Xây dựng bầu không khí văn hoá của công ty, bởi vì nó ảnh hưởng đến sự hoàn thành công tác trong khắp tổ chức và hậu quả là ảnh hưởng đến sự thoả mãn của công nhân viên, cũng như ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của công ty. Bầu không khí văn hoá của công ty tiến triển và hình thành từ các tấm gương của cấp quản trị cao cấp, chủ yếu nảy sinh từ những gì họ làm chứ không phải những gì họ nói.
Yếu tố về tổ chức, tiến trình quản trị, cơ cấu tổ chức của công ty và phong cách lãnh đạo góp phần hình thành nên văn hoá công ty.
Yếu tố văn hoá công ty cũng ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp tới tâm lý và cách thức làm việc của mỗi nhân viên, tính chuyên nghiệp trong công việc của họ một phần phụ thuộc vào cách lãnh đạo (phân cấp, sắp xếp vị trí công việc) của nhà quản lý và các chính sách trong xây dựng và quản lý công ty.
Trên cơ sở, các nhân tố đã nêu, đưa ra một số biện pháp để có được một tập thể chân chính:
(1) Có mục đích hoạt động rõ ràng, cụ thể nhằm thoả mãn nhu cầu và lợi ích của các thành viên
- Mọi thành viên thống nhất và ra sức thực hiện mục đích đó
- Mục đích hoạt động của tập thể (chi nhánh) phải phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty và được pháp luật cho phép
(2) Phải có quy định quan hệ công việc rõ ràng chặt chẽ, phải có kỷ luật buộc các thành viên phải chấp hành.
(3) Tập thể lao động phải có quyền sở hữu và chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng 1 cơ sở vật chất kỹ thuật tài sản cố định.
(4) Các thành viên trong tập thể có quan hệ gắn bó mật thiết, giúp đỡ nhau cả trong công việc và ngoài giờ làm việc, trong sinh hoạt và đời sống hàng ngày.
(5) Phải xây dựng và duy trì được truyền thống hoạt động, đặc trưng của tập thể mình, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, có quan hệ với các nhóm khác, tập thể khác nhưng vẫn giữ được những nét riêng của mình.
Theo 5 điều trên có nghĩa là phụ thuộc rất lớn vào người quản lý, người quản lý nên tạo dựng cho mình cả uy tín địa vị lẫn uy tín cá nhân. Đối với chi nhánh, việc cần làm đầu tiên là thực hiện những thay đổi nhỏ nhất:
- Làm thẻ nhân viên cho mọi người trong chi nhánh (hiện tại mọi người trong chi nhánh đã có thẻ nhân viên).
- Chỉnh đốn lại thời gian làm việc (đương nhiên không quá cứng nhắc, khi cần nhân viên có thể làm việc tại nhà và trao đổi công việc qua máy tính, qua internet, nói chung nguyên tắc nhưng vẫn có sự linh hoạt, uyển chuyển). Bên cạnh quy định về giờ giấc thì phải đi kèm với những hình thức, mức phạt đối với những cá nhân làm không đúng theo nguyên tắc, quy định và những cách thức phạt này phải được áp dụng từ chính người lãnh đạo.
- Một số quy định về trang phục khi đến cơ quan
- Tạo dựng một số hoạt động ngoài công việc cho đội ngũ nhân viên, như: tổ chức sinh nhật tập thể theo tháng, đi dã ngoại có sự tham gia của người thân nhân viên trong công ty …
- Trong giao công việc người quản lý nên làm cho công việc ấy trở lên hứng thú và làm tăng ý nghĩa của công việc đó đối với chi nhánh nếu việc đó được hoàn thành tốt (khiến người được giao việc ý thức được trách nhiệm của mình và thấy vui vẻ khi nhận công việc đó). - Quản lý về tiến độ thực hiện công việc: Giám đốc quản lý tiến độ
làm việc của toàn công ty (các bộ phận, phòng thông qua các trưởng bộ phận), các trưởng bộ phận (trưởng phòng) quản lý việc thực hiện và tiến độ làm việc theo đúng kế hoạch hay không của các thành viên.
- Theo tôi, đối với chi nhánh nên tăng cường làm việc nhóm, tức là có sự phối hợp hỗ trợ nhau trong công việc giữa các thành viên, giữa các bộ phận, ví dụ: Bộ phận thị trường cùng với điều hành xây dựng chương trình chứ không phải đôi khi là kiêm tất, bởi có sự tham gia (nếu tích cực và thực sự nhiệt tình thì chắc chắn sẽ hiểu sản phẩm
đó) nên khi bán sẽ không gặp khó khăn. Muốn làm được việc này, bên cạnh các kỹ năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm còn cần có sự phân công rõ ràng về chức năng của các phòng, các bộ phận, tạo mối liên kết giữa các phòng đó - để làm được điều này thì người lãnh đạo mà cụ thể ở đây là Giám đốc chi nhánh có vai trò hết sức quan trọng.
- Luôn nhắc nhở nhân viên làm việc đúng với tinh thần của slogan
của công ty, để họ ý thức được việc làm của mình.
- Tổ chức những buổi học nhằm bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên và những kỹ năng cần thiết trong công việc, đặc biệt là về marketing và kỹ năng giao tiếp, cùng với nó là cần có buổi học về phương pháp làm việc nhóm.
- Nên thường xuyên có những cuộc họp toàn chi nhánh nhằm tổng kết lại những công việc đã làm và đưa ra kế hoạch cùng những công việc cần làm trong thời gian tiếp theo (tuần kế tiếp, tháng kế tiếp), phải đảm bảo được toàn bộ nhân viên trong chi nhánh đều biết được công việc và kế hoạch công việc của cả chi nhánh và của riêng bộ phận mà họ thuộc vào. Đồng thời với những công việc được đưa ra thì nên tiến hành khen thưởng đối với những cá nhân có hiệu quả cao trong thời gian vừa qua và việc đưa ra khen thưởng là trước toàn bộ chi nhánh (đương nhiên phải đảm bảo đúng người, đúng việc). Bên cạnh đó với những sai lầm nghiêm trọng cũng cần được đưa ra phê bình, việc phê bình phải hết sức tế nhị và khéo léo.
- Mức lương trung bình của chi nhánh như trên không phải là cao, đặc biệt khi xét tại điều kiện sinh hoạt đắt đỏ ở Hà Nội, thêm nữa mọi nhân viên trong chi nhánh hầu hết là ở tỉnh khác lên làm việc. Do
vậy, nên đặt ra những mức cho tăng lương để nhân viên phấn đấu và đương nhiên đã đặt ra là phải thực hiện.
- Khiến họ có sự gắn kết với chi nhánh nhiều hơn thông qua khuyến khích họ mua cổ phần của công ty (vì hiện tại chỉ có giám đốc chi nhánh có cổ phần của công ty).
- Bố trí, thiết kế môi trường làm việc (nên dừng việc nấu ăn trưa trong công ty và tiến hành xử lý nhanh chóng vấn đề hệ thông thoát nước), không gian nội thất trong trụ sở chi nhánh nên thoáng và không rối mắt, sắp xếp tranh ảnh, bàn làm việc, …
- Tăng cường ứng dụng những thành tựu trong công nghệ, hệ thống thông tin và cập nhật những phần mềm tiện ích cho hoạt động của doanh nghiệp lữ hành.
- Tăng cường và dần dần đưa hoạt động kinh doanh lữ hành trực tuyến vào chi nhánh, vì phải nắm bắt xu hướng chung và nhằm nắm bắt thông tin nhanh, phục vụ khách hàng nhanh chóng, kịp thời, làm phong phú thêm hình thức trao đổi với khách hang và tăng thị trường khách của mình với mục đích cuối cùng là tăng thị phần, nâng cao chất lượng phục vụ.
- Như các phần trên đã trình bày về quy trình làm việc, thì đây chính là một công cụ một thước đo để xây dựng và đánh giá một phong cách làm việc có chuyên nghiệp hay không? Chính vì vậy, để xây dựng được một phong cách làm việc và xem xét tính chuyên nghiệp của công việc đó và con người thực hiện công việc đó thì nhất thiết là mỗi công ty phải thiết kế cho mình những quy trình làm việc chuẩn cho mỗi bộ phận. Đây là một vấn đề rất khó nó không mang hoàn toàn tính chất kỹ thuật như trong một dây chuyền máy móc để (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
sản xuất, không mang tính rõ ràng như trong phục vụ bàn, phục vụ buồng trong khách sạn, …
Theo ý kiến của cá nhân tôi về vấn đề này - thiết kế quy trình chuẩn trong công việc của từng bộ phận tại một doanh nghiệp:
Đây là công việc của người lãnh đạo và là một công việc hết sức quan trọng và đòi hỏi thời gian khá dài.
- Về mặt chuyên môn, trước hết nên mời những chuyên gia về lĩnh vực kinh doanh lữ hành để thống nhất về mặt lý luận và nếu có các quan hệ tốt, nên mời những người đã làm thực tiễn trong ngành lâu năm những công việc ở các bộ phận để các chuyên gia và những người đó tổng hợp được các công việc cụ thể mà từng bộ phận trong một công ty cần phải thực hiện, tất nhiên là có phải đưa cho họ thông tin thực tế về tình hình nhân viên tại công ty để có những lời khuyên và ý kiến sát thực nhất với công ty.
- Thứ hai, nên có cuộc họp riêng với từng bộ phận:
+ Đầu tiên hỏi họ rằng theo ý kiến của bản thân họ thì bộ phận mà họ đang làm thực tế là phải đảm nhiệm những công việc cụ thể nào (có thực tế đương nhiên họ sẽ dễ trả lời)?
+ Thứ hai, cũng là một câu hỏi: nhân viên của bộ phận này sau một thời gian làm kiêm khá nhiều công việc (thực tế tại chi nhánh) thì bản thân thấy mình mạnh ở mảng nào nhất?
+ Khi đã có câu trả lời cho câu hỏi trên thì đề nghị họ liệu có muốn chuyển sang chuyên về vấn đề đó?
- Thứ ba, sau khi có cuộc họp riêng từng bộ phận thì tiến hành một cuộc họp toàn chi nhánh, đưa ra vấn đề và lý do tại sao lại có cuộc họp này sau khi đã có cuộc họp riêng từng bộ phận. Thông tin lại cho họ một số ý kiến của các chuyên gia, đưa ra những kết quả đã thu được từ cuộc họp từng bộ
phận về sự tự đánh giá khả năng của mỗi người về mỗi mảng của công việc, cùng với sự quan sát của người lãnh đạo trong một thời gian làm việc, để đưa ra sự sắp xếp, bố trí công việc cho nhân viên toàn chi nhánh (có sự chuẩn bị trước của người lãnh đạo), sau khi đưa ra trước cuộc họp, thu nhận thông tin ngược trở lại từ phía nhân viên một lần nữa trước khi đưa ra quyết định cuối cùng và đưa ra sự điều chỉnh trong cơ cấu tổ chức. – Đây là một sự thay đổi lớn đối với một tổ chức, chính vì vậy đòi hỏi người lãnh đạo phải tinh tế và thực sự có năng lực.
Khi mỗi người đã nhận thấy mình phù hợp ở công việc nào thì cũng cần phải xác định được chính xác công việc mình cần làm, trên cơ sở đó xây dựng quy trình cụ thể cho từng bộ phận. Để mỗi người của bộ phận đó tự xây dựng, sau đó bộ phận đó tổng kết lại rồi báo cáo lên người lãnh đạo, cuối cùng sẽ có một cuộc họp nhằm thống nhất về quy trình công việc của mỗi bộ phận.
• Khi thực hiện công việc trên thì tổ chức phải đối mặt với một số vấn
đề: Việc đưa ra được quy trình công việc cụ thể cho mỗi bộ phận như trên , trên thực tế sẽ đòi hỏi khoảng thời gian không phải là ngắn và xét về mặt tâm lý chắc chắn sẽ gây xao động trong đội ngũ nhân viên. Chính vì vậy, trước khi bắt đầu thực hiện người lãnh đạo hay người chịu trách nhiệm trong xây dựng và tổ chức xây dựng phải làm cho nhân viên hiểu rõ: việc làm này không làm mất việc của bất cứ ai trong công ty, thứ hai, việc làm này sẽ khiến cho mọi người làm việc có quy củ và có thước đo để đánh giá và một ý nghĩa to lớn với mọi người trong công ty là biết được việc mình làm, dần dần sẽ làm họ làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn, nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, sự tương trợ, hỗ trợ nhau để hoàn thành tốt mục tiêu của công ty, đem lại lợi ích chung cũng có nghĩa là đem lại thu nhập cho chính mỗi nhân viên.
- Khi đã ổn định được tâm lý nhân viên - đây là bước hết sức quan trọng, là người quản lý hay người được giao nhiệm vụ về tổ chức xây dựng quy trình phải tiến hành quản lý chặt chẽ khâu thực hiện các công việc theo quy trình đã được thống nhất đưa ra. Việc đảm bảo được thực hiện theo đúng như quy trình và phải duy trì được sự quản lý giám sát chặt chẽ và luôn cổ vũ tinh thần nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định cho đến khi sự thành thạo và sự tự nguyện làm việc và các công việc trở thành phản xạ của mỗi nhân viên, khi nói đến công việc này, họ biết họ phải làm những gì, công việc họ đảm nhận nằm ở khâu nào và có vị trí như thế nào để hoàn thành công việc – Cùng với làm được việc này và trên cơ sở sự tạo điều kiện thuận lợi từ phía môi trường công ty và bản thân họ tự ý thức và rèn luyện thì phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ hình thành trong mỗi nhân viên và tạo nên một doanh nghiệp có nét văn hoá riêng và tính chuyên nghiệp trong các chương trình tour do công ty thực hiện.