Trớc năm 2001, AFC Sài Gòn cha có quy trình chuẩn về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các đối tợng kiểm toán. Thực hiện công việc này phải do những KTV có trình độ, năng lực và kinh nghiệm đảm nhận. Nhng kể từ khi gia nhập Tập đoàn Kiểm toán Quốc tế BDO, AFC Sài Gòn đợc các chuyên gia của BDO hớng dẫn, trao đổi về kinh nghiệm kỹ thuật nghiệp vụ đang đợc áp dụng ở các công ty kiểm toán lớn trên thế giới. Do đó, các KTV của AFC Sài Gòn sớm nhanh chóng xây dựng đợc quy trình chuẩn về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo quy trình kiểm toán của AFC Sài Gòn, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thực hiện trong cả giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán. Khi thực hiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng tùy thuộc vào kết luận của KTV về hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả hay không để thiết kế các thử nghiệm kiểm soát thích hợp.
yếu về Nhà hàng – Khách sạn, Du lịch và vận chuyển hàng hoá. Công ty liên doanh B là khách hàng thờng xuyên hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, lắp đặt (kể cả sản xuất đờng ống và chi tiết phục vụ cho việc lắp đặt); bảo trì, bảo hành và sửa chữa các thiết bị lanh, thông gió, hút bụi, điều hòa không khí cho các công trình công nghiệp và dân dụng.
Việc xem xét hai khách hàng này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về đánh giá HTKSNB trong kiểm toán BCTC do AFC Sài Gòn thực hiện.
2.2.2. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
2.2.2.1. Đối với khách hàng thờng xuyên
Đối với khách hàng thờng xuyên, giai đoạn tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh đợc thực hiện trong những năm kiểm toán đầu tiên. Thông thờng, nhóm KTV đã kiểm toán khách hàng này năm trớc sẽ tiếp tục kiểm toán trong năm sau miễn là không quá ba năm liên tiếp. Công việc chính trong giai đoạn khởi đầu cuộc kiểm toán năm nay là việc xem xét lại các thông tin lu trong hồ sơ kiểm toán thờng trực. Đó là các thông tin về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, lĩnh vực kinh doanh, điều lệ công ty, chính sách tài chính, mục tiêu của công ty. Trong năm nay, các KTV muốn hiểu thêm về tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, họ tiến hành trao đổi với Ban Giám đốc, Kế toán trởng và nhân viên về những thay đổi tình hình kinh doanh, kế hoạch sản xuất. Việc cập nhật và xem xét các sổ sách của công ty là rất cần thiết vì qua đó KTV không chỉ xác định đợc các quyết định của nhà quản lý có phù hợp với luật pháp của Nhà nớc, với các chính sách hiện hành của công ty hay không mà còn giúp KTV hiểu đợc bản chất của các số liệu cũng nh sự biến động của của chúng trên Báo cáo tài chính đợc kiểm toán.
Với Công ty liên doanh B là khách hàng thờng xuyên của AFC Sài Gòn, các thông tin năm nay đã đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng trực
Biểu số 02: Thông tin về hoạt động của khách hàng B (1)
Khách hàng: Công ty B Ngời lập: NLT Ngày: 24/02/2005 Nội dung thực hiện: Thông tin về hoạt động khách hàng
Năm tài chính: 31/12/2004 Khách hàng:
Năm đầu Thờng xuyên Năm thứ 2 - Tên khách hàng: Công ty B
- Trụ sở chính: - Điện thoại: - Fax:
- Giấy phép kinh doanh số 1409/GP ngày 03/12/1996 của Bộ Kế hoạch và Đầu t - Lĩnh vực hoạt động: dịch vụ thiết kế; lắp đặt (kể cả sản xuất đờng ống và chi tiết phục vụ cho việc lắp đặt); bảo trì, bảo hành và sửa chữa các thiết bị lạnh, thông gió, hút bụi, điều hòa không khí cho các công trình công nghiệp và dân dụng. - Tổng số vốn đầu t: 1.000.000 USD
- Tổng số vốn pháp định: 400.000 USD
- Thời gian hoạt động: 10 năm kể từ ngày cấp giấy phép thành lập. - Ban Giám đốc: 1 ngời
- Kế toán trởng: 1 ngời
- Năng lực quản lý của Ban Giám đốc:
+ Trình độ chuyên môn: Đại học và sau đại học + Năng lực quản lý: Tốt
- Hiểu biết chung về nền kinh tế có ảnh hởng đến hoạt động của khách hàng: Trong năm không có sự kiện bất thờng ảnh hởng đến hoạt động của Công ty. - Đặc điểm hoạt động kinh doanh và các biến đổi trong công nghệ sản xuất kinh doanh.
+ Rủi ro kinh doanh:
+ Thay đổi quy mô kinh doanh và các điều kiện bất lợi: Không - Tình hình kinh doanh của khách hàng
+ Thay đổi về kỹ thuật mới trong kinh doanh: Không + Thay đổi về nhà cung cấp: Không + Mở rộng các khách hàng: Không
2.2.2.2. Đối với khách hàng mới
Công ty Cổ phần A là khách hàng mới của AFC Sài Gòn và thành lập cha đợc một năm. KTV gặp gỡ, thảo luận với Ban Giám đốc, Kế toán trởng của khách hàng về tình hình kinh doanh, tình trạng tài chính, lý do mà khách hàng muốn mời kiểm toán và các vấn đề liên quan khác mà KTV quan tâm. Công ty A mới đợc thành lập, nên KTV đa ra các câu hỏi chi tiết về lý do thành lập và ảnh hởng của môi trờng bên ngoài tới sự thành lập. KTV ghi lại những thông tin này trên giấy tờ làm việc của mình. Đồng thời, KTV cũng thu thập các giấy tờ pháp lý nh điều lệ công ty, giấy phép thành lập công ty, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Quyết định của Bộ trởng Bộ Giao thông vận tải về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nớc là khách sạn Cây Xoan và trung tâm dịch vụ vận tải thuộc Liên hiệp Đờng sắt Việt Nam thành công ty cổ phần và l… u lại bản sao trong hồ sơ kiểm toán. Nghiên cứu những tài liệu này giúp KTV hiểu đợc quá trình hình thành, mục tiêu hoạt động và các lĩnh vực kinh doanh hợp pháp của đơn vị cũng nh nắm bắt đợc những vấn đề mang tính nội bộ của đơn vị nh cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, thủ tục phát hành cổ phiếu và trái phiếu.
KTV thu thập các biên bản họp Hội đồng quản trị, Quyết định của Hội đồng quản trị về việc ban hành Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát, báo cáo của Ban Giám đốc, bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Các tài liệu này cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, thực trạng hoạt động trong một năm qua và trên cơ sở đó, KTV nhận định xu hớng phát triển của công ty A. Hơn nữa, nó còn hỗ trợ KTV xác định các yếu tố có ảnh hởng quan trọng đến việc hình thành và trình bày trung thực các thông tin trên BCTC.
KTV thu thập các hợp đồng mua bán, hợp đồng tín dụng và các cam kết quan trọng nhằm xác định các mối quan hệ của khách hàng trên thị trờng, vị trí của khách hàng trên thị trờng, khả năng đáp ứng nhu cầu thị trờng của Công ty.
Ngoài ra, KTV còn tìm hiểu các thủ tục kiểm soát nội bộ về Tiền mặt, Bán hàng - Thu tiền, Mua hàng - Thanh toán, Tài sản cố định, Hàng tồn kho,
Giá vốn hàng bán . KTV mô tả các thủ tục này thông qua các sơ đồ, mô hình…
luân chuyển chứng từ và hàng tồn kho, nhằm có đợc sự hiểu biết ban đầu về các phần hành sẽ làm trong cuộc kiểm toán sắp tới, và cũng giúp KTV có thể dễ dàng so sánh, đối chiếu với những thay đổi bất thờng trong những năm kiểm toán sau.
Bên cạnh việc nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn Ban lãnh đạo, KTV còn tiến hành quan sát trực tiếp hoạt động kinh doanh của khách hàng. Qua việc quan sát cung cấp cho KTV cái nhìn tổng quát về công việc kinh doanh của khách hàng, cách thức tổ chức, sắp xếp công việc và phong cách quản lý của Ban Giám đốc.
Biểu số 03: Thông tin về hoạt động của Khách hàng A (1)
Khách hàng: Công ty A Ngời lập: PMH Ngày: 4/02/2005 Nội dung thực hiện: Thông tin về hoạt động khách hàng
Năm tài chính: 31/12/2004
Khách hàng:
Năm đầu Thờng xuyên Năm thứ 2
- Tên khách hàng: Công ty A - Trụ sở chính:
- Điện thoại: - Fax:
- Giấy đăng ký kinh doanh số 0103000776 ngày 25 tháng 01 năm 2004, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ nhất ngày 12 tháng 03 năm 2004, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ hai ngày 26 tháng 04 năm 2004.
Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hoá trong nớc và ngoài nớc; Đại lý vận chuyển hàng hoá băng container;
Kinh doanh thơng mại;
Kinh doanh khách sạn nhà hàng;
Kinh doanh du lịch lữ hành trong nớc và quốc tế;
Dịch vụ đa đón, ăn nghỉ, thăm quan, nghỉ mát, visa, hộ chiếu; Xây dựng các công trình dân dụng, kỹ thuật, kinh doanh bất động
sản, quảng cáo thơng mại và quảng cáo phi thơng mại. - Tổng số vốn đầu t:
Tổng số vốn pháp định: 5.500.000.000 đồng
- Tổng số vốn vay………. Tài sản thuê tài chính………. - Thời gian hoạt động:
- Hội đồng quản trị: gồm 05 ngời - Ban Giám đốc: gồm 04 ngời - Kế toán trởng: 1 ngời
- Công ty mẹ, đối tác
- Tóm tắt các quy chế kiểm soát nội bộ của khách hàng
Công ty có Ban kiểm soát nội bộ gồm 03 thành viên do Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thành lập ngày 25/12/2003.
Tuy nhiên tại thời điểm kiểm toán, bộ phận kiểm soát cha hoạt động. Công ty có 3 mảng kinh doanh chủ yếu gồm: Nhà hàng – khách sạn, du lịch và vận chuyển hàng hoá do 3 Phó Giám đốc tơng ứng phụ trách, ký duyệt theo ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về toàn bộ hoạt động của các mảng kinh doanh này.
Công ty mới đi vào hoạt động do đó còn một số vớng mắc trong khâu quản lý, BGĐ cha thực sự nắm bắt đợc hoạt động của bộ phận khách
sạn, nhà hàng, còn có sự chênh lệch giữa doanh thu ghi nhận của Công ty với số báo cáo của bộ phận nhà hàng (chênh lệch doanh thu khoảng 30 triệu cha xác định đợc nguyên nhân).
- Hiểu biết chung về nền kinh tế có ảnh hởng đến hoạt động của khách hàng: Trong năm 2004 không có ảnh hởng gì lớn của nền kinh tế đến hoạt động của Công ty.
- Đặc điểm hoạt động kinh doanh và các biến đổi trong công nghệ sản xuất kinh doanh.
+ Rủi ro kinh doanh: Dễ có khả năng bị khách hàng vận chuyển chiếm dụng vốn, chậm thanh toán do việc đối chiếu công nợ thờng chậm sau thời điểm kết thúc vận chuyển (thờng đối chiếu vào cuối tháng).
+ Thay đổi quy mô kinh doanh và các điều kiện bất lợi: Không - Tình hình kinh doanh của khách hàng
+ Thay đổi về kỹ thuật mới trong sản xuất: Không + Thay đổi về nhà cung cấp: Không + Mở rộng các đại lý bán hàng: Không
(1): Hồ sơ kiểm toán năm của Khách hàng A
Sơ đồ số 03: Bộ máy tổ chức của Khách hàng A
HĐQT Phó Giám đốc Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc
Sau khi có thông tin về khách hàng, KTV chính lập một bảng câu hỏi “Danh mục kiểm tra tính nhạy cảm” - áp dụng bắt buộc cho mọi khách hàng. Sau khi lập, trởng phòng kiểm tra và phó Giám đốc tự đánh giá về tính nhạy cảm rồi trình Giám đốc. Giám đốc sẽ xem xét và chỉ định một phó giám đốc thứ hai thực hiện chức năng kiểm tra đồng thời
Biểu số 04: Bảng câu hỏi kiểm tra tính nhạy cảm của Khách hàng B (1)
Khách hàng: Công ty liên doanh B Ngời thực hiện:NTT Nội dung thực hiện: Danh mục kiểm tra tính nhạy cảm
Năm kết thúc: 31/12/204
Câu hỏi Có Không Nhận
xét 1/ Khách hàng là công ty cổ phần hay là một thành viên
của một tập đoàn là một công ty cổ phần hay không? (*)
√ 2/ Khách hàng dự kiến trong tơng lai sẽ trở thành một
công ty cổ phần hay một thành viên của một tập đoàn là một công ty cổ phần hay không? (*)
√ 3/ Khách hàng có phát sinh các thỏa thuận tài trợ, các đề
nghị đấu thầu hay đề nghị mua lại cha thực hiện hay không?
√ 4/ Đây có phải là khách hàng quan trọng mới ký hợp
đồng không?
√ 5/ Trong hoạt động kinh doanh, khách hàng phụ thuộc
nhiều vào vốn tự hay vốn vay của ngân hàng?
cách đáng kể so với số cổ đông thông thờng có trong một doanh nghiệp mang tính chất gia đình
7/ Khách hàng có biểu hiện họ có liên quan đến nhiều vụ kiện tụng hay tranh cãi về luật pháp không?
√ 8/ Khách hàng (hay ngành nghề kinh doanh của khách
hàng) có đợc nhiều ngời biết đến hay thu hút sự chú ý của công chúng hay không?
√
Khách hàng này thuộc loại:
(1): Hồ sơ kiểm toán năm Khách hàng B
Biểu số 04 đợc lập tơng tự với Công ty A và đa ra kết luận là Công ty A không phải là khách hàng nhạy cảm.
Các KTV xây dựng thêm một bảng câu hỏi kiểm tra hoạt động kinh doanh của khách hàng:
Biểu số 05: Danh mục kiểm tra hoạt động kinh doanh của Khách hàng B (1)
Câu hỏi Có Không Chi tiết hay tham khảo bảng kê Không nhạy cảm
1. Tổ chức
Cơ cấu khách hàng có sự thay đổi nào không? - Các công ty con mới
- Các liên kết mới - Các địa điểm mới - Các bộ phận mới - Các hoạt động mới chấm dứt √ √ √ √ √ 2. Kinh doanh 2.1. Hoạt động
Khách hàng có bất kỳ thay đổi đáng kể nào về các vấn đề ? - Sản phẩm - Giấy phép - Thỏa thuận - Hợp đồng √ √ √ √ 2.2. Sản xuất
Khách hàng có bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong hoạt động ?
- Chi phí mua sắm xây dựng tài sản cố định
- Các quá trình sản xuất mới
√
√ 2.3. Nhà cung cấp
Khách hàng có bất kỳ thay đổi đáng kể trong việc mua sắm?
- Nguyên vật liệu mới - Hàng hóa cung cấp mới
√ √ 2.4. Bán hàng và phân phối, khách hàng và đối
thủ cạnh tranh
Khách hàng có bất kỳ thay đổi đáng kể (về cạnh tranh và vấn đề khác) trên thị trờng mà khách hàng cung cấp hàng hóa hay dịch vụ?
- Các đối thủ cạnh tranh mới - Các sản phẩm cạnh tranh - Sức ép phải kinh doanh có lãi
- Các phân khúc thị trờng hay khách √
√ √ √
hàng mới
Khách hàng đã đáp ứng nh thế nào đối với những sự thay đổi trên?
- Chính sách giá cả
- Những thay đổi về tổ chức - Đa dạng hóa
√
2.5. Nghiên cứu và triển khai
Khách hàng có phát sinh bất kỳ khoản chi phí đáng kể nào để phát triển sản phẩm hoặc quy trình sản xuất mới? Có khoản chi phí nào đợc lập kế hoạch trớc không?
√
3. Kết quả tài chính hiện hành (trong 3 năm gần đây)
Khách hàng đã công bố kết quả giữa niên độ không?
√ 4. Thông tin kế toán
4.1. Các chính sách kế toán hoặc căn cứ cụ thể về hoạt động hay ngành kinh doanh của khách hàng Khách hàng đã có những thay đổi đáng kể về? - Chính sách kế toán - Các chuẩn mực kế toán có thể ảnh hởng đến khách hàng