ở phòng kế toán, kế toán tổng hợp sử dụng TK 156 “Hàng hoá” để theo dõi hàng tồn kho tăng, giảm trong kỳ. Kế toán chi tiết sử dụng phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển hoặc phơng pháp sổ số d.
Theo phơng pháp thẻ song, kế toán hàng hoá mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm hàng hoá tơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán hàng hoá phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá vào thẻ kế toán chi tiết hàng hoá và tính ra số tiền. Sau đó, lần lợt ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán chi tiết hàng hoá có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Việc hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp này có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng NK theo phơng pháp thẻ song song 1.2.4. Kế toán chi phí và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
1.2.4.1. Kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu
Chi phí thu mua hàng NK là biểu hiện bằng tiền của tất cả các khoản hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà đơn vị kinh doanh NK đã bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá NK. Chi phí thu mua hàng NK bao gồm cả chi phí thu mua trong nớc và chi phí thu mua ở nớc ngoài.
Chi phí thu mua bao gồm các khoản chi phí nh: chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bãi, hao hụt trong định mức, hoa hồng thu mua, phí ngân hàng, phí điện tín, điện thoại trong và ngoài nớc,...
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp nhập,
Quá trình hạch toán CP thu mua hàng NK đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:
TK11,112 TK156(1562) TK157
CP bảo hiểm, CP thuê kho, CP thu mua phân bổ cho hàng gửi bán tiền công tác phí,
hao hụt trong định mức TK156(1561)
TK1331 CP thu mua phân bổ hàng nhập kho
Thuế GTGT TK632 đợc khấu trừ
CP thu mua phân bổ hàng bán ngay
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu
1.2.4.2. Kế toán chi phí bán hàng
CPBH là toàn bộ các khoản CP có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, CPBH bao gồm các CP nh: lơng nhân viên bán hàng, CP khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng, CP tiếp khách, hội nghị, CP quảng cáo,...
Đối với doanh nghiệp kinh doanh NK, cần phân bổ một phần CPBH cho số hàng tồn cuối kỳ theo công thức sau:
CPBH CPBH phân bổ cho
phân bổ cho = hàng tồn đầu kỳ + CPBH phát sinhtrong kỳ hàng NK Trị giá hàng NK
tồn cuối kỳ tiêu thụ trong kỳ + Trị giá hàng NKtồn cuối kỳ
ì
Trị giá hàng NK
tồn cuối kỳ Trị giá hàng NK tồn cuối kỳ gồm số d Nợ trên các tài khoản 151, 156, 157. Từ đó sẽ tính đợc CPBH phân bổ cho hàng bán trong kỳ theo công thức sau:
CPBH phân bổ CPBH phân bổ CPBH CPBH phân bổ cho hàng NK = cho hàng NK + phát sinh - cho hàng NK tiêu thụ trong kỳ tồn đầu kỳ trong kỳ tồn cuói kỳ
1.2.4.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp kinh doanh NK là những CP chi cho công tác quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, thuộc về CPQL bao gồm các khoản nh: CP nhân viên quản lý doanh nghiệp, CP khấu hao TSCĐ phục vụ công tác quản lý, CP điện nớc phục vụ công tác quản lý, CP dịch vụ mua ngoài, các khoản CP khác phục vụ quản lý,...
Việc tính và phân bổ CPQL cũng thực hiện tơng tự nh việc tính và phân bổ CPBH. Quá trình hạch toán CPBH và CPQL có thể đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:
TK111,112,… TK641,642 TK111,112,331 (1a) (5a) TK133 (1b) TK142,242 TK334,338 (2) (5b) TK214 (3) TK911 TK152,153,142,242,... (4) (5c)
Sơ đồ 1.9: Kế toán CPBH và CPQL trong doanh nghiệp kinh doanh NK
(1a): Các CP phát sinh trong kỳ phục vụ bán hàng và quản lý (1b): Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
(2): Lơng và các khoản trích theo lơng nhân viên quản lý và nhân viên bán hàng (3): CP khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng và quản lý
(4): CP vật liệu, công cụ - dụng cụ phụ vụ bán hàng và quản lý (5a): Các khoản ghi giảm CPBH và CPQL
(5b): CPBH và CPQL chờ phân bổ hoặc kết chuyển (5c): CPBH, CPQL kết chuyển trong kỳ
1.2.4.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
Kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thơng mại nói chung và doanh nghiệp kinh doanh NK nói riêng đợc biểu hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ). Kết quả đó đợc tính bằng công thức sau:
Kết quả tiêu Tổng doanh thu Giá vốn CP CP
thụ hàng = thuần về tiêu thụ - hàng NK - bán - quản lý
hoá NK hàng hoá NK tiêu thụ hàng doanh nghiệp
Tổng DT thuần
về tiêu thụ hàng NK = hàng NKDT bán - Các khoản giảm trừ DT (giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại, chiết khấu thơng mại)
Trong nghiệp vụ này, kế toán sử dụng tài khoản 911 để hạch toán, kết cấu của tài khoản này nh sau:
Bên Nợ: - Kết chuyển giá vốn hàng NK tiêu thụ - Kết chuyển CPBH nhập khẩu
- Kết chuyển CPQL phục vụ hoạt động NK - Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh NK Bên Có: - Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng NK
- Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh NK
Việc hạch toán kết quả tiêu thụ hàng NK đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
TK632 TK911 TK511 KC giá vốn hàng NK KC DT thuần bán hàng NK TK641 TK521,531,532 KC CPBH Các khoản giảm trừ doanh thu TK142,242 CPBH chờ Kết chuyển kết chuyển TK642 TK421 KC CPQL KC lỗ về tiêu thụ hàng NK TK142,242 CPQL chờ Kết chuyển kết chuyển
Lãi hoạt động kinh doanh NK
Sơ đồ 1.10: Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
1.2.5. Sổ kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
Hiện nay theo qui định của Bộ Tài chính, có bốn hình thức sổ sách phục vụ việc ghi chép trong các doanh nghiệp, đó là:
-Hình thức Nhật ký - Sổ cái; -Hình thức Nhật ký chung; -Hình thức Chứng từ ghi sổ; -Hình thức Nhật ký - Chứng từ.
Việc áp dụng hình thức ghi chép nào tuỳ thuộc vào điều kiện hạch toán trong mỗi doanh nghiệp. Trong Công ty Techsimex, hiện nay đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, vì vậy trong phạm vi của bài viết này chỉ xét hình thức Chứng từ ghi sổ.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; - Sổ cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế PS trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số PS Nợ, PS Có và số D của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán LCHH nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi chép nên phù hợp với điều kiện lao động thủ công và áp dụng kế toán máy.
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 156, 157, 511, 632, 911,…
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ Đăng ký
Trên đây là những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán NK và tiêu thụ hàng NK, đây mới chỉ là những nét khái quát về hoạt động NK và tiêu thụ hàng NK trong các doanh nghiệp nói chung. Thực tế, hệ thống kế toán Việt Nam vừa qui định những nguyên tắc và chuẩn mực chung, vừa qui định những ngyên tắc và phơng pháp kế toán cụ thể ở mức độ nhất định áp dụng cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào hoạt động kinh doanh của mình để áp dụng cho phù hợp với việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Phần 2 của bài viết sẽ đề cập đến công tác kế toán NK tại một doanh nghiệp cụ thể.
Phần 2: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả
tiêu thụ hàng nhập khẩu tại
công ty dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu
2.1. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu ảnh hởng đến kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Techsimex
- Tên gọi: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
- Tên giao dịch: Technical Service and Export- Import Company. - Viết tắt là: Techsimex.
Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu hiện nay tiền thân là Công ty cung ứng vật t Cục chuyên gia đợc thành lập theo Quyết định số 29/BT ngày 14/02/1978 của Phủ Thủ tớng và Quyết định số 104/BT ngày 14/04/1990 của Văn
phòng Hội đồng Bộ trởng. Với chức năng cung ứng các vật t trang thiết bị phục vụ nhu cầu ăn ở đi lại của chuyên gia nớc ngoài công tác tại Việt Nam.
Từ năm 1989, Công ty chuyển hớng nhiệm vụ cung ứng vật t thành Xí nghiệp Dịch vụ kỹ thuật vật t tổng hợp, sửa chữa tân trang, bảo hành, bảo dỡng, lắp đặt và hớng dẫn kỹ thuật về các thiết bị điện lạnh, điện dân dụng và kinh doanh tổng hợp phục vụ cho mọi đối tợng theo nhu cầu của thị trờng, tạo đợc việc làm thờng xuyên cho ngời lao động, sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Tháng 2 năm 1993 Xí nghiệp dịch vụ kỹ thuật vật t tổng hợp chuyển về trực thuộc Văn phòng Chính phủ theo Quyết định số 54/BT ngày 27/2/1993 của Bộ trởng chủ nhiệm văn phòng Chính phủ. Tại Quyết định số 116/BT ngày 22/3/1993 đổi tên Xí nghiệp Dịch vụ kỹ thuật vật t tổng hợp thành Công ty Dịch vụ kỹ thuật vật t Văn phòng Chính phủ với chức năng nhiệm vụ cung cấp dịch vụ kỹ thuật trang thiết bị văn phòng cho Văn phòng chính phủ, ngoài ra còn có chức năng kinh doanh nội ngoại thơng một số ngành hàng, dịch vụ kỹ thuật cho xã hội. Tháng 3/1994 Công ty dịch vụ kỹ thuật vật t Văn phòng Chính phủ chuyển về Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam theo Quyết định số 88/TTG ngày 05/03/1994 của Thủ tớng chính phủ.
Tháng 07/1995 Công ty dịch vụ kỹ thuật vật t đổi thành Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu theo Quyết định số 73/PTM ngày 29/06/1995 của Chủ tịch Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam.
Nguồn vốn kinh doanh ban đầu của Công ty là : 2.783.353.704 Trong đó : Vốn cố định: 780.811.861
Vốn lu động: 2.002.541.843
2.1.1.1. Nhiệm vụ kinh doanh
Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu (TECHSIMEX) là một tổ chức kinh tế quốc doanh, là đơn vị kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, tự chủ về tài chính, có tài khoản tiền gửi Việt Nam và ngoại tệ tại một số ngân hàng Việt Nam, có con dấu riêng theo mẫu để giao dịch trên cơ sở tuân thủ những chủ trơng, đờng lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nớc và những chế độ chính sách hiện hành về quản lý kinh tế tài chính...
Khi mới thành lập nhiệm vụ của Công ty chủ yếu là phục vụ nhu cầu sinh hoạt đời sống chuyên gia các nớc sang công tác tại Việt Nam, đồng thời phục vụ nhu cầu kỹ thuật của cơ quan, nhà khách Văn phòng Chính phủ. Nhng cho đến nay, đặt dới sự quản lý toàn diện của Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam, Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu có những nhiệm vụ sau:
Kinh doanh các ngành hàng:
−Vật t, thiết bị, kỹ thuật điện lạnh, xe máy.
−Hàng may mặc, công nghệ phẩm.
−Vật t, trang thiết bị nội thất, vật liệu xây dựng.
−Hàng tiêu dùng, thiết bị áp lực, đồ gia dụng.
−Sửa chữa, lắp đặt các thiết bị
−Hớng dẫn kỹ thuật điện lạnh, điện dân dụng, trang trí nội thất.
−Xuất khẩu lao động.
2.1.1.2. Thị trờng hoạt động của Công ty
Thời kỳ 1995-1997, Công ty mở rộng địa bàn hoạt động trên toàn quốc và thế giới, mặt hàng kinh doanh đa dạng hơn, phục vụ cho nhiều ngành nghề, đối tợng khác nhau. Đồng thời cũng đảm bảo hơn về chất lợng cũng nh hiện đại hơn về công nghệ sản xuất.
Thị trờng cung cấp hàng hoá nhập khẩu cho Công ty là các nớc trong khu vực Đông Nam á (Malaisya, Singapo); Đông Bắc á (Nam Triều Tiên, Trung Quốc, Nhật Bản).
Thị trờng xuất khẩu lao động của Công ty là các nớc nh Nam Triều Tiên, Nhật Bản, Đài Loan,...
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.1.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Tính đến ngày 31/12/2002, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 120 ngời trong đó có 20 lao động là nhân viên quản lý với cơ cấu tổ chức nh sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý - Công ty Techsimex
(Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu)
Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và Phó giám đốc Các phòng chức năng gồm có:
−Các phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu;
−Phòng Kế toán thống kê;
−Phòng Tổ chức - Hành chính;
−Phòng Xuất khẩu lao động;
−Xởng sửa chữa và lắp đặt thiết bị điện lạnh (xởng điện lạnh);
−Ban quản lý siêu thị.
Ngoài ra còn có các cửa hàng dịch vụ kỹ thuật của xởng điện lạnh.
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng chức năng
Giám đốc Công ty: Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty trực tiếp phụ
trách công tác đối ngoại, tài chính và các phòng ban trong Công ty đồng thời nghiên cứu chiến lợc phát triển, tìm các đối tác kinh doanh. Giám đốc thay mặt Công ty để ký kết các hợp đồng kinh tế. Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nớc, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giám đốc là ngời có quyền cao nhất trong Công ty.
Phó Giám đốc Công ty: Làm nhiệm vụ tham mu, hỗ trợ Giám đốc và chịu
trách nhiệm trớc Giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách. Ban giám đốc Phòng kế toán thống kê Ban quản lý siêu thị 3 phòng kinh doanh XNK Phòng XK lao động phòng tổ chức hành chính Xưởng điện lạnh
Kế toán trởng: Giúp Giám đốc về việc thực hiện Pháp lệnh kế toán thống kê