1.3.5.1. Nghiệp vụ tăng TSCĐ
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty luôn chú trọng tới việc đầu tư đổi mới, đa dạng hoá TSCĐ hiện có. TSCĐ của công ty tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như: mua sắm ( cả mua mới và mua cũ TSCĐ ), XDCB hoàn thành, nâng cấp… Song nhìn chung TSCĐ của công ty tăng chủ yếu do mua sắm bằng nguồn vốn tự có và vốn vay. TSCĐ khi về đến công ty được tập trung nghiệm thu và đưa vào sử dụng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên việc mua sắm TSCĐ chỉ được thực hiện tại công ty, còn tại các chi nhánh không được phép mua sắm TSCĐ. Nếu chi nhánh xét thấy cần thiết phải mua sắm TSCĐ để phục vụ cho nhu cầu hoạt động của mình thì phải báo cáo công ty, công ty sẽ tiến hành xem xét, mua sắm và bàn giao TSCĐ cho chi nhánh đó.
Việc mua sắm TSCĐ xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận trong công ty và căn cứ vào kế hoạch đầu tư đổi mới trang thiết bị của công ty trong từng thời kỳ. Khi bộ phận nào có nhu cầu cần sử dụng TSCĐ cần phải lập tờ trình xin mua TSCĐ trong đó trong đó trình bày rõ lý do cần mua TSCĐ gửi lên Tổng Giám đốc công ty. Sau khi được Tổng Giám đốc công ty phê duyệt, người được giao nhiệm vụ đi mua TSCĐ có trách nhiệm ký kết hợp đồng mua TSCĐ với nhà cung cấp. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết theo đúng thủ tục đã được quy định, hai bên tiến hành bàn giao TSCĐ. Sau đó kế toán tiến hành làm thủ tục thanh toán cho bên bán. Khi đã hoàn thành xong hợp đồng hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng mua TSCĐ.
Các chứng từ kế toán liên quan đến việc mua sắm TSCĐ của công ty bao gồm:
- Tờ trình xin mua TSCĐ ( Giấy đề nghị ) - Quyết định của Tổng Giám đốc công ty - Hoá đơn mua TSCĐ ( Hoá đơn GTGT ) - Biên bản giao nhận TSCĐ
- Phiếu chi
Cách thức tổ chức chứng từ như sau:
Khi TSCĐ về tới công ty, công ty tiến hành lập hội đồng giao nhận TSCĐ, hội đồng này gồm có:
- Đại diện bên giao ( bên bán )
- Đại diện bên nhận ( Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc… ) - Một số uỷ viên: Kế toán trưởng, đại diện phòng kinh doanh…
Biên bản giao nhận TSCĐ được lập cho từng đối tượng TSCĐ và được lập thành hai bản:
Một bản giao cho bên bán giữ
Một bản chuyển cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ và lưu tại phòng kế toán.
Các chứng từ này là căn cứ cho việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ. Cụ thể kế toán tổng hợp dựa vào các chứng từ trên để lập thẻ TSCĐ, chứng từ ghi sổ trình kế toán trưởng ký duyệt.
Sau đó chứng từ ghi sổ cùng các chứng từ gốc được chuyển cho kế toán TSCĐ để ghi vào sổ cái TSCĐ.
Công ty Cổ phần vận tải 1 TRACO
Số 45 Đinh Tiên Hoàng, Hồng Bàng, Hải Phòng
Hải Phòng ngày 25 tháng 02 năm 2007