2. KHÁI NIỆM VỀ ĐẶT BUỒNG Khái niệm:
2.1.2.Đặt buồng bằng văn bản.
2.1.2.1. Đặt buồng qua Fax.
Là hình thức đặt buồng được nhiều khách sử dụng vì có những ưu điểm như tốc độ nhanh, lưu lại được văn bản đặt buồng, đảm bảo cho mọi thông tin đặt buồng được chuyển tải rõ ràng và chính xác. Khi nhận đặt buồng qua Fax, nhân viên nhận đặt buồng phải nhanh chóng ghi lại mọi thông tin đặt buồng từ bản Fax vào phiếu nhận đặt buồng và lập tức gửi thư hoặc Fax xác nhận việc đặt buồng của khách .
2.1.2.2. Đặt buồng bằng thư.
Khách viết thư gửi cho khách sạn nêu rõ yêu cầu đặt buồng của mình. Ngày nay hình thức đặt buồng bằng thư tay hầu hết được thay thế buồng thư điện tử, song một số khách gia đình hoặc đoàn khách lớn vẫn sử 32
dụng hình thức đặt buồng qua thư. Thư đặt buồng thường được gửi tới khách sạn trước khi khách đến khoảng ba đến bốn tháng, thậm chí những đoàn khách lớn còn gửi thư đặt buồng trước một năm. Nhược điểm của hình thức đặt buồng này là thư đặt buồng của khách có thể bị thất lạc, gây sự bị động và phiền hà cho cả khách và khách sạn .
Nhân viên nhận đặt buồng cần nhanh chóng gửi thư xác nhận đặt buồng của khách sạn cho khách sau khi đã ghi chép các thông tin về yêu cầu đặt buồng của khách vào phiếu nhận đặt buồng hoặc sổ đặt buồng.
2.1.2.3. Đặt buồng bằng thư điện tử.
Ngày nay nhờ sự kết nối của hệ thống Internet qua máy vi tính, một số khách đặt buồng bằng hình thức gửi thư điện tử cho khách sạn. Đây là hình thức đặt buồng nhanh nhất và ngày càng trở thành hình thức đặt buồng quan trọng trong tương lai. Hàng ngày nhân viên lễ tân thuộc bộ phận trung tâm dịch vụ mở máy vi tính ba lần để kiểm tra và nhận các đặt buồng trên máy.
Khi nhận được các đặt buồng qua máy vi tính, nhân viên nhận đặt buồng cũng phải ghi chép lại mọi thông tin đặt buồng vào phiếu đặt buồng hoặc sổ đặt buồng và gửi thư xác nhận đặt buồng cho khách .