Đặc điểm hàng hoá kinh doanh của công ty
Là một công ty thương mại thuần tuý, chuyên cung cấp các loại máy vi tính, linh kiện máy vi tính, thiết bị văn phòng, thiết bị kỹ thuật số, thiết kế, triển khai lắp đặt hệ thống mang và công nghệ thông tin. Mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu bao gồm:
Máy tính, thiết bị tin học, truyền thông như: Máy chủ, máy tính cá nhân,
keyboard, Mainboard, các thiết bị mạng Lan, Wan, giải pháp mạng không dây, màn hình,….
Các thiết bị văn phòng như: Máy photo, máy fax, máy in, máy scan, mực in,….
Thiết bị điện tử như: Máy chiếu, máy ảnh số, máy camera,…
Với quan hệ rộng rãi và chặt chẽ với các hãng sản xuất thiết bị tin học văn phòng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, máy tính văn phòng, trong nhiều năm qua công ty là đại lý của các hãng máy tính nổi tiếng trên thế giới như: IBM, HP, COMPAQ, TOSHIBA, SONY, ACER,… Công ty còn cung cấp các sản phẩm và dịch vụ in ấn, máy in hoá đơn siêu thị, máy in mã vạch lớn trên thế giới như HP, CANON, RECOH, XEROX, SHARP, BROTHER, EPSON,…; là đại lý tiêu thụ các sản phẩm, thiết bị mạng của các nhà sản xuất thiết bị mạng lớn như: 3COM, HP, AMP, CISCO, … Ngoài ra công ty còn là bạn hàng của các hãng máy tính nổi tiếng như: INTEL, SAMSUNG, LG, KINGTON…
Hàng hoá của công ty chủ yếu là mua về nhập kho trước khi tham gia vào quá trình lưu chuyển hàng hoá tiếp theo. Vì vậy công tác bảo quản, lưu trữ hàng hoá tại kho cũng được công ty hết sức quan tâm. Hiện nay hàng hoá của công ty được lưu trữ ở nhiều kho khác nhau, mỗi kho đều có đủ sản phẩm kinh doanh để thuận lợi cho việc bốc dỡ, vận chuyển, tiêu thụ. Việc quản lý hàng hoá tại các kho của công ty được thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán ASIA. Khi tiến hành khai báo, kế toán phải mã hoá cho từng danh mục hàng hoá. Việc mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho người sử dụng có thể thuận tiện nhận diện, tìm kiếm, không gây nhầm lẫn giữa các loại hàng hoá với nhau. Hàng hoá tại công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc mã hóa các hàng hóa được sử dụng theo phương pháp mã hoá gợi nhớ. Theo phương pháp này, ta sử dụng chữ viết tắt của đối tượng cần mã hoá.
LUẬN VĂN TÔT NGHIỆP ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN
Trích danh mục hàng hoá của công ty (xem biểu số 2.3)
Biểu số 2.3
CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH VÀ KIẾN TRÚC HÀ NỘI
DANH MỤC HÀNG HOÁ, VẬT TƯ
STT Mã HH Tên HH ĐVT HH tồn kho Giá tồn TK HH TK DT TK GV 1 KEYSS0001 Samsung Keyboard
PS/2 Chiếc 20 150 156 5111 6321 2 MOHP005 HPMonitor 17”(MX705e) Chiếc 10 1.25 0 156 5111 6321 3 MOAC0006 Acer LCD Monitor
17” Wide TFT (AL1716WAB)
Chiếc 5 1.02
5
156 5111 6321
4 CAGC0004 GMC J-35 Full Size ATX- Korea Chiếc 20 700 156 5111 6321 5 MUCEP03 Epson T0633(Magenta) Hộp 60 720 156 5111 6321 ….. ………..
Phương thức tiêu thụ hàng hoá của công ty
• Thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty
Thị trường các sản phẩm tin học là một thị trường trải rộng, chủng loại sản phẩm đa dạng và phong phú dẫn đến nhu cầu của khách hàng là muôn màu, muôn vẻ. Do đó, có nhiều hướng phân bổ thị trường, phương thức bán hàng cũng như chính sách giá cả để thu hút khách hàng mà công ty đề ra.
Mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá,; vì vậy, việc mua hàng được tổ chức tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ hàng hoá và kết quả của hoạt động sau này. Giai đoạn mua hàng kể từ việc tìm kiếm đối tác cung cấp, vận chuyển hàng hóa, lưu kho hàng hoá đều được công ty quan tâm đến rất nhiều để sao cho có nguồn cung cấp hàng hoá đảm bảo chất lượng, gía cả hợp lý, chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa là thấp nhất nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng theo yêu cầu.
LUẬN VĂN TÔT NGHIỆP ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN
Hàng hóa sau khi đã mua và nhập kho của công ty thì điều quan trọng quyết định đến doanh thu của công ty là tìm được khách hàng để tiêu thụ sản phẩm đó với lợi nhuận mang lại càng cao càng tốt nhưng phải đảm bảo tính hợp lý và có thể cạnh tranh cùng các công ty cùng nghành khác. Hiện nay thị trường tiêu thụ của công ty đã mở rộng trên các tỉnh trong cả nước, các khách hàng của công ty ngày càng phong phú hơn, không chỉ là các cá nhân, các bạn hàng quen thuộc mà nó đã có tiếng nói trên thị trường; các tổ chức, đơn vị đã tìm đến với công ty ngày một nhiều hơn. Các khách hàng quen thuộc của công ty như: Công ty cổ phần thương mại 3C, Công ty cổ phần thương mại TID, Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ HTC, Công ty cổ phần tin học Hà Việt, Công ty cổ phần kinh doanh tổng hợp thiết bị điện tử,...
• Các phương thức tiêu thụ hàng hoá của công ty
Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại. Công việc chủ yếu của công ty là khâu trung gian chu chuyển hàng hoá từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng. Phương thức kinh doanh của công ty là thông qua hệ thống cửa hàng để giới thiệu và tiêu thụ hàng hoá, đồng thời công ty còn có hệ thống quảng cáo sản phẩm qua mạng Internet và bán hàng qua điện thoại,…. Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty do phòng kinh doanh, phòng kế toán, bộ phận kho, bộ phận giao vận của công ty đảm nhiệm. Trong qúa trình kinh doanh hàng hóa, mỗi bộ phận tham gia đều có chức năng và nhiệm vụ riêng và được phân công phân nhiệm rõ ràng:
Phòng kinh doanh chủ yếu phụ trách công việc xây dựng kế hoạch và
phương án kinh doanh hàng hoá, tìm kiếm thị trường, giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với các đối tác; tiến hành nhập hàng hóa, nhận hàng, vận chuyển hàng về nhập kho, tiến hàng giao hàng hóa tiêu thụ cho khách hàng, kiểm tra chất lượng mua bán trong quá trình
Phòng kế toán phụ trách các giao dịch thanh toán trong qúa trình kinh doanh hàng hóa như thanh toán với ngân hàng, với nhà cung cấp, và với khách hàng; hạch toán các nghiệp vụ liên quan trong kinh doanh hàng hoá; tính toán và phản ánh chính xác đầy đủ giá trị hàng mua và các khoản chi phí phát sinh để từ đó tính chính xác giá trị của hàng nhập kho và giá vốn của hàng bán; phản ánh doanh thu tiêu thụ, kết quả hoạt động kinh doanh hàng hoá của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận kho hàng hóa của công ty cùng với phòng kinh doanh phụ
trách việc nhập, xuất kho hàng hóa; đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hoá trong quá trình lưu kho, cùng với phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi và phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời số lượng hàng hoá nhập, xuất và tồn kho.
Bộ phận giao vận đảm bảo đem hàng hoá đúng chất lượng, mẫu mã
đến tận người tiêu dùng, cài đặt các phần mềm cần thiết cho khách hàng và hỗ trợ cho khách hàng khi cần thiết.
Quá trình kinh doanh hàng hoá của công ty
Sơ đồ 2.5: Quy trình kinh doanh hàng hoá tại công ty
P. Kinh doanh P. KDP. KT Bộ phận kho P. KD P. KT P. Kinh doanh Ký kết hợp đồng với khách hàng Nhập hàng hoá Lưu kho hàng hoá Tiêu thụ hàng hoá Thanh lý hợp đồng với khách hàng
LUẬN VĂN TÔT NGHIỆP ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN
Hàng năm, phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh cho cả năm và cho từng tháng một. Cuối tháng này, phòng kinh doanh sẽ đề ra chỉ tiêu và doanh số ước tính cho tháng sau. Phòng kinh doanh tìm kiếm, giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng. Từ đó cùng với phòng kế toán tiến hành nhập hàng hoá. Hàng hoá sau khi được nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra chất lượng sẽ được nhập kho công ty và sau đó được giao cho khách hàng tại kho của công ty. Sau khi hàng hóa của hợp đồng đã giao hết, toàn bộ tiền hàng cũng như các điều khoản khác của hợp đồng đã được hai bên thực hiện xong thì hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và một hợp đồng kinh tế của công ty đã được hoàn thành.
Hiện tại, công ty đang tiến hành tiêu thụ hàng hóa dưới hai hình thức chủ yếu đó là bán buôn và bán lẻ cho khách hàng.
• Phương thức bán buôn
Bán buôn là hình thức bán hàng cho người kinh doanh trung gian chứ không phải là bán thẳng cho người tiêu dùng. Đối tượng mua hàng của hình thức này không phải là các cá nhân nhỏ lẻ mà là các công ty, công trình dự án, … ; khối lượng hàng hoá lớn. Với hình thức này, việc tiêu thụ hàng hoá thực hiện thông qua đơn đặt hàng hoặc thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế để tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong quá trình kinh doanh. Hoạt động tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn của công ty có tính ổn định khá cao; khách hàng của công ty là những đối tác làm ăn lâu năm, có uy tín.
Phương thức bán buôn của công ty được thực hiện dưới hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong đó, hình thức chủ yếu mà công ty áp dụng là bán buôn qua kho. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá xuất kho mới giao cho bộ phận giao vận. Hình thức bán buôn này sẽ giúp công quản lý chặt chẽ giá vốn
Bên cạnh đó còn sử dụng phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Phương thức này được công ty áp dụng chủ yếu dưới hình thức giao hàng trực tiếp (hay giao tay ba). Căn cứ vào nhu cầu và điều kiện thực tế, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp và thoả thuận địa điểm giao hàng. Phương pháp này sẽ giúp giảm được đáng kể chi phí vận chuyển và chi phí qua kho cho công ty, đồng thời nó đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu về hàng cho khách hàng.
• Phương thức bán lẻ tại cửa hàng
Bán lẻ hàng hoá là việc bán thẳng cho người tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ và khối các công ty, tổ chức, cơ quan có nhu cầu thay thế , sửa chữa hệ thống máy tính, thiết bị máy tính, hệ thống mạng thông tin của cơ quan mình.
• Hình thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ
Trong quá trình kinh doanh, để giới thiệu và khuyến khích khách hàng tiêu dùng sản phẩm của mình, công ty cũng thường xuyên tổ chức các đợt khuyến mại cho khách hàng bằng hàng hoá của công ty. Ngoài ra hàng hoá của công ty cũng được sử dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh và được coi là hàng hoá tiêu dùng nội bộ.
Như vậy, với các hình thức bán hàng của công ty đã khai thác tối đa thị trường tiêu thụ, đảm bảo hàng hóa của mình đến được tận tay người tiêu dùng từ đó mở rộng thị phần của công ty. Có thể nói, phương thức bán hàng của công ty đã và đang góp phần đưa mặt hàng của công ty đến được nhiều thị trường mới mẻ hơn và giúp công ty dần có tiếng nói trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
2.2.1.2.Các phương thức thanh toán của công ty
Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội thực hiện phương thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: Tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đó
LUẬN VĂN TÔT NGHIỆP ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN
hình thức thanh toán thường sử dụng là chuyển khoản vào tiền gửi ngân hàng. Việc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trước tiền hàng đối với những khách hàng mới, mua với số lượng lớn hoặc thanh toán chậm sau một thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toán chậm tuỳ thuộc vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng quy định và tuỳ thuộc vào mối quan hệ với khách hàng, nhưng thông thường dưới 30 ngày). Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp.
Các phương thức thanh toán cụ thể của công ty như sau:
• Đối với bộ phận khách lẻ
Mua hàng trực tiếp tại cơ sở Artek:
Đặt cọc tối thiểu 30% khi mua linh kiện (trước khi giao hàng) Đặt cọc tối thiểu 10% khi mua bộ máy (trước khi giao hàng) Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt
Trường hợp đặc biệt cho nợ là khi có bảo lãnh của nhân viên trong công ty, có xác nhận của trưởng bộ phận và giám đốc
Mua hàng gián tiếp qua điện thọai, qua mạng:
Xác định rõ đối tượng khách hàng (đơn vị, tên, điện thoại cố định…) Thanh toán 100% số tiền sau khi giao hàng, lắp đặt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với khách hàng là công ty lớn, tổ chức, liên doanh, phi chính phủ, nhà máy, cơ quan nhà nước: Tính giá cộng thêm từ 1% -> 3% tuỳ theo khách hàng thanh toán nợ nhanh hay chậm và phức tạp hay không phức tạp. Việc tính giá tăng, thông qua ban giám đốc công ty. Đối đa 1 tháng kể từ ngày giao hàng, khách hàng phải thanh toán cho công ty.
• Đối với bộ phận bán buôn:
Tất cả khách hàng được mở tín dụng phải được thông qua trưởng bộ
toán nhanh hay chậm và doanh số của khách hàng.
Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng
Đối với các đơn hàng đặc biệt hoặc trị giá 3000$ trở lên phải có hợp đồng kinh tế do giám đốc kí hoặc người được uỷ quyền kí.
Đối với các công ty nhỏ hoặc chưa có mức tín dụng thì phải thanh toán bằng tiền mặt.
Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán có phần phức tạp hơn trong quá trình theo dõi nhưng bù lại tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Đây cũng là điều mà luôn đặt ra và thực hiện nhằm thu hút thêm khách hàng đến với công ty.