2. KHÁI NIỆM VỀ ĐẶT BUỒNG Khái niệm:
2.1.1. Đặt buồng bằng lời.
2.1.1.1. Đặt buồng trực tiếp.
Khách đến khách sạn và trực tiếp đặt buồng với bộ phận đặt buồng hay bộ phận kinh doanh tiếp thị của khách sạn. Nhân viên nhận đặt buồng có thể trực tiếp xác nhận yêu cầu đặt buồng với khách mà không cần gửi thư hoặc Fax xác nhận đặt buồng như hình thức đặt buồng bằng văn bản. Ưu điểm của hình thức đặt buồng này là cả hai phía khách và nhân viên nhận đặt buồng có thể sử dụng ngôn ngữ cử chỉ để hỗ trợ cho việc truyền tải thông tin và nhận thông tin một cách chính xác.
2.1.1.2. Đặt buồng qua điện thoại.
Khách gọi điện đến khách sạn để yêu cầu đặt buồng. Hình thức đặt buồng qua điện thoại là hình thức đặt buồng phổ biến nhất, nhanh, dễ tiếp cận và có tính tương tác. Song hình thức đặt buồng này cũng có những hạn chế như nhận thông tin được truyền tải qua điện thoại đôi khi không chính xác vì điện thoại bị trục trặc kỹ thuật do thời tiết xấu, điện thoại thường xuyên bận nên khách phải chờ lâu lãng phí tiền và thời gian gây cho khách sự khó chịu, khách và nhân viên nhận đặt buồng không nhìn thấy nhau nên không thể dùng ngôn ngữ cử chỉ để hỗ trợ thêm cho thông tin cần truyền tải … Khi nhận đặt buồng qua điện thoại ngoài việc tinh thông nghiệp vụ lễ tân, nhân viên nhận đặt buồng còn phải có chất giọng nghọt ngào và trình độ ngoại ngữ tốt để giao tiếp với khách, nhằm tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu cho khách .
Khi nhận đặt buồng qua điện thoại, nhân viên nhận đặt buồng nên yêu cầu khách gửi văn bản xác nhận đặt buồng cho khách sạn để xác nhận lại đặt buồng của khách .