Đơn giá bình quân vật liệu 29.378.570 90.535,000 + 13.131.278 + 40,500,000 =
Vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài do phòng vật t thu mua. Khi lợng vật t trong kho không đủ cho nhu cầu sản xuất, bộ phận vật t làm giấy xin mua vật t, đa phó giám đốc hoặc giám đốc kí duyệt. Sau đó cán bộ phòng vật t đi mua vật t ( giấy, mực, kẽm, ). Vì Công ty không có ban kiểm nghiệm vật t… do vậy không sử dụng “Biên bản kiểm nghiệm vật t” mà khi vật t mua về một cán bộ phòng vật t cùng thủ kho và ngời đi mua hàng về tiền hành kiểm tra đối chiếu với hoá đơn.
Sau đó thủ kho viết phiếu nhập kho rồi chuyển cho ngời phụ trách cung tiêu và ngời giao vật t ký đồng thời nhập vật t vào kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển phiếu nhập kho cùng với hoá đơn GTGT lên phòng kế toán để kế toán vật t nhập liệu vào máy và lu.
Chơng trình đã có một hệ thống các chứng từ đợc phân theo từng nhóm. Có một số nhóm chính nh sau: Tiền mặt, ngân hàng, vật t, hàng hoá, thành phẩm, thanh toán, tổng hợp,…
Mỗi nhóm chứng từ đợc đánh số thứ tự liên tục trong nhóm và một bộ phận ( nhân viên kế toán) có thể phụ trách một hay nhiều nhóm chứng từ. Để quản lý nhóm chứng từ của mình thì nhân viên kế toán đó phải nhập tên nhập mật khẩu để đảm bảo không bị ngời khác xâm nhập, sửa đổi số liệu.
Phiếu nhập kho thuộc nhóm chứng từ vật t. Khi nhập liệu kế toán vật t chỉ cần chọn nhóm chứng từ vật t rồi chọn phiếu nhập kho khi đó sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu cho phiếu nhập kho cần nhập.
Tài khoản đợc sử dụng liên quan đến kế toán nhập vật liệu hiện nay ở Công ty theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là:
- TK 152: Nguyên vật liệu
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- TK 331: Phải trả ngời bán
- TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Đối với TK 152 đợc mở chi tiết và trong chơng trình nó đợc gọi là “TK – Tồn – Kho”. Các sổ chi tiết của nó sẽ đợc theo dõi cả về mặt số lợng và hiện vật. Đồng thời các sổ sách, Báo cáo đều có các chỉ tiêu về hiện vật.
Cần phải hoạch định và khai báo các “ TK – Tồn – Kho” trớc khi đăng kí hệ thống sổ sách và hạch toán phát sinh để chơng trình biết và thực hiện quản lý hiện vật cho các tài khoản này.
Cách thức khai báo TK 152 nh sau:
Nhập vào danh sách các TK – Tồn – Kho TK 152 vào khung trên màn hình. Khi nhập cùng các TK – Tồn – Kho khác thì các TK đợc ngăn cách nhau bởi dấu phẩy, ví dụ:
Khi khai báo TK 152 là TK – Tồn – Kho thì mọi tài khoản cấp sau của nó cũng coi nh đợc khai báo.
Các tài khoản không khai báo là TK – Tồn – Kho thì chơng trình coi nh là TK - Đơn – Thuần, nghĩa là chơng trình chỉ cho phép quản lý về mặt giá trị.
+ Đăng ký chi tiết tài khoản 152:
Mở danh sách các tài khoản, ta nhấn phím F9 trên TK 152 khi đó sẽ hiện lên danh sách các chi tiết cấp 1 của TK 152. Trên danh sách có nhiều cột (vùng), để xem hết các vùng thì dùng phím mũi tên di chuyển để cuộn các vùng lấp 2 bên hình. Danh sách nàyđợc sắp xếp theo thứ tự Alphabet của mã chi tiết.
Khi đăng ký chi tiết cấp 1 thì có 4 vùng đợc cập nhật là: mã chi tiết, tên chi tiết,d nợ đầu năm, d có đầu năm. Sau kgi cập nhật thông tin của tài khoản chi tiết cấp 1 thì ta sử dụng phím F9 nhấn vào dòng chi tiết cấp 1 cần mở thêm chi tiết cấp 2 và tiến hành cập nhật nh đối với chi tiết cấp 1.Sau khi thoát khỏi danh sách tồn kho cấp 2 thì chơng trình tổng cộng toàn bộ số D của các chi tiết cấp 2 lên chi tiết cấp 1.
• Quy trình nhập liệu:
Khi thủ kho ghi thẻ kho xong thì chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật liệu để nhập liệu. Khi đó kế toán sẽ kiểm tra lại tính hợp lý hợp lệ của phiếu nhập kho rồi tiến hành nhập liệu.
Trớc tiên kế toán phải chọn nhóm chứng từ hạch toán. Cách thức nhập liệu chọn nhóm:
Chọn nhóm chứng từ hạch toán
Tháng năm Mã nhóm CTGS:
Tên nhân viên: Mật khẩu:
( Tên nhóm )
- Tháng: nhập vào tháng cần mở ra để hạch toán
- Mã nhóm: là mã nhóm chứng từ thuộc danh sách nhóm đã đợc đăng ký
- Tên nhân viên: tên của nhân viên phụ trách nhóm đó
- Mật khẩu: nhập vào mật khẩu của ngời phụ trách nhóm chứng từ trên Trong đó:
- Tên nhân viên nếu đã khai báo thì tên nhân viên tự hiện ra. Nếu cha khai báo thì khai báo tên của bạn vào.
- Mật khẩu: nếu đã có mật khẩu thì phải vào đúng mật khẩu thì mới vào đợc chơng trình hạch toán phát sinh. Nếu bạn cha khai báo mật khẩu lần nào thì sẽ khai báo lần đầu. Trong khai báo lần đầu sẽ yêu cầu nhập mật khẩu
hai lần để đảm bảo rằng việc gõ mật khẩu từ bàn phím đã đúng ( tránh tr- ờng hợp bạn muốn nhập mật khẩu bằng phím này nhng lại gõ nhầm vào phím khác mà không biết và sau đó bạn cũng không thể tìm ra mật khẩu của chính mình đã khai báo).
Sau khi đã chọn xong hết thì sẽ đợc một nhóm chứng từ xác định bởi: hai ký tự của nhóm chứng từ, hai kýtự của tháng và hai ký tự cuối của năm.
Nhóm chứng từ: VT0103 ( nghĩa là: Vật t, tháng 1, năm 2003) Sau khi chọn xong nhóm chứng từ thì sẽ hiện lên danh sách các CTGS thuộc nhóm chứng từ đã chọn để xem và cập nhật. Danh sách các chứng từ đợc xắp xếp theo thứ tự u tiên
Số thứ tự của CTGS Ngày của chứng từ gốc Để cập nhật ta sử dụng phím F5. Khi đó sẽ hiện lên màn hình nhập liệu. Màn hình nhập liệu gồm có 13 chỉ tiêu sau:
1. Số CTGS 2. Chứng từ gốc 3. Ngày 4. Diễn giải 5. TK Nợ 6. Chi tiết cấp 1 7. Chi tiết cấp 2 8. TK Có 9. Chi tiết cấp 1 10.Chi tiết cấp 2 11.Số lợng 12.Đơn giá 13.Số tiền
Ta phải điền đầy đủ các thông tin cần thiết từ phiếu nhập kho vào màn hình nhập liệu. Khi đã nhập xong một dòng chứng từ phát sinh thì chọn < Kết thúc > để thoát khỏi màn hình nhập liệu trở về danh sách.
Nếu muốn hạch toán tiếp cho chứng từ gốc mới thuộc CTGS hiện tại thì chọn<CTGS mới>. Nếu muốn hạch toán tiếp cho chứng từ gốc mới thuộc CTGS hiện tại thì chọn <CT gốc mới>. Nếu muốn hạch toán tiếp cho chứng từ gốc hiện tại thuộc CTGS hiện tại thì chọn < CT gốc này > vì chứng từ gốc có thể có nhiều định khoản khác nhau)
Sau khi kết thúc nhập liệu thì các công việc kế toán tiếp theo nh: lập CTGS, vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản, các báo cáo sẽ do máy tự động kết chuyển.
Ví dụ:
Công ty in LĐ-XH Phiếu nhập kho
Số: PN 5
Ngày 12 tháng 1 năm 2003
- Họ và tên ngời giao: Anh Tuyên
- Đơn vị:
- Biên bản kiểm nghiệm số:ngày tháng năm 2003 - Nhập vào kho: S T T Sản phẩm, vật t, hàng Tên quy và cách hoá Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Giấy bãi bằng 60g/m2(39x54) Thuế GTGT Tờ 211.500,000 144 0 30.456.000 3.045.600 Cộng 33.501.600
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Ba mơi ba triệu năm trăm lẻ một ngàn sáu trăm đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Ngời giao Thủ kho
Từ phiếu nhập kho trên kế toán tiến hành nhập liệu trên màn hình nhập liệu sau:
1. 2. 3. Số CTGS Chứng từ gốc:PN5 Ngày 12/01/2003 4. Diễn giải 5. Tài khoản Nợ 152 D 6. Ctiết cấp 1 D 7. Ctiết cấp 2 D 8. Tài khoản Có 331 D 9. Ctiết cấp 1 D 10. Ctiết cấp 2 D 11.Số lợng: 211.500 13.Số tiền :30.456.000 12.Đơn giá:144
Tồn kho ………
<1. CTgốc mới> <2. CTgốc này> <3. CTGS mới> <4. Kết thúc>
Sau khi nhập liệu thì chơng trình tự kết chuyển vào các chứng từ ghi sổ,sổ kế toán chi tiết, sổ tài khoản, các báo cáo…
Công ty in LĐ - XH Chứng từ ghi sổ Số Kèm theo: 01 CT gốc
Ngày 12/01/2003
Công ty in Sổ TK 331 phải trả ng– ời bán
LĐ - XH Tháng 01 năm 2003
Số CTGS Chứng từ gốc
Số Ngày Diễn giải TK CtiếtĐối ứng Ghi Nợ Ghi Có
002/A30110 040/A30110 002/A30110 002/A30110 002/A30110 ……… HD 1232 PC 11 HD 2521 HD 4562 HD 2527 ... ……… 07-01-03 09-01-03 10-01-03 12-01-03 23-01-03 .. ……… Tháng 01/2003 D đầu tháng
Mua giấy cút sê 230/m2 Cty CNDG
Trả cho Cty TNHH ND
Mua cao su ốp sét máy 16 Cty XNK TL
Mua giấy bãi bằng 60m2(39x54) Mua giấy bãi bằng 70g/m2(39x57) Cty ND .. ……… 152 133 111 152 133 152 133 152 133 .. … 1331 1331 1331 1331 ... … 10.673.000 ……… 400.561.000 2.545.450 254.550 654.545 65.455 30.456000 3.045.600 1.692.542 169.258 .. ………… Cộng tháng 01/2003 D cuối tháng ***.***.*** ***.***.******.***.***
` Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc