Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

Một phần của tài liệu Kế toán NVL (Trang 29 - 36)

sản xuất

1.Hình thức Nhật ký Sổ Cái

Hình thức Nhật ký – Sổ Cái trong hạch toán nguyên vật liệu sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký – Sổ Cái, ngoài ra còn có các sổ và thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Nhật ký – Sổ Cái là một quyển sổ gồm hai phần, phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tợng ở phần Sổ Cái. Nhật ký – Sổ Cái S ố T T NT ghi sổ Chứng từSH NT Diễn giải Số phát sinh Tk 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642

Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu và các chứng từ có liên quan, kế toán nguyên vật liệu tiên hành ghi vào Nhật ký – Sổ Cái (của các tài khoản 152, 621, 641 ) theo trình tự thời gian. Cuối tháng,…

khoá sổ và tiến hành tổng hợp số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết. Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ và số d cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627 phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập,…

29 Phiếu NK Phiếu GNCTN Bảng LKN Báo cáo TH nhập,xuất,tồn Bảng LKX Phiếu XK Thẻ kho Phiếu GNCTX Sổ kế toán TH về NVL Sổ số dư

xuất, tồn kho vật liệu”. Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán .

Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký Sổ Cái

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống sổ của hình thức này rất đơn giản, số lợng sổ lại ít nên khối lợng ghi sổ không nhiều, số liệu kế toán tập trung cho biết cả hai chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tợng ngay trên một dòng ghi, do vậy dễ theo dõi kiểm tra.Tuy nhiên do tài khoản đợc liệt kê ngang sổ nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ và khó phân công trong lao động kế toán . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế toán , khối lợng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả, không ảnh hởng đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng nh độ chính xác của số liệu đã ghi.

2.Hình thức Nhật ký chung

Các sổ sử dụng để kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền, Sổ Cái các tài khoản 152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phơng pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng.

Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu theo trình tự thời gian. Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này.

Số Nhật ký chung Chứng từ nhập, xuất NVL Bảng tổng hợp CT nhập, xuất NVL Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết NVL Nhật ký – Sổ Cái Bảng TH nhập, xuất, tồn kho NVL Báo cáo tài chính

Năm ..

NT

ghi sổ Chứng từS NT

Diễn giải Đã ghi

Sổ Cái Số hiệu TK NợSố phát sinhCó

Sổ Cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhng đợc dùng để mở cho từng tài khoản, doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ Cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký.

Sổ Cái

Năm…

Tên tài khoản…

Số hiệu…

NT

ghi sổ Chứng từS NT

Diễn giải Trang sổ

NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinhNợ Có Khi có các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên( vào tất cả các cột trừ cột 5) . Đồng thời nêu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các chứng từ này còn đợc ghi vào sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sau đó, số liệu đợc chuyển vào Sổ Cái các tài khoản 152, 153, 621, , lúc này kế toán mới ghi vào…

cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng, cộng số liệu trên các Sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152,153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính.

Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung 31 CT nhập, xuất kho NVL Nhật ký mua hàng, chi tiền Nhật ký chung Sổ Cái TK 152 Sổ(thẻ) chi tiết NVL Báo cáo TH nhập, xuất, tồn kho NVL Bảng CĐTK

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ

Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có u điểm là ghi chép đơn giản, sổ cấu tạo đơn giản, rõ ràng nên dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu nhng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều.Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng nh quy mô, trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công, hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản, trình độ quản lý và kế toán còn thấp, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán.

3.Hình thức chứng từ ghi sổ

Để kế toán nguyên vật liệu theo hình thức này cần các loại sổ : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 152,153 và các sổ kế toán chi tiết …

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhng không tiến hành định khoản ngay trên sổ này. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra, đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm… Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Số tiền Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Số tiền 1 2 3 1 2 3 Cộng -Cộng cuối tháng -Luỹ kế từ đầu năm

Hàng ngày, căn cứ các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ, trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp vụ và định khoản. Đồng thời số liệu cũng đợc chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phần số tiền) và Sổ Cái tài khoản 152, 153.Đến cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng tổng số tiền trên các Sổ

Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết. Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đôi số phát sinh cũng nh các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm.

Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơng giản, dễ ghi và thống nhất nên tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra. Mặt khác, sổ đợc thiết kế theo kiểu tờ 33 Sổ Cái TK 152 Bảng TH CT N, X kho Phiếu NK,XK NVL Chứng từ ghi sổ Bảng CĐSPS Báo cáo tài chính Sổ đăng ký CT-GS Sổ (thẻ) KT chi tiết NVL Báo cáo TH N-X-T kho NVL

rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động nhng cũng không khắc phục đợc nhợc điểm ghi chép trùng lặp của của các hình thức ghi sổ trên. Hình thức này phù hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng nh đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợph với cả điều kiện kế toán thủ công và lao động kế toán bằng máy.

4.Hình thức Sổ Nhật ký Chứng từ

Các sổ sử dụng gồm

- Bảng kê số 3, số 4, số 5, số 6 và bảng phân bổ số 2 - Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

- Nhật ký – Chứng từ số 5, NKCT số 6 - Sổ Cái tài khoản 152, 153

- Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế nguyên vật liệu. Bảng này lấy số liệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCTsố 6 (Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 151), NKCT số 2 (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 112), NKCT số 1 (ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7

Bảng kê gồm tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu, từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho

Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần:

+Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 +Phần theo dõi thanh toán

Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi ngời bán ghi một sổ hoặc một trang sổ, mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toán xong.

NKCTsố 5 là sổ tổng hợp thanh toán với ngời bán về các khoản mua nguyên vật liệu , hàng hoá, các lao vụ dịch vụ khác. Gồm hai phần:

+Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan +Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331

NKCT số 5 đợc mở mỗi tháng một tờ. Cuối tháng , căn cứ vào số tổng cộng của từng sổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5, mỗi ngời bán ghi một dòng.

NKCT số 6: dùng để theo dõi nguyên vật liệu đang đi đờng trong kỳ cha kịp về nhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận đ- ợc hàng

Hạch toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu đợc phản ánh trên bảng phân bổ số 2 rồi ghi vào các bảng kê: Bảng kê số 4,”Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng”(Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627,631 và ghi Có TK 152,153); Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý”(Phần ghi Nợ TK 641, 642, ghi Có TK 152) ;Bảng kê số 6 “Chi phí trả trớc”, “Chi phí phải trả” (Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152).

Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên đợc ghi vào NKCT số 7. Đồng thời số liệu từ NKCT số 5, số 7, số 6 sẽ đợc chuyển vào Sổ Cái TK 152, TK 153. Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết nguyên vật liệu cung cấp. Từ đó tiến hành lập các báo cáo tài chính cuối năm.

Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký Chứng từ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

35 Phiếu nhập kho, xuất

kho NVL Bảng PB số 2 Bảng kê số 3,4,5,6 NKCT số5,6,7 Sổ Cái TK 152 Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn

kho NVL Sổ (thẻ) kế toán

Đối chiếu, kiểm tra

Nhật ký – Chứng từ kế thừa các u điểm cuẩ các hình thức ra đời trớc nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán. Hầu hết các sổ kết cấu theo kiểu một bên nên giảm 1/2 khối lợng ghi sổ. Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu, kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cơng cho việc ghi chép sổ sách. Nhng số lợng sổ nhiều , đa dạng, phức tạp nên khó vận dụng máy vi tính vào sử lý số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải cao, số lợng, chủng loại nguyên vật liệu phong phú và doanh nghiệp xây dựng đợc hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách.

Chơng ii

Thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu Tại công ty bánh kẹo hải châu

Một phần của tài liệu Kế toán NVL (Trang 29 - 36)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(104 trang)
w