48 BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN 2013 BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN 2013 49
SỰ THAM DỰ CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ: Stt Thành viên HĐQT Số buổi họp Tỷ lệ Số lần tham gia lấy
ý kiến Tỷ lệ Lý do không tham dự
1 Thái Văn Chuyện 8 100% 9 100%
2 Phạm Đình Mạnh Thu 8 100% 9 100%
3 Tống Thông 8 100% 9 100%
4 Phạm Hồng Dương 8 100% 9 100%
5 Đặng Huỳnh Ức My 4 50% 6 66% Ủy quyền cho ông Thái Văn Chuyện theo Nghị quyết số 155/2013/NQ - HĐQT của Hội đồng Quản trị
HOẠT ĐỘNG CỦA THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐỘC LẬP KHÔNG ĐIềU HÀNH
Tất cả các thành viên trong Hội đồng Quản trị đều không tham gia điều hành. Hội đồng Quản trị phân công cho ông Phạm Đình Mạnh Thu - Phó chủ tịch Hội đồng Quản trị giữ vai trò thành viên Hội đồng Quản trị độc lập. Sau khi ông Phạm Đình Mạnh Thu từ nhiệm, vai trò thành viên Hội đồng Quản trị độc lập được giao cho ông Nguyễn Văn Lộc. Trong năm 2013, thành viên Hội đồng Quản trị độc lập của Công ty đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công với tinh thần trách nhiệm cao, đóng góp tích cực cùng với Hội đồng Quản trị trong việc ban hành các chủ trương, chính sách, quyết định xác thực, công tâm và kịp thời.
Ông Thái Văn Chuyện;
Bà Đặng Huỳnh Ức My;
Ông Phạm Hồng Dương.
Danh sách các thành viên Hội đồng Quản trị tham gia các chương trình về quản trị công ty trong năm:
HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ:
Trong năm 2013, Hội đồng Quản trị đã tiến hành:
Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2013 (cho năm tài chính 2012) vào ngày 20/04/2013.
Số cuộc họp thường kỳ: 03 lần (vào ngày 07/03/2013, 12/08/2013 và 29/10/2013).
Số cuộc họp đột xuất: 05 lần.
+ Ngày 15/01/2013 họp đột xuất để xem xét việc chấm dứt hoạt động chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Ngày 14/03/2013 họp đột xuất để xem xét việc chấm dứt hoạt động chi nhánh Cần Thơ.
+ Ngày 18/06/2013 họp đột xuất để xem xét việc bà Đặng Huỳnh Ức My ủy quyền cho ông Thái Văn Chuyện tham dự và biểu quyết tại các cuộc họp Hội đồng Quản trị trong thời gian bà Đặng Huỳnh Ức My vắng mặt.
+ Ngày 31/10/2013 họp đột xuất để xem xét việc vay vốn lưu động tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam - Chi nhánh 1 TP.HCM.
+ Ngày 12/11/2013 họp đột xuất để xem xét việc ký hợp đồng tín dụng với Ngân hàng TMCP Á Châu.
Số lần lấy ý kiến các thành viên Hội đồng Quản trị bằng văn bản: 9 lần.
+ Lần 1 về việc phê duyệt báo cáo tài chính quý 4 và lũy kế cả năm 2012. Thời gian lấy ý kiến từ 30/01/2013 đến 06/02/2013.
hộI ĐỒnG Quản TrỊ (tiếp theo)
+ Lần 2 về việc góp vốn thành lập Công ty Cổ phần
Nghiên cứu Ứng dụng Mía đường Thành Thành Công và cử người trực tiếp quản lý phần vốn góp của Công ty. Thời gian lấy ý kiến từ 08/03/2013 đến 13/03/2013.
+ Lần 3 về Bộ tài liệu Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2013 (cho năm tài chính 2012). Thời gian lấy ý kiến từ 28/03/2013 đến 02/04/2013.
+ Lần 4 về việc phê duyệt báo cáo tài chính quý 1 năm 2013. Thời gian lấy ý kiến từ 02/05/2013 đến 08/05/2013.
+ Lần 5 về việc hồ sơ đăng ký phát hành thêm cổ phiếu trình Ủy ban chứng khoán Nhà nước. Thời gian lấy ý kiến từ 23/05/2013 đến 28/05/2013.
+ Lần 6 về việc phê duyệt Báo cáo tài chính bán niên năm 2013. Thời gian lấy ý kiến từ 28/08/2013 đến 30/08/2013.
+ Lần 7 về việc tạm ứng cổ tức đợt 1 năm 2013, từ nhiệm chức danh Phó Chủ tịch của ông Phạm Đình Mạnh Thu, từ nhiệm chức danh Tổng Giám đốc của ông Nguyễn Văn Lộc, bầu ông Nguyễn Văn Lộc vào bổ sung thành viên Hội đồng Quản trị Công ty, bầu ông Bùi Văn Lang làm Quyền Tổng Giám đốc Công ty. Thời gian lấy ý kiến từ 23/09/2013 đến 25/09/2013.
+ Lần 8 về việc phương án xử lý số lượng cổ phiếu chưa phân phối hết. Thời gian lấy ý kiến từ 14/11/2013 đến 19/11/2013.
+ Lần 9 về việc sửa đổi Điều lệ Công ty Cổ phần Đường Biên Hòa. Thời gian lấy ý kiến từ 16/12/2013 đến 18/12/2013.
Theo mô hình tổ chức của Công ty, Phòng Kiểm soát nội bộ thuộc thẩm quyền quản lý của BKS. Trong năm 2013, Phòng Kiểm soát nội bộ đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đã tổ chức thực hiện 49 cuộc kiểm tra và phúc tra ở các lĩnh vực hoạt động tại Nhà máy, Xí nghiệp, Phòng ban và Chi nhánh. Qua kiểm tra, BKS đánh giá tính tuân thủ chủ yếu, như sau:
Chính sách nhân sự về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá đã được sửa đổi, bổ sung.
Hoạt động 5S triển khai từ Công ty đến hai Nhà máy, bước đầu thu được kết quả tốt, mọi người hưởng ứng và chấp hành, công tác Vệ sinh an toàn thực phẩm được chú trọng, làm thay đổi thói quen cũ, lạc hậu.
CBCNV Phòng Nguyên liệu của hai Nhà máy đã tuân thủ quy trình thu hoạch mía và bộ quy chuẩn nguyên liệu mía, dẫn đến tạp chất mía giảm và chất lượng mía tăng rõ rệt, làm giảm giá thành đường.
CBCNV hai Nhà máy đã có chuyển biến tốt: Tinh thần làm việc hăng say, tích cực và có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ quy trình bảo dưỡng, sửa chữa và vận hành máy móc, thiết bị.
Đến nay, hầu hết các sai sót trong quá trình kiểm tra như: phân định trách nhiệm, hệ thống chứng từ sổ sách, bảo vệ tài sản, phân tích rà soát thông tin,… đã được khắc phục và chỉnh sửa, ngăn ngừa và hạn chế rủi ro có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Kế hoạch hoạt động năm 2014:
Mục tiêu: (i) Tham gia xây dựng, hoàn thiện và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hữu tại Công ty; (ii) cập nhật thường xuyên các quy định mới về pháp luật có liên quan đến hoạt động Công ty; (iii) đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự P. KSNB theo kế hoạch.
Kế hoạch hành động:
+ Tăng cường công tác tham mưu cho HĐQT, BĐH trong hoạt động quản trị - điều hành - kiểm soát để đảm bảo mục tiêu tiền kiểm được thực hiện;
+ Tham gia hiệu chỉnh các chính sách, quy chế, quy trình trọng yếu ở lĩnh vực: tài chính, nguyên liệu, kinh doanh và nhân sự;
+ Kiểm tra tính tuân thủ các chỉ đạo của BLĐ Tập đoàn;
+ Thực hiện công tác kiểm soát nguyên liệu mía và đầu tư vụ 2014 - 2015 tại BH - TN và BH - TA;
+ Lãnh đạo P. KSNB tổ chức triển khai 40 cuộc kiểm tra và phúc tra hoạt động của các Đơn vị và Phòng ban trực thuộc Công ty.
+ Kiểm tra và phúc tra các nội dung khuyến nghị nêu trên.