Biểu 2: Tình hình mở tài khoản qua CN NHCT Đống Đa.
2.4.2.2 CN NHCT Đống Đa với tư cách là NH khởi tạo.
Khách hàng có nhu cầu thanh toán chuyển tiền, lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của NHNN và hướng dẫn của NHCT đối với từng thể thức thanh toán.
Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản (TK) của khách hàng (Lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng) hoặc kiểm tra hạn mức tín dụng, khế ước vay tiền (nếu là TK tiền vay). Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi Số lệnh thanh toán lên chứng từ gốc, chuyển cho Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM).
KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra Lệnh thanh toán trên máy tính, kiểm tra đối chiếu các
yếu tố giữa chứng từ gốc với Lệnh thanh toán trên chứng từ gốc trên máy tính. KSV lập lại các yếu tố bắt buộc là: Số tiền, NH nhận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản lý đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, Trưởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như: Mã NHB, TK Người phát lệnh, TK Người nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi. Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ kế toán chuyển tiền điện tử (CTĐT) chuyên trách.
Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về Trung tâm / Chi nhánh để đối chiếu.
Đối với Lệnh thanh toán Có của khách hàng (ví dụ uỷ nhiệm chi), CN NHCT Đống Đa hạch toán:
Nợ: TK Tiền gửi khách hàng hoặc Tài khoản thích hợp. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. (TK 5191.01999)
Đối với Lệnh thanh toán Nợ có uỷ quyền của khách hàng (Trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận được NHCT VN chấp thuận), CN NHCT Đống Đa xử lý như sau:
Khi lập Lệnh thanh toán Nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.019990) Có: TK ĐCV chờ thanh toán ( TK 5191.08xxx).
Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán Nợ (Phụ lục 03), KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ, chương trình tự động hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. (TK 5191.08xxx) Có: TK Khách hàng.
Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với Lệnh thanh toán Nợ, sau khi nhận được Lệnh thanh toán nội bộ trả lại trong đó có ghi rõ lý do từ chối, CN NHCT Đống Đa hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.019990)
Hàng ngày, khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo khả năng thanh toán tại CN vượt tỷ lệ quy định, CN NHCT Đống Đa chuyển vốn về NHCT VN. Trên cơ sở
số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK Tiền gửi của CN tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời, KTV lập Lệnh thanh toán chuyển về NHCT VN (số hiệu 999) và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK Tiền gửi tại NHNN
Chuyển tiền ra ngoài hệ thống khác tỉnh thành phố theo công văn 650 ngày 16/03/2003 của NHCT VN đã quy định: đối với tất cả chứng từ của khách hàng có yêu cầu trả tiền cho đơn vị có TK tại NH khác hệ thống, khác tỉnh, thành phố (trừ NH ĐT và Phát Triển, Kho Bạc TW, City Bank...) thì được chuyển tiền bắc cầu trong hệ thống với món chuyển tiền từ 210 ttriệu đồng trở xuống, trên 210 triệu đồng phải chuyển qua TKTG của CN tại NHNN trên địa bàn. Không nhận chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống cho khách hàng là cá nhân không có tài khoản ở NH khác hệ thống. Trường hợp khách hàng có nhu cầu thì CN chuyển qua NHNN. Thực tế hiện nay tại CN NHCT Đống Đa, mức giới hạn 210 triệu đồng đã được sử dụng linh động hơn thậm chí con số đó lên đến 5 tỷ đồng. Đây là một cố gắng lớn của CN NHCT Đống Đa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giao dịch với NH.
Đối với trường hợp trên, thanh toán viên điện tử nhận chứng từ của kiểm soát viên chuyển tới tiến hành kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp pháp thì chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử theo đúng loại thể thức như (UNC, UNT, séc nộp tiền...) Mọi yếu tố trên chứng từ đều hợp lệ thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành chứng từ giấy vào số liệu liên hàng của NHNL, mã tỉnh, mã NHB. Trường hợp này, sau khi thanh toán viên điện tử chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử thì chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) tiến hành tính ký hiệu mật và các bước như phần trên.
Hạch toán:
Nợ: TK Khách hàng hoặc TK Thích hợp. Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Trên cơ sở quy định số 326/QĐ-NHCTVN ngày 04/04/2001 của Tổng giám đốc NHCT VN về việc thu phí dịch vụ chuyển tiền qua NH, NHCT Đống Đa đã đề ra mức phí chuyển tiền như sau:
Phí chuyển tiền mặt hoặc ngân phiếu của khách hàng cùng hệ thống NHCT: tỷ lệ phí trên tổng số chuyển tiền cho khách hàng nhận là cá nhân là 0.15% hoặc khách hàng nhận có tài khoản tại NH B là 0.05%. Mức phí tối đa là 1.000.000đ. Mức phí tối thiểu là 20.000đ. Phí báo cho người nhận chuyển tiền theo yêu cầu của người nhận là 10.000đ/món. Phí yêu cầu huỷ hoặc sửa đổi lệnh chuyển tiền: 10.000đ/món.