2. Phân phối và xúc tiến bán sản phẩm:
1.2.2.1 Ban Giám đốc:
Đứng đầu là Tổng Giám đốc, do Bộ Thương Mại bổ nhiệm và miễn Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng Tổng hợp Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức lao động Phòng Hành chính quản trị - Chi nhánh Hải Phòng - Chi nhánh TP Hồ Chí Minh - Xí nghiệp TOCAN Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp 1,2,3,4,5,6,7
nhiệm. Tổng Giám đốc là người điều hành trực tiếp mọi hoạt động hàng ngày của công ty đến tất cả các phòng, các cơ sở sản xuất kinh doanh trong công ty và chịu trách nhiệm trước Bộ Thương Mại. Tổng Giám đốc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty và các Quyết định của Hội đồng quản trị. Hiện nay tổng giám đốc công ty là ông Cao Văn Thuỷ.
Giúp việc cho tổng giám đốc là hai phó tổng giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ và công việc do Tổng giám đốc giao. Một phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban quản lý. Một phó tổng giám đốc được uỷ nhiệm duyệt các phương án kinh doanh của công ty, các chi nhánh và các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu.Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng giám đốc phê duyệt các phương án kinh doanh của các bộ phận kinh doanh và chịu trách nhiệm về tính hợp lý, chính xác của các quyết định phê duyệt này. Phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng phải được trình qua Phòng tổng hợp và phòng tài chính kế toán trước khi trình lên Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc phê duyệt.
1.2.2.2 Phòng quản lý :
Trước kia, các phòng quản lý của công ty có 10 phòng ban quản lý, năm 1992 có 7 phòng và hiện nay được sắp xếp thu gọn lại còn 4 phòng
Phòng tổ chức lao động
Phòng kế toán tài chính
Phòng tổng hợp
Phòng hành chính quản trị. + Phòng tổng hợp:
Phòng có chức năng tổng hợp các vấn đề đối nội đối ngoại, sản xuất kinh doanh của công ty. Luôn luôn nắm bắt kịp thời và phân tích số liệu, chính sách thông tin mới nhất ở trong và ngoài nước liên quan đến hoạt động
của công ty, cung cấp cho Tổng Giám đốc và các Phòng quản lý, kinh doanh để kịp thời điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. lập các báo cáo tổng hợp trình Bộ chủ quản và các ngành liên quan, thẩm định các phương án kinh doanh nhập khẩu trước khi trình cứu đồng thời hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch kinh doanh và báo cáo tổng hợp theo tháng, quý...
Đồng thời phòng tổng hợp còn có nhiệm vụ biên dịch, phiên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, tìm kiếm và tìm hiểu các đối tác hợp tác kinh doanh cho Công ty. Xây dựng kế hoạch kinh doanh của cả Công ty và kế hoạch giao cho từng bộ phận trong Công ty. Thống kê tình hình thực hiện kế hoạch của từng bộ phận kinh doanh, từng cá nhân để phục vụ cho việc trả lương theo quy chế khoán. Thu thập thông tin về tình hình giá cả hàng hoá, tình hình biến động thị trường và các thông tin về luật pháp, tập quán thương mại, vận chuyển ở các quốc gia, giúp ban giám đốc và các phòng kinh doanh nắm rõ tình hình và có các chính sách thích ứng.
Theo dõi, đôn đốc các bộ phận kinh doanh nộp thuế tại các cửa khẩu đúng hạn. Thống kê các thiệt hại của các bộ phận kinh doanh và của công ty do một bộ phận kinh doanh khác trong Công ty gây ra việc cưỡng chế thuế do nguyên nhân chủ quan, bất cẩn để có biện pháp xử lý bộ phận kinh doanh gây ra cưỡng chế.
Kiểm tra các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do các bộ phận kinh doanh trình trước khi chuyển cho phòng Tài chính kế toán kiểm tra trực tiếp. Phòng Tổng hợp phải kiểm tra số liệu tính toán trên phương án, kiểm tra các điều khoản hợp đồng xem có phù hợp với quy định của công ty, luật pháp Việt Nam và thông lệ quốc tế không. Nếu có sai sót, không phù hợp thì yêu cầu bộ phận kinh doanh sửa đổi. Khi phương án được phê duyệt và hợp đồng được uỷ quyền ký thì Phòng Tổng hợp vào sổ theo dõi của công ty.
+ Phòng tổ chức lao động:
Phòng tổ chức lao động có chức năng tổ chức lao động trong công ty theo yêu cầu của Tổng giám đốc nhằm phục vụ mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập kế hoạch đào tạo, tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, đề xuất việc chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động trong công ty theo quy chế tuyển dụng đề xuất của các phòng ban và yêu cầu của Tổng giám đốc. Ngoài ra, Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ tiếp nhận để giải quyết hoặc đề xuất giải quyết lên Tổng giám đốc các khiếu nại, tố tụng của người lao động, cán bộ quản lý về quyền lợi của họ trong công ty. Giải quyết các vấn đề về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho người lao động trên cơ sở tuân thủ Bộ luật Lao động, thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động.
+ Phòng kế toán tài chính:
Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập sổ sách theo dõi hoạt động mua bán, thanh toán, hạch toán nội bộ theo đúng quy định của công ty, chế độ chính sách của Nhà nước. Kiểm tra các hoá đơn đầu vào để đảm bảo các chứng từ đầu vào hợp pháp, hợp lý, đúng nội dung công việc, đúng mục đích. Thẩm định các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do phòng Tổng hợp chuyển tới. Phòng tài chính kế toán kiểm tra điều khoản thanh toán của hợp đồng có phù hợp không. Lập sổ theo dõi, kiểm tra, kiểm soát, các phương án kinh doanh đã được phê duyệt, đối chiếu số liệu, chứng từ với các bộ phận kinh doanh để đảm bảo các bộ phận kinh doanh thu chi, hạch toán đúng, đủ theo phương án đã được phê duyệt. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ đối chiếu chứng từ để giúp cho đơn vị hạch toán chính xác, góp ý và chịu trách nhiệm với từng phương án kinh doanh cụ thể, xác định hiệu quả từng phương án của từng bộ phận kinh doanh và của cả bộ phận kinh doanh làm cơ sở cho việc trả lương theo quy chế khoán. Giám
sát việc vay, sử dụng vốn vay và hoàn trả vốn vay của các bộ phận kinh doanh. Làm thủ tục bảo lãnh, vay vốn Ngân hàng hoặc các hình thức huy động vốn khác khi Công ty cần vay vốn kinh doanh. Thường xuyên cập nhật và báo cáo Tổng giám đốc tình hình cân đối tài chính của Công ty. Lập báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà nước và các báo cáo nhanh khi cần thiết.
+ Phòng hành chính quản trị:
Phòng quản trị có chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ tài liệu, hồ sơ chung. Quản lý và sử dụng các con dấu của Công ty theo đúng quy định của pháp luật. Điều động xe theo yêu cầu của các bộ phận trong công ty và theo quy định về quản lý và sử dụng xe trong công ty. Điều động các phương tiện, thiết bị đã mua sắm để phục vụ cho hoạt động của Công ty một cách tiết kiệm, có hiệu quả, gìn giữ những tài sản hiện có, không để mất mát. Đề xuất việc mua sắm phương tiện làm việc, các nhu cầu sinh hoạt của Công ty. Phòng có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện làm việc, có biện pháp bảo vệ môi trường của công ty luôn sạch đẹp và văn minh.
+ Các phòng kinh doanh:
Trước đây TOCONTAP HANOI có 6 phòng nghiệp vụ gồm 3 phòng chuyên xuất và 3 phòng chuyên nhập. Nhưng do tình hình thực tế có nhiều thay đổi nên công ty chuyển chức năng phòng nghiệp vụ thành phòng xuất nhập khẩu tổng hợp nhằm tận dụng mọi khả năng quan hệ giao dịch của các thành viên trong toàn công ty.
Hiện nay công ty có 7 phòng XNK tổng hợp:
Các ngành hàng được phân chia theo các phòng như sau:
•Phòng XNK 1: Chuyên kinh doanh XNK các loại giấy và bột giấy như giấy báo, giấy viết, giấy ảnh và các loại sản phẩm điện tử (máy tính,
máy in các loại...) và phụ tùng.
•Phòng XNK 2: Chuyên kinh doanh XNK các loại văn phòng phẩm, các hoá mỹ phẩm, dụng cụ thể thao, xe gắn máy...hàng thủy tinh pha lê, các loại nhạc cụ, đồ chơi trẻ em, đay và các sản phẩm từ đay, chế phẩm hoá học, cao su và các sản phẩm từ cao su như săm lốp các loại.
•Phòng XNK 3: Chuyên kinh doanh XNK các loại sản phẩm may mặc, hàng dệt kim, hàng len dạ... và các loại nguyên liệu dùng cho ngành dệt như bông thiên nhiên, bông tổng hợp, tơ lụa tự nhiên, tơ len nhân tạo... các loại quần áo bảo hộ lao động và hàng thêu ren.
•Phòng XNK 4: Chuyên kinh doanh XNK các mặt hàng điện tử gia dụng như vô tuyến, điều hoà không khí, máy hút bụi... các dụng cụ văn phòng, rượu, các loại sơn và các vật liệu sơn.
•Phòng XNK 5: Chuyên kinh doanh XNK các thiết bị máy móc điện, dụng cụ cầm tay, dây điện và cáp điện, bóng đèn, thiết bị văn phòng, gia đình và các sản phẩm văn hóa như máy quay phim, máy ảnh, các loại băng hình, băng ghi âm, phim kỹ thuật, các sản phẩm bảo vệ sức khoẻ.
•Phòng XNK 6: Chuyên kinh doanh XNK các mặt hàng nông sản, các loại rau quả, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ gỗ, các thiết bị y tế, các máy móc công nghiệp, các loại giày dép da và giả da, xe ôtô các loại.
•Phòng XNK 7: Chuyên kinh doanh XNK các sản phẩm mây tre đan, gốm sứ, sơn mài, các loại túi xách, thảm len và đay, các vật trang trí, các loại bột ngũ cốc và thực phẩm (bơ, sữa, đồ hộp... ), các thiết bị cho giáo dục và các thiết bị dụng cụ xây dựng...
Các phòng kinh doanh có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện các phương án kinh doanh, ký kết hợp đồng, hoàn thành chỉ tiêu kim ngạch được giao.
Lãnh đạo mỗi phòng là một trưởng phòng, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng mình trước tổng giám đốc công ty.
Trưởng phòng là người đại diện cao nhất cho Phòng kinh doanh, có quyền hạn và trách nhiệm sau:
- Được chủ động giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nước trong giới hạn ngành nghề kinh doanh công ty được cấp phép với mục đích tiến tới các hợp đồng kinh doanh có hiệu quả cho công ty.
- Được Tổng Giám đốc ủy quyền ký kết các hợp đồng mua bán, xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, giao nhận vận chuyển, đại lý, dịch vụ… trên cơ sở phương án kinh doanh và nội dung hợp đồng đã được phê duyệt.
- Được sử dụng vốn kinh doanh của công ty theo phương án kinh doanh đã được phê duyệt và theo khế ước vay vốn ký với công ty. Chịu trách nhiệm trước công ty về việc bảo toàn vốn vay để sử dụng kinh doanh.
- Được quản lý, sử dụng lao động hiện có để thực hiện hoạt động kinh doanh của phòng mình. Phân công công việc cho cán bộ trong phòng một cách hợp lý, khoa học, để phát huy hết tiềm năng nhân lực phục vụ kinh doanh.
Ngoài ra công ty còn có nhiều văn phòng đại diện ở trong nước cũng như ở nước ngoài để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch, buôn bán và thăm dò thị trường. Công ty có các chi nhánh sau:
- Chi nhánh TOCONTAP tại thành phố Hồ Chí Minh. - Chi nhánh TOCONTAP tại thành phố Hải Phòng.
- Một số văn phòng đại diện ở nước ngoài như CHLB Đức, CHLB Nga, Hungary, Séc…
- Xí nghiệp liên doanh sản xuất chổi quét sơn và con lăn tường giữa TOCONTAP và Canada gọi tắt là TOCAN.
1.3. Đặc điểm kinh tế kĩ thuật chủ yếu của Công Ty Cổ phần XNK Tạp Phẩm TOCONTAP- HANOI: Phẩm TOCONTAP- HANOI:
1.3.1.về lĩnh vực hoạt động:
Phạm vi kinh doanh của công ty là xuất nhập khẩu tổng hợp tất cả các hàng hóa không thuộc danh mục cấm của Nhà nước Việt Nam. Hiện tại, công ty giao dịch buôn bán các nhóm hàng chính sau:
a). Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ, tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt may, da giầy (trừ loại lâm sản Nhà nước cấm ).
b). Kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất (trừ loại Nhà nước cấm), kim khí điện máy, phương tiện vận tải.
c). Kinh doanh khách sạn và dịch vụ khách sạn, đại lý bán buôn, bán lẻ hàng hóa ( không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng karaoke, vũ trường ).
d). tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước.
e). Kinh doanh đồ uống, rượu bia, nước giải khát
f). Kinh doanh phân bón, máy móc, vật tư phục vụ nông nghiệp
g). Mua bán sắt thép phế liệu, phá dỡ tàu biển cũ làm phế liệu để tiêu thụ trong nước.
h). Kinh doanh máy móc, vật tư, trang thiết bị y tế, máy móc, thiết bị ngành in.
i). Kinh doanh các dụng cụ, thiết bị và máy móc trong ngành dịch vụ j). Kinh doanh các thiết bị phòng cháy, chữa cháy, cứu hộ, cứu nạn. k). Kinh doanh gỗ ép định hình.
1.3.1.1 Những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty:
Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty khá đa dạng, trong đó các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng nông sản thực phẩm chiếm tỷ trọng lớn. Đây cũng là một trong những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, là những mặt hàng mà nước ta có lợi thế so sánh và rất được nhà nước khuyến khích. Vì vậy tính cạnh tranh trong việc xuất khẩu các mặt hàng này rất cao, công ty phải cạnh tranh với những công ty chuyên môn hoá xuất khẩu các mặt hàng này. Đây là thách thức rất lớn nhưng công ty vẫn đứng vững và không ngừng nâng cao kim ngạch, mở rộng thị trường.
Bảng 1: Những mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty
Mặt hàng Thị trường
1.Chổi sơn Canada, úc, Anh, Ai Cập
2.Quần áo Canada, Pháp, Slôvakia, Đức, Đài Loan, Tiệp, Angôla
3.Hàng thủ công mỹ nghệ
- Gốm sứ Tây Ban Nha, úc, Chilê, Mỹ, Anh, Brazil
- Mây tre đan Nhật, Mỹ, Thổ Nhĩ Kỳ, Đài Loan, Achentina,Chilê, Hungarie, Italy, Đức, Hàn
- Thảm bẹ ngô Tiệp
- Thảm cói Hungarie
4.Mũ cát Pháp
5.Cao su Đức, Achentina, Bungarie
6.Thiết bị sản xuất đũa tre Lào
(Theo nguồn tài liệu của phòng tổng hợp)
1.3.1.2 Những mặt hàng nhập khẩu:
Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là những mặt hàng mà trong nước không sản xuất được hoặc những mặt hàng phục vụ cho sản xuất trong nước
từ nhiều nước khác nhau trên thế giới. Điều đó cho thấy những mặt hàng nhập khẩu của công ty gắn rất sát với nhu cầu thị trường.
Bảng 2: Những mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty
Mặt hàng Thị trường
1.Giấy các loại Hàn Quốc, Inđônêsia, Nga, Anh, Nhật, Thụy Điển, Hà Lan
2.Rượu vang Pháp, Anh, Nga,
3.Hạt nhựa Đài Loan, ấn Độ, Malaisia, Hồng Kông, Singapo, Nhật, Hàn Quốc
4.Học cụ Inđônêsia, Đức, Hồng Kông
5.Thép Nhật, Thái, Đài Loan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Thuỵ Sĩ, Singapo
6.Dây điện từ Singapo, Hàn Quốc, Thái Lan 7.Bình nước nóng Trung Quốc, Italia
8.Tấm PVC Đài Loan, Trung Quốc 9.Sợi Acnylic Trung Quốc, hàn Quốc
10.Dụng cụ thể thao Tây Ban Nha, Hồng Kông, Trung Quốc, Phần Lan, Đài Loan
(Theo nguồn số liệu của phòng tổng hợp)
Nhu cầu về các sản phẩm nhập khẩu trong nước ngày càng đa dạng với khối lượng lớn nhưng công ty chỉ nhập khẩu các sản phẩm với tính chất mùa vụ, manh mún, chưa có kế hoạch nhập khẩu cụ thể do đó mới chỉ đáp ứng được một phần rất nhỏ nhu cầu thị trường hiện tại và trong tương lai.