hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
3.4.1. Về hình thức sổ sách kế toán
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức này tuy đơn giản nhng trùng lặp nhiều, không thuận lợi cho việc kế toán bằng máy vi tính. Để áp dụng công tác hạch toán bằng máy vi tính, theo em, đơn vị có thể áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hình thức này đơn giản, gần với ngôn ngữ và cách làm việc của máy tính nên tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán.
Quá trình ghi sổ theo hình thức này có thể đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Qui trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc
Chương trình tạo nội dung sổ
Nhật ký chung File quản lý chứng từ
Chương trình tạo nội dung các sổ thẻ chi tiết Sổ thẻ chi tiết Chương trình tạo nội dung sổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung Sổ Nhật ký chuyên dùng Chương trình tạo
nội dung Sổ cái
Chương trình tạo bảng tổng hợp
chi tiết
Chương trình so sánh đối chiếu
Sổ Cái Bảng tổng hợpchi tiết
Chương trình tạo nội dung các báo cáo
kế toán
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc các kế toán viên sẽ ghi nội dung vào File quản lý chứng từ. Từ File này, các kế toán viên sẽ chạy các chơng trình xử lý chứng từ để tạo Nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng, các sổ, thẻ, kế toán chi tiết. Để chắc chắn không có sự khác biệt, chênh lệch giữa Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán phải chạy chơng trình so sánh, đối chiếu để phát hiện các điểm khác biệt. Sau đó kế toán sẽ chạy chơng trình để tạo các báo cáo kế toán. Nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng có thể đợc lu trữ trên đĩa mềm hoặc đĩa cứng hoặc in ra giấy.
Để công tác kế toán theo hình thức này đợc tiến hành có hiệu quả, các máy tính cần đợc nối mạng và phải có giải pháp nối mạng hữu hiệu.