Biểu 4.11: Sổ kế toán chi tiết TK
1.1.1.1. Về bộ máy quản lý, hoạt động trong doanh nghiệp:
Công ty Cổ phần Xây dựng số 5 – Vinaconex 5 là thành viên trực thuộc Tổng Công ty xuất nhập khẩu Xây Dựng Việt Nam – Vinaconex, là đơn vị có kinh nghiệm và u thế về xây lắp nên luôn đợc Tổng Công ty tin tởng giao việc tạo cho các cán bộ công nhân viên có đủ việc làm. Đây là yếu tố cốt lõi cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và sự tồn tại phát triển của Công ty.
Xuất phát từ đặc điểm Công ty là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, sở hữu vốn nhà nớc chiếm 51%, vốn do cán bộ công nhân viên và các cổ đông góp là 49%. Hiện nay Công ty đã phát hành cổ phiếu và đang lên sàn chứng khoán. Cơ cấu Công ty, con ngời và tài chính từ khi chuyển sang cổ phần đến nay đã và đang đợc sắp xếp lại, ngày càng hợp lý và cũng đã có những thích nghi dần theo có chế thị trờng. Trong nhiều năm qua, Công ty luôn quán triệt một mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng song hành với hệ thống kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Đây cha phải là mô hình tối u, nhất là trong nên kinh tế thị trờng vời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều hớng về khách hàng. Nhng mô hình này rất thích hợp với điều kiện và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy quản lý gọn nhẹ giảm thiểu đợc các cấp quản lý trung gian, tạo tính năng động, độc lập và tiện lợi phù hợp với yêu cầu của nền kế toán thị trờng, phát huy tối đa đợc các nguồn lực.
Là một doanh nghiệp lớn với quy mô hoạt động rộng, Công ty không còn bó hẹp ở phạm vi Bỉm Sơn – Thanh Hoá mà trải rộng trên nhiều tỉnh thành. Do vậy bộ máy quản lý đợc chia nhỏ và phân tán trên các địa bàn hoạt động khác nhau. Đối với cán bộ công nhân viên của công ty, kể cả hợp đồng dài hạn hay ngắn hạn đều đợc phân công nhiệm vụ rõ ràng. Đó hầu hết là những ngời đã gắn bố với Công ty nhiều năm, đã trải qua biết bao khó khăn, gian khổ cùng với con đờng phát triển Công ty. Trong công việc cũng nh trong đời sống sinh hoạt họ có truyền thống đoàn kết, có tinh thần lao động tốt, tơng thân tơng ái, có ý thức kỷ luật và trách nhiệm cao. Tất cả những điều đó một phần tạo nên sự thành công của Công ty nh ngày hôm nay.
1.1.1.2.Về bộ máy kế toán
Sự phối hợp của các bộ phận kế toán đợc tổ chức tơng đối chặt chẽ. Mỗi một nhân viên kế toán phụ trách một mảng riêng biệt nhng luôn có sự phối hợp đồng bộ. Điều này đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và ph- ơng pháp làm việc trong doanh nghiệp. Phòng kế toán tài chính làm việc dới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng. Một số đội trực thuộc đều có kế toán riêng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đội quản lý. Với một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn sâu, có kinh nghiệm và nắm vững những quy định hiện hành của chế độ kế toán, xây dựng đợc hệ thống sổ sách, cách thức ghi chép và phơng pháp phù
hợp. Vì thế giảm thiểu đợc những sai sót trong công tác kế toán và thông tin luôn đợc cung cấp đầy đủ, đáng tin cậy bởi không tồn tại sự chồng chéo giữa các nhóm chức năng.
* Về công tác quản lý và hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng cao, phần lớn do Công ty mua, còn các nguyên vật liệu phụ thì các đội mua bằng tiền tạm ứng. Công ty trực tiếp ký kết hợp đồng mua những vật t chính có giá trị lớn giúp Công ty nắm đợc thị trờng giá cả đồng thời Công ty có thể trực tiếp đề ra các biện pháp tiết kiện chi phí nguyên vật liệu.
Vật t do đội phụ trách mua phải qua duyệt tạm ứng, còn vật t do Công ty mua thì đội phải cử ngời đi lĩnh. Sự quản lý chặt chẽ vật t nh vậy giúp cho việc quản lý đợc chính xác, bảo đảm việc sử dụng vật t phù hợp với dự toán đồng thời giảm chi phí quản lý vật t tại Công ty (vì tại Công ty không cần lập kho vật t) và tránh đợc tình trạng tồn đọng vật t gây ứ đọng vốn, giảm tình trạng h hỏng vật t do các điều kiện về bảo quản gây ra.
Tại công trình khi có nghiệp vụ phát sinh các đội phải kịp thời hoàn chứng từ lại cho Công ty để hạch toán, Công ty lập bảng kê chi tiết vật t phục vụ cho việc theo dõi vật t nên cuối kỳ đối chiếu, kiểm tra chi phí phát sinh, tính giá thành nhanh chóng, chính xác.…
* Về công tác quản lý và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Việc lựa chọn phơng pháp trả lơng tại Công ty là rất hợp lý. Hình thức khoán đợc sử dụng để giao việc cho công nhân tạo điều kiện thúc đẩy ng- ời lao động có ý thức trách nhiệm hơn đối với công việc cả về thời gian lẫn chất lợng nh vậy thì cũng bảo đảm tiến độ thi công và chất lợng của công trình. Hình thức trả lơng theo thời gian rất phù hợp với bộ phận lao động gián tiếp.
* Về công tác quản lý và hạch toán chi phí máy thi công.
Việc sử dụng nhật trình máy và lệnh điều động máy giúp Công ty xác định rõ khoảng thời gian hoạt động tại một công trình của một máy thi công qua ngày tháng ghi trên lệnh điều động. Các khoản chi phí liên quan đến máy thi công đợc hạch toán thành một khoản riêng, rõ ràng, cụ thể thông qua bảng tổng hợp chi phí máy thi công.
Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy do vậy ngời quản lý biết đợc cơ cấu chi phí máy thi công trong giá thành và giúp kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành, phân tích hiệu quả sử dụng máy.
* Về công tác quản lý và hạch toán chi phí sản suất chung.
Chi phí sản suất chung đợc tổng hợp thành từng bảng riêng trong đó lại chi tiết từng loại chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp, cho công tác quản lý.
Đối với chi phí khấu hao đợc tính và hạch toán khá chính xác theo quy định. Các loại máy móc, thiết bị đợc xác định tỷ lệ khấu hao khá hợp lý đảm bảo phản ánh đúng chi phí và tạo nguồn tài chính cho tái đầu t TSCĐ.
Đối với công cụ dụng cụ do đặc trng là thời gian thi công kéo dài nên các loại công cụ dụng cụ có giá trị lớn đợc Công ty phân bổ theo tiêu thức hợp lý. Đối với các dịch vụ mua ngoài đều có chứng từ hợp lệ. Những chi phí chung phát sinh cho nhiều công trình đợc tập hợp và phân bổ hợp lý đảm bảo tính chính xác.