2.2.3.1. Tìm hiểu về môi trờng kiểm soát
Tìm hiểu MTKS là một khâu hết sức quan trọng để KTV có thể có những đánh giá ban đầu về năng lực, tác phong làm việc và phong cách điều hành của BGĐ. Công việc này đòi hỏi KTV phải có nhiều kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về công việc kiểm toán cũng nh về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đối với khách hàng mới, có quy mô nhỏ, HTKSNB giản đơn, KTV chỉ cần dựa vào kinh nghiệm bản thân là có thể đánh giá sơ bộ MTKS của khách hàng và tiến hành lập kế hoạch kiểm toán. Với những khách hàng có quy mô lớn, có đặc thù kinh doanh, HTKSNB phức tạp, việc đánh giá HTKSNB cần đợc tiến hành một cách cẩn trọng và do chủ nhiệm kiểm toán thực hiện. Chẳng hạn Công ty A là khách hàng mới, hoạt động trong lĩnh vực có nhiều rủi ro kinh doanh: Dễ có khả năng bị khách hàng vận chuyển chiếm dụng vốn, chậm thanh toán do việc đối chiếu công nợ thờng chậm sau thời điểm kết thúc vận chuyển (thờng đối chiếu vào cuối tháng).
Đối với Công ty B là khách hàng thờng xuyên của AFC Sài Gòn, tìm hiểu về môi trờng kiểm soát của khách hàng không phức tạp và tốn nhiều thời gian. Cụ thể, không nhất thiết chủ nhiệm kiểm toán phải là ngời trực tiếp tiến hành đánh giá MTKS của khách hàng, công việc này có thể giao cho KTV đã từng tham gia kiểm toán ở khách hàng này vào những năm trớc. Các KTV quan tâm dến những vấn đề còn tồn tại của năm trớc, những thay đổi về nhân sự, chính sách, điều lệ công ty so với năm trớc và ảnh hởng của chúng đến tính hữu hiệu của môi trờng kiểm soát.
Công ty B là công ty liên doanh giữa Việt Nam và Hàn Quốc do ông Tổng Giám đốc là ngời Hàn Quốc trực tiếp điều hành. Nhìn chung, Công ty có cơ cấu tổ chức hợp lý, Ban lãnh đạo có năng lực quản lý tốt, nhân viên có trình độ và kinh nghiệm làm việc.
Các KTV đa ra bảng câu hỏi cho Ban Giám đốc, đồng thời tiến hành quan sát, phỏng vấn Ban Giám đốc về sự thay đổi nhân sự trong công ty.
Biểu số 06: Câu hỏi về Ban Giám đốc (1)
Câu hỏi Có Không Nhận xét
Khách hàng có thay đổi đáng kể nào về? - Ban Giám đốc
- Trách nhiệm của Ban Giám đốc
- Thỏa thuận về tiền lơng của Ban Giám đốc - Thái độ của Ban Giám đốc đối với việc kinh
doanh và chiến lợc tơng lai
√ √ √ √ Ban Giám đốc có bất kỳ thay đổi nào trong phơng pháp
kiểm soát hoạt động kinh doanh? - Thông tin quản lý mới
- Các cải tiến đối với báo cáo hiện hành - Quản lý các chỉ tiêu kinh doanh chính - Các ủy ban mới
- Trách nhiệm của thành viên không tham gia điều hành trong Ban Giám đốc
√ √ √ √ √
(1): Hồ sơ kiểm toán năm của Khách hàng B
Trong năm 2004 vừa qua Bộ phận Kế toán của khách hàng có sự thay đổi Kế toán trởng. Kế toán trởng cũ chuyển đi, Kế toán trởng mới chuyển đến và tiếp nhận công việc vào đầu tháng 10/2004. Kế toán trởng mới này trớc đây đã từng làm KTV cho một công ty kiểm toán có danh tiếng ở Hà Nội. Theo đánh giá ban đầu của KTV, sự bổ nhiệm Kế toán trởng mới này chứng tỏ đợc phần nào thái độ tích cực của Ban Giám đốc Công ty trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, Kế toán trởng mới nhận việc từ tháng 10/2004 nên cũng cha thể nắm bắt hết đợc cách hạch toán kế toán trong đơn vị. Đây cũng là điểm bất lợi cho các KTV trong việc trao đổi các vấn đề v- ớng mắc với kế toán trởng.
- Cuối năm 2003 có một cán bộ đi dự hội thảo ở Singapore nhng cha có quyết định cử đi nớc ngoài của Tổng Giám đốc. Do đó KTV yêu cầu khi cử cán bộ đi công tác nớc ngoài phải có quyết định của Tổng Giám đốc trong đó ghi rõ thời hạn cử đi công tác, mục đích đi công tác, dự trù chi phí cho chuyến đi...
- Theo quy định tại Thông t số 128/2003/TT – BTC chi tiêu đồng phục cho cán bộ công nhân viên trong công ty là 500.000đ/ngời/năm và chi bằng hiện vật song Công ty đã chi vợt quy định tổng số tiền là 6.000.000đ và chi bằng tiền mặt.
- Các khoản tiền phạt do vi phạm luật giao thông, do nộp tờ khai thuế chậm Công ty đã hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, cha đúng với quy định. KTV trao đổi với Kế toán trởng và thống nhất hạch toán vào lợi nhuận sau thuế.
Các vấn đề tồn tại trong năm qua đã đợc Công ty xử lý, bổ sung theo đúng yêu cầu của KTV. KTV đã kiểm tra báo cáo kết quả kinh doanh và phỏng vấn một số nhân viên trong công ty thấy thông tin Ban Giám đốc cung cấp chính xác. Vì vậy, KTV nhận định môi trờng kiểm soát của Công ty là đáng tin cậy.
2.2.3.2. Tìm hiểu về hệ thống kế toán
Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán, KTV yêu cầu Phòng Kế toán cung cấp các văn bản quy định chính sách kế toán áp dụng tại Công ty. Sau đó xem xét việc chấp hành các quy định của nhà nớc tại khách hàng trên các nội dung sau: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và quá trình kiểm tra kế toán. Ngoài ra, KTV còn kiểm tra sự phù hợp cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán với quy mô và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán với yêu cầu công việc. Hơn nữa thực hiện nghiêm túc công tác kế toán là một trong những điều kiện phát huy đợc tác dụng tự kiểm tra của kế toán.
Biểu số 07: Tìm hiểu hệ thống kế toán của Khách hàng B (1)
Khách hàng: Công ty liên doanh B Ngời thực hiện: MLP Nội dung thực hiện: Các vấn đề kế toán và kiểm toán quan trọng
Năm kết thúc: 31/12/204 1. Cơ sở lập Báo cáo
Công ty B áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính.
Báo cáo tài chính đợc lập và trình bày phù hợp với Chế độ Báo cáo tài chính Doanh nghiệp theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trởng Bộ Tài chính, Thông t số 55/2002/TT-BTC ngày 26 tháng 06 năm 2002 và các quy định phù hợp khác về kế toán doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính của Công ty gồm: - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính
2. Những chế độ kế toán chủ yếu
• Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 năm dơng lịch.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phải bằng đồng Việt Nam đợc quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh. Tiền và công nợ có gốc ngoại tệ cuối kỳ đợc quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng đợc Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày lập Bảng cân đối kế toán 31/12/2003. Chênh lệch tỷ giá đợc ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong kỳ.
• Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định
TSCĐ của Công ty đợc phản ánh theo nguyên giá và hao mòn lũy kế. • Phơng pháp khấu hao áp dụng
Khấu hao TSCĐ đợc áp dụng theo phơng pháp đờng thẳng và đợc khấu trừ vào nguyên giá của TSCĐ. Thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đợc áp dụng theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trởng Bộ Tài chính. Cụ thể nh sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc: 8 năm
- Máy móc thiết bị sản xuất: 5-7 năm
- Phơng tiện vận tải: 6 năm
- Thiết bị quản lý: 3-5 năm
(1): Hồ sơ kiểm toán năm của khách hàng B • Phơng pháp kế toán hàng tồn kho
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho
Giá hàng nhập kho gồm giá mua cộng chi phí thu mua (nếu có)
Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
Phơng pháp tính giá hàng tồn kho là phơng pháp bình quân gia quyền
• Hình thức sổ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng theo hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ • Tình hình trích lập dự phòng
Trong năm tài chính, Ban Giám đốc Công ty cha thực hiện trích lập dự phòng các khoản thu nợ khó đòi và giảm giá hàng tồn kho.
• Ghi nhận doanh thu và chi phí
Doanh thu đợc ghi nhận căn cứ vào khối lợng hàng hóa, dịch vụ đợc thực hiện hoàn thành; xác định tơng đối chắc chắn và xác định đợc chi phí liên quan.
Chi phí xác định trên cơ sở đảm bảo phù hợp với doanh thu • Các nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc
Theo Giấy phép đầu t; nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nớc của Công ty nh sau:
- Thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm là 25% tính trên thu nhập chịu thuế;
- Thuế chuyển lợi nhuận ra nớc ngoài là 10% lợi nhuận chuyển ra nớc ngoài;
KTV sử dụng các phơng pháp sau để tìm hiểu về hệ thống kế toán:
- Thu thập tài liệu: KTV yêu cầu Phòng Kế toán cung cấp các tài liệu nh: chính sách kế toán đợc áp dụng ở Công ty, các sổ chi tiết, các tài khoản, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán của các quý và Bảng cân đối kế toán của cả năm, các hợp đồng mua bán, thuê văn phòng, các biên bản họp Hội đồng quản trị Ngoài ra, các KTV còn tham khảo thêm tài liệu về Công ty nh… : tài liệu mô tả các phơng pháp, công việc và sơ đồ luân chuyển, thu thập các hiểu biết về những quy định KTV xác định quan trọng đối với công việc kiểm toán của mình.
- Phỏng vấn Ban Giám đốc, nhân viên Phòng Kế toán về sự thay đổi Kế toán trởng, số lợng nhân viên trong Phòng Kế toán, quy trình áp dụng, trách nhiệm của từng nhân viên đối với mỗi phần hành kế toán cụ thể.
- Quan sát quá trình ghi chép một số nghiệp vụ phát sinh, cách lập, ghi chép và trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán có diễn ra theo đúng quy định không?
2.2.3.3. Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát
Đối với Khách hàng B KTV đã có một sự hiểu biết nhất định về các thủ tục kiểm soát Công ty áp dụng nên công việc dễ dàng hơn.
Ví dụ về thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và phải thu phải trải qua các giai đoạn sau: Đặt hàng - báo giá; ký hợp đồng; giao hàng - thanh toán.
Biểu số 08: Chu trình bán hàng - thu tiền (1)
(giai đoạn đặt hàng báo giá)–
Phòng kinh doanh
đặt hàng báo giá– Kiểm soát
Bộ phận kế hoạch- Kỹ thuật Sản phẩm truyền thống Sản phẩm mới Bộ phận kho- vận chuyển Có sản trong kho Giao hàng, vận chuyển Bộ phận giá Bảng giá chuẩn
Chiết tính giá sản phẩm mới
Kế toán
Kiểm tra giá
Kiểm tra các điều kiện hợp đồng Kế toán trưởng ký kiểm tra
Giám đốc
Kiểm tra chung
Cân nhắc quan hệ khách hàng Duyệt báo giá
Khách hàng đơn đặt hàng Khách hàng Báo giá
Biểu số 09: Chu trình bán hàng và thu tiền (giai đoạn ký hợp đồng) (1)
Phòng kinh doanh
Ký hợp đồng Kiểm soát
Bộ phận hợp đồng Đối chiếu báo giá gửi đi Soạn hợp đồng bán hàng
Kế toán trưởng Kiểm tra và ký tên
Giám đốc Kiểm tra chung
Ký duyệt
Bộ phận sản xuất Thực hiện sản xuất
Kiểm tra chất lượng sản phẩm Bộ phận kế hoạch – kỹ thuật Kế hoạch sản xuất Lịch giao hàng Bộ phận kho – vận chuyển Lịch giao hàng Bố trí phương tiện Khách hàng Báo giá (được duyệt) Khách hàng đồngHợp
Biểu số 10: Chu trình bán hàng và thu tiền (giai đoạn giao hàng) (1)
(1): Hồ sơ kiểm toán thờng trực của Khách hàng B
Phòng kinh doanh
Giao hàng Kiểm soát
Bộ phận kế hoạch Kiểm tra các điều khoản hợp đồng Kiểm tra hàng có sẵn trong kho Trình giám đốc duyệt cho xuất hàng Lập hóa đơn bán hàng
Bộ phận kế toán
Kiểm tra các điều khoản hợp đồng (đặc biệt điều khoản giá cả và thanh toán)
Kế toán trưởng ký kiểm tra
Bộ phận kho – vận chuyển Xuất hàng
Giao hàng
Giám đốc Kiểm tra chung
Ký duyệt hóa đơn bán hàng Khách hàng đồngHợp Hóa đơn Lệnh xuất hàng Bộ phận bảo vệ Kiểm tra hàng ra cổng Ghi sổ Khách hàng
Công ty thiết kế đợc các thủ tục kiểm soát chặt chẽ, theo đó các KTV kiểm tra xem chu trình Bán hàng - Thu tiền hoạt động theo đúng thiết kế bằng cách đặt ra một số câu hỏi:
Biểu số 11: Câu hỏi về chu trình bán hàng thu tiền – (1)
Câu hỏi Có Không Ghi chú
1/ Tất cả các đơn đặt hàng đều đợc tiếp nhận và xem xét?
√ 2/ Tất cả các đơn đặt hàng đã đợc chấp nhận đều đợc thực hiện đúng kỳ hạn?
√ 3/ Tất cả các lô hàng giao đều đợc đồng ý √ 4/ Tất cả các lô hàng giao đều đợc phát hóa đơn √ 5/ Tất cả các hóa đơn đều đợc hạch toán √ 6/ Tất cả các hóa đơn đều đợc thanh toán √ 7/ Các đơn đặt hàng có phù hợp với chỉ thị của BGĐ về giá cả và điều kiện thanh toán không?
8/ Có các thủ tục cần dự kiến từ chối đơn đặt hàng của những khách hàng đang gặp khó khăn trong việc thanh toán hay không?
√ 9/ Ngời phụ trách công nợ có xác định một mức nợ tối đa của khách hàng mà trong trờng hợp vợt quá mức đó cần có sự đồng ý đặc biệt mới có thể chấp nhận hợp đồng hay không?
√
10/ Việc chấp nhận đơn đặt hàng có đợc thể hiện trên phiếu đặt hàng với chữ ký không?
√ 11/ Tất cả hàng giao có phù hợp với hàng hóa đã đặt không?
√ 12/ Tất cả các lô hàng gửi đi có đợc viết hóa đơn không? √ 13/ Tất cả các hóa đơn đều liên quan đến những hàng hóa thực sự đã đợc giao hay dịch vụ thực sự đã đợc chuyển?
√
14/ Tất cả các hóa đơn có đợc kiểm tra con số không? √ 15/ Việc lập hóa đơn có đợc tiến hành nhanh chóng? √ 16/ Tất cả các khoản thanh toán đều đợc hạch toán √ 17/ Những khách hàng nợ quá hạn có đợc thúc nợ thờng xuyên không?
√
19/ Có sự phù hợp giữa tài khoản khách hàng chi tiết và tài khoản khách hàng tập hợp?
√ 20/ Có khoản thanh toán nào đợc hạch toán hai lần không?
√
(1): Hồ sơ kiểm toán năm của Khách hàng B
Với bảng câu hỏi trên các KTV phát hiện ra Công ty không trích lập khoản dự phòng cho các khoản nợ khó đòi
Thêm vào đó, trớc khi chấp nhận một đơn đặt hàng, Công ty còn kiểm tra các sản phẩm có sẵn trong kho. Nếu không có sẵn, phải hỏi đợc bộ phận mua hàng hay bộ phận sản xuất để xem thời hạn cung ứng. Khách hàng đồng ý với