Biểu 6: Cơ cấu các công cụ thanh toán trong chuyển tiền điện tử.
3.4.6 Giải pháp về chế độ chứng từ.
Theo quy định, xử lý kiểm soát chuyển tiền điện tử thì người kiểm soát phải kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền trên chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra). Ttuy nhiên, trong mẫu chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền theo chế độ hiện hành cũng như chế độ thực hiện từ ngày 1/5/2001 (UNC, UNT, giấy nộp tiền....) không quy định chữ ký của kế toán chuyển tiền mà chỉ quy định chữ ký của kế toán giao dịch. Còn chứng từ chỉ được in ra khi lệnh chuyển tiền đã gửi tới TTTT (tức là người kiểm soát đã kiểm soát song). Thực tế, khi người kiểm soát đã kiểm soát song là in được lệnh chuyển tiền đi nên cũng không nên quy định chỉ in khi lệnh đã chuyển đi. Nếu in ngay sau khi kiểm soát xong sẽ giúp cho việc kiểm soát lại giữa lệnh chuyển tiền và chứng từ gốc chính xác hơn (vì khi kiểm soát giữa chứng từ gốc với chương trình máy tính nhìn bằng mắt thường sẽ có những sai sót không phát hiện ra).
Như vậy, chỉ nên quy định việc kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch và khi in một lệnh chuyển tiền lưu kèm chứng từ gốc chuyển tiền thì phải kiểm tra xem có đầy đủ chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền và chữ ký của kiểm soát.
Các lệnh chuyển tiền đến thiết kế in 03 liên quy định 01 liên hạch toán Nợ-Có đóng vào nhật ký chứng từ, 01 liên lưu kèm báo cáo chuyển tiền trong ngày, 01 liên dùng làm báo nợ báo có cho khách hàng.
Quy định như trên là chưa hợp lý vì nếu là chứng từ thanh toán chuyển tiếp thì phải in thêm một liên. Để kế toán chuyển tiền in thì được 01 liên bản sao, mà để kiểm soát tạo lại bản gốc thì in thêm 03 liên nữa gây ra sai sót, khó khăn cho việc theo dõi kiểm tra. Còn nếu không chuyển tiếp thì một liên hạch toán Nợ-Có sẽ kèm với “Báo cáo chuyển tiền đến trong ngày”, 01 liên lưu kèm phụ lục “Bảng đối chiếu
chuyển tiền đến trong ngày” và đều nằm trong tâp 5 chuyển tiền điện tử của tập nhật ký chứng từ ngày. Như vậy, nếu quy định lưu trữ theo cách này sẽ trùng lặp, nên chăng một liên lưu kèm “Báo cáo chuyển tiền trong ngày” không đóng vào nhật ký chứng từ mà hàng ngày giao cho kế toán chuyển tiền lưu giữ và quản lý để tiện cho việc tra soát các sai sót.
Đối với chứng từ chuyển tiền thanh toán liên hàng bằng thư thì khách hàng phải nộp vào NH 04 liên, nếu chuyển tiền qua mạng vi tính thì khách hàng phải nộp 03 liên, còn đối với chuyển tiền điện tử hiện nay thì chỉ cần nộp có 02 liên. Do vậy, chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền nhất thiết phải là một liên để tránh chuyển tiền hai lần của một món chuyển. Tuy nhiên, đối với chứng từ lập trên máy tính thì các liên giống nhau nên cũng cần quy định thứ tự các liên vào góc trên bên phải để dễ kiểm soát.