- Báo cáo tài chính: sau một kỳ kế toán, công ty phải lập BCTC để cung cấp thông tin
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, từ sổ cái lập báo báo tài chính trình Ban giám đốc.
Sổ sách, lưu chuyển chứng từ.
- Sổ chi tiết TK 511 - Sổ cái tài khoản - Chứng từ ghi sổ - Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán một lần bằng tiền mặt, giá trị dưới 20 triệu đồng).
- Giấy báo có của ngân hàng (Giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng). - Các chứng từ khác có liên quan
Khi phát sinh hoạt động bán hàng, kế toán luân chuyển hóa đơn như sau: + Liên 1: Lưu trên cuốn Hóa đơn
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Dùng để lập các báo cáo, sau đó đính kèm với phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ghi sổ lưu vào tủ hồ sơ.
Bảng 2.4: Mẫu hoá đơn sử dụng tại Công ty
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ
(Nguồn: Tài liệu Phòng kế toán Công ty TNHH Năm Bình). [7]
Giải thích:
Đơn đặt hàng bao gồm: Bảng báo giá, Order của khách hàng ( nếu đơn đặt hàng có giá trị lớn thì phải có hợp đồng kinh tế).
(1) - Đơn đặt hàng được chuyển đến Bộ phận kinh doanh, nhân viên kinh doanh kiểm tra bảng báo giá, và order của khách hàng sau đó làm việc, trao đổi với bộ phận sản xuất để để bộ phận sản xuất tiến hành công việc.
- Sau khi hoàn thành việc kiểm tra nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ như: Giấy giao hàng (có ký nhận của khách hàng), biên bản nghiệm thu công việc (nếu có), order của khách hàng chuyển đến phòng kế toán để phòng kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, ghi nhận doanh thu bán hàng.
(2) Xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng Tài khoản sử dụng.
Căn cứ tính doanh thu trong kỳ hạch toán là số tiền được ghi trên hóa đơn. Và kế toán sẽ tập hợp các chứng từ cùng loại và ghi vào chứng từ ghi sổ và theo dõi tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
- Kế toán sử dụng TK 5111– “Doanh thu bán hàng hóa”
- Tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” cuối kỳ không có số dư - Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan đến quá trình tiêu thụ như:
+ TK 111 – “Tiền mặt”
+ TK 112 – “Tiền gửi ngân hàng” + TK 131 – “Phải thu của khách hàng”
+ TK 3331 – “Thuế GTGT đầu ra”
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- PHÒNG KẾ TOÁN - BỘ PHẬN KINH DOANH KHÁCH HÀNG ĐƠN ĐẶT HÀNG (1) (2)
Trong tháng 08/2010 công ty phát sinh một số nghiệp vụ như sau: