành.
Hình thức chứng từ - ghi sổ: Kế toán sửdụng sổ kế toán: Sổ đng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 334, sổ - thẻ kế toán chi tiết TK 334. Căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ liên quan đến tiền lơng, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và đợc dùng để ghi vào sổ cái TK 334. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 334. Mẫu sổ cái TK 334 theo quy định hiện hành.
Hình thức nhật ký - chứng từ: Kế toán sử dụng sổ kế toán: Nhật ký chứng từ số 07, bảng phân bổ số 01 (Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH), Sổ cái TK 334, Sổ- thẻ kế toán chi tiết TK 334. Căn cứ vào bảng phân bổ số 01, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 07, sau đó lấy số liệu của nhật ký chứng từ số 07 ghi trực tiếp vào sổ cái TK 334. Còn các chứng từ liên quan đến liền lơng thì ghi trực tiếp vào sổ cái TK 334.
* Kế toán các khoản trích theo lơng.
Cũng nh sổ sách kế toán tiền lơng thì sổ sách kế toán các khoản trích theo lơng tuỳ thuộc vào từng loại hình tổ chức sổ sách khác nhau mà kế toán sử dụng các loại sổ khác nhau. Song ở bất kỳ loại hình tổ chức nào kế toán cũng cần phải mở sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
cho TK 338 (chi tiết theo tài khoản cấp 2 - 3382, 3383, 3384) để theo dõi tình hình biến động của các tài khoản thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ theo các mẫu quy định về sổ sách kế toán mà Bộ tài chính chính đã ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006 phù hợp với hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng:
Ngoài ra để phân bổ tiền lơng phải trả ngời lao động và các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán cần mở Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội hay còn gọi là Bảng phân bổ số 01. Bảng đợc lập căn cứ vào các bảng thanh toán lơng, thanh toán làm thêm giờ, tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tiền lơng cơ bản phải trả ngời lao động trong doanh nghiệp theo từng đối tợng sử dụng để tính số tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ ghi vào bảng phân bổ.
2. Hạch toán số lợng lao động.
Để quản lý về mặt số lợng lao động, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động trong đó hạnh toán về mặt số lợng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc, trình độ tay nghề và cấp bậc kỹ thuật. Sổ này do phòng lao động tiền lơng lập (Lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) để theo dõi tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Sổ này đợc chia làm hai bản: Một bản do phòng lao động tiền lơng quản lý và ghi chép, một bản do phòng kế toán quản lý.
Chứng từ liên quan để lập sổ danh sách lao động là quyết định tiếp nhận, quyết định chuyển công tác, hợp đồng lao động, quyết định thôi việc,... Khi nhận đợc các chứng từ trên thì phòng lao động tiền lơng và phòng kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ vào sổ danh sách lao động của doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý tuỳ theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp.
3. Hạch toán sử dụng thời gian lao động.
Hạch toán sử dụng thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép phản ánh kịp thời chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng ngời lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa to lứo trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lơng, tính thởng chính xá cho từng ngời lao động.
Chứng từ để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là “ Bảng chấm công” (mẫu sổ 02 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán). “ Bảng chấm công” sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của từng ngời lao động theo từng ngày. “ Bảng chấm công” phải đợc lập riêng cho từng bộ phận, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc với
42
lý đơn nghỉ việc của mỗi ngời lao động. Bảng này do tổ trởng, đội trởng, trởng phòng hay ngời đợc uỷ quyền trực tiếp ghi hàng ngày và công khai để ngời lao động giám sát thời gian lao động từng ngời. Cuối tháng, bảng chấm công đợc dùng để làm căn cứ tổng hợp thời gian lao động và tính lơng cho từng bộ phận, từng phòng ban trong đơn vị.
Ngoài bảng chấm công thì còn có phiếu báo thêm giờ, phiếu báo làm đêm, phiếu nhỉ ốm, nghỉ phép,... để làm căn cứ tính lơng và BHXH.
4. Hạch toán lao động.
Kết quả lao động chính là thành quả làm việc của ngời lao động, nó đợc biểu hiện bằng số lợng, khối lợng sản phẩm, công việc đã hoàn thành của từng ngời, của từng bộ phận, từng phòng ban.
Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ theo đặc điểm và tính chất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Chứng từ để phản ánh kết quả lao động đó là phiếu xác nhận công việc hoặc phiếu xác nhận doanh số thực hiện. Phiếu này đợc lập làm hai liên: Một liên lu lại, một liên chuyển đến phòng kế toán của doanh nghiệp để làm căn cứ tính lơng, tính thởng cho ngời lao động.
Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động giúp cho doanh nghiệp có đợc những thông tin đầy đủ, đúng đắn về tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp, từ đó có ngững biện pháp nhằm quản lý và sử dụng lao động có hiệu quả hơn. Đồng thời đây cũng là căn cứ để tính các khoản trích theo lơng của doanh nghiệp đợc chính xác.
5. Hạch toán tiền lơng, tiền thởng và thanh toán với ngời lao động.
Tính lơng tính thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động thực hiện tập trung tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Thời gian để tính lơng, tính thởng và các khoản trích phải trả khác cho ngời lao động là hàng tháng. Căn cứ các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ liên quan. Tất cả các chứng từ trên phải đợc kế toán kiểm tra trớc khi tính lơng, tính thởng và phải đảm bảo đợc yeu cầu của chứng từ kế toán.
Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lơng, tính thởng cấp phải trả cho ngời lao động theo hình thức trả lơng trả thởng đang áp dụng tại doanh nghiệp. Trên cơ sở các bảng thanh toán lơng, thởng kế toán tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lơng, tiền thởng vào chi phí kinh doanh.
Khi lĩnh tiền thởng thờng xuyên cho ngời lao động, kế toán lập “ Bảng thanh toán tiền thởng” dựa trên “ Bảng chấm công”, “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”... Và phơng án tính thởng đã đợc ngời có thẩm quyền phê duyệt.
+ Tài khoản sử dụng.
-TK 334.1: Thanh toán lơng với CBCNV: Dùng để phản ánh các khoản thu nhập có tính chất lơng mà doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động.
- TK334.8: Thanh toán thu nhập khác cho CBCNV: Dùng để phản ánh các khoản thu nhập không có tính chất lơng nh: Trợ cấp từ quỹ BHXH, tiền thởng trích từ quỹ khen thởng,... mà doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động.
Để theo dõi tình hình biến động của các tài khoản thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ theo các mẫu quy định về sổ sách kế toán mà Bộ tài chính chính đã ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006 phù hợp với hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng cho TK 338
Tài khoản 338 đợc chi tiết thành 6 TK cấp 2: + TK 338.1: Tài sản thừa chờ xử lý.
+ TK 338..2: Kinh phí Công đoàn. + TK 338.3: Bảo hiểm xã hội. + TK 338.4 Bảo hiểm y tế
+ Phơng pháp hạch toán: Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lơng, bảng thanh toán thởng kế toán phân loại tiền lơng và lập chứng từ phân bổ tiền lơng, tiền thởng vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Nợ TK 662: Phải trả CNSX trực tiếp.
Nợ TK 627: Phải trả nhân viên QLPX và CN gián tiếp. Nợ TK 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng.
Nợ TK 642: Phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp.
Có TK 334: Tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lơng mà doanhnghiệp phải trả cho ngời lao động.
Trong trờng hợp các doanh nghiệp sản xuất không có điều kiện bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều giữa các kỳ hạch toán thì phải dự toán tiền lơng nghỉ phép của họ để tiến hành trích tính vào chi phí của các kỳ hạch toán theo số dự toán. Mục đích này là không làm giá thành sản phẩm thay đổi đột ngột khi số lợng lao động trực tiếp nghỉ phép nhiều trong một kỳ hạch toán nào đó. Cách tính tiền lơng nghỉ phép trích trớc nh sau:
Mức trích trớc tiền lơng nghỉ phép
của LĐTL theo kế hoạch = Tiền lơng chính phải trả LĐTL trong kỳ x trích trớcTỷ lệ
44
Tỷ lệ trích trớc = Tổng số tiền lơng nghỉ phép KH năm của LĐTL
Tổng tiền lơng chính KH năm của LĐTL
Một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến hạch toán tiền lơng, tiền thởng cho ngời lao động đợc trình bày trên sơ đồ 3-1
TK111,112 TK334 TK622,627,641,642
Thanh toán cho ngời lao động Tiền lơng và các khoản có tính chất lơng phải trả ngời LĐ
TK 338.8
Trả tiền giữ Giữ hộ thu nhập hộ ngời LĐ cho ngời lao động
TK 338,141 TK335 TK 622
Khấu trừ các khoản tiền
Tạm ứng thừa Trích trớc lơng NP Lơng NPTT của LĐTT theo KH phải trảngời LĐ
TK 338.8 TK 338.3
TK 338(338.3,338.4,338.8) TK 421
Thu hộ quỹ BHXH, BHYT,... Tiền lơng phải trả ngời lao động theo hình thức khoán thu
Sơ đồ 3-1: Trình tự hạch toán tổng hợp tiền lơng, tiền thởng và tình hình thanh toán với ngời lao động
b. Hạch toán các khoản trích theo lơng. + Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 338: phải trả, phải nộp khác
Tài khoản này phản ánh các khoản phải nộp khác nh: BHXH, BHYT, KPCĐ.... nội dung của tài khoản này nh sau:
+ Phơng pháp hạch toán
Các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đền các khoản trích theo lơng đợc phản ánh trên sơ đồ