ởng của nó tới chất lợng một cuộc kiểm toán:
Kiểm toán độc lập bao giờ cũng có sự đánh giá trớc tiên về HTKSNB để khoanh vùng rủi ro và xác định trọng tâm kiểm toán.
Theo Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận trong báo cáo tài chính (COSO), kiểm soát nội bộ đợc định nghĩa nh sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu dới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và qui định đợc tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Nh vậy, chúng ta có thể hiểu:
KSNB là một quá trình bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát đợc thực hiện ở mọi bộ phận trong đơn vị và kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Chuỗi hoạt động kiểm soát này đợc thiết lập và thực hiện thông qua các chính sách, thủ tục, biểu mẫu bởi những con ng… ời trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên khác …
KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối rằng các mục tiêu nêu trên về báo cáo tài chính, về mức độ tuân thủ, về hoạt động của đơn vị đợc thực hiện do một nguyên tắc cơ bản trong việc đa ra các quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không đợc vợt quá so với lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát và do một số hạn chế nhất định của hệ thống KSNB.
Hệ thống mục tiêu mà kiểm soát nội bộ có trách nhiệm đa ra xác nhận rằng chúng đã đợc thực hiện là hệ thống mục tiêu cần đạt tới của toàn đơn vị. Do vậy, kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, thực hiện theo đúng chức năng của nó sẽ góp phần đáng kể vào sự phát triển của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận:
- Môi trờng kiểm soát (Control Environment)
- Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)
- Hoạt động kiểm soát (Control Activities)
- Thông tin và truyền thông (Information and Communication)
- Giám sát (Monitoring)
Môi tr ờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố mang tính môi trờng chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và ảnh hởng đến quá trình thiết kế, vận hành và tính hữu hiệu của HTKSNB.
Môi trờng kiểm soát với nhân tố đầu tiên bao trùm là triết lý quản lý và
phong cách điều hành của nhà quản lý: HTKSNB nhận đợc sự quan tâm đúng đắn
từ phía các nhà quản lý sẽ giúp cho các kiểm toán viên độc lập có thể thu hẹp phạm vi của kiểm toán cơ bản và thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện các qui trình kiểm toán cũng nh trong việc đi đến sự thống nhất về ý kiến đa ra trong báo cáo kiểm toán giữa các kiểm toán viên và ban lãnh đạo ngân hàng.
Cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm giua
các bộ phận, thành viên trong ngân hàng. Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, rõ ràng giúp cho kiểm toán độc lập thuận lợi hơn trong việc thu thập các bằng chứng kiểm toán và trao đổi với các phòng ban liên quan .
Đảm bảo năng lực cho nhân viên ngân hàng: Đảm bảo năng lực cho nhân
viên nhằm tạo nên đội ngũ nhân viên ngân hàng có tác phong làm việc khẩn trơng, có nghiệp vụ chuyên môn giỏi, có kỹ năng làm việc tốt sẽ hạn chế sai phạm trọng
yếu, nâng cao hiệu quả trong việc hợp tác với các kiểm toán viên độc lập, các vấn đề còn khúc mắc đợc giải quyết nhanh chóng …
Tính chính trực và giá trị đạo đức: cần phải có ở mọi nhân viên ngân hàng,
ở tất cả những ngời có liên quan tới quá trình kiểm soát mà đặc biệt là những cán bộ thuộc bộ phận kiểm soát nội bộ của ngân hàng nhằm giảm thiểu những hành vi thiếu đạo đức, cố tình che dấu đi những sai phạm của một nhân viên nào đó do mối quan hệ cá nhân hay bất kỳ một nguyên nhân nào khác. Tính chính trực và giá trị đạo đức ở mỗi ngân hàng ảnh hởng tới sự thuận lợi hay khó khăn trong việc tiếp cận các thông tin trong ngân hàng của nhân viên kiểm toán. Xét một ngân hàng ch- a có sự chú trọng trong việc xây dựng các chuẩn mực đạo đức dễ dẫn tới những sai phạm và chính sự cố ý che dấu những sai phạm đó của nhân viên ngân hàng sẽ làm mất thời gian cũng nh công sức của một cuộc kiểm toán.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: là phơng thức nhà quản lý
ngân hàng sử dụng để phân công công việc. Phân công quyền hạn và trách nhiệm bằng văn bản sẽ tạo sự rõ ràng, cụ thể trong mỗi công việc đợc giao. Điều này sẽ thực sự quan trọng đối với một cuộc kiểm toán độc lập bởi nó tạo một sự thống nhất và có tổ chức trong việc cung cấp các tài liệu cũng nh thực hiện lịch làm việc với các phòng, ban có liên quan của nhân viên kiểm toán theo sự chỉ đạo bằng văn bản của các cấp lãnh đạo trong ngân hàng.
Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự có ảnh hởng đáng kể đế sự hữu
hiệu của môi trờng kiểm soát thông qua các tác động đến các nhân tố khác trong môi trờng kiểm soát nh đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. Và do vậy, nó ảnh hởng gián tiếp tới chất lợng một cuộc kiểm toán. Chính sách nhân sự tốt, ví dụ nh luôn quan tâm tới việc nâng cao trình độ của nhân viên, khen thởng hay xử phạt nghiêm túc, “đúng ngời, đúng việc” sẽ tác động tới thái độ và trách nhiệm làm việc của các nhân viên trong ngân hàng. Điều này cũng góp phần tăng tính hợp tác trong quá trình làm việc với các nhân viên kiểm toán, đẩy nhanh tiến đọ của cuộc kiểm toán.
Tóm lại, tất cả các nhân tố nêu trên thuộc môi trờng kiểm soát đều có ảnh h- ởng tới chất lợng của một cuộc kiểm toán. Chúng có thể làm tăng hoặc giảm chi phí kiểm toán và góp phần tăng tính hữu hiệu của cuộc kiểm toán.
Thông tin và truyền thông:
Hệ thống thông tin trong ngân hàng là hệ thống tạo sự luân chuyển thông tin giữa các bộ phận, các nhân viên trong ngân hàng và giữa ngân hàng với các chủ thể bên ngoài. Hệ thống này bao gồm hệ thống máy tính và hệ thống thủ công nhằm đảm bảo tính thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện phục vụ cho việc quản lý và giám sát khối lợng lớn các giao dịch phức tạp diễn ra hàng ngày trong ngân hàng và các hoạt động nội bộ khác của ngân hàng. Hệ thống thông tin trong ngân hàng đòi hỏi tính hiện đại ngày càng cao và thông thờng gồm 5 phần ứng dụng: Master files, hệ thống sản phẩm, hệ thống giao tiếp, hệ thống hỗ trợ, hệ thống báo cáo. Còn truyền thông là một bộ phận của hệ thống thông tin đề cập tới vai trò của việc truyền đạt thông tin. Việc truyền thông đúng đắn sẽ giúp từng bộ phận, từng nhân viên trong ngân hàng hiểu rõ hơn vai trò, trách nhiệm, công việc của mình phải làm trong toàn hệ thống ngân hàng cũng nh tạo tính liên tục, kịp thời trong việc liên lạc thông tin với bên ngoài.
Trong HTKSNB, hệ thống thông tin ảnh hởng trực tiếp nhiều nhất tơi công tác kiểm toán độc lập. Bởi kiểm toán độc lập thực hiện chức năng “xác nhận thông tin” do vậy, các nhân viên kiểm toán sẽ tiếp xúc nhiều nhất hệ thống thông tin đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán của ngân hàng.
Hệ thống thông tin trong ngân hàng rất phức tạp và ngày càng hiện đại, ứng dụng rộng rãi công nghệ tin học do vậy nó đòi hỏi trình độ của kiểm toán viên trong lĩnh vực công nghệ thông tin ngày càng cao, đồng thời giúp cho công việc kiểm toán đỡ tốn thời gian và công sức hơn trong việc thu thập các tài liệu làm bằng chứng kiểm toán do kiểm toán có thể lấy các dữ liệu cần thiết từ mạng nội bộ của ngân hàng trong sự thoả thuận cho phép về hệ thống máy tính của kiểm toán để phân tích theo quan điểm của kiểm toán.
Nếu hệ thống thông tin đợc tổ chức tốt sẽ giúp các nhân viên kiểm toán dễ dàng tiếp cận và nắm bắt cấu trúc tổng thể cũng nh đi vào tìm hiểu chi tiết hoạt động từng phần mềm ứng dụng góp phần tạo sự “trơn chu” trong qui trình kiểm toán.
Ngoài ra, hệ thống thông tin chuẩn hoá và chính xác góp phần không nhỏ trong việc làm giảm bớt công việc của kiểm toán bởi nó chính là công cụ hữu hiệu của ngân hàng phục vụ việc giám sát hoạt động và quản lý rủi ro.
Đánh giá rủi ro:
Một trong những đặc trng lớn nhất của các ngân hàng là luôn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro (phần Đặc điểm hoạt động kinh doanh ngân hàng đã nêu). Rủi ro có thể phát sinh bất kỳ lúc nào. Do vậy, việc kiểm soát rủi ro là việc làm tất yếu đối với tất cả các ngân hàng.
Đánh giá rủi ro thực hiện các công việc nh sau:
- Xác định mục tiêu của ngân hàng
- Nhận dạng rủi ro
- Phân tích và đánh giá rủi ro
HTKSNB có thể phát huy đợc vai trò của mình trong việc đảm bảo an toàn cho ngân hàng thông qua bộ phận thứ hai này. Bộ phận này giúp nhà quản lý ngân hàng có thể đa ra các biện pháp quản lý rủi ro đúng đắn, kịp thời và chính điều này cũng giúp làm giảm bớt công việc của kiểm toán độc lập.
Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát bao gồm hàng loạt các chính sách, qui định và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đợc thực hiện. Hoạt động kiểm soát chủ yếu của một ngân hàng nh sau:
- Phân nhiệm (segregation of duties)
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin (Information processing)
- Đánh giá hoạt động (Performance Review).
Hoạt động kiểm soát chủ yếu nh trên đợc thực hiện thờng xuyên, nghiêm túc sẽ góp phần tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB, tạo độ tin cậy đối với kiểm toán độc lập trong việc đánh giá HTKSNB.
Giám sát :
Giám sát là quá trình đợc thực hiện bởi các nhà quản lý ngân hàng nhằm đánh giá chất lợng hoạt động của hệ thống kiểm soát, xác định xem HTKSNB vận hành theo đúng qui trình, thủ tục đã qui định hay không; xem xét việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp tình hình thực tế của ngân hàng. Để đảm bảo tính chặt chẽ, công việc này cần phải đợc thực hiện thờng xuyên hoặc định kỳ bởi bộ phận kiểm toán nội bộ.
Chức năng của bộ phận kiểm soát nội bộ giống với chức năng của kiểm toán độc lập- đều là xác nhận thông tin, và để thực hiện đợc chức năng này đòi hỏi kiểm soát nội bộ thực hiện các công việc giống nh kiểm toán độc lập phải làm trong một cuộc kiểm toán. Hơn nữa, kiểm soát nội bộ có sự độc lập tơng đối của nó. Do vậy, kiểm toán độc lập có thể sử dụng kết quả kiểm toán của HTKSNB.Bộ phận KSNB đáng tin cậy chắc chắn sẽ hỗ trợ tích cực trong việc hoàn thiện kết quả kiểm toán độc lập và giảm chi phí cho cuộc kiểm toán đó.
2.2.3.2. Các yếu tố cơ bản thuộc công ty kiểm toán độc lập tác động tới chất lợng kiểm toán độc lập.
(1) Việc thực hiện các qui trình kiểm toán
Qui trình kiểm toán đợc thiết lập bởi công ty kiểm toán độc lập theo 3 giai đoạn: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, hoàn tất và lập báo cáo kiểm toán. Mỗi giai đoạn đều có sự ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng của một cuộc kiểm toán, trong đó lập kế hoạch kiểm toán có ảnh hởng nhất bởi lập kế hoạch kiểm toán có sự liên quan trực tiếp tới 2 giai đoạn sau của qui trình kiểm toán. Thực hiện kiểm toán tức là thực hiện theo những gì đã nêu ra trong bớc lập kế hoạch kiểm toán để từ đó đa ra ý kiến kiểm toán và phát hành ra báo cáo kiểm toán – sản
phẩm cuối cùng của cuộc kiểm toán. Nếu bớc lập kế hoạch không đợc chuẩn bị chu đáo, kỹ lỡng, ví dụ nh không tìm hiểu cặn kẽ về khách hàng, không lập ra những kế hoạch tổng thể cũng nh chi tiết cho cuộc kiểm toán hay không dự trù về mặt thời gian, nhân sự thì trong quá trình thực hiện kiểm toán sẽ dễ phát sinh…
những vấn đề nằm ngoài kế hoạch mà kiểm toán không lờng trớc. Khi đó, kiểm toán sẽ tốn thêm thời gian và công sức, tức tốn thêm chi phí để “chạy theo” giải quyết những vấn đề này, kiểm toán bị rơi vào thế bị động, do vậy làm giảm tiến độ của cuộc kiểm toán và có thể gây khó chịu cho khách hàng do phải đợi chờ báo cáo kiểm toán, quan trọng hơn là có thể làm giảm uy tín đối với khách hàng. Và nh vậy, chất lợng của cuộc kiểm toán đã bị giảm sút.
Ngoài ra, chúng ta có thể thấy việc lập kế hoạch về nhân sự sẽ tạo sự hợp lý trong phân công công việc giữa các kiểm toán viên trong đoàn, giúp họ có thể biết trớc đợc công việc, vị trí của mình cũng nh của các thành viên khác, từ đó, trong giai đoạn thực hiện kiểm toán họ phối hợp công việc với nhau một cách chủ động và thuận lợi hơn Hay việc lập kế hoạch về mặt thời gian, tức kiểm toán sẽ đ… a ra một tổng quỹ thời gian phù hợp nhất định, ấn định rõ ràng ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhằm thúc đẩy sự khẩn trơng trong công việc và tạo một áp lực “deadline” cho cuộc kiểm toán…
Tóm lại, lập kế hoạch kiểm toán đúng đắn sẽ tạo tiền đề cho một cuộc
kiểm toán có chất lợng. Chính vai trò quan trọng này của lập kế hoạch kiểm toán
đối với chất lợng của một cuộc kiểm toán nên nó đã đợc ghi vào chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán viên, tức nó là một việc làm bắt buộc, không thể thiếu trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào.
Tuy nhiên, kế hoạch kiểm toán cho dù đợc chuẩn bị khoa học và kỹ lơng vẫn có thể có những tình huống phát sinh nằm ngoài kế hoạch hoặc kiểm toán có thể thu thập đợc những bằng chứng cho thấy nhận định trớc đây là cha chính xác thì giai đoạn thực hiện kiểm toán sẽ làm nhiệm vụ phát hiện ra những vấn đề còn cha phù hợp của kế hoạch kiểm toán để có những thay đổi kịp thời. Bởi ở giai đoạn này hoạt động kiểm toán thực sự đợc diễn ra, và chính những hoạt động này sẽ “sản
xuất ra sản phẩm” của công ty kiểm toán, do đó, có thể nói: Giai đoạn thực hiện
kiểm toán là nhân tố quyết định tạo chất lợng của một cuộc kiểm toán.
Cuối cùng, kiểm toán thực hiện việc tổng kết lại tất cả công việc đã đợc thực hiện ở giai đoạn thực hiện kiểm toán, và giai đoạn này đợc gọi là giai đoạn Hoàn tất và lập báo cáo kiểm toán. Chất lợng của một cuộc kiểm toán đợc thể hiện trên
sản phẩm cuối cùng của kiểm toán - Báo cáo kiểm toán thông qua những lợi ích
mà báo cáo kiểm toán mang lại cho những ngời sử dụng thông tin của ngân hàng, cho ngân hàng và cho chính công ty kiểm toán. Muốn có đợc báo cáo kiểm toán mang lại lợi ích lớn cho các bên liên quan thì cần phải đảm bảo rằng: hai giai đoạn đầu đợc thực hiện hiệu quả.
Ba giai đoạn trên của qui trình kiểm toán có sự tác động lên nhau và tác động tới chất lợng kiểm toán. Hai giai đoạn đầu của qui trình kiểm toán có thể làm tăng hoặc giảm chi phí kiểm toán đồng thời ảnh hởng trực tiếp tới tính lợi ích của