Công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký - chứng từ:
- Sổ Nhật ký - chứng từ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản. Công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex hiện nay đang sử dụng các loại NKCT số: 1, 2, 5, 7, 10.
- Các bảng kê: dùng để phản ánh các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của các tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký - chứng từ, số liệu chứng từ gốc đợc ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu đợc tổng cộng của các bảng kê đợc chuyển vào các Nhật ký - chứng từ có liên quan. Công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex đang sử dụng các bảng kê 1, 2, 3, 4, 5, 6, 11.
- Sổ cái các tài khoản: là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó gồm có số phát sinh nợ, số phát sing có đợc tập hợp vào cuối tháng hoặc cuối quý.
- Sổ chi tiết hoặc các bảng phân bổ, tờ kê chi tiết: đợc mở cho từng tài khoản chi tiết theo mẫu hớng dẫn.
Đặc trng cơ bản của hình thức Nhật ký chứng từ là các nghiệp vụ phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để ghi vào sổ. Sổ Nhật ký chứng từ cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chứng từ để ghi sổ cái các tài khoản.
Việc áp dụng hình thức này phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty và phù hợp với tay nghề trình độ của cán bộ kế toán. Đây là một hình thức kế toán đ- ợc xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đảm bảo đợc việc tiến hành thờng xuyên, công việc đồng đều các khâu trong tất cả các phần kế toán, đảm bảo số liệu chính xác kịp thời, phục vụ nhạy bén cho nhu cầu quản lý kinh tế của Công ty.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi định kỳ, cuối kỳ
2.2.Thực tế công tác quản lý lao động và kế toán tiền lơng, các khoản trích theo lơng của công ty.
2.2.1. Tình hình Lao động ở Công ty:
- Số lợng cán bộ là 31 công nhân viên . Chứng từ gốc Sổ NK chung Sổ NK đặc biệt Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
- Trình độ cán bộ trong công ty đều từ bậc đại học trở lên.
2.2.2. Các hình thức trả lơng:
2.2.2.1. Hạch toán lao động:
a. Bảng chấm công
- Mục đích và phơng pháp lập:
Hạch toán sử dụng thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế, thời gian ngừng việc, nghỉ việc của 1 ngời, mỗi bộ phận sản xuất trong từng thời gian, đối với từng sản phẩm công việc.
Bảng chấm công là chứng từ quan trọng đầu tiên để hạch toán thời gian lao động trong doanh nghiệp và nó là tài liệu quan trọng để tổng hợp đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động là cơ sở kế toán để tính toán kết quả lao động và tiền lơng cho CBCNV.
Bảng chấm công và chứng từ khác có liên quan đợc áp dụng riêng cho các phòng ban, từng tổ lắp ráp. Bảng chấm công đợc sử dụng trong 1 tháng và đợc theo dõi chấm công từng ngày trong tháng và còn làm cơ sở cho lập báo cáo định kỳ, phục vụ công tác quản lý và thời gian lao động trong công ty.
Bảng chấm công đợc treo công khai để cho CBNCV theo dõi. Cụ thể bảng chấm công tháng 01/2001 của phòng Tổ chức lao động tiền lơng nh sau:
Bảng chấm công phòng tổ chức lao động tiền lơng.
Tháng 01 năm 2004
STT Họ và tên
Lơng cấp bậc
Ngày trong tháng Quy ra công
Ký hiệu chấm công 1 2 ... 30 31 Số công hởng l- ơng thời gian Số công nghỉ ngừng việc 1 Nguyễn Thị Phú 827.400 x x ... x x 25,5 + Lơng SP: K 2 Nguyễn Văn Tài 625.800 x x ... x x 25,5 + Lơng thời gian : X 3 Lê Thị Hải 357.000 x x ... x x 25,5 + ốm : ô 4 Nguyễn Văn Xuân 373.800 x x ... x x 26,5 + Con ốm cô Cộng 2.184.00 0 103 Ngời lập Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng thanh toán tạm ứng lơng kỳ I đợc lập vào ngày 10 hàng tháng mức trích không quá 50% thu nhập của mỗi ngời.
Bảng thanh toán tạm ứng lơng kỳ I
Phòng tổ chức lao động tiền lơng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
STT Họ và tên Lơng cơ bản Số tiền tạm
ứng
Ký nhận
1 Nguyễn Thị Phú 827.400 500.000
2 Nguyễn Văn Tài 625.800 400.000
3 Lê Thị Hải 357.000 300.000
4 Nguyễn Văn Xuân 373.800 300.000
Tổng cộng 2.184.000 1.500.000
Tháng 1 năm 2004 c. Bảng thanh toán lơng:
- Là chứng từ thanh toán lơng, là căn cứ để hạch toán tiền lơng. Bảng này đợc lập theo từng bộ phận tơng ứng bảng chấm công.
- Cơ sở lập bảng này là bảng chấm công, bảng tính phụ cấp trợ cấp phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành và là căn cứ lập phiếu chi trả l- ơng.
- Cụ thể trong tháng 1/2004, căn cứ vào bảng chấm công và chứng từ có liên quan ta có bảng thanh toán lơng nh sau:
Bảng thanh toán lơng tháng 01 năm 2004 Văn phòng
Bảng tổng hợp thanh toán lơng tháng 01/2004
d. Phiếu nghỉ hởng BHXH:
+ Phiếu nghỉ hởng BHXH phải đợc bệnh viện, y tá của cơ quan cho nghỉ, việc nghỉ phải đợc các bác sĩ, y sĩ chuyên môn xác nhận ngày nghỉ của cán bộ công nhân viên.
+ Khi nghỉ phải nộp giấy này cho ngời chấm công cuối tháng, phiếu nghỉ h- ởng BHXH đợc tính kèm với bảng chấm công gửi vào phòng kế toán để kế toán tính toán về BHXH trả cho CBCNV thay lơng.
+ Sau khi nhận đợc giấy này kế toán phải tính toán tiền BHXH trả thay lơng và ghi ngay vào phiếu này.
Phiếu nghỉ hởng BHXH
Số 02 Họ và tên: Trơng ánh Hồng
Tên cơ quan y tế Lý do ngày tháng năm số ngày cho nghỉ Tổng số Từ ngày Đến ngày Y, Bác sĩ ký tên Số ngày thực nghỉ Xác nhận phụ trách bộ môn Bệnh viện Bạch Mai Nghỉ ốm 2 22/04 24/04 2 e. Bảng thanh toán BHXH. - Mục đích và phơng pháp lập:
+ Bảng này có thể lập cho từng bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. + Cơ sở lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ BHXH
+ Khi lập bảng ghi chi tiết theo từng trờng hợp cụ thể về chế độ hởng BHXH nh ốm đau, thai sản, tai nạn.
+ Cuối tháng tổng cộng số ngày nghỉ và số tiền đợc trợ cấp cho từng trờng hợp. Sau đó chuyển cho ban VHXH xác nhận, và kế toán trởng duyệt sau đó chuyển cho bên BHXH thị xã duyệt chi.
Bảng này lập làm 2 liên; 1 liên cho cơ quan quản lý BHXH 1 liên lu tại phòng kế toán.
Bảng thanh toán BHXH
Toàn công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex tháng 1/2004
ST T Họ và tên Lơng cấp bậc Số ngày nghỉ và tiền trợ cấp Tổng cộng Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền 1 Trơng ánh Hồng 403.200 2 23.262 2 23.262 2 Vũ Kim Anh 489.400 1 28.234 1 28.234 Cộng 2 23.262 1 28.234 3 51.496
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mơi mốt nghìn bốn trăm chín sáu đồng.
Kế toán BHXH Trởng ban BHXH Kế toán trởng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu)
f. Phiếu chi:
Phiếu chi
Ngày 10 tháng 01 năm 2004
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Văn Xuân Địa chỉ: Phòng Kế toán
Lý do chi: Tạm ứng lơng kỳ 1
Số tiền: 23.000.000 (bằng chữ: Hai mơi ba triệu đồng) Kèm theo chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ: Hai mơi ba triệu đồng
Ngày 10 tháng 01 năm 2004
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Phiếu chi
Số: 13
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Văn Xuân Địa chỉ: Phòng Kế toán
Lý do chi: Tạm ứng lơng kỳ 2
Số tiền: 31.084.400 (bằng chữ: Ba mốt triệu không trăm tám t ngàn bốn trăm đồng)
Kèm theo chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ: Ba mốt triệu không trăm tám t ngàn bốn trăm đồng Ngày 10 tháng 01 năm 2004
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
*) Các nghiệp vụ hạch toán lơng và BHXH
Trong tháng 01/2004 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:
NV1: Căn cứ phiếu chi số 02 ngày 10/01/2004 về chi tạm ứng lơng. Kế toán định khoản:
Nợ TK 334: 23.000.000đ
Có TK 111: 23.000.000đ
NV2: Căn cứ chứng từ số 07 ngày 31/1/2004 tính và phân bổ tiền lơng cho từng bộ phận. KT định khoản:
Nợ TK 641: 8.425.400đ Nợ TK 642: 12.934.100đ
Có TK 334: 21.359.500đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NV3: Căn cứ giấy báo có số 10 ngày 31/1/2004 về số tiền trợ cấp BHXH Nợ TK 112: 51.496đ
NV4: Căn cứ phiếu chi số 15 ngày 31/01/2004. Kế toán chi trả cho từng đối tợng hởng trợ cấp BHXH:
Nợ TK 338: 51.496đ
Có TK 111: 51.496đ
NV5: Cuối tháng căn cứ vào phiếu chi số 13 ngày 31/01/2004. Kế toán chi l- ơng kỳ 2 cho CBCNV.
Nợ TK 334: 31.084.400đ
Có TK 111: 31.084.400đ
2.2.2.2. Trình tự tính lơng, BHXH và tổng hợp số liệu.1. Sổ cái: 1. Sổ cái:
- Là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, đợc quy định trong tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Mỗi tài khoản đợc mở một hoặc một số trang liên tiếp đủ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán.
Trong tháng 01/2004 tại công ty có mẫu sổ cái nh s au
Sổ cái
Năm 2004
Tên tài khoản: Phải trả công nhân viên Số hiệu: TK 334
NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số liệu thángNgày Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có - Số d đầu năm 01/1/2004 194.660.300 02 31/1 - Chi lơng kỳ 1 tháng 01; kỳ 2 tháng 12 111 128.531.800 06 31/1 - Phân bổ tiền ăn ca tháng
01/2004
641 1.360.000
642 1.184.000
07 31/1 Tính và phân bổ tiền lơng 01/2004 641 8.425.400 642 12.934.100 09 31/1 - Chi lơng kỳ 2 tháng 01/2004 111 31.084.400 - Cộng phát sinh 159.616.200 218.563.800 - Số d 31/01/2004 58.947.600 Ngày 31tháng 1 năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2. Phiếu chi
- Là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt, vàng bạc, đá quý thực tế xuất quỹ. Làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ và kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
- Phơng pháp lập: Lập làm 2 liên + Liên 1: Lu ở đơn vị lập phiếu
+ Liên 2: Dùng ghi sổ quỹ sau đó tính kèm báo cáo quỹ gửi tới kế toán
Phiếu chi
Số: 03
Ngày 11 tháng 01 năm 2004 Họ tên ngời nhận: Nguyễn Thị Thanh Huyền Địa chỉ: Phòng tổ chức - hành chính
Lý do chi: Hội nghị công đoàn trong công ty.
Số tiền: 337.000đ (bằng chữ: ba trăm ba mơi bảy ngàn đồng) Kèm theo 2 chứng từ gốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đã nhận đủ: Ba trăm ba mơi bảy ngàn đồng.
Ngày 11 tháng 01 năm 2004
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Lập định khoản các nghiệp vụ liên quan đến trích nộp và chi tiêu
BHXH, BHYT, KPCĐ ở công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex.
Cụ thể trong tháng 01/2004 có các nghiệp vụ kinh tế về trích nộp và chi tiền BHXH nh sau:
NV1: Căn cứ vào bảng tính BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 01/2004. Kế toán ghi: Nợ TK 641: 1.377.600đ Nợ TK 642: 1.614.300đ Có TK 338: 2.991.900đ Trong đó: Có TK 3382: 1.081.400đ (2% x 54.084.400đ) Có TK 3383: 1.295.900đ (15% x 30.730.000đ) Có TK 3384 : 614.600đ (2% x 30730000đ)
NV2: Căn cứ phiếu chi số 15 ngày 31/01/2004 về chi trả cho ốm đau kế toán ghi:
Nợ TK 338: 51.496đ
NV3: Căn cứ chứng từ ghi sổ số 01 ngày 31 tháng 01 về thu tiền BHXH, BHYT. Kế toán ghi:
Nợ 111: 2.086.700đ
Có TK 338: 2.086.700đ
Bảng biểu sổ sách kế toán liên quan đến BHXH, BHYT, KPCĐ.
a. Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Số 08
Ngày 31 tháng 01 năm 2004
ĐVT: đồng
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
- Tính và phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 01/2001 641 334 1.377.600 642 334 1.614.300 Cộng 2.991.900 Kèm theo... chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) b. Sổ chi tiết Sổ chi tiết Dùng cho: TK 3382
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Số Ngày
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số d Nợ Có Nợ Có
Ghi chú - Kinh phí công đoàn
- Số d đầu kỳ 01/01/10 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
31/1/2004 08 31/04 Tính và trích KPCĐ 641 168.300 642 258.700 Cộng phát sinh 01/2004 1.081.400
Ngày 31 tháng 01 năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Sổ cái
Năm 2004
Tên tài khoản: Phải trả phải nộp khác Số hiệu: TK 338 (TK 3382, 3383, 3384)
NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số liệu Ngày tháng Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có - Số d đầu năm 01/1/2004 4.084.700
01 31/1 - Thu tiền BHXH, BHYT tháng 01 111 2.084.700
02 31/1 Chi trả tiền các khoản khác 111 1.190.900
08 31/1 Trích BHXH, BHYT tháng 01 641 1.377.600
642 1.614.300
08 31/1 Tính và trích khấu hao cơ bản 641 168.300
642 258.700
- Cộng phát sinh tháng 1/2004 5.273.072 5.503.600
Ngày 31tháng 1 năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán trích trớc tiền lơng tiền nghỉ phép.
- Tại công ty không tiến hành trích trớc tiền lơng nghỉ phép.
Hàng tháng trong đơn giá tiền lơng đợc duyệt thì đã có khoản tiền lơng nghỉ phép đó rồi.
Khi chi trả tiền lơng nghỉ phép đó kế toán hạch toán nh sau: NV1: Khi chi trả lơng nghỉ phép của nhân viên.
Nợ TK 627
Có TK 334
NV2: Khi chi trả lơng nghỉ phép cho nhân viên văn phòng. Nợ 642
Có TK 334
NV3: Khi chi trả tiền lơng nghỉ phép cho CBCNV trong công ty. Nợ TK 334
Việc tính lơng và các khoản phải trả có tính chất lơng của công nhân viên Công ty đợc thực hiện dới hình thức đó là trả lơng theo thời gian
Hình thức trả lơng theo thời gian:
Hình thức trả lơng theo thời gian là hình thức trả lơng theo thời gian làm việc, trình độ cấp bậc và theo thang lơng của ngời lao động. Trong mỗi thang lơng tuỳ theo trình độ thành thạo mà Công ty chia lơng thành nhiều bậc, mỗi bậc lơng có một mức lơng nhất định.
Tại Công ty hình thức trả lơng thời gian áp dụng chủ yếu đối với khối văn phòng, phần lớn cũng áp dụng đối với khối quản lý và nhân phục vụ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lơng thời gian đợc tính nh sau:
Lơng cơ bản = Hệ số lơng x Tiền lơng tối thiểu
Lơng cơ bản là tiền lơng mà Công ty trả cố định hàng tháng cho công nhân viên. Tại Công ty thì công nhân viên đợc lĩnh lơng làm 2 kỳ:
- Kỳ I: là kỳ tạm ứng cho công nhân viên vào 15 hàng tháng, tiền lơng tạm ứng của công nhân viên trong Công ty đợc nhận tuỳ thuộc vào từng ngời chứ không quy định là trích trớc bao nhiêu phần trăm của tiền lơng thự lĩnh trong tháng.
- Lơng kỳ II: là số còn lại
Lơng kỳ II = Tổng lơng - Lơng kỳ I - Các khoản giảm trừ - (BHXH + BHYT) + Phụ cấp (nếu có).
Trong đó: 5% BHXH, 1% BHYT ngời lao động phải đóng dựa vào hệ số