• Hình thức công tác kế toán, bộ máy kế toán:
Việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán thích hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, nó chi phối nhiều đến việc sử dụng cán bộ, nhân viên kế toán.
Phân xưởng
hoàn thiện Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng cơ khí Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh tiếp thị Phòng kế hoạch sản xuất Phòng kế toán tài vụ P. bảo vệ P. y tế Nhà ăn Máy dao Kiểm hoá Sách 1 Sách 2 offset 16 offset 10 offset 8 offset 4 Vi tính Bình bản Phơi bản
Do đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý gọn nhẹ nên Công ty đã sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Công ty.
Công ty có quy mô vừa, địa bàn lại tập trung nên sử dụng hình thức kế toán này là rất phù hợp. Tại các phân xởng, cuối tháng tổ trởng mang bảng chấm công cùng các phiếu sản phẩm của cá nhân lên phòng kế toán. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của doanh nghiệp.
Mọi vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của Công ty đều đợc tập trung giải quyết tại phòng kế toán.
Tại phòng kế toán của Công ty, đứng đầu là kế toán trởng, ngời có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán. Bên cạnh đó thì kế toán trởng cũng trực tiếp theo dõi các phần hành sau:
- Dựa vào số liệu, sổ sách của kế toán viên xác định doanh thu lỗ, lãi của Công ty.
- Lập các báo cáo tài chính của Công ty theo quy định.
- Phổ biến, hớng dẫn và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ thể lệ tài chính kế toán của nhà nớc.
- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế.
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty.
- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ
- Tính giá bán cho mỗi đơn đặt hàng (Kiểm tra so sánh với phòng kế hoạch) + Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn kiêm kế toán tài sản cố định và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ kế toán thanh toán: Có các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng, viết phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.
- Theo dõi thanh toán với ngời bán, Ngân sách, phải thu của khách hàng. + Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi ngày công của từng cán bộ công nhân viên thông qua bảng chấm công do các phân xởng gửi lên và do bản thân theo dõi.Căn cứ bảng chấm công tính chính xác tiền lơng và các khoản trích theo lơng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đồng thời kế toán tiền lơng cũng phải lập bảng phân bổ số 1 để chuyển cho kế toán tổng hợp.
+ Thủ quỹ: là ngời quản lý tiền mặt tại Công ty, chịu trách nhiệm thu tiền bán hàng, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Thủ kho: quản lý vật t, vật liệu, thành phẩm, làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có chứng từ hợp lệ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty in Bộ LĐ - TB và XH
Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền lơng Thủ quỹ Thủ kho
• Hình thức kế toán, hệ thống kế toán:
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đợc thực hiện trên máy vi tính theo chơng trình phần mềm Kế Toán Việt Nam. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng: + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái tài khoản
Một số sổ cái mà doanh nghiệp sử dụng là: Sổ cái TK 111, TK 112, TK 131, TK 331, TK 152, TK 311, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627, TK 642…
Do doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên sản phẩm của doanh nghịêp tạo ra đợc tiêu thụ luôn vì thế không có sản phẩm tồn kho và doanh nghiệp không sử dụng TK 155 đồng thời cũng không có hàng bán bị trả lại, không có giảm giá hàng bán và chiết khấu thơng mại nên không sử dụng TK 531, TK 532, TK 521.
+ Sổ kế toán chi tiết: Trên thực tế doanh nghiệp đã sử dụng một số loại sổ kế toán chi tiết là: sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán.
- Trình tự ghi sổ:
+ Định kỳ căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ.
+ Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết.
+ Các chứng từ thu, chi tiền mặt đợc thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán.
+ Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ cái tài khoản.
+ Cuối tháng, căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
+ Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các tài khoản với chứng từ ghi sổ.
+ Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ đợc thực hiện trên phần mềm Kế toán Việt Nam có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên phần mềm KTVN
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Một số tài khoản chủ yếu sử dụng để phục vụ cho phơng pháp kê khai thờng xuyên ở Công ty là: TK 152, TK 153, TK 154, TK 131, TK 331, TK 241, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK 142…
Công ty không có sản phẩm hàng hoá tồn kho nên không sử dụng TK 155, TK 156.
- Kế toán thuế giá trị gia tăng: Công ty áp dụng thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế.
- Niên độ kế toán áp dụng: áp dụng theo năm. Năm kế toán trùng với năm dơng lịch, từ 1/1/199N đến 31/1/199N.
Ghi sổ nhật ký chứng từ Đăng ký và cập nhật hệ thống sổ sách tổng hợp, chi tiết
Nhập các chứng từ gốc chứng từ gốcLập bảng kê Lập chứng từ ghi sổ Ghi sổ nhật ký chứng từ gốc Ghi sổ kế toán chi
tiết Ghi sổ cái
Lập các báo cáo phục vụ quản lý kế toán và báo cáo quyết toán
Tham khảo tra cứu tức thời các số liệu, sổ sách, báo cáo ở trên tại mọi thời điểm và khoảng thời gian. Xem trên màn hình hoặc in ra giấy
2.2 Tình hình thực về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in Bộ LĐ - TB và XH
2.2.1 Các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu:
- Đặc điểm đặc thù của vật liệu tại công ty: Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của Công ty in Bộ LĐ - TB và XH là loại doanh nghiệp sản xuất cỡ vừa, sản phẩm làm ra phụ thuộc vào đơn đặt hàng nên chủng loại sản phẩm rất phong phú. Mỗi đơn đặt hàng có đòi hỏi khác nhau về quy cách, mẫu mã sản phẩm. Vì vậy vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại, quy cách cũng nh mẫu mã.
Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty đều sẵn có trên thị trờng, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để cho Công ty đỡ phải dự trữ nhiều vật liệu ở trong kho, mà thờng thì khi thấy sản xuất có nhu cầu bộ phận cung ứng vật t mới đi mua về.
Các nguồn nhập nguyên vật liệu của Công ty đều mua ngoài va mua chủ yếu là từ các đơn vị đã có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty in nh: Công ty in Tiến Bộ, Công ty văn hoá phẩm, Cơ sở vật t ngành in Tất cả các vật t… mua về hầu nh Công ty đều thanh toán ngay bằng Ngân phiếu, bằng séc hoặc bằng tiền mặt.
Mỗi loại vật liệu có tính chất lý học và hoá học riêng của nó nên việc dự trữ bảo quản ở kho, hệ thống kho tàng bến bãi của Công ty rất đợc trú trọng để tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, tránh mối mọt.
Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giá thành sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu, giám đốc Công ty đã quyết định ban hành quy chế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật t dùng cho sản xuất.
Việc xây dựng một hệ thống các định mức và hạn mức sử dụng vật t sẽ tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất – Kỹ thuật điều độ chủ động lập kế hoạch mua và cung ứng vật t kịp thời đảm bảo chất lợng sản phẩm tốt, tiết kiệm đợc vật t.
Hệ thống các định mức vật t
Đơn vị sử dụng Vật t cần định mức Định mức
Phân xởng chế bản
Dầu tra máy Giẻ lau Xà phòng O,7 lit/ tháng 1 kg/ tháng 6,5 hộp/ tháng Phân xởng in offset Giấy Mực in đen ( Đ, N) Dầu hoả Giẻ lau Xà phòng 3,82kg/ 1 triệu trang in thực tế 1,75 lit/ 1 triệu trang in thực tế 122 kg/ tháng 30 hộp/ tháng Định mức bản DIAZO
Bản Diazo In ruột Trame màu
nét, đơn giản In ruột 4 màu In bìa
Bản N, Đ Bản TQ 55.000 lần in 36. 000 lần in 40.000 lần in 26.000 lần in 35.000 lần in 23.000 lần in
- Danh mục các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty:
+ Các loại nguyên vật liệu
+ Chứng từ sử dụng trong tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu.
+ Tài khoản kế toán sử dụng rong tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu + Các loại sổ sách kế toán liên quan
+ Báo cáo kế toán liên quan tới tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - Yêu cầu quản lý đặt ra cho từng đối tợng
+ Đối với nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu phải đợc quản lý một cách chặt chẽ , theo dõi sát tình hình nhập, xuất, tồn. Để tiện cho việc quản lý và sử dụng thì Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý của mình.Công ty đã xây dựng đợc Sổ danh điểm
các loại nguyên vật liệu để tiện cho việc cài đặt mã hoá chúng trong chơng trình phần mềm kế toán.
+ Đối với chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán sử dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty gồm các chứng từ sau: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, phiếu lĩnh vật t, hoá đơn mua hàng Tr… ớc khi ghi sổ kế toán thì phòng kế toán phải kiểm tra một cách chặt chẽ các chứng từ kế toán. Điều đó chẳng những hạn chế đợc những hành vi thiếu trung thực của những ngời trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới nguyên vật liệu mà còn đảm bảo đợc tính chính xác của số liệu kế toán
Phòng kế toán đã quy định rõ trách nhiệm của kế toán vật liệu trong việc kiểm tra chứng từ kế toán trớc khi ghi sổ kế toán.Để quản lý tổt chứng từ kế toán cũng nh kế toán nguyên vật liệu thì kế toán nguyên vật liệu đã phải không ngừng học hỏi để nắm chắc các chế độ thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính, các kỷ luật về thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật có liên quan, nắm giá cả thị trờng và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ đồng thời phải luôn cập nhật để nắm bắt đợc những sửa đổi của chế độ, chuẩn mực kế toán.
Công ty đã xây dựng đợc chơng trình luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp để để tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát của các bộ phận liên quan.
+ Đối với tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu gồm: - TK 152: Nguyên liệu vật liệu
- TK 621, TK 627, TK 642
- TK liên quan: TK 111, Tk 112, TK 331, …
Công ty đã đợc xây dựng danh mục các tài khoản liên quan tới kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sau đó tiến hành khai báo, đăng ký với chơng trình phần mềm kế toán để khi nhập liệu xong thì số liệu sẽ đợc tự động kết chuyển tới các sổ liên quan.
+ Đối với sổ kế toán:
Sổ kế toán là phơng tiện để hệ thống hoá thông tin kế toán nhằm cung cấp các thông tin phục vụ quản lý kinh tế, tài chính.Sổ kế toán đợc quản lý theo trình tự thời gian và theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để khi cần thiết thì có thể dễ dàng tra cứu và kiểm tra đối chiếu. Các sổ kế toán sau khi đợc in ra để trình cấp trên hoặc để cung cấp thông tin cho đối tợng nào đó thì đều đợc lu giữ một cách cẩn thận tránh thất lạc, mất hay h hỏng.
Công ty sử dụng kế toán máy nên việc lu trữ hệ thống sổ sách cũng gọn nhẹ hơn và tiện lợi hơn mỗi khi tìm kiếm.
Chơng trình đã có sẵn một hệ thống các sổ sách liên quan tới hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nếu muốn sử dụng thêm sổ nào nữa thì kế toán phải tiến hành khai báo, đăng ký với chơng trình.
+ Đối với báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán liên quan tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu chủ yếu là Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu.
Báo cáo này phản ánh toàn bộ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong tháng. Nó đợc lập vào cuối tháng nhng do sử dụng kế toán máy nên cuối tháng
khi nhập liệu hết chứng từ nhập, xuất kho vào máy thì chơng trình sẽ tự động kết chuyển.
Khi lập báo cáo này thì kế toán vật liệu phải kiểm tra đối chiếu số liệu với thủ kho.
- Tổ chức mã hoá, khai báo, cài đặt
Để sử dụng đợc kế toán nguyên vật liệu trên phần mềm máy vi tính thì ngay từ khi cài đặt chơng trình phần mềm kế toán, kế toán phải tiến hành khai báo, mã hoá thêm các thông tin cần thiết nh mã hoá các nhà cung cấp vật liệu, mã hoá danh điểm các loại vật liệu .…
Trớc khi tiến hành mã hoá, khai báo thì kế toán vật liệu phải lập danh điểm các loại vật t sau đó tiến hành khai báo mã hoá chúng trên máy để phục vụ cho công tác kế toán chi tiết vật liệu và để quản lý thông tin về từng loại vật liệu đợc khoa học, thuận lợi hơn. Việc mã hoá các loại vật liệu trên máy phải đợc sự giúp đỡ và hớng dẫn của nhà