1. Sổ cái:
- Là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, đợc quy định trong tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Mỗi tài khoản đợc mở một hoặc một số trang liên tiếp đủ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán.
Trong tháng 01/2004 tại công ty có mẫu sổ cái nh s au
Sổ cái
Năm 2004
Tên tài khoản: Phải trả công nhân viên Số hiệu: TK 334
NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số liệu thángNgày Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có - Số d đầu năm 01/1/2004 194.660.300 02 31/1 - Chi lơng kỳ 1 tháng 01; kỳ 2 tháng 12 111 128.531.800 06 31/1 - Phân bổ tiền ăn ca tháng
01/2004
641 1.360.000
642 1.184.000
07 31/1 Tính và phân bổ tiền lơng 01/2004 641 8.425.400 642 12.934.100 09 31/1 - Chi lơng kỳ 2 tháng 01/2004 111 31.084.400 - Cộng phát sinh 159.616.200 218.563.800 - Số d 31/01/2004 58.947.600 Ngày 31tháng 1 năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2. Phiếu chi
- Là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt, vàng bạc, đá quý thực tế xuất quỹ. Làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ và kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
- Phơng pháp lập: Lập làm 2 liên + Liên 1: Lu ở đơn vị lập phiếu
+ Liên 2: Dùng ghi sổ quỹ sau đó tính kèm báo cáo quỹ gửi tới kế toán
Phiếu chi
Số: 03
Ngày 11 tháng 01 năm 2004 Họ tên ngời nhận: Nguyễn Thị Thanh Huyền Địa chỉ: Phòng tổ chức - hành chính
Lý do chi: Hội nghị công đoàn trong công ty.
Số tiền: 337.000đ (bằng chữ: ba trăm ba mơi bảy ngàn đồng) Kèm theo 2 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đã nhận đủ: Ba trăm ba mơi bảy ngàn đồng.
Ngày 11 tháng 01 năm 2004
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Lập định khoản các nghiệp vụ liên quan đến trích nộp và chi tiêu
BHXH, BHYT, KPCĐ ở công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex.
Cụ thể trong tháng 01/2004 có các nghiệp vụ kinh tế về trích nộp và chi tiền BHXH nh sau:
NV1: Căn cứ vào bảng tính BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 01/2004. Kế toán ghi: Nợ TK 641: 1.377.600đ Nợ TK 642: 1.614.300đ Có TK 338: 2.991.900đ Trong đó: Có TK 3382: 1.081.400đ (2% x 54.084.400đ) Có TK 3383: 1.295.900đ (15% x 30.730.000đ) Có TK 3384 : 614.600đ (2% x 30730000đ)
NV2: Căn cứ phiếu chi số 15 ngày 31/01/2004 về chi trả cho ốm đau kế toán ghi:
Nợ TK 338: 51.496đ
NV3: Căn cứ chứng từ ghi sổ số 01 ngày 31 tháng 01 về thu tiền BHXH, BHYT. Kế toán ghi:
Nợ 111: 2.086.700đ
Có TK 338: 2.086.700đ
Bảng biểu sổ sách kế toán liên quan đến BHXH, BHYT, KPCĐ.
a. Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Số 08
Ngày 31 tháng 01 năm 2004
ĐVT: đồng
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
- Tính và phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 01/2001 641 334 1.377.600 642 334 1.614.300 Cộng 2.991.900 Kèm theo... chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) b. Sổ chi tiết Sổ chi tiết Dùng cho: TK 3382
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Số Ngày
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số d Nợ Có Nợ Có
Ghi chú - Kinh phí công đoàn
- Số d đầu kỳ 01/01/10
31/1/2004 08 31/04 Tính và trích KPCĐ 641 168.300 642 258.700 Cộng phát sinh 01/2004 1.081.400
Ngày 31 tháng 01 năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Sổ cái
Năm 2004
Tên tài khoản: Phải trả phải nộp khác Số hiệu: TK 338 (TK 3382, 3383, 3384)
NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số liệu Ngày tháng Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có - Số d đầu năm 01/1/2004 4.084.700
01 31/1 - Thu tiền BHXH, BHYT tháng 01 111 2.084.700
02 31/1 Chi trả tiền các khoản khác 111 1.190.900
08 31/1 Trích BHXH, BHYT tháng 01 641 1.377.600
642 1.614.300
08 31/1 Tính và trích khấu hao cơ bản 641 168.300
642 258.700
- Cộng phát sinh tháng 1/2004 5.273.072 5.503.600
Ngày 31tháng 1 năm 2004
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán trích trớc tiền lơng tiền nghỉ phép.
- Tại công ty không tiến hành trích trớc tiền lơng nghỉ phép.
Hàng tháng trong đơn giá tiền lơng đợc duyệt thì đã có khoản tiền lơng nghỉ phép đó rồi.
Khi chi trả tiền lơng nghỉ phép đó kế toán hạch toán nh sau: NV1: Khi chi trả lơng nghỉ phép của nhân viên.
Nợ TK 627
Có TK 334
NV2: Khi chi trả lơng nghỉ phép cho nhân viên văn phòng. Nợ 642
Có TK 334
NV3: Khi chi trả tiền lơng nghỉ phép cho CBCNV trong công ty. Nợ TK 334
Việc tính lơng và các khoản phải trả có tính chất lơng của công nhân viên Công ty đợc thực hiện dới hình thức đó là trả lơng theo thời gian
Hình thức trả lơng theo thời gian:
Hình thức trả lơng theo thời gian là hình thức trả lơng theo thời gian làm việc, trình độ cấp bậc và theo thang lơng của ngời lao động. Trong mỗi thang lơng tuỳ theo trình độ thành thạo mà Công ty chia lơng thành nhiều bậc, mỗi bậc lơng có một mức lơng nhất định.
Tại Công ty hình thức trả lơng thời gian áp dụng chủ yếu đối với khối văn phòng, phần lớn cũng áp dụng đối với khối quản lý và nhân phục vụ.
Lơng thời gian đợc tính nh sau:
Lơng cơ bản = Hệ số lơng x Tiền lơng tối thiểu
Lơng cơ bản là tiền lơng mà Công ty trả cố định hàng tháng cho công nhân viên. Tại Công ty thì công nhân viên đợc lĩnh lơng làm 2 kỳ:
- Kỳ I: là kỳ tạm ứng cho công nhân viên vào 15 hàng tháng, tiền lơng tạm ứng của công nhân viên trong Công ty đợc nhận tuỳ thuộc vào từng ngời chứ không quy định là trích trớc bao nhiêu phần trăm của tiền lơng thự lĩnh trong tháng.
- Lơng kỳ II: là số còn lại
Lơng kỳ II = Tổng lơng - Lơng kỳ I - Các khoản giảm trừ - (BHXH + BHYT) + Phụ cấp (nếu có).
Trong đó: 5% BHXH, 1% BHYT ngời lao động phải đóng dựa vào hệ số cấp bậc của ngời đó không kể ngời đó làm nhiều hay ít.
(BHXH, BHYT) = (Ki x Lmin + PCTN) x 6%
- Phụ cấp trách nhiệm của Công ty áp dụng đối với những ngời quản lý: nh Phó giám đốc, trởng phòng, phó phòng, tổ trởng.
Bảng phụ cấp chức vụ lãnh đạo:
Hạng doanh nghiệp Hệ số, mức lơng - Trởng phòng và tơng đơng Hệ số 0,3 Mức phụ cấp 63.000 - Phó phòng và tơng đơng Hệ số 0,2 Mức phụ cấp 42.000 - Tổ trởng Hệ số 0,15 Mức phụ cấp 31.500 Ta có công thức tính phụ cấp nh sau: FCTN = Hi x Lmin Trong đó: FCTN : phụ cấp trách nhệm Hi : hệ số trách nhiệm Lmin: tiền lơng tối thiểu
Hệ số lơng của Công ty đang áp dụng dựa vào hệ thống thang lơng bảng l- ơng áp dụng tại các doanh nghiệp.
Đối với đại học thì hệ số lơng có 8 bậc. Ta có hệ thống tháng lơng nh sau:
- Bảng lơng viên chức chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ ở các doanh nghiệp:
Đơn vị: 1.000 đ Chức danh Hệ số, mức lơng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Đại học Hệ số 2,78 3,02 3,26 3,5 3,74 3,98 4,0 4,48 Mức lơng 583,8 634,2 684, 6 725 785,4 835,8 840 940, 8
Dựa vào bảng chấm công của phòng Kế toán - Tài chính ta có thể tính đợc lơng của các nhân viên trong phòng. Dựa vào công thức sau:
Lơng tháng =
Lơng tối thiểu x hệ số lơng
Số ngày làm việc chế độ (22ngày) X
Số ngày làm việc thực tế
Ví dụ trả lơng cho phòng kế toán - tài chính.
* Bà Nguyễn Thuý Nga - trởng phòng Kế toán - Tài chính trong tháng 3/2003 nh sau:
Trong tháng dựa vào bảng chấm công của phòng kế toán ta biết đợc ông Trần Minh Hùng đi làm đợc 22 công. Với trình độ bậc 8/8 và hệ số lơng là 4,48. Vậy ta có lơng tháng của bà Nguyễn Thuý Nga nh sau:
- Lơng cơ bản = 290.000 x 4,48= 1.299.200 đ - Tiền lơng ngày của bà Nguyễn Thuý Nga là:
Lơng ngày = 1.299.200
22 = 59.054 đ/ngày
-Tiền lơng tháng thực lĩnh của bà Nga là:
Lơng tháng = lơng ngày x số ngày làm việc thực tế. 22 x 59.054 = 1.299.200 đ.
Vào ngày 15 hàng tháng thì công nhân viên trong Công ty đợc tạm ứng trớc một khoản tiền tuỳ theo từng ngời. Số tiền bà Nga nhận tạm ứng là 300.000đ
- Phụ cấp trách nhiệm của bà Nguyễn Thuý Nga với chức trởng phòng có hệ số phụ cấp là 0,3 và mức phụ cấp là: 63.000đ.
- Phụ cấp khác ngoài phụ cấp trách nhiệm là: 50.000 đ - Tổng cộng lơng và các khoản là:
1.299.200 + 63.000 + 50.000 = 1.412.200 đ - Các khoản khấu trừ (BHXH , BHYT) = 6%
290.000 x(4,48 + 0,3) x 6% = 83.172đ.
Vậy cuối tháng bà Nga đợc lĩnh số tiền là: 1.029.028 đ
* Dựa vào bảng thanh toán lơng kế toán hạch toán tiền lơng nh sau: - Thanh toán cho nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 : 1.412.200 Có TK 334 : 1.412.200 - Công ty tạm ứng tiền lơng kỳ I:
Nợ TK 334 : 300.000 Có TK 141 : 300.000
- Các khoản khấu trừ trực tiếp vào lơng của ông Hùng là
Nợ TK 334 : 83.172
Có TK 338 : 83.172
* Thanh toán lơng cho chị Trịnh Thu An nh sau:
Theo dõi trên bảng chấm công ta thấy chị An đi làm có số công là 21 công. Có mức lơng cơ bản là 840.000 đ
- Tiền lơng ngày của chị An là:
Lơng ngày = 840.000
22 = 38.181 đ
- Tiền lơng tháng thực lĩnh của chị An là: Lơng tháng = 38.181 x 21 = 801.801 đ
Trong đó có 1 ngày chị An đợc Công ty cho đi học, Công ty vẫn tính lơng 1 ngày đó nh 1 ngày đi làm bình thờng.
- Tiền lơng tạm ứng của chị An là: 250.000 đ - Phụ cấp trách nhiệm của chị An là: 42.000 đ - Tổng tiền lơng và các khoản của chị An là:
840.000 + 38.181 + 42.000 = 920.181 đ - Các khoản giảm trừ (BHXH , BHYT) là:
290.000 x(4.0 + 0,2) x 6% = 73.080 đ - Kỳ II còn lĩnh là:
920.181 - 290.000 – 73.080 = 557.101 đ. Vậy cuối tháng chị An đợc nhận số tiền là: 557.101đ * Thanh toán lơng cho chị Nguyễn Thu Hơng.
Theo dõi trên bảng chấm công ta thấy chị Hơng đi làm đợc 21 công. Chị H- ơng có mức lơng cơ bản là 835.800 đ. Tiền lơng 1 ngày của chị Hơng là:
Lơng ngày = 835.800
22 = 37.990
- Tiền lơng thực lĩnh của chị Hơng là: 37.990 x 21 = 797.790 đ - Tiền lơng tạm ứng của chị hơng là: 250.000 đ.
- Phụ cấp khác của chị Hơng là: 31.500 đ
- Tổng tiền lơng tháng thực lĩnh của chị Hơng là: 797.790 + 37.990 + 31.500 = 867.280 đ - Các khoản giảm trừ (BHXH, BHYT ) x6%
290.000 x 3.98 x 6% = 69.252 đ - Lơng kỳ II đợc lĩnh là:
867.280 - 250.000 – 69.252 = 549.028 đ Vậy cuối tháng chị Hơng đợc lĩnh số tiền là: 549.028 đ. Tiền lơng của chị Hậu cũng tính tơng tự nh của chị Hơng.
*) Hạch toán các khoản trích theo l ơng:
Ngoài tiền lơng, công nhân viên chức còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
BHXH đợc trích theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lơng nh tiền lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp của từng công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị sử dụng lao động nộp, đợc tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lại do ngời lao động đóng góp và đợc trừ vào lơng tháng. Tại Công ty hiện nay thì khoản trích BHXH tính
Bảo hiểm y tế đợc sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang ... cho ngời lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. BHYT đợc trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện nay là 3% trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của ngời lao động.
Ngoài ra, để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng, doanh nghiệp còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số tiền lơng, tiền công và phụ cấp thực tế phải trả cho ngời lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn. Tỷ lệ kinh phí công đoàn trích theo chế độ hiện hành là 2%.
Một số quy định về việc nghỉ hởng trợ cấp BHXH và hởng lơng đối với ngời lao động theo điều lệ BHXH:
Đối với trợ cấp xã hội Số ngày đợc nghỉ Tỷ lệ trợ cấp
Bản thân ốm
- Làm việc bình thờng 15 năm công tác 30 ngày/ năm 75% L.chính - Làm việc bình thờng 30 năm công tác 40 ngày/ năm 75% - Làm việc độc hại nặng nhọc dới 15 năm 30 ngày/ năm 75% - Làm việc độc hại từ 15 – 30 năm công tác 40 ngày/ năm 75% - Làm việc độc hại trên 30 năm 50 ngày/ năm 75% - Đối với CBCNV mắc căn bệnh cần chữa
ngay tại bệnh viện
60 ngày/ năm 75%
Con ốm mẹ nghỉ ( con thứ nhất, con thứ 2)
- Đối với con nghỉ 36 tháng tuổi 20 ngày/ năm 75% - Đối với con nhỏ 36 đến 84 tháng tuổi 15 ngày/ năm 75%
Chế độ thai sản
- Nghỉ đi khám thai 1 ngày/ 1 lần khám 100% - Nghỉ đẻ con 1, 2 làm việc bình thờng 120 ngày/ năm 100% - Nghỉ đẻ con 1, 2 làm việc độc hại 150 ngày/ năm 100% - Mỗi đứa con sinh 2 hoặc 3 đợc nghỉ thêm 30 ngày/ năm 100% - Nếu con chết sau khi sinh 60 ngày trở xuống 75 ngày/ năm 100% - Nếu con chết sau 60 ngày thì mẹ nghỉ 15 ngày/ năm 100%
- Căn cứ vào chứng từ hạch toán vầ thời gian lao động và chế độ tiền lơng trả theo thời gian áp dụng trong công ty để tính lơng thời gian phải trả cho một số CVN điển hình có tên trong bảng chấm công.
