TKV.
1. Quy trình hạch toán lao động tiền lơng.
a. Chứng từ hạch toán ban đầu:
Hàng ngày, tại các phòng ban, công trờng phân xởng, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm theo dõi và ghi chép số lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép... vào bảng chấm công. Bảng chấm công đợc lập theo đúng mẫu quy định của Nhà nớc, đợc treo công khai tại nơi làm việc để mọi ngời theo dõi ngày công của mình.
Theo quy định của Công ty từ ngày 01 đến ngày 05 hàng tháng nhân viên kinh tế của các đơn vị gửi bảng chấm công lên phòng lao động tiền lơng để xét duyệt tổng số công đi làm, học họp, phép, ốm, thai sản... sau đó chuyển bảng chấm công sang bộ phận kế toán lơng tại phòng kế toán.
+ Bộ phận kế toán lơng căn cứ vào bảng chấm công nhập vào máy vi tính các loại công thực hiện trong tháng nh công sản phẩm, công ca 3, phép, hop học...
+ Từ ngày 10 đến ngày 15 hàng tháng nhân viên kinh tế các đơn vị gửi bảng chia lơng sản phẩm lên phòng lao động tiền lơng xét duyệt, sau đó chuyển sang phòng kế toán, kế toán trởng duyệt rồi chuyển sang bộ phận kế toán lơng, kế toán lơng căn cứ bảng chia lơng sản phẩm của các đơn vị để cập nhật tổng số lơng sản phẩm của từng ngời vào bảng thanh toán l- ơng.
Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán lao động tiền lơng đợc khái quát qua sơ đồ sau: Phân xởng Phòng lao động tiền lơng Phòng kế toán Lu chứng từ Thủ quỹ Giám đốc Kế toán trởng Bảng chấm công
Lập bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, bảng phân bổ số 1
Thanh toán các khoản lơng đến tận tay ngời lao động
Xét duyệt
Chi tổng số tiền lơng cho bộ phận kế toán lơng
Kế toán tiền lơng tính lơng, lập bảng thanh toán
Duyệt chi
Kiểm tra, xác nhận và ký duyệt
Kế toán lơng
52
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ quy trình hạch toán lao động tiền lơng
b. Trình tự hạch toán lao động tiền l ơng đ ợc khái quát qua sơ đồ
Sơ đồ3-6: Sơ đồ trình tự hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty CP than Cao Sơn - TKV
2. Thực tế công tác quản lý lao động và sử dụng quỹ tiền lơng tại Công ty Than Cao Sơn. a. Công tác quản lý lao động:
Lao động là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh. Hay nói cách khác, lao động có vai trò hết sức quan trọng trong chiến lợc sản xuất kinh doanh của công ty. Do sớm nhận thức đợc tầm quan trọng của lao động nên công ty đã có những chính sách quản lý lao động hết sức chặt chẽ và có hiệu quả cao. Ngoài ra hàng năm công ty còn tập trung làm tốt các công việc sau:
- Tuyển dụng lao động: hiện nay do nhu cầu mở rộng quy mố sản xuất kinh doanh nên hàng năm Công ty tuyển mới khoảng 50 - 60 lao động. Hình thức tuyển dụng chủ yếu là thi tuyển những ngành nghề cần thiết nh lái xe ô tô trọng tải lớn, vận hành khoan xúc và những kỹ s mới ra trờng học những nghành liên quan đến khai thác mỏ lộ thiên. Bên cạnh đó, u tiên những ngời có ngời thân trong gia đình đã và đang làm việc trong công ty. Với việc tuyển dụng nh vậy nên trình độ lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty khá cao.
- Đào tạo : Để nâng cao trình độ, kiến thức cho công nhân, công ty đã ban hành quy chế khuyến khích ngời lao động đi học tại chức những chuyên ngành cần cho công tác khai thác
Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 1
Nhật ký chứng từ số 7
Sổ cái TK 334
Báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị
Sổ chi tiết TK 334
mỏ. Sau khi tốt nghiệp, nếu có điều kiện công ty sẽ bố trí công việc phù hợp với ngành nghề dã họcđã đợc thoả thuận trớc khi đi học và đợc xếp lơng theo quy định của Nhà nớc, của công ty.
Vào quý II hàng năm, công ty xét và tổ chức thi nâng bậc cho ngời lao động theo quy định của Nhà nớc, quy chế của công ty. Trớc khi thi nâng bậc công ty tổ chức cho ngời lao động học tập, ôn luyện lý thuyết và tay nghề.
-Thời gian lao động: Ngời lao động làm việc 8 giờ một ngày, khôngdddi muộn về sớm (nếu muộn quá 15 phút sẽ không đợc phép làm việc và coi nh vắng mặt). Hàng năm, ngời lao động đợc nghỉ những ngày lễ, tết theo đúng quy định của Nhà nớc và đợc nghỉ phép 15 ngày. Cứ có thêm 5 năm công tacsex đợc nhỉ thêm một ngày.
- Định mức lao động: Công tác tính định mức lao động là rất cần thiết và quan trọng vì vậy công ty thờng xuyên quan tâm làm tốt công tác này do đó đã góp phần phân công lao động hợp lý và tăng năng suất lao động.
b.Tổ chức hạch toán lao động tiền lơng tại Công ty cổ phân Than Cao Sơn:
Công ty CP than Cao Sơn - TKV bao gồm 17 phòng ban và 23 công trờng, phân xởng, mỗi công trờng, phân xởng có một nhân viên kinh tế, còn tại phòng kế toán có 25 ngời, trong đó tổ kế toán lơng có 04 ngời. Cụ thể công tác tổ chức lao động kế toán tại công ty đợc thực hiện nh sau:
-Tại các công trờng, phân xởng nhân viên kinh tế có nhiệm vụ theo dõi ngày công đi làm của mọi ngời trong đơn vị mình rồi vào bảng chấm công. Từ khối lợng kế hoạch mà công ty giao cho các đơn vị, lập bảng nghiệm thu thanh toán lơng sản phẩm, lập biên bản nghiệm thu chia lơng cho đơn vị mình. Qua ký duyệt của quản đốc, nhân viên kinh tế chia lơng cho từng tổ, đội, từng ngời vào bảng nghiệm thu chia lơng. Sau đó nộp bảng chia lơng đó lên phòng lao động tiền lơng.
- Tại phòng lao động tiền lơng: Căn cứ vào năng suất làm việc của từng đơn vị để tính rađơn giá và khối lợng giao cho các đơn vị chia lơng, sau khi nhận đợc
bảng chia lơng các đơn vị gửi lên thì xem xét rồi duyệt và chuyển cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Nhân viên kế toán vào bảng thanh toán lơng và phát lơng đến tận tay ngời lao động. Bảng thanh toán lơng đợc chuyển sang bộ phận kế toán tổng hợp để vào nhật ký chứng từ số 7 và sổ cái TK 334, TK 338.
3. Phơng pháp hạch toán lao động tiền lơng Công ty CP than Cao Sơn - TKV đang áp dụng.
a. Chứng từ ban đầu:
54
Tổ chức hạch toán lao động tiền lơng thờng do bộ phận lao động tiền lơng của Doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiên chứng từ ban đầu về lao động tiền lơng là cơ sở để chi trả lơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động. Do đó doanh nghiệp phải vận dụng và lập các chứng từ ban đầu về lao động tiền lơng cho phù hợp với các yêu cầu quản lý. Các loại chứng từ đang sử dụng liên quan đến công tác hạch toán lao động tiền lơng bao gồm:
- Mẫu số 01-LĐTL: Bảng chấm công theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH... để có căn cứ tính trả lơng, BHXH trả thay lơng cho từng ngời và quản lý lao động trong đơn vị.
- Mẫu số 06-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Mục đích lập chứng từ này xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân ngời lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng hoặc tiền công cho ngời lao động. Phiếu này do ngời giao việc lập, phòng lao động tiền lơng thu nhận và ký duyệt trớc khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lơng.
- Mẫu số 03-LĐTL: Phiếu nghỉ hởng BHXH mục đích xác nhận số ngày đợc nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm... của ngời lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả lơng theo chế độ qui định.
- Mẫu số 07-LĐTL: Phiếu báo làm đêm hoặc thêm giờ. - Mẫu số 08-LĐTL: Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09-LĐTL: Biên bản điều tra tai nạn lao động.
b. Hình thức trả lơng theo từng loại đối tợng lao động:
Dựa vào đặc điểm của từng loại lao động và tính chất công việc của các công trờng phân xởng, phòng ban khác nhau, Công ty CP than Cao Sơn - TKV đã áp dụng 2 hình thức trả lơng nh sau:
+ Hình thức trả lơng theo sán phẩm: Bao gồm tất cả công nhân trực tiếp sản xuất ở các công trờng, phân xởng.
+ Hình thức trả lơng theo thời gian: Bao gồm bộ phận quản lý doanh nghiệp, cán bộ công nhân quản lý sản xuất và phục vụ sản suất ở các đơn vị trong công ty.
c. Các tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng
Để hạch toán kế toán lao động tiền lơng Công ty CP than Cao Sơn - TKV sử dụng các tài khoản sau:
Nội dung: Phản ánh các khoản tiền doanh nghiệp phải trả ngời lao động về tiền lơng, tiền thởng, tiền công lao động, tiền chi trả bảo hiểm và các khoản thu nhập của từng ngời lao động.
- Tài khoản 334 đợc mở chi tiết theo từng nội dung thanh toán (thanh toán lơng và thanh toán khác nh: TK 334: lơng chính; TK 334.2; lơng phụ: TK 334.3: BHXH trả thay lơng).
* Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác.
Nội dung: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản trừ vào lơng, theo quyết định của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý và các khoản vay mợn tam thời, nhật ký quỹ, ký cợc ngắn hạn, các khoản giữ hộ và thu hộ.
* Tài khoản 338 chi tiết làm 06 tiểu khoản cấp 2: - Tài khoản 338.1: Tài sản thừa chờ giải quyết. - Tài khoản 338..2: Kinh phí công đoàn.
- Tài khoản 338.3: Bảo hiểm xã hội. - Tài khoản 338.4: Bảo hiểm y tế.
- Tài khoản 338.7: Doanh thu cha thực hiện. - Tài khoản 338.8: Phải nộp khác.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán nh: TK 111, TK 112, TK 138, TK 622, TK 627, TK 624.
* TK 154 “chi phí sản xuất” đợc chi tiết thành 2 tài khoản sau:
+ TK 1541: Dùng để kết chuyển chi phí tiền lơng của bộ phận trực tiếp sản xuất. TK 1541 đợc chi tiết thành các tài khoản sau:
TK 1541.1 - Công trờng khai thác 1 TK 1541.2 - Công trờng khai thác 2 TK 1541.3 - Công trờng khai thác 3 ...
+ TK 1542 : Dùng để phản ánh chi phí tiền lơng bộ phận sản xuất phụ. TK 1542 đợc chi tiết thành các tài khoản sau:
TK 1542.1 - Phân xởng ô tô
56
TK 1542.2 - Phân xởng cơ điện TK 1542.3 - Phân xởng trạm mạng ...
* TK 334 “Phải trả ngời lao động”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán và phải thanh toán với cán bộ ngời lao động của Công ty.
TK 334 đợc chi tiết thành các tài khoản sau: TK 334.1 - tiền lơng
TK 334.2 - Ăn giữa ca
* TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”: Dùng để phản ánh tiền lơng và các khoản trích theo lơng phải trả cho ngời lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
TK 622 đợc chi tiết thành 2 tài khoản sau; TK 622.1 - Chi phí nhân công trực tiếp TK 622.2 - BHXH, BHYT, KPCĐ
* TK 627 “ Chi phí nhân viên quản lý phân xởng”: Dùng để phản ánh tiền lơng của bộ phận quản lý phân xởng.
TK 627 đợc chi tiết thành các tài khoản sau: TK 627.1 - Công trờng khai thác 1
TK 627.2 - Công trờng khai thác 2 TK 627.3 - Công trờng khai thác 3 ...
TK 627.18 - Phân xởng môi trờng và xây dựng
* TK 642 “Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lơng của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
TK 642 đợc chi tiết thành 2 tài khoản sau: TK 642.1 - Sản xuất than
TK 642.2 - Sản xuất khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán nh TK 111, TK112, TK 338,...
Căn cứ vào dòng tổng cộng trong các bảng thanh toán lơng của từng bộ phận, kế toán tiền lơng lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng của toàn Công ty.
Căn cứ vào số liệu của bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, kế toán tổng hợp tiến hành lên nhật ký chứng từ số 7.
Cuối tháng, số liệu từ nhật ký chứng từ số 7 đợc sử dụng để ghi vào sổ cái TK 334. - Các loại sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán:
+ Bảng chấm công. + Bảng chia lơng. + Bảng thanh toán lơng. + Bảng tổng hợp lơng. + Sổ chi tiết.
+ Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH.
+ Nhật ký chứng từ số 07, Bảng kê số 4, số 5 + Sổ cái (TK 334, TK 338).
3.4.3. Tình hình hạch toán lao động tiền lơng của Công ty CP Than Cao Sơn tháng 12 năm 2007.
1. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. a. Hạch toán lơng của bộ phận gián tiếp:
Lơng thời gian đợc tính trả cho khối phòng ban quản lý và bộ phận gián tiếp tại các công trờng phân xởng. Cách tính lơng và trả lơng cho khối phòng ban đợc tính tơng tự nhau nên tác giả trình bày đại diện cách trả lơng của phòng Kỹ thuật Vận tải để minh hoạ cụ thể cho cách tính.
* Chứng từ hạch toán ban đầu gồm: + Bảng chấm công
+ Bảng tự đánh giá công việc hoàn thành + Bảng thanh toán nguồn lơng
+ Bảng chia lơng
* Bảng chấm công (Bảng 3-1)
Bảng này đợc mở chi tiết cho từng ngời trong phòng, mỗi ngời thể hiện một dòng trên bảng chấm công. Phòng kế hoạch có 07 ngời tơng ứng với 7 dòng.
- Nội dung của bảng: theo dõi tình hình CNV đi làm để tính lơng cho phù hợp.
58
- Cơ sở ghi: Hàng ngày dựa trên các chứng từ nh: giấy nghỉ phép, nghỉ ốm,... và làm việc thực tế của CNV để ghi chép vào bảng chấm công theo dòng và cột phù hợp.
Cuối tháng phòng Kế toán dựa vào bảng chấm công làm cơ sở tiến hành tính toán lơng cho từng cán bộ ngời lao động.
* Bảng tự đánh giá công việc hoàn thành (Bảng 3-2)
Nội dung của bảng: hàng tháng các phòng tự đánh giá khối lợng công việc hoàn thành, sau đó trình Giám đốc duyệt làm cơ sở lấy hệ số hoàn thành nhiệm vụ trong bảng thanh toán nguồn lơng.
* Bảng thanh toán nguồn lơng (Bảng 3-3)
Nội dung của bảng:
- Cột 2: ghi các chức danh của phòng (Trởng phòng, phó phòng, nhân viên) - Cột 3: ghi số lao động theo chức danh
- Cột 4: ghi số ngày công theo kế hoạch
- Cột 5: ghi số ngày công thực hiện theo bảng chấm công - Cột 6: ghi tiền lơng giao khoán theo quy chế của Công ty
- Cột 7: ghi hệ số hoàn thành nhiệm vụ, hệ số này đợc lấy từ hệ số bình quân của bảng tự đánh giá công việc hoàn thành sau khi đã đợc Giám đốc duyệt
- Cột 8: ghi hệ số khuyến khích theo Quyết định của Giám đốc, nếu không ghi hệ số 1 - Cột 9: Tổng = cột (4x6:3x5x7x8)
Cộng dồn xuống ta đợc tổng nguồn lơng của phòng Kỹ thuật vật tải là: 34.588.000đồng
* Bảng chia lơng (Bảng 3-4)
Phơng pháp lập: Từ bảng chấm công, bảng thanh toán nguồn lơng và các chứng từ liên quan tiến hành lập bảng chia lơng. Căn cứ vào bảng chấm công của phòng Kỹ thuật Vận tải để vào bảng thanh toán lơng theo từng dòng, cột cho phù hợp (STT, Họ Tên)
Nội dung của bảng chia lơng: Phản ánh tổng số lơng phải trả cho CNV trong phòng.