Biểu 2: Tình hình mở tài khoản qua CN NHCT Đống Đa.
2.4.2.4Trường hợp nhầm lẫn và điều chỉnh.
Trong quy trình chuyển tiền điện tử, những sai sót nhầm lẫn rất hay xẩy ra và xét đến cùng đây là vấn đề đáng phải bàn nhiều nhất khi nói đến thanh toán chuyển tiền điện tử trong hệ thống NH. Trong nhiều năm qua từ khi thực hiện chương trình chuyển tiền điện tử CN NHCT Đống Đa đã cố gắng làm tốt công tác này.
Do ưu điểm của chương trình chuyển tiền điện tử là mọi thao tác đều được thực hiện bằng máy tính (tại CN NHCT Đống Đa chương trình chuyển tiền điện tử là MISAC FOR WINDOWS) tuỳ vào từng loại chứng từ mà máy sẽ tự động điền vào là đi Nợ hay đi Có. Vì thế, trường hợp chuyển tiền sai ngược vế là hoàn toàn không phát sinh. Chỉ có chuyển tiền nội bộ là có thể xẩy ra trường hợp sai ngược vế. Trường hợp chuyển tiền thừa hay thiếu một khoản tiền (ví dụ 37 triệu chuyển thừa thành 73 triệu ...) hầu như không xẩy ra. Vì thực tế, chứng từ được in ngay sau khi kiểm soát viên đối chiếu lệnh chuyển với chứng từ gốc, lúc này chương trình mặc định số tiền chuyển không hiện trước trên màn hình mà người kiểm soát phải tự gõ số tiền đúng bằng số tiền mà thanh toán viên đã đánh thì mới hiện lên đúng bảng kê. Tuy nhiên lại hay xẩy ra trường hợp chuyển nhầm hai lần. Trường hợp này, CN phải tra soát đến NH B nhờ chuyển trả lại lệnh chuyển thừa.
Nhầm lẫn hay gặp nhất trong chuyển tiền điện tử là sai tên TK, tên khách hàng, tên NH. Khi nhận được chuyển tiền do NHPL gửi đến sai TK hoặc tên khách hàng, thanh toán viên giữ tài khoản ghi lên gói chuyển tiền: trả chứng từ do tên TK không khớp đúng, trả lại cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử cuối ngày vào phần sửa tài khoản. Đối với Lệnh thanh toán Có, hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999) Có: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Đối với Lệnh thanh toán Nợ, hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Nếu chưa hết giờ làm việc thì thanh toán viên điện tử lập điện tra soát để tra soát NHPL. Sau khi thanh toán viên điện tử vào tra soát xong, in ra giấy chuyển cho Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền. Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền đối chiếu số bảng kê, số tiền, mã NH nhận có đúng không.
Nếu đúng vào phần ghi và vào liên lạc để truyền điện tra soát đi trong ngày. Nếu hết giờ làm việc thì sáng hôm sau, thanh toán viên điện tử sẽ làm điện thư tra soát.
Nhận được trả lời tra soát của NHPL chuyển về, tuỳ theo nội dung trả lời của điện tra soát, CN NHCT Đống Đa xử lý:
Nếu NHPL xin đính chính lại yếu tố sai sót, CN NHCT Đống Đa in và đính kèm điện tra soát vào Lệnh thanh toán. Căn cứ vào nội dung trả lời tra soát lập phiếu hạch toán cho khách hàng:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK Khách hàng.
Nếu NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại, CN NHCT Đống Đa lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL.
Nếu không nhận được trả lời tra soát của NHPL (do lỗi đường truyền), CN NHCT Đống Đa chuyển trả lại chứng từ cho NHPL hoặc gọi điện yêu cầu đánh tra soát lại và tiến hành xử lý như bình thường.
Trường hợp CN NHCT Đống Đa chuyển chứng từ cho NH B nhưng do sơ suất thanh toán viên đánh sai TK của đơn vị hưởng ở NH B, khi nhận được bảng kê đến kiểm tra thấy sai TK đơn vị hưởng, NH B hạch toán vào TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán và điện tra soát CN NHCT Đống Đa. Khi nhận được điện tra soát, CN NHCT Đống Đa phải trả lời ngay.
Trường hợp, chứng từ điện tử sau khi đã được tính ký hiệu mật và đã vào phần liên lạc để truyền chứng từ đi nhưng không truyền đi được do sự cố kỹ thuật thì CN NHCT Đống Đa sẽ chủ động liên lạc với trung tâm thanh toán để thông báo tình hình và xin ý kiến xử lý.
Nếu trung tâm cho phép hạch toán chứng từ vào ngày chứng từ không truyền đi được thì sẽ thực hiện hạch toán như bình thường, còn chứng từ khi nào thông đường truyền sẽ tự động truyền đi.
Nếu trung tâm thanh toán yêu cầu hạch toán chứng từ vào ngày mà đường truyền thông và chứng từ được truyền đi thì các chứng từ liên quan đến tài khoản tiền gửi trong ngày đường truyền bị tắc thì sẽ hạch toán:
Nợ: TK Tiền gửi thanh toán Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Các TK liên quan đến tài khoản tiền vay thì chuyển vào sai lầm.
2.4.2.5 Đối chiếu.