Cách hạch toán của tài khoản này khá đơn giản. Khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán của Công ty tiến hành hạch toán theo trình tự nh sau:
Nếu trong tháng Công ty nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng nguyên vật liệu cha về, căn cứ vào hoá đơn kế toán phản ánh theo định khoản:
Nợ TK 151 Giá trị NVL theo hoá đơn
Có TK liên quan (1111,3311,141 )… (cha có VAT) Nợ TK 1331
Có TK liên quan (1111,3311,141 )…
Kế toán mở sổ theo dõi số nguyên vật liệu đang đi đờng đó cho tới khi chúng về nhập kho hoặc đợc giao cho các Phân xởng sản xuất , tuỳ từng tr… ờng hợp mà kế toán ghi:
Nợ TK liên quan (152, 621 )… gía trị nguyên vật liệu
Có TK 151 đi đờng đã về nhập kho
Ví dụ: Khi nhận đợc Hoá đơn GTGT số 007760 ngày 29/03/2003 của Công ty Thơng mại Thành Long về việc mua 200 kg Bột Vani theo Hợp đồng số 02562 ký ngày 26/03/2003, đến ngày 31/03/2003 nguyên vật liệu vẫn cha về nhập kho, kế toán của Công ty định khoản nh sau:
Nợ TK 151 37.057.200
Có TK 3311
Nợ TK 1331 3.705.720
Có TK 3311
87 VAT đầu vào
Sang tháng t khi nhận đợc Phiếu nhập kho số 98 ngày 01/04/2003 về việc nhập kho số Bột Vani của Hoá đơn số 007760, kế toán định khoản
Nợ TK 1521 37.057.200
Có TK 151
Hiện nay ở Công ty do sử dụng máy vi tính nên việc khai báo để sử dụng thêm tài khoản 151 rất dễ dàng và không gây ra sự xáo trộn các thông tin trên máy của Công ty.
2.2. Về việc mã hoá các nguyên vật liệu trong Công ty
Hiện nay Công ty đang sử dụng bộ mẵ hoá gồm sáu chữ số để mã hoá cho từng thứ nguyên vật liệu cụ thể. Nhờ đó mà công tác kế toán của Công ty đợc tiến hành chính xác và khoa học hơn. Tuy nhiên cách xây dựng các ký mã hiệu này của Công ty vẫn cha thực sự tối u, đôi khi làm cho kế toán khi khai báo các mã vật t trong quá trình hạch toán bị nhầm lẫn, khó nhớ. Mặc dù khi cần kế toán có thể tra ngay trên máy mã vật t cần tìm nhng nh vậy sẽ tốn thời gian, làm giảm hiệu quả công tác kế toán.
Mặt khác do Công ty chỉ sử dụng các chữ số để mã hoá trong khi số chữ số lại tơng đối nhiều nên khó nhớ lại hay gây ra nhầm lẫn. Vì vậy, Công ty nên kết hợp cả ký hiệu bằng chữ và ký hiệu bằng số trong các mã nguyên vật liệu để khi kế toán đọc tên nguyên vật liệu nào đó là đã có thể hình dung ngay đợc mã của nó. Dựa vào đặc điểm các nguyên vật liệu, Công ty nên mã hoá các nguyên vật liệu theo cách nh sau:
Theo kết cấu mã hiện nay của Công ty thì mỗi mã gồm hai phần : một phần hiển thị loại nguyên vật liệu theo nhóm tài khoản, một phẩn hiển thị tên của nguyên vật liệu đó. Cách làm này là hợp lý và Công ty vẫn nên dùng 2 ký hiệu đầu để hiển thị nhóm nguyên vật liệu vì sẽ thuận lợi khi hạch toán tài khoản, nh- ng việc dùng 4 chữ số để hiển thị tên của nguyên vật liệu sẽ là dài trong khi số l- ợng các nguyên vật liệu trong từng nhóm đặc biệt ở nhóm nguyên vật liệu chính lại chỉ có khoảng 50 tiểu loại khác nhau. Do đó phần ký hiệu tên của nguyên vật liệu thì Công ty nên đặt theo cách sau: Dùng chữ cái đầu của tên nguyên vật liệu làm ký hiệu đầu tiên, tiếp theo là dùng hai chữ số ( cho nhóm nguyên vật liệu có số loại nguyên vật liệu dới 100 nh nhóm nguyên vật liệu chính ) và 3 chữ số (cho nhóm nguyên vật liệu có số loại trên 100 cụ thể là nhóm Bao bì các loại) để hiển
thị tên của nguyên vật liệu trong nhóm đó. Khi đó bảng mã danh mục nguyên vật liệu của Công ty nh sau:
Bảng danh mục mã vật t
(Công ty bánh kẹo Hải Châu)
Tên nguyên vật liệu Mã NVL đơn vị tính
Bột mì các loại Đờng trắng các loại Đờng vàng các loại
.
…
Tinh dầu cam Tinh dầu dứa
..
…
Dầu máy kem xốp Dầu CS 32 … Attomát 35 … Kính tấm Sơn chống gỉ … Băng dán hộp Carton … Cáp 2*10 01B01 01Đ02 01Đ03 … 02T01 02T02 . … 03D01 03D02 … 04A01 … 05K01 05S02 … 06B001 … 07C Kg Kg Kg … Kg Kg … Lít Lít … Cái … Tấm Kg … Cái … Mét
Nhìn vào bảng trên ta thấy, cách làm này chẳng những vẫn phát huy đợc u điểm của cách làm hiện nay là giúp cho kế toán dễ dàng khi hạch toán vào các tài khoản chi tiết của nguyên vật liệu dựa vào hai ký hiệu đầu. Mặt khác lại rất dễ nhớ do dùng ngay chữ cái đầu tiên trong tên của nguyên vật liệu cho ký tự tiếp theo. Vì vậy thực ra kế toán chỉ phải nhớ số thứ tự của nguyên vật liệu trong nhóm, mà các số thứ tự này đợc sắp xếp theo một trật tự lôgic phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty nên giúp nhân viên kế toán dễ nhập tâm và 89
nhớ lâu. Đồng thời cách này cho phép Công ty có thể thêm bớt bất kỳ loại nguyên vật liệu nào khi cần vì chỉ việc lùi thêm một số thứ tự hoặc bỏ đi mà không gây ảnh hởng đến trật tự sắp xếp của cả hệ thống mã. Rõ ràng cách đánh mã này tỏ ra khoa học và u việt hơn cách đánh hiện nay. Nó giúp cho chức năng kiểm soát thông tin thực hiện thông suốt, thuận tiện và cập nhật hơn. ở Công ty, do mỗi năm phải tiến hành khai báo hệ thống mã danh mục vật t một lần vào thời điểm đầu năm cho máy vi tính. Với cách làm này sẽ giúp kế toán của Công ty tiết kiệm đợc thời gian khi thực hiện công việc đó.
Tuy nhiên bớc đầu áp dụng có thể khó thực hiện do đòi hỏi một sự cải tổ lớn và kế toán phải bớc đầu làm quen với cách t duy mới. Song khi đã đi vào nề nếp thì rất dễ thực hiện và hiệu quả mang lại chắc chắn sẽ cao hơn nhiều.
2.3. Về việc hạch toán chi tiết . *Tại kho
Do áp dụng phơng pháp thẻ song song nên việc phân công ghi chép giữa kho và thủ kho của Công ty đợc quy định rõ ràng, thủ kho ghi chép về mặt số l- ợng còn kế toán ghi chép cả mặt số lợng và giá trị từng thứ nguyên vật liệu. Mặc dù công việc bị trùng lặp vì cả kho và phòng kế toán đều cùng theo dõi chỉ tiêu số lợng nhng lại dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên công tác kiểm tra đối chiếu giữa kho và thủ kho trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu vẫn cha thực sự chặt chẽ. Mặc dù trớc khi giao chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán đã đ- ợc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ cũng nh độ chính xác của số liệu ghi chép. Tuy nhiên việc vào thẻ kho và vào sổ chi tiết lại phụ thuộc rất nhiều vào tính chủ quan của các nhân viên thực hiện nên rất dễ sẩy ra nhầm lẫn, sai sót. Để sớm phát hiện ra sai sót, cuối mỗi kỳ thủ kho phụ trách mỗi kho của Công ty nên tiến hành tổng hợp số liệu trên các thẻ kho để lập “Bảng cân đối kho” theo mẫu sau:
Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Minh Khai-Hà Nội
Bảng cân đối kho
(Từ ngày đến ngày )… …
Tên kho: Phụ trách kho:
STT Tên nguyên vật liệu
Mã số ĐVT Số lợng
Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối
1 2 3 4 5 6 7 8
Cộng
ý nghĩa các cột:
Các cột (1), (2), (3) và (4): là các nguyên vật liệu trong kho do thủ kho chịu trách nhiệm quản lý tơng ứng với từng thẻ kho.
Các cột (5), (6), (7) và (8): là số liệu thủ kho tổng hợp đợc của từng thẻ kho cho từng thứ nguyên vật liệu.
Bảng này nên đợc thực hiện cho từng tháng do phụ trách kho lập. Sau đó gửi lên cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Kế toán sẽ so sánh số tổng hợp trên “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” với từng dòng tơng ứng của “Bảng cân đối kho”. Nếu thấy đúng mới tiến hành cho in “Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn”. Nếu không, cả thủ kho và kế toán phải cùng đối chiếu để tìm ngay ra sai sót.
*Tại phòng kế toán
Phòng kế toán của Công ty đã mở sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu trong Công ty theo đúng lý thuyết của phơng pháp thẻ song song. Về cơ bản thì sổ này của Công ty có kết cấu giống với quy định chuẩn của Bộ Tài chính, tuy nhiên có hai điểm khác đó là: sổ chi tiết có thêm cột “Tài khoản Nợ”, cột này để kế toán định khoản luôn khi vào sổ, thực chất là việc hạch toán tổng hợp trên sổ chi tiết. Làm nh vậy sẽ rất thuận tiện cho việc vào “Sổ Nhật ký chung” và “Sổ Cái” sau này. Đó là u điểm khi vận dụng mẫu sổ của Công ty. Nhng nhợc điểm trong cấu tạo sổ của Công ty là ở điểm khác thứ 2: Trên “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” không có cột số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho hàng ngày bên cạnh các cột nhập và xuất. Mặc dù có thể biết đợc lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn ở số tổng hợp trên sổ chi tiết. Nhng số tổng hợp này đợc cộng luỹ kế từng ngày trên máy.
Nếu ngày nào muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày đó thì xem trên máy còn sang ngày sau muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày trớc thì đã bị cộng dồn lên. Vì cuối tháng mới in sổ chi tiết nên số tổng hợp trên sổ chi tiết in ra chỉ là số tồn của ngày cuối tháng cùng với tổng phát sinh nhập, tổng phát sinh xuất của toàn bộ tháng. Điều này gây khó khăn cho kiểm tra hoặc thông tin kế toán nếu cần số liệu tồn kho nguyên vật liệu của một ngày nào đó trong tháng thì không có trong sổ sách.
Do vậy, mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu của Công ty nên cấu tạo nh sau:
Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Mã nguyên vật liệu: Tên nguyên vật liệu: Từ ngày đến ngày… …
Chi tiết phát sinh
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản
Nợ Có Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
SL Tiền SL Tiền SL Tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tồn đầu
Cộng tháng
ý nghĩa các cột trên sổ:
Cột (1): là ngày tháng ghi sổ cũng là ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế vì ngày nào ghi sổ ngày đó.
Cột (2): là số hiệu của chứng từ
Cột (3): Diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cột (4) và (5): là số hiệu của hai tài khoản ghi Nợ và ghi Có khi kế toán định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đây cũng đồng thời là phần sẽ đợc máy
Số tổng hợp Lợng Tiền Tồn đầu kỳ
Phát sinh nhập Phát sinh xuất Tồn cuối kỳ
chuyển vào Sổ Nhật ký chung” và các “Sổ Cái” tơng ứng sau đó khi kế toán gõ lệnh yêu cầu.
Cột (6): là đơn giá nguyên vật liệu . Nếu là nguyên vật liệu xuất kho thì dựa vào số lợng, giá trị nguyên vật liệu trong ngày và số tồn đầu ngày, áp dụng phơng pháp bình quân liên hoàn đã đợc cài đặt sẵn, máy tự xử lý và tính ra đơn giá xuất.
Cột (7): sô lợng nguyên vật liệu nhập vào theo từng nghiệp vụ Cột (8): giá trị nguyên vật liệu nhập, cột (8) = (6) x (7)
Cột (9): số lợng nguyên vật liệu xuất kho
Cột (10): giá trị nguyên vật liệu xuất kho, cột (10) = (6) x (9) Cột (11): số lợng nguyên vật liệu tồn kho
Cột (12): là giá trị nguyên vật liệu tồn kho
Còn phần số tổng hợp phía trên “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” thì không cần thay đổi gì.
Với mẫu sổ này, mọi sự biến động của nguyên vật liệu sẽ đợc phản ánh đầy đủ hơn khi có thêm cột “Lợng tồn” và cột “Gía trị tồn”. Mặt khác việc cấu tạo thêm các cột này trong “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” ở Công ty sẽ không phức tạp vì chỉ phải lập trình thêm cho máy hiểu và khi đã có đợc số liệu của phần nhập,phần xuất thì máy sẽ tự tính ra phần tồn mà kế toán không phải mất thời gian cho việc tính toán để ghi vào.
2.4. Về thời gian vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu
Tại Công ty, nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục. Nguyên vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng kế toán . Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ đợc ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp trên máy vi tính. Nh vậy vô hình chung đã làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán, đồng thời không phát huy đợc u điểm của phơng pháp bình quân liên hoàn mà Công ty đang sử dụng trong tính giá trị xuất kho của nguyên vật liệu.
Vì vậy cách khoảng từ 3 đến 5 ngày kế toán tiến hành vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu là phù hợp với đặc điểm của Công ty.
2.5. Về việc sử dụng các sổ Nhật ký chuyên dùng
*Thực trạng ở Công ty là không sử dụng các sổ Nhật ký chuyên dùng để theo dõi riêng các nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh, đặc biệt là sổ Nhật ký mua hàng. Mặt khác nguyên vật liệu của Công ty có đặc điểm là phải mua từ rất nhiều nguồn khác nhau của rất nhiều nhà cung cấp trên thị trờng và thờng xuyên thanh toán bằng phơng thức khác nhau có thể là trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả chậm. Do vậy cần phải theo dõi th… ờng xuyên , cụ thể quá trình thu mua nguyên vật liệu và cũng là để tiện cho việc vào Sổ Cái, Công ty nên mở sổ Nhật ký mua nguyên vật liệu. Công ty có thể tham khảo mẫu sổ sau:
Sổ nhật ký mua nguyên vật liệu
Tháng năm .… …
Ngày ghi sổ
Chứng từ Số Ngày
Diễn giải TK ghi Nợ Ghi Có TK 331 TK ghi Có khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8
ý nghĩa các cột trên sổ nh sau: Cột (1): là ngày tháng ghi sổ
Cột (2): số hiệu của chứng từ (Phiếu nhập kho, các loại hoá đơn mua hàng )…
Cột (3): Ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ Cột (4): Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cột (5): Số hiệu của tài khoản chi tiết nguyên vật liệu (Ví dụ: TK 1521, TK 1522 )…
Cột (6): Số tiền phải trả ngời bán trong nghiệp vụ đó
Cột (7): Số hiệu tài khoản ghi Có khác nh TK 1111, TK 112, TK 141…
Sổ này nên ghi hàng ngày khi thu chứng từ về để theo dõi đối chiếu với Sổ Cái TK 331 “Phải trả ngời bán”, sổ “Nhật ký chung “...
*Để thanh toán cho các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu, nh đã nói ở trên Công ty có thể trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Ngoài ra các nghiệp…
vụ phát sinh hàng ngày ở Công ty có liên quan đến việc chi tiền cũng rất nhiều. Do vậy Công ty cần theo dõi chi tiết riêng cho các loại nghiệp vụ này thông qua việc lập sổ “Nhật ký chi tiền mặt” và “Nhật ký chi tiền gửi ngân hàng”. Với đặc điểm của Công ty hiện nay thì các sổ này nên có kết cấu nh sau:
Nhật ký chi tiền mặt Tháng năm… … Tài khoản : 111 Ngày ghi sổ Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
Ghi Có TK 111
Ghi Nợ các tài khoản 331 … TK khác
Số hiệu Số tiền
1 2 3 4 5 6 … 7 8
ý nghĩa của các cột trong sổ nh sau:
Cột (1): là ngày tháng tiến hành ghi sổ khi có chứng từ của nghiệp vụ phát sinh
Cột (2): là số hiệu của Phiếu chi. Cột (3): là ngày mà Phiếu chi đợc lập.
Cột (4): Tóm tắt nội dung chính của nghiệp vụ Cột (5): Số tiền mặt tại quỹ đã thực sự chi
Cột (6): khoản tiền mà Công ty đã trả cho đơn vị cung ứng