* Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận trong tổ chức kế toán.
Công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex tổ chức công tác Kế toán theo hình thức tập trung, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, là một bộ phận trong hệ thống thông tin kinh tế trong quản lý. Bộ máy kế toán của công ty cần đ- ợc tổ chức một cách khoa học và hợp lý, đồng thời phải nắm bắt đặc điểm và quy mô hoạt động của sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từng khâu, từng bộ phận, từ đó tổ chức Kế toán và bố trí nhân viên cho phù hợp.
Phòng kế toán - hành chính tổng hợp của Công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex có chức năng quản lý công tác kế toán tài chính, tổng hợp phân tích
hiệu quả sử dụng nguồn vốn, phục vụ tình hình xuất nhập khẩu kịp thời, đồng thời biên tập kế hoạch tài chính phục vụ cho năm kế hoạch.
Nhằm đảm bảo công tác Kế toán của công ty đợc đồng bộ, nhịp nhàng. Phản ánh đầy đủ trung thực tình hình xuất – nhập của công ty, thông tin báo cáo kịp thời theo yêu cầu và tham mu chính xác để Giám đốc ra quyết định phù hợp với chế độ chính sách hiện hành, phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Phòng kế toán - hành chính sự nghiệp Công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex có nhiệm vụ và quyền hạn :
- Phản ánh và kiểm tra tình hình ký kết, thực hiện hợp đồng xuất - nhập khẩu. - Kiểm tra, quản lý hàng hoá xuất – nhập khẩu về cả số lợng và giá trị
- Tổ chức kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết để tính toán chính xác hiệu quả kinh doanh xuất – nhập khẩu.
- Lập kế hoạch tài chính trong kỳ kế hoạch, đồng thời có biện pháp lo nguồn vốn trong khâu nhập thiết bị.
- Lập sổ theo dõi kế hoạch thu chi của quá trình hoạt động nhập khẩu thiết bị, tổ chức hạch toán đúng nguyên tắc theo pháp lệnh kế toán, thống kê của nhà nớc. - Theo dõi chế độ thanh quyết toán, tìm mọi biện pháp tăng hiệu quả sử dụng vốn, bảo toàn vốn, phát triển vốn.
- Theo dõi, quản lý vốn TSCĐ, vốn lu động, lập chứng từ theo dõi diễn biến tình hình xuất - nhập khẩu hàng hoá của công ty.
- Có quyền dừng những khoản chi sai nguyên tắc gây tổn thất đến quyền lợi chung của Công ty và kịp thời báo cáo chủ tài khoản là Giám đốc biết cho ý kiến giải quyết.
Công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex là đơn vị hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản giao dịch riêng. Công tác tài chính đợc thể hiện qua các mối quan hệ giữa công ty với Ngân hàng, công ty với khách hàng và công ty với Nhà nớc. Cùng với sự biến động và phát triển của công ty, bộ máy kế toán của công ty cũng đợc tinh chế và kiểm toán nhằm đảm bảo phục vụ cho công tác kế toán đợc toàn diện đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
Sơ đồ bộ máy Kế toán
1. Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về quản lý tài chính trong công ty theo điều lệ kế toán trởng Nhà nớc đã ban hành. Kế toán trởng giúp giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phụ trách chung điều hành công việc trong phòng đáp ứng yêu cầu kinh doanh, điều hành vốn, cân đối trong toàn công ty.
2. Phó phòng kế toán giúp việc cho kế toán trởng, điều hành và giải quyết công việc lúc kế toán trởng đi vắng. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán định kỳ.
3. Kế toán mua hàng : theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động mua hàng của công ty, bao gồm mua hàng nội địa, thành phẩm sản xuất gia công, tiếp nhận hàng nhập khẩu. Kế toán tr- ởng Phó phòng kế toán Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán hàng tồn kho Kế toán tài chính Thủ quỹ toán Kế thanh toán
4. Kế toán bán hàng : theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động bán hàng của công ty, bao gồm xuất bán cho các đơn vị trong nớc, xuất khẩu, bán buôn, bán lẻ, bán đại lý, bán trả góp.
5. Kế toán hàng tồn kho : theo dõi và hạch toán các hoạt động nhập khẩu và tồn kho hàng hoá, thành phẩm ở tất cả các kho của công ty. Công ty áp dụng ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên, tồn kho lấy theo số thực tế tại phòng kế toán.
6. Kế toán tài chính : theo dõi và hạch toán kế toán vốn bằng tiền, tài sản cố định, tài sản lu động, nguồn vốn và các quỹ xí nghiệp, theo dõi chi phí và các khoản công nợ nội bộ, thanh toán với ngân sách nhà nớc và phân phối lợi nhuận.
7. Thủ quỹ : chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu của công ty, có trách nhiệm thu, chi số tiền trên phiếu thu, phiếu chi. Phát hiện tiền giả do khách hàng trả, nếu nhầm lẫn phải chịu trách nhiệm bồi thờng.
8. Kế toán thanh toán : theo dõi ngoại tệ, hàng xuất nhập khẩu nội địa, thuế và dịch vụ kiều hối.