III. Thực trạng kế toán hoạt động xuất khẩu hàng hoá tại Tổng
1. Chứng từ kế toán
Do đặc tính của hoạt động xuất khẩu khác hẳn so với các hoạt động mua bán trong nớc thông thờng nên chứng từ trong xuất khẩu thờng rất nhiều. Chúng phát sinh ở nhiều địa điểm và thời gian khác nhau, phụ thuộc vào giá xuất khẩu mà Tổng công ty ký kết trong hợp đồng ngoại thơng. Thông thờng chứng từ trong xuất khẩu bao gồm: hợp đồng kinh tế; giấy thông báo th tín dụng (L/C); giấy phép xuất khẩu;hoá đơn thơng mại; vận đơn đờng biển và bộ chứng từ thanh toán.
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, Tổng công ty thờng tiến hành theo các bớc cơ bản sau:
- Kiểm tra L/C (nếu hợp đồng quy định phơng thức sử dụng chứng từ). - Tổng công ty thực hiện kiểm tra hợp đồng. Sau khi đã tập hợp đầy đủ hàng xuất khẩu và chuẩn bị giao hàng, Tổng công ty phải xin giấy phép xuất khẩu (do Bộ thơng mại cấp), xin giấy kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận khử trùng, giấy chứng nhận xuất xứ. Thêm nữa, Tổng công ty còn tiến hành thuê tàu hoặc lu cớc, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoá, làm thủ tục hải quan và giao hàng lên tàu.
- Khi hàng hoá lên tàu, Tổng công ty căn cứ vào bộ chứng từ để lập hoá đơn thơng mại. Hóa đơn thơng mại phải thể hiện đầy đủ các yếu tố nh: phơng tiện vận chuyển, ngày giao hàng, nơi giao hàng, nơi nhận hàng chứng nhận về xuất xứ của hàng hoá và bảng kê hàng hoá. Hoá đơn thơng mại đợc lập làm 4 liên, trong đó: 1 liên để lu, 1 liên để gửi theo hàng, 1 liên giao kế toán công nợ, 1 liên lập bộ chứng từ thanh toán gửi Ngân hàng.
- Khi bốc hàng lên tàu, cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn đờng biển (B/L) do hãng tàu biển xác nhận. Trờng hợp xuất thoe giá CIF, Tổng công ty phải mua bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm cung cấp. Nhng do có sự khó khăn trong việc thuê tàu biển nên Tổng công ty thờng sử dụng giá FOB trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá.
- Sau khi giao hàng xong, Tổng công ty lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C thông qua Ngân hàng thông báo, xuất trình bộ chứng từ do Ngân hàng mở L/C xin thanh toán. Bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C bao gồm các chứng từ sau:
+ Hợp đồng xuất khẩu hàng hoá. + Hoá đơn thơng mại (CI). + Vận đơn (B/L).
+ Giấy chứng nhận xuất xứ.
+ Giấy chứng nhận kiểm nhận thực vật. + Giấy chứng nhận khử trùng.
+ Giấy kiểm tra số lợng, chất lợng hàng hoá của VINACONTROL. + Th đề ghị thanh toán.
Số liên của mỗi chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán tuỳ thuộc vào yêu cầu của L/C. Khi tiền hàng về đến ngân hàng, Ngân hàng này sẽ gửi giấy thông báo cho Tổng công ty, căn cứ vào giấy báo, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết TK 112.2, TK 511.
Trờng hợp tổng công ty nhận uỷ thác xuất khẩu, ngoài những chứng từ đó ra, còn có cả hợp đồng uỷ thác xuất khẩu và chứng từ thanh toán tiền hàng cho đơn vị giao uỷ thác, các chứng từ về chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểm dịch hàng hoá Các chứng từ này là căn cứ ghi sổ chi tiết TK 138, TK 136.8, TK…
641, khoản hoa hồng uỷ thác sẽ đợc Tổng công ty hạch toán vài TK 511.
Căn cứ vào các chứng từ chi phí trong quá trình xuất khẩu hàng hoá nh: chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí kiểm dịch, lệ phí hải quan kế toán tổng…
hợp các khoản chi phí đó vào TK 641.
2. Kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam.
a. Trờng hợp xuất khẩu trực tiếp. * Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng.
Dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ của Tổng công ty. Tài khoản này đợc mở chi tiết cho nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá. Số liệu đợc ghi trên chỉ tiêu này đợc lấy từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng- phần bán hàng hoá xuất khẩu trong kỳ báo cáo.
Tài khoản 511 đợc mở chi tiết thành:
+ TK 511.1- Doanh thu bán hàng hoá. + TK 511.2- Doanh thu bán thành phẩm. - Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán.
Dùng để phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm xuất khẩu trong báo cáo của công ty.
- Tài khoản 157- Hàng gửi bán.
Dùng để phản ánh trị giá hàng hoá thành phẩm gửi đi bán xuất khẩu nhng cha đợc chấp nhận tại thời điểm báo cáo.
- Tài khoản 641- Chi phí bán hàng.
Dùng để phản ánh tổng hợp các khoản chi phí hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty nh: cớc vận chuyển nội địa, tiền chống mối mọt, tiền chi trả cho bao bì đóng gói, chi phí giám định cà phê, chi phí vận chuyển hàng trên biển, phí bảo hiểm, phí gửi chứng từ.
- Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản sau:
+ Tài khoản 111- Tiền mặt. TK 111.1- Tiền Việt Nam. TK 111.2- Tiền ngoại tệ.
+ Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng.
* Ví dụ:
Có tài liệu quý IV năm 2002 nh sau:
- Theo hợp đồng mua bán cà phê nhân xuất khẩu số 08-09-02 VNCF 09, ký ngày 16/09/2002 mua 54 tấn (900 bao) cà phê nhân Aribica xuất khẩu loại 1- A1 và 18 tấn (300 bao) cà phê nhân Aribica xuất khẩu loại 2- A2:
- Trị giá lô hàng loại A1 là : 900.450.000 VND. - Trị giá lô hàng loại A2 là : 247.050.000 VND. - Thuế suất thuế GTGT : 5%.
Căn cứ phiếu nhập kho , kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 156,TK 331 nghiệp vụ trên nh sau:
Nợ TK 156 : 1.174.500.000 (VND). Nợ TK 133.1 : 58.725.000 (VND).
Có TK 331 : 1.233.225.000 (VND).
<2>. Theo hợp đồng ngoại thơng số 11-19/ BR ký ngày 27/11/2002 giữa Tổng công ty Cà phê Việt Nam với công ty BERNHARD ROTHFOS GMBH xuất khẩu 45 tấn (900 bao) cà phê nhân Aribica loại 1 vận chuyển xuống cảng Hải Phòng làm thủ tục xuất khẩu:
+ Tổng giá trị lô hàng: 104.220 USD. (Tên hàng, số lợng, quy cách đóng gói và các điều khoản, trách nhiệm, điều kiện thanh toán đ… ợc ghi trong hợp đồng). + Phí kiểm dịch, phí hun trùng : 1.063.800.000 VND. + Phí vận chuyển : 4.600.000 VND. + Phí hải quan : 27.432.000 VND. + Thuế phí Vicofa : 276.300 VND. + Tỷ giá thực tế : 15.350 VND/ USD.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn dịch vụ vận chuyển kế toán định…
khoản nghiệp vụ trên vào sổ chi tiết TK 156, TK 131, TK 641 nh sau: a. Nợ TK 632 : 900.450.000 (VND). Có Tk 156 : 900.450.000(VND). b. Nợ TK 131 : 1.599.777.000 (VND). Có Tk 511 : 1.599.777.000 (VND). c. Nợ TK 641 : 33.372.100 (VND). Có TK 111.1 : 33.372.100 (VND).
<3>. Ngày 21/12/2002 nhận đợc giấy báo có của Ngân hàng về số tiền của công ty BERNHARD ROTHFS GMBH Chuyển trả : 104.220 USD:
+ Phí chuyển tiền: 8 USD. + Tỷ giá thực tế : 15.415 USD.
Căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng, kế toán định khoản nghiệp vụ trên nh sau:
Nợ TK 112.2 : 1.606.427.980 (VND).(104.21 x15.415 VND) Nợ TK 641 : 123.320 (VND). (8 USD x 15.415 VND)
Có TK 131 : 1.606.551.300 (VND).
Chức năng chủ yếu của công ty là quản lý do vậy phát sinh rất ít các nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp mà chủ yếu là các hoạt động xuất khẩu uỷ thác nên việc xác định kết quả kinh doanh của từng lô hàng là không khó. Để xác định kết quả của mỗi thơng vụ cần xác định doanh thu thuần, kết chuyển giá vốn, kết chuyển chi phí vào tài khoản 911.
Doanh thu thuần đợc tính bằng công thức:
Sau khi xác định đợc doanh thu thuần kế toán kết chuyển vào TK911 theo định khoản sau:
Nợ TK 511.
Có TK 911. Tổng doanh thu.
Kết chuyển giá vốn và chi phí bán hàng theo định khoản sau: + Nợ TK 911.
Có TK 632. Trị giá vốn. + Nợ TK 911.
Có TK 641. Chi phí bán hàng.
Với nghiệp vụ trên thì ta có kết quả của lô hàng xuất khẩu trên nh sau: + Nợ TK 511 : 1.599.777.000 (VND). Có TK 911 : 1.599.777.000 (VND). + Nợ TK 911 : 900.450.000 (VND). Có TK 632 : 900.450.000 (VND). + Nợ TK 911 : 33.496.420 (VND). Có TK 641 : 33.496.420 (VND).
Sau mỗi kỳ kinh doanh, kế toán xác định kết quả hoạt động xuất khẩu. Căn cứ vào chứng từ, các sổ chi tiết có liên quan kế toán xác định kết quả kinh doanh:
+ Nếu tổng số phát sinh bên Nợ TK 911> bên Có TK 911 là lãi, kế toán ghi:
Nợ TK 911.
Có TK 421. Số tiền lãi.
+ Nếu tổng số phát sinh bên Nợ TK 911< bên Có TK 911 là lỗ, kế toán ghi:
Nợ TK 421.
Có TK 911. Số tiền lỗ.
Nh vậy kết quả của hoạt động xuất khẩu này là lỗ: Nợ TK 911 : 665.830.580 (VND).
* Sổ kế toán đợc dùng trong xuất khẩu trực tiếp.
Khi thực hiện một nghiệp vụ xuất khẩu, kế toán thanh toán đối ngoại theo dõi trên hai sổ chi tiết là: Sổ theo dõi chi tiết hàng xuất khẩu và Sổ bán cà phê xuất khẩu. Hai loại sổ này có chức năng khác nhau:
+ Sổ theo dõi chi tiết hàng xuất khẩu nhằm dể theo dõi việc xuất khẩu theo kết quả trúng thầu và uỷ thác cho những đơn vị trúng thầu.
+ Sổ bán cà phê xuất khẩu nhằm để theo dõi việc xuất khẩu xuất khẩu theo hợp đồng của Tổng công ty đợc ký kết đợc. Vì vậy, việc xuất khẩu trực tiếp sẽ đợc kế toán thanh toán theo dõi qua sổ bán cà phê xuất khẩu.
Nghiệp vụ trên đợc phản ánh vào sổ Chứng từ ghi sổ nh sau:
Chứng từ ghi sổ.
Số: ..…
Ngày 27 tháng 11năm 2002
Đơn vị tính: VNĐ
Diễn giải
Tài khoản ghi Số tiền
Nợ Có Nợ Có
..
……
Xuất cà phê nhân Aribica loại 1 .. …… . … 632 … . . … 156 . … . … 900.450.000 . ……… .. … 900.450.000 ……… Cộng 900.450.000 900.450.000 (Kèm chứng từ gốc)
Ngời lập biểu. Kếtoán trởng. (Ký tên). (Ký tên).
Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp vào sổ cái tài khoản t- ơng ứng nh sổ cái TK 156.1, TK511…
Quý IV/2002. (Trích dẫn). Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Số Ngày Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có …… 08/09 19/BR . … …… 29/9 27/11 .. … .. …
Nhập kho cà phê nhân XK cà phê Aribica . …… .. … 331 632 .. … .. … 174.500.000 ……… . … 900.450.000 . ……… Cộng Tồn cuối kỳ
Ngời ghi sổ. Kế toán trởng.
(Ký, họ tên). (Ký, họ tên)
b. Hạch toán nghiệp vụ uỷ thác xuất khẩu.
Hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu là hoạt động khá phổ biến ở văn phòng Tổng công ty. Tổng công ty coi nh là một đơn vị nhận đại lý, kế toán ở đơn vị này phải mở sổ kế toán để theo dõi cho tiết từng đơn vị giao uỷ thác và theo từng hợp đồng uỷ thác xuất khẩu, đơn vị đợc hởng hoa hồng xuất khẩu uỷ thác và coi đó là một khoản doanh thu.
+ Đối với nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu cho doanh nghiệp khác, kế toán sử dụng tài khoản331- Phải trả ngời bán, để phản ánh các khoản phải trả về số tiền bán hàng hộ cho đơn vị giao uỷ thác.
+ Đối với nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị thuộc Tổng công ty, kế toán Sử dụng tài khoản 336- Phải trả nội bộ, để phản ánh các khoản phải trả về số tiền bán hàng hộ cho đơn vị giao uỷ thác.
+ Để phản ánh các khoản chi phí hộ cho đơn vị giao uỷ thác trực thuộc Tổng công ty trong qúa trình xuất khẩu kế toán sử dụng tài khoản 136.8- Phải thu nội bộ khác.
+ Để phản ánh các khoản chi hộ cho đơn vị giao uỷ thác không trực thuộc Tổng công ty trong quá trình xuất khẩu, kế toán sử dụng tài khoản 138.8- Phải thu khác.
+ Để phản ánh số hoa hồng đợc hởng trong quá trình xuất khẩu uỷ thác kế toán sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng, chi tiết phần doanh thu xuất khẩu (TK 511.3- Doanh thu cung cấp dịch vụ).
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số các tài khoản khác nh: TK 111, TK 112, TK 131, TK 641 để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt…
động xuất khẩu uỷ thác hàng hoá.
Sau đây là một hợp đồng xuất khẩu uỷ thác của Tổng công ty Cà phê Việt Nam:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc. ---oOo---
Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu cà phê.
Số:30-11/02 UTXK.
- Căn cứ pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nớc ban hàn ngày 25/9/1989.
- Căn cứ nghi định số 17-HĐBT ngày 16/1/1990 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của cả hai bên.
Hôm nay, ngày 30/11/2002 đại diện của các bên gồm: * Bên uỷ thác xuất khẩu: Công ty đầu t dịch vụ đờng 9. * Địa chỉ : Khe Sanh- Hơng Hoá- Quảng Trị.
* Do Ông : Bùi Đình Trọng- Giám đốc.
* Tài khoản: 36110003 tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hơng Hoá- Quảng Trị.
Làm đại diện, dới đây gọi tắt là bên A.
*Bên nhận uỷ thác xuất khẩu: Tổng Công ty cà Phê Việt Nam.
* Địa chỉ : Số 5 Ông ích Khiêm – Ba Đình- Hà Nội. * Tài khoản :
+ Ngoại tệ: 326.111.370.851. + Tiền Việt: 361.111.000.851.
* Tại Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam (Vietcombank). * Do ông: Thái Doãn Lai- Tổng giám đốc.
Làm đại diện, dới đây gọi tắt là bên B.
Sau khi thoả thuận, hai bên cùng thống nhất ký hợp đồng uỷ thác và nhận uỷ thác xuất khẩu cà phê nhân Aribica chế biến ớt, đánh bóng theo các điều khoản sau đây:
- Điều 1. Đối tợng của hợp đồng:
1.1. Tên hàng: cà phê nhân Aribica chế biến ớt đánh bóng loại2 (A2) theo nh mẫu đã gửi.
1.2. Trọng lợng/ số lợng: 52 tấn tịnh +/- 1% (867 bao x 60 kg).
1.3. Quy cách phẩm chất: cà phê chế biến ớt, đánh bóng, không bị mốc, không có mùi lạ và côn trùng sống, phải đảm bảo các tiêu chuẩn tối thiểu sau:
+ Toàn bộ lô hàng phải đợc chế biến ớt, đánh bóng; + Thuỷ phần : 12,5% tối đa;
+ Tạp chất : 0,5% tối đa; + Hạt vỡ : 3% tối đa;
+ Cỡ hạt : tối đa 10% dới sàng 13%;
- Điều 2. Bao bì đóng gói và ký mã hiệu:
+ Cà phê đựng trong bao tải đay, cân tịnh thống nhất là 60kg/ bao. Miệng bao khâu bằng dây đay chắc chắn, khâu theo hình chữ xxx, đảm bảo trong quá trình vận chuyển, bốc xếp đờng dài không bục vỡ.
+ Ký mã hiệu theo chỉ định của khách ngoại. Bên B sẽ thông báo cho bên A chậm nhất là 3 ngày trớc khi giao hàng.
- Điều 3. Địa điểm và thời gian giao hàng.
Thời hạn giao hàng chậm nhất là ngày 25/12/2002tại cảng Hải Phòng.
- Điều 4. Đơn giá và tổng giá trị:
+ Đơn giá: 1.450 USD/ tấn tịnh FOB cảng Hải phòng.
+ Tổng giá trị: 75.400 USD (bẩy lăm ngàn bốn trăm USD ).
+ Chuẩn bị lô hàng đủ số lợng, đúng chất lợng và giao hàng tại cảng Hải Phòng.
+ Chịu trách nhiệm bồi thờng nếu ngời mua khiếu nại về chất lợng và số l- ợng.
+ Chịu các khoản phí thủ tục, giám định, kiểm dịch, hun trùng và các chi phí thực tế phát sinh.
+ Thanh toán cho bên B phí uỷ thác: 0,2% trên giá trị hợp đồng. + Trả tiền lệ phí xuất khẩu cà phê theo quy định của Nhà nớc.
- Điều 6. Trách nhiệm của bên B: