Công t y in LĐ - XH đang ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt. Qua gần 20 năm xây dựng và trởng thành Công ty đã đạt đợc những thành tích đáng kể từ chỗ là một x- ởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, lạc hậu đến nay Công ty đã trở thành một Công ty lớn mạnh có uy tín trong ngành trên toàn quốc với trang thiết bị hiện đại cộng thêm đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ kỹ thuật cao và kinh nghiệm quản lý giỏi.
Cùng với sự phát triển của Công ty, Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng đợc củng cố, hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày một cao của công tác quản lý hạch toán trong điều kiện nền kinh tế thị trờng ở nớc ta.
Nhìn chung công tác kế toán vật liệu ở Công ty có nhiều u điểm nên đã góp phần tích cực trong công tác quản lý sản xuất nói chung và quản lý vật liệu nói riêng:
• Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty có ít ngời nhng phải đảm nhận khối lợng công việc khá lớn trong khi trang bị kỹ thuật cho bộ phận kế toán còn hạn chế. Mặc dù vậy, do Công ty có phơng pháp bố trí sắp xếp công việc phù hợp với từng ngời, đào tạo cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc do đó các cán bộ kế toán luôn hoàn thành tốt công việc đợc giao, cung cấp đầy đủ các số liệu đáng tin cậy cho các bộ phận liên quan.
• Về tổ chức kho:
Hiện nay hệ thống kho của Công ty đợc tổ chức ngay trong Công ty nên vật liệu của Công ty đợc quản lý chặt chẽ. Các kho đều có đầy đủ điều kiện về mặt bằng, các trang thiết bị bảo quản và đo lờng vật liệu nên Công ty có rất ít vật liệu bị giảm phẩm chất. Hệ thống kho của Công ty đợc tổ chức một cách hệ thống và phù hợp với cách phân loại mà Công ty áp dụng, mỗi kho bảo quản một loại vật liệu giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán. Mặt khác việc kiểm tra quá trình thu mua cũng đợc dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tình hình vật t cho lãnh đạo Công ty.
• Về tổ chức hạch toán vật liệu
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là trong ngành in thì vật liệu là một thành phần quan trọng quyết định sản phẩm của Công ty vì vậy mà Công ty in LĐ - XH luôn dành sự quan tâm thích đáng cho công tác quản lý vật liệu nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng.
Hệ thống các chứng từ, tài khoản, sổ sách cũng nnh quy trình ghi sổ liên quan đến kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty khá đầy đủ và gọn nhẹ đảm bảo theo dõi kịp thời tình hình luân chuyển vật liệu trong Công ty đồng thời đều tuân thủ các quy tắc, chế độ, thể lệ kế toán Nhà nớc đã ban hành.
Nhìn chung công tác kế toán vật liệu của Công ty đợc tiến hành tốt, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý vật
liệu tạo điều kiện để giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, và sử dụng vật liệu. Từ đó cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo Công ty để có những biện pháp quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu hợp lý và tiết kiệm vật liệu.
Tuy nhiên bên cạnh những u điểm trên, công tác kế toán vật liệu ở Công ty còn một số tồn tại cần phải hoàn thiện, cụ thể là:
• Về công tác quản lý vật liệu
Công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật t, do đó vật t mua về không đợc kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lợng và chất lợng cũng nh chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật t nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất.
Hiện nay Công ty mới xây dựng đợc định mức tiêu hao vật liệu cho một số vật liệu chính nh giấy, mực, nhôm Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu cho một sản phẩm…
mới nhiều khi lấy từ kinh nghiệm sản phẩm có nét tơng đồng chuyển sang, không xuất phát từ thực tế sản xuất nên cha tiết kiệm đợc vật liệu.
• Về công tác kế toán chi tiết vật liệu
- Về thủ tục nhập, xuất kho ở Công ty : Phế liệu thu hồi nhập kho không đ- ợc làm thủ tục nhập. Trong khi đó, tất cả các loại phế liệu thu hồi của Công ty nh giấy lề, giấy rối đều có thể tận thu, tái chế đ… ợc. Phế liệu chỉ đợc để vào kho, không đợc phản ánh trên các giấy tờ, sổ sách cả về số l- ợng cũng nh giá trị. Điều này có thể dẫn đến tình trạng bị mất mát, hao hụt phế liệu làm thất thoát một nguồn thu của Công ty.
- Về lập phiếu nhập kho, xuất kho: Phiếu nhập kho, xuất kho của Công ty chỉ đợc lập thành 1 liên do thủ kho lập nh vậy không tuân theo chế độ về chứng từ kế toán.
• Về công tác kế toán tổng hợp vật liệu
- Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thuận tiện cho phân công công tác giữa kế toán vật t và kế toán tổng hợp, phù hợp với quy mô sản xuất , tổ chức bộ máy kế toán cũng nh trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán trong Công ty. Nhng Công ty lại không vận dụng đúng hệ thống sổ kế toán theo hình thức này cụ thể là Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Đối với trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về nhập kho thì kế toán không ghi sổ vì không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đờng” mà chỉ lu lại hoá đơn trong một tập hồ sơ riêng. Việc làm này cha đúng ảnh hởng tới tính đúng kỳ của hạch toán và cũng rất khó khăn cho việc hạch toán nếu hoá đơn bị thất lạc.
Hơn nữa, mặc dù Công ty có áp dụng kế toán máy nhng cả phòng kế toán mới có một máy vi tính điều đó hạn chế năng lực và tiến độ làm việc của các nhân viên kế toán trong phòng.
3.2 Một số ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty in LĐ - XH
Xuất phát từ một số vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu và công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty in LĐ - XH đã nêu ở trên, em xin phép đợc có một số suy nghĩ và ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác này nh sau:
• ý kiến đề xuất thứ nhất: Về lập ban kiểm nghiệm vật t và biên bản kiểm nghiệm. Vật t mua về trớc khi nhập kho cần đợc kiểm nhận để xác định số lợng, chất lợng và quy cách thực tế của vật t. Do đó, Công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật t bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong Công ty, trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung cấp. Trờng hợp cha có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Trong quá trình kiểm nhận vật t nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc sử lý về sau.
Nếu vật t mua về, Công ty nhận đủ số lợng, chất lợng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản xác nhận.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 10/1/2003 mua 3015,24 kg giấy Bãi Bằng Falơ 76 của Công ty TNHH Ngọc Diệp và thực tế kiểm nhận vật t nhập kho, ban kiểm nghiệm vật t có thể lập biên bản kiểm nghiệm vật t nh sau:
• ý kiến đề xuất thứ hai: Về hoàn thiện thủ tục nhập, xuất kho vật liệu
ở Công ty phế liệu thu hồi không có phiếu nhập kho kèm theo. Vì thế Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Phế liệu thu hồi trớc khi nhập kho phải đợc các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ớc tính giá trị. Sau đó thủ kho viết phiếu nhập kho. Định kỳ, kế toán vật liệu nhận phiếu nhập kho từ thủ kho sau đó nhập liệu để kết chuyển vào sổ nh đối với các loại vật t khác.
Biên bản kiểm nghiệm vật liệu
Căn cứ hoá đơn GTGT ngày 10/1/ 2003 của Công ty TNHH Ngọc Diệp Ban kiểm nghiệm gồm:
1 Đại diện công đoàn: 2 Đại diện vật t: 3 Đại diện tài vụ: 4 Đại diện kho:
Đã kiểm nghiệm số vật t dới đây do anh Tuyên trực tiếp nhận về: STT Tên, nhãn
hiệu quy
cách vật t Mã số
Phơng thức kiểm
nghiệm Đơn vị Số lợng SL đúng quy Kết quả kiểm nghiệm cách SL sai quy cách 1 Giấy BB
Falơ 76 Cân kg 30.245,64 30.245,64 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Anh Tuyên nhận về giấy BB Falơ của Công ty TNHH Ngọc Diệp bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát thiếu hụt.
Cụ thể ngày 2/1/2003 có một số lợng lề trắng BB đợc đa ra khỏi phân xởng để nhập kho phế liệu. Thủ kho, cán bộ vật t, kế toán vật t phải tiến hành cân và xác định đơn giá ớc tính cho số lợng phế liệu này.
Số lợng lề trắng BB cân đợc 920 kg và đơn giá ớc tính là 3000 đ/kg Thành tiền: 900 x 3000 = 2.700.000
Bộ phận vật t viết phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho
Tên ngời nhập
Nhập vào kho: Phế liệu STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t ĐV tính Số lợngXin nhập Thực nhập Đơn
giá Thành tiền Ghi chú
1 Lề trắng BB kg 900 900 3000 2.700.000
Cộng 900 900 3000 2.700.000
Cộng thành tiền(Viết bằng chữ): Hai triệu bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng ngời giao thủ kho
Theo chế độ chứng từ kế toán theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 của Bộ Tài chính ban hành, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho phải đợc lập thành ba liên .
Phiếu nhập kho nên lập thành 03 liên:
- 1 liên giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật nắm giữ để lu
- 1 liên giao cho thủ kho
- 1 liên giao cho ngời đi mua giữ cùng hoá đơn mua để làm cơ sở thanh toán với phòng kế toán
Phiếu xuất kho cũng nên lập thành 3 liên:
- 1 liên giao cho phòng kế hoạch lu
- 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t
- 1 liên giao cho thủ kho, thủ kho ghi xong sẽ chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu nhập vào máy và lu.
Nếu luân chuyển nh vậy, hiệu quả đạt đợc sẽ cao hơn. • ý kiến đề xuất thứ ba: Về quản lý, sử dụng vật liệu
Để từng bớc phấn đấu giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Công ty nên nhanh chóng xây dựng định mức tiêu hao cho các loại vật liệu còn đang đ- ợc sử dụng tại Công ty. Hơn nữa nhằm mục đích giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm Công ty nên có kế hoạch thu mua hợp lý. Tuy nhiên trong thực tế trên thị trờng hiện nay ở nớc ta giá cả hàng hoá nói chung đều có xu hớng tăng lên do đó để tránh tình trạng giá cả nguyên vật liệu lên quá cao Công ty nên tham gia ký hợp đồng dài hạn với các bạn hàng cung cấp nguyên vật liệu.
• ý kiến đề xuất thứ t : Về việc vận dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đờng vào công tác kế toán nguyên vật liệu.
Trên thực tế, trong quá trình thu mua vật liệu, tại Công ty có trờng hợp hóa đơn về mà vật liệu vẫn cha về nhập kho trong tháng. Theo em Công ty nên sử dụng tài khoản “Hàng mua đang đi đờng” để phản ánh nghiệp vụ phát sinh trên vì dù sao hàng mua đang đi đờng cũng thuộc nhóm hàng tồn kho, là tài sản của Công ty nên cần có sự quản lý chặt chẽ.
Nếu trong tháng, Công ty nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng vật liệu cha về. Căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi theo định khoản:
Nợ TK 151 Nợ TK 133
Có TK liên quan(TK 111, TK 331 )…
Kế toán mở sổ theo dõi số vật liệu đang đi đờng đó cho tới khi vật liệu về nhập kho hoặc chuyển giao trực tiếp cho các bộ phận sản xuất, tuỳ từng trờng hợp mà kế toán ghi:
Nợ TK liên quan( TK 152, TK 621 ) …
Có TK 151
• ý kiến đề xuất thứ năm: về hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ vì vậy cần sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi theo thứ tự thời gian và cũng tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu của cấp trên.
Mộu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nh sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 1/2003 Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số tiền Ghi chú 01 20 03/1 30/1 Nhập giấy các loại Xuất mực các loại Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Các chứng từ ghi sổ đã đợc đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian, đợc ghi vào sổ cái TK 152 (Nguyên liệu vật liệu)
Để sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì phải tiến hành đăng ký loại sổ này với chơng trình phần mềm kế toán hiện tại của Công ty.
• ý kiến đề xuất thứ sáu: Về trang bị kỹ thuật cho phòng kế toán
Nhìn chung thì phòng kế toán vật t của Công ty luôn hoàn thành tốt công việc đ- ợc giao mặc dù trong điều kiện kỹ thuật không đợc đầy đủ.
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy nhng cả phòng kế toán mới có một máy vi tính và một máy in điều đó làm hạn chế khả năng và nhịp độ làm việc của các nhân viên kế toán. Công ty cần đầu t, trang bi thêm máy vi tính có cài chơng trình phần mềm kế toán Việt Nam ( là chơng trình phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng) để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các nhân viên kế toán hoàn thành tốt hơn công việc của mình.
Kết luận
Trong nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh gay gắt, một Công ty chỉ có thể tồn tại đứng vững khi biết kết hợp sử dụng đúng đắn các yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lợng đầu ra và tự hạch toán kinh tế. Vật liệu là yếu tố cơ bản tham gia vào quá trình sản xuất, là một trong những yếu tố chi phí sản xuất ảnh hởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý và hạch toán tốt vật liệu có ý nghĩa rất lớn, góp phần tạo nên thành công trong hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt yếu tố cấu thành sản phẩm, tạo điều kiện giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao nâng cao năng xuất lao động và nâng cao hiệu quả bảo toàn vốn. Nhận thức đợc điều này tập thể cán bộ công nhân viên Công ty in LĐ - XH đã cố gắng hết mình để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình. Sau một thời gian thực tập tại Công ty in LĐ - XH, em đã nhận thức và làm quen với thực tế về công tác kế toán vật liệu, hiểu biết hơn về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng. Kết hợp việc nghiên cứu thực tế với lý luận, em đã hoàn thành chuyên đề nghiên cứu về công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty in LĐ - XH.
Em xin chân thành cảm ơn sự dậy dỗ, giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo,