3. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
3.1 Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại kho
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, xuất khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ nhập- xuất nguyờn vật liệu, thủ kho ghi thẻ kho theo dừi về số lượng biến động nguyờn vật liệu (Biểu số 10).
Chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Thẻ kho Sổ chi tiết NVL
Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn
Thẻ kho được mở theo từng loại vật tư: cựng nhón hiệu, quy cỏch, chất lượng ở từng kho nhằm mục đớch theo dừi số lượng nhập - xuất từng loại vật tư ở từng kho, làm căn cứ xỏc định số lượng tồn kho của từng loại và cũng là căn cứ xỏc định trỏch nhiệm của cỏc thủ kho. Mỗi thẻ kho được mở cụ thể như sau: Biểu số 10: CễNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ THẺ KHO KHO: BICH Vật tư: Bột mỳ SP3 Thỏng 02 năm 2008 Chứng từ SH NT Diễn giải Số lượng Nhập Xuất … 15 P BICH 12/02/2002 Mua của Cụng ty Thực phẩm Miền Bắc 2,430 7Q ANH 15/02/2002
Xuất vật tư cho Xớ
nghiệp kẹo CHEW 1,524
… Tổng cộng 12,456 12,420 SL Tồn đầu kỳ 1,870 SL Nhập 8,956 SL Xuất 8,465 SL Tồn cuối kỳ 2,361
Thủ kho (Ký, ghi rừ họ tờn)
Nghiệp vụ nhập kho: căn cứ vào phiếu nhập kho do phũng vật tư lập chuyển xuống, thủ kho dựa vào cột “số lượng” ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho, mỗi phiếu nhập kho được ghi một dũng vào thẻ kho.
Nghiệp vụ xuất kho: căn cứ vào phiếu yờu cầu lĩnh vật tư của cỏc Xớ nghiệp gửi lờn cho phũng vật tư mà phũng vật tư đó xột duyệt, khi xuất vật tư, thủ kho ghi khối lượng thực xuất vào sổ xuất vật tư. Sổ xuất vật tư được mở theo từng kho. Sổ dựng để theo dừi số lượng nguyờn vật liệu mà kho đó xuất cho cỏc Xớ nghiệp theo thứ tự thời gian trong thỏng. Trong sổ, tại cột “chữ ký cỏn bộ nhận hàng”, mỗi khi nhận vật tư, cỏn bộ đi lĩnh vật tư cho Xớ nghiệp phải ký xỏc nhận để đảm bảo lượng vật tư giao nhận đủ và xỏc định được trỏch nhiệm nếu cú mất mỏt, thất thoỏt xảy ra.
Cuối thỏng, thủ kho và Xớ nghiệp sẽ cựng xỏc định số vật liệu cũn tồn (là những vật liệu đó xuất nhưng chưa sử dụng hết). Nếu trong thỏng sau, tại Xớ nghiệp vẫn cú nhu cầu sử dụng loại nguyờn vật liệu này để sản xuất thỡ thủ kho sẽ xỏc nhận số nguyờn vật liệu cũn tồn đú và để lại kho của Xớ nghiệp. Ngược lại, nếu thỏng sau, Xớ nghiệp khụng cần sử dụng loại nguyờn vật liệu đú thỡ sẽ tiến hành nhập lại nguyờn vật liệu vào kho đó xuất.
Căn cứ vào số lĩnh và số tồn, phũng vật tư sẽ tớnh ra số nguyờn vật liệu thực dựng và tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi số lượng nguyờn vật liệu thực xuất trong thỏng vào phiếu xuất kho.
Cuối thỏng, thủ kho tiến hành cộng số lượng thực tế nhập và xuất nguyờn vật liệu trờn thẻ kho để tớnh ra số tồn kho. Từ số lượng nhập - xuất - tồn trờn thẻ kho lập Bỏo cỏo cõn đối kho vật tư (Biểu số 11).
Biểu số 11: Bỏo cỏo cõn đối kho vật tư
CễNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ
Thỏng 02 năm 2008
KHO: BICH
STT Tờn vật tư ĐVT đầu kỳTồn nhậpSL xuấtSL cuối kỳ Tồn … 12 Màng bỏnh Kg 57.5 160 192 25.5 13 Vỏng sữa Kg 28 122 146 4 14 Shotenning Kg 10.7 28 36 2.7 15 Muối Kg 4.3 25 27 2.3 16 Chất chống ẩm Kg 2.6 16 17.3 1.3 …
Bỏo cỏo này được lập cho tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu trong mỗi kho, mỗi loại là một dũng trờn bỏo cỏo. Bỏo cỏo dựng để làm cơ sở cho kế toỏn cú căn cứ kiểm tra, so sỏnh, đối chiếu số lượng nhập - xuất - tồn của mỗi loại vật tư.
Sau khi thực hiện cỏc cụng việc trờn, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất nguyờn vật liệu chuyển lờn phũng kế toỏn tài chớnh để làm căn cứ thực hiện cụng tỏc kế toỏn trờn mỏy.