II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty
3. Giải pháp khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu
hoá nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Với những u điểm đạt đợc, Công ty cần duy trì và phát huy, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tạo điều kiện để cạnh tranh tốt hơn trong nền kinh tế thị trờng. Hơn 10 năm hoạt động, để có đợc sự phát triển nh ngày hôm nay, ngoài sự chỉ đạo của Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Th – Kế toán 43B
Chính phủ, Tổng Công ty xi măng, còn có sự nỗ lực của nhân viên toàn Công ty, đặc biệt là bộ máy quản lý. Phòng kế toán của Công ty cũng đóng góp một phần không nhỏ tới sự lớn mạnh này. Phòng với 7 cán bộ công nhân viên, trình độ đồng đều, khả năng làm việc độc lập và phối hợp với nhau có hiệu quả. Công tác kế toán thực hiện khoa học, hợp lý, vừa theo đúng quy định do cấp trên đề ra, vừa vận dụng linh hoạt phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể.
Tuy nhiên bên cạnh đó còn có những mặt hạn chế mà Công ty cần cải tiến hoàn thiện để thúc đẩy hơn nữa sự phát triển của mình, và của toàn ngành xi măng. Công tác kế toán cần khắc phục những mặt hạn chế, nghiên cứu, thay đổi những mặt cha phù hợp, để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình đợc giao phó. Với t cách là sinh viên thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, em xin nêu ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty nh sau:
Thứ nhất: Về thị trờng kinh doanh
Hiện nay Công ty đang chủ yếu thực hiện các hợp đồng NK theo đơn đặt hàng, vậy Công ty nên chủ động hơn nữa trong việc nghiên cứu thị trờng, điều tra thực tế về nhu cầu tiêu dùng của khách hàng từ đó đánh giá thị trờng tiềm năng, các mặt hàng có thể tiêu thụ trên thị trờng đó, mức giá có thể chấp nhận của khách hàng để mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm.
Công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác quảng cáo trong kinh doanh XNK nhằm phục vụ tốt cho việc NK và tiêu thụ hàng hóa góp phần tìm kiếm những khách hàng mới ngoài những khách hàng thờng xuyên.
Thứ hai: Về hệ thống sổ sách kế toán
Kết cấu mẫu sổ Nhật ký chung và Sổ cái của Công ty hiện đang sử dụng cha đúng theo yêu cầu của Bộ Tài chính qui định. Công ty nên xem xét sử dụng sổ theo mẫu qui định, cụ thể nh sau:
Biểu 32: sổ Nhật ký chung Năm... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Số Ngày Diễn giải Đã ghi sổ cái
Số hiệu tài khoản Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày... tháng ....năm... Kế toán trởng Ngời ghi sổ Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Biểu 33: Sổ cái
Năm...
Tên tài khoản... Số hiệu... Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải Trang sổ NKC
Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số d đầu kỳ Số d cuối kỳ Ngày ...tháng ...năm... Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký , họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu)
Ngoài ra, Công ty sử dụng kế toán trên máy nên các sổ in ra theo hình thức tờ rời, sổ sách kế toán cần kịp thời đóng dấu giáp lai và ký duyệt khoá sổ hàng tháng của kế toán theo dõi, của kế toán trởng đúng với qui định chung.
Thứ ba: Về phân bổ, hạch toán chi phí mua hàng & chi phí bán hàng
- Công ty trong kỳ nên mở thêm TK 1562- Chi phí mua hàng để hạch toán riêng chi phí mua hàng, không đa một phần chi phí mua hàng thực tế phát sinh vào CPBH nh hiện nay.
TK 1562 dùng để phản ánh chi phí mua hàng thực tế phát sinh trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng đã tiêu thụ và số hàng còn tồn cuối kỳ. Chi phí mua hàng hạch toán vào TK này chỉ bao gồm chi phí liên quan trực tiếp Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Th – Kế toán 43B
đến quá trình mua hàng nh: Chi phí trung chuyển, phí vận chuyển, phí bảo hiểm, chi phí hao hụt phát sinh trong định mức. Kết cấu TK 1562 nh sau:
+ Bên Nợ: Phản ánh chi phí mua hàng thực tế phát sinh trong kỳ.
+Bên Có: Phản ánh chi phí mua hàng tính cho khối lợng hàng hoá thực tế tiêu thụ trong kỳ.
+D Nợ: Phản ánh chi phí mua hàng còn tồn lại cuối kỳ. Kế toán phản ánh chi phí mua:
Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng cha có thuế GTGT. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có).
Có TK liên quan (TK111, 112, 131...): Tổng giá thanh toán.
Công ty nên phân bổ chi phí mua hàng trong kỳ, làm cho việc phản ánh giá vốn hàng bán đợc chính xác, từ đó việc phân tích kết quả của hoạt động kinh doanh tốt hơn.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí mua hàng nh sau:
Sau khi phân bổ chi phí mua hàng kế toán ghi:Nợ TK 632
Có TK 1562: Chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ.
Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2004 một phần chi phí mua thực tế không đợc hạch toán vào trị giá vốn của hàng mua tập hợp đợc là: 336.388.440đ.
Do doanh nghiệp đã tiêu thụ hết số hàng mua trong tháng nên một phần chi phí này đợc phân bổ cho toàn bộ số hàng tiêu thụ trong tháng. Lúc này kế toán ghi:
Nợ TK 632: 336.388.440 Có TK 1526: 336.388.440
Công ty nên theo dõi chi tiết kết quả bán hàng của từng mặt hàng bằng cách mở Báo cáo chi tiết kết quả tiêu thụ hàng hoá, trong đó phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý cho từng mặt hàng cụ thể theo một tiêu thức nhất định, từ đó xác định lãi lỗ hoạt động kinh doanh chính xác hơn.
Biểu 34:
Đơn vị tính: đồng.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Th – Kế toán 43B =
Chi phí mua
hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Trị giá mua của hàng đã
bán trong kỳ + Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ x Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ Trị giá mua của hàng đã bán trong kỳ
Báo cáo chi tiết kết quả tiêu thụ hàng hoá
Tháng 02 năm 2004
Số
TT vật tMã Số lợng Doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán bán hàngChi phí Chi phí QLDN Lãi (Lỗ) 1... ... ... ... ... ... ... ... ... 2 GCL 3 CLK ... ... . ... .... .... ... ..... ..... ... Tổng
Thứ t : Về theo dõi công nợ
Công ty nên sử dụng tài khoản 331 để hạch toán đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo dõi đối với từng ngời bán trị giá tiền hàng đã thanh toán và còn phải thanh toán nhằm quản lý tốt hơn tình hình công nợ của Công ty. Thời gian từ khi thực hiện hợp đồng đến khi kết thúc là khá dài (1 – 3 tháng phụ thuộc vào từng hợp đồng), với cách hạch toán nh hiện nay, tại mỗi thời điểm, Công ty cha thể theo dõi đợc chính xác tình hình công nợ phải trả của mình với ngời bán là bao nhiêu (đối với một số lô hàng đã nhận hàng về cảng mà cha thanh toán cho ngời bán). Ví dụ:
+ Khi làm xong thủ tục hải quan và nhận hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 15111218: 3.023.075.978
Có TK 331: 3.023.075.978
+ Khi nhận đợc thông báo của Ngân hàng về số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331: 3.023.075.978 Có TK 112: 2.714.390.098 Có TK 144: 301.598.900 Có TK 515: 7.086.980
Thứ năm: Về hạch toán thuế
Công ty nên sử dụng tài khoản 138 “Phải thu khác”, chi tiết theo các khoản thuế nộp hộ & các đơn vị để phản ánh các khoản thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu uỷ thác.
Ví dụ: TK1384 “Phải thu của đơn vị uỷ thác xuất nhập khẩu”, chi tiết thành: TK 13841 “Thuế nhập khẩu nộp hộ”, chi tiết theo từng đơn vị.
TK 13842 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ”, chi tiết theo từng đơn vị. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Th – Kế toán 43B
Ngày 03/11: Nhận đợc tiền của Công ty XM Hà Tiên 2 để nộp hộ thuế, Công ty không nên ghi nhận là các khoản thuế phải nộp, mà hạch toán vào TK 1384 nh sau:
Nợ TK 112: 257.654.210 Có TK 1384: 257.654.210
TK 13841- HT2: 186.256.055 TK 13842- HT2: 71.398.155 Ngày 04/11 khi nộp hộ thuế, kế toán ghi:
Nợ TK 1384: 257.654.210
TK 13841- HT2: 186.256.055 TK 13842- HT2: 71.398.155
Có TK 112: 257.654.210
Thứ sáu: Về chi phí chi hộ
Đối với phần hàng uỷ thác, các khoản chi hộ cho đơn vị giao uỷ thác, Công ty nên sử dụng TK 1388 “Phải thu khác” chi tiết theo từng đơn vị để hạch toán, cụ thể: Ví dụ:
Ngày 01/11/2004: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tập hợp các chi phí chi hộ cho Công ty xi măng Hà Tiên 2, và thanh toán các chi phí chi hộ, kế toán ghi:
Nợ TK 1388- HT2: 2.055.168 Có TK 1121: 2.055.168
Thứ bảy: Về thanh toán công nợ.
Tại Công ty hình thức thanh toán trả chậm là chủ yếu nên Công ty thờng xuyên bị chiếm dụng vốn nên đôi khi xảy ra trờng hợp công ty phải đi vay ngoài làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh. Vậy Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích ngời mua thanh toán tiền nợ nhanh chóng cho Công ty (lãi suất khoảng từ 0,2% đến 0,3%/ tháng).
+ Khi phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính.
Có TK liên quan (TK 111,112,131...)
+ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chiết khấu thanh toán sang TK911 để xác định kết quả:
Nợ TK 911. Có TK 635.
Công ty là doanh nghiệp kinh doanh XNK nên hầu hết các hợp đồng NK đang thực hiện dựa vào vốn vay ngân hàng. Và từ khi NK cho đến hết quá trình tiêu thụ, khách hàng thanh toán tiền hàng là một khoảng thời gian khá dài, chi phí lãi vay phát sinh nhiều vậy nên việc thực hiện hình thức chiết khấu thanh toán đối với khách hàng là việc làm thiết thực sẽ tiết kiệm đợc chi phí, tạo sự hài lòng cho khách hàng.
Thứ tám: Về lập dự phòng khoản nợ phải thu khó đòi
Thực tế hiện nay Công ty không trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi nên trờng hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi Công ty sẽ không có khoản để bù đắp gây bất cập chính vì vậy Công ty nên trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Thời điểm lập dự phòng là thời điểm cuối năm trớc khi khóa sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính. Đối với doanh nghiệp có năm tài chính khác với năm dơng lịch thì thời điểm trích lập dự phòng là cuối năm tài chính. Kế toán sử dụng TK 139 “Dự phòng nợ phải thu khó đòi” để theo dõi.
Khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Công ty phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận nợ của đơn vị hoặc ngời nợ về số tiền nợ cha trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ....
+ Khi trích lập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK642
Có TK 139
+ Cuối niên độ kế toán sau, tính số dự phòng cần lập.
- Nếu số phải lập bằng số đã lập hiện có kế toán không ghi sổ.
- Nếu số cần trích lập lớn hơn số hiện có thì kế toán ghi tăng dự phòng theo số chênh lệch.
- Nếu số cần lập nhỏ hơn số hiện có thì kế toán ghi hoàn nhập dự phòng. Nợ TK 139.
Có TK 642.
Theo qui định hiện hành của Bộ tài chính thì tổng dự phòng phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Khi xử lý xoá các khoản nợ không thu hồi đợc thì doanh nghiệp phải có đầy đủ các chứng từ theo qui định:
- Biên bản của Hợp đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Kim Th – Kế toán 43B
- Bản kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá làm căn cứ hạch toán. - Quyết định của toà án cho xử lý phá sản doanh nghiệp nợ
- ...
- Quyết định xử lý xoá nợ của cấp có thẩm quyền đối với khoản nợ phải thu không thu hồi đợc.
Sau khi khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, doanh nghiệp cần theo dõi ít nhất 5 năm trên TK 004 và tiếp tục có các biện pháp thu hồi nợ.
Ví dụ: Trong năm 2004 khoản nợ phải thu khó đòi là 263.572.900đ. Cuối niên độ kế toán (năm) khi tiến hành trích lập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 642: 52.714.580 Có TK 139: 52.714.580
Đến cuối năm 2005 kế toán tính số dự phòng cần trích lập, và có thể doanh nghiệp phải trích thêm hoặc hoàn nhập dự phòng.
Trên đây là một số giải pháp trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, với kiến thức học ở trờng, em mạnh dạn nêu ra nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại Công ty. Đó có thể cha phải là những giải pháp tối u, nhng em hy vọng với những giải pháp em nêu ra là sự so sánh giữa thực tế và lý thuyết đã đợc học, cũng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.
Kết luận
Qua thực tế tìm hiểu và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, em thấy kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong doanh nghiệp. Và việc tổ chức kế toán đợc lu chuyển hàng hoá nhập khẩu doanh nghiệp tiến hành một cách khoa học, hợp lý giúp cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp thực sự đạt hiệu quả cao. Phơng pháp hạch toán khoa học cùng với sự trợ giúp của phần mềm kế toán FAST đã giúp kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu của Công ty giảm bớt đi những khâu, thao tác không cần thiết mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời trong việc cung cấp thông tin làm cơ sở của việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Song Công ty vẫn có một số tồn tại, hạn chế trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu từ đó em đã đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này. Với những kiến thức đã đợc học và quá trình thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng cùng với sự hớng dẫn của cô giáo - Thạc sỹ Lê Kim Ngọc cũng nh các cán bộ trong Công ty đã giúp em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp này.
Do trình độ và thời gian còn hạn chế, Luận văn tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót, nên em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để Luận văn của em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo - thạc sỹ Lê Kim Ngọc cùng toàn thể các thầy cô giáo trong trờng và các cán bộ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua!
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Kế toán tài chính doanh nghiệp
TS Đặng Thị Loan – Nhà xuất bản giáo dục 2001
2. Vận dụng chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành kế toán doanh nghiệp PGS TS. Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản tài chính 2004
3. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thơng
Trờng đại học ngoại thơng – Nhà xuất bản giáo dục 2002
4. Luận văn, chuyên đề của sinh viên khoa kế toán khoá 40, 41, 42 5. Tạp chí kế toán, tài chính, thuế
....
Nhận xét của giáo viên hớng dẫn
Giáo viên hớng dẫn : Th.S Lê Kim Ngọc