Thử nghiệm kiểm soát
Để đảm bảo việc thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm phát hiện những sai phạm tiềm tàng của đơn vị trong chu trình tiền lơng và nhân viên, kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, điều tra và thu thập các văn bản về chế độ chính sách tiền lơng làm cơ sở cho việc ghi chú về hệ thống kiểm soát tại đơn vị.
Các tài liệu đợc kiểm toán viên thu thập bao gồm:
Quy chế tuyển dụng lao động và ký kết hợp đồng lao đồng.
Quyết định của công ty về việc giao đơn giá tiền lơng năm 2003.
Và các văn bản, chính sách khác có liên quan.
Kiểm toán viên cũng tiến hành phỏng vấn:
Phỏng vấn nhân viên kế toán về phơng pháp tổ chức hạch toán kế toán, cách tính lơng và trả lơng.
Phỏng vấn quản đốc phân xởng về chế độ chấm công.
Phỏng vấn nhân viên phòng Tổ chức tình hình lao động trong Công ty.
Phỏng vấn Ban giám đốc về chính sách phê duyệt tiền lơng, thởng.
Phỏng vấn nhân viên về chế độ tiền lơng đợc hởng.
Bảng 4: Những nét chính trong qui chế lơng tại Công ty ABC
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn Auditing and Consulting Join Stock Company
( W.P.Ref. No ) (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Tìm hiểu về qui chế l ơng Công ty ABC (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
1. Bộ phận trực tiếp sản xuất : Phân xởng 1, 2, 3 và phân xởng giấy đế
Căn cứ để tính lơng cho các phân xởng là
+ Khối lợng công việc sản phẩm hoàn thành trong kỳ + Định mức
* Xí nghiệp 1: 4.125.000đ/ container xuất khẩu. Trong đó ăn ca là 440 000đ, nhà bếp 92.000đ, bốc lề là 55.000đ
* Xí nghiệp 2: 235.000đ/tấn xuất khẩu (1 container = 19,5 tấn) ăn ca 440.000 đ/ container
* Xí nghiệp 3: lơng 18 496 000đ/ container mã kim, A&C Co
15 645 000đ/ container thọ kim, 21 945 000đ/ container trung kim * Xí nghiệp giấy đế: đơn giá 168 000đ/ tấn,
ăn ca 12 600đ/ tấn
Phòng kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho để xác định khối lợng sản phẩm hoàn thành và đơn giá lơng để tính lơng cho các phân xởng (gồm cả ăn ca). Phụ trách phân xởng sẽ chia lơng cho ngời lao động, bảng chia lơng ký nhận sẽ đợc chuyển lên phòng kế toán lu.
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn auditing and Consulting Join Stock Company
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) _________________ Tìm hiểu về qui chế l ơng Công ty ABC (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
2. Bộ phận gián tiếp
Cơ sở trích lơng đối với bộ phận gián tiếp là:
+ Thu nhập bình quân một ngày lơng sản phẩm + Hệ số cấp bậc.
+Tình hình thực hiện kế hoạch.
Công ty có ban hành QĐ30/HĐQT nêu rõ cách tính lơng của bộ phận gián tiếp, hệ số cấp bậc, thực hiện kế hoạch.
3. Bộ phận thu mua : Bộ phận thu mua gồm năm ngời đợc hởng + Lơng cố định
+ Lơng theo sản phẩm A&C Co
4 Qui trình hạch toán và thanh toán lơng:
Hàng tháng vào 10-15 các xí nghiệp, bộ phận gián tiếp tạm ứng một phần lơng, kế toán hạch toán trích lơng vào chi phí đúng bằng số tạm ứng. Đến đầu tháng sau, các xí nghiệp phải gửi bảng thanh toán lơng theo sản phẩm từng bộ phận (có ký xác nhận của của kế toán theo dõi tại xởng) Giám đốc xem xét ký duyệt. Phòng kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lơng này để thanh toán cho các bộ phận sau khi đã trừ tạm ứng. Bảng thanh toán lơng này là cơ sở để hạch toán vào chi phí. Nếu số tạm trích lớn hơn số thực chi thì sẽ trừ số chênh lệch đó vào số lơng đợc trích vào tháng sau.
Bảng 5: Trích quyết định phê duyệt tính lơng của Công ty ABC
Cơ sở dẫn đến trích thu nhập bình quân một ngày lơng sản phẩm của bốn xí nghiệp là lấy tổng số lơng sản phẩm của bốn xí nghiệp kể cả tiền ăn ca chia cho tổng số ngày công lao động mà bốn xí nghiệp trên đã thực hiện trong tháng.
Tiền lơng sản phẩm của bộ máy quản lýđiều hành các đơn vị phục vụ sản suất nên ở đoạn một đợc hình thành số lợng nh sau:
Chủ tịch hội đồng quản trị tiền công một ngày từ 3,5 x A đến 4,5 x A.
Các trởng phòng nhân viên trong tháng đợc hởng tiền công một ngày từ 2 x A đến 2,2x.A.
Các phó trởng phòng ngiệp vụ: 85% tiền công trởng phòng.
Các cán bộ nghiệp vụ có trình độ đại học, cao đẳng tiền công một ngày 1,2 x A.
Các cán bộ nhan viên có trình độ trung cấp tiền công một ngày 1,2xA. Các nhân viên khác một ngày 0.8 x A đến 1x A.
Các thủ trởng đơn vị phục vụ gồm: xởng cơ điện, phòng bảo vệ hoàn thành Thu nhập bình quân một
ngày lơng sản phẩm Tổng thu nhập 4 xí nghiệp
nhiệm vụ đợc hởng từ 1,8 x A đến 2,2 x A
Các phó thủ trởng các đơn vị phục vụ đợc hởng 85% tiền công thủ trởng. - Công nhân lao động các đơn vị phục vụ tiền công một ngày từ 0.9 x A đến
1.1x.A
Các xí nghiệp thành viên
- Hoàn thành kế hoạch trong tháng. Tiền công của giám đốcbằng ba lần l- ơng trung bình của xí nghiệp. Phó giám đốc bằng 85%tiền công của giám đốc. - Xí nghiệp hụt kế hoạch đến 10%thì tiền công giám đốc bằng hai lần tiền công bình quân của xí nghiệp. Phó giám đốc bằng 85% tiền công giám đốc.
- Xí nghiệp hụt kế hoạch từ 11% đến20% thì tiền công giám đốc bằng 1.6 lần lơng bình quân của xí nghiệp, phó giám đốc bằng 85% tiền công của giám đốc. Xí nghiệp ngừng việc do nguyên nhân bất khả kháng, giám đốc và phó giám đốc hớng lơng cấp bậc nhng không quá 6 tháng. Nếu sau đó không đợc điều đi làm việc ở đơn vị khác thì hởng trợ cấp hàng tháng, mức trợ cấp do chủ tịch hội đồng quản trị quy định.
Phụ cấp cho hội đồng quản trị, kiểm soát viên, th kí hội đồng quản trịđợc thực hiện nh sau:
Hoàn thành kế hoạch tháng lợi nhuận sau thuếđạt 8%trên doanh thu trở lên thì các thành viên trên đợc phụ cấp mức 80% lơng sản phẩm của từng thành viên trong tháng đó, th kí hội đồng quản trị, kiểm soát viên ngoài công ty dợc phụ cấp 200.000đ/ tháng.
Hoàn thành kế hoạch tháng, lợi nhuận sau thuế đạt mức dới 8% trên doang thu thì các thành viên nêu trên dợc phụ cấp mức 60% lơng sản phẩm của từng lợi nhuận trong tháng đó th kí kiểm soát viên bên ngoài công ty đợc phụ cấp 150.000đ/ tháng. Kiểm soát viên ngoài công ty làm việc liên tục từ 2 ngày trở lên đợc hởng lơng 50.000đ/ ngày.
Không hoàn thành kế hoạch kinh doanh trong tháng không thực hiện chế độ phụ cấp trên.
Các nhân viên nêu trên chỉ đợc hởng phụ cấp hàng tháng khi công việc chuyên môn nghiệp vụ của mình đợc hoàn thành có hiệu quả đợc chủ tịch hội đồng quản trị xác nhận.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lơng và nhân viên của công ty ABC đợc kiểm toán viên đánh giá là khá chặt chẽ. Hệ thống tuyển chọn của đơn vị t- ơng đới tốt trong khâu tuyển chọn. Việc chấm công, tính và thanh toán lơng có sự tách bạch giữa bộ phận chấm công và bộ phân thanh toán lơng. Viêc hạch toán tiền l- ơng công ty có ban hành qui chế lơng tại đơn vị và đã tuân thủ theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
Thủ tục phân tích
Sau khi đã có đợc những thông tin ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lơng và nhân viên của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành các thủ tục phân tích nhằm phát hiện những biết động lớn đối với tiền lơng và các khoản trích trên lơng. Đối với từng khác hàng, các thủ tục phân tích là khác nhau.
Căn cứ để tính lơng cho các phân xởng là khối lợng công việc sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Do đó, việc phân tích quĩ lơng đợc thực hiện chủ yếu là phân tích tỷ lệ lơng/doanh thu tại công ty ABC.
Bảng 6: Phân tích chi phí tiền lơng tại công ty ABC
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn
auditing and Consulting Join Stock Company
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Phân tích chi phí tiền l ơng trên doanh thu (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE A&C Co
Chi phí tiền lơng Doanh thu Tỷ lệ CP lơng /doanh thu Quý I 1.100.391.246 8.803.129.968 12.52% Quý II 1.554.314.599 11.512.996.220 13.17% Quý III 1.345.627.817 10.488.135.750 12.83% Quý IV 1.666.264.311 12.361.011.210 13.48% Tổng 5.666.597.991 43.165.273.128 13%
Sau khi phân tích kiểm toán viên đa ra nhận xét: Do sản lợng của các quý có sự biến động, nên chi phí tiền lơng cũng biến động theo điều này là phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Nhu cầu của thị trờng thờng tăng nhiều vào cuối năm, tại các phân xởng hoàn thành kế hoạch sản xuất công ty có chế độ khuyến khích sản xuất nên tỷ lệ chi phí tiền lơng trên doanh thu cao hơn các quý khác trong năm. Bên cạnh đó tỷ lệ chi phí tiền lơng trên doanh thu của công ty ABC còn thấp so với các công ty trong cùng ngành. Nếu có thể công ty nên tăng đơn giá tiền lơng để đời sống cán bộ công nhân viên đợc cải thiện.
Trên cơ sở nguồn số liệu thu nhập từ các sổ cái chi tiết TK334 và các tài khoản chi phí có liên quan ( 622, 6271, 6421), kiểm toán viên thực hiện phân tách phát sinh có các tài TK334 theo từng tháng và theo từng loại chi phí nhằm phân tích biến động trong tổng chi phí tiền lơng cũng nh biến động của từng loại chi phí tiền lơng.
Bảng 7: Phân tích tài khoản 334 theo quý
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn auditing and Consulting Join Stock Company
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ phân bổ tài khoản 334 (Year End) 1/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Quý TK622 TK6271 TK6421 Tổng
1 888.740.886 39.381.760 172.268.600 1.100.391.246 A&C Co
2 1239.938.819 49.877.410 264.498.370 1.554.314.599 3 969.343.117 43.929.270 204.755.430 1.345.627.817 4 1354.604.271 56.250.100 264.409.940 1.666.264.311 Qua thực hiện phân tích, kiểm toán viên không thấy có những biến động bất thờng trong tổng số chi phí tiền lơng giữa các quý. Tuy nhiên lại có sự biến động giữa các quý trong từng loại chi phí.
Để phân tích biến động nhân sự trong năm 2003 tại công ty, kiểm toán viên thu thập số liệu trên Bảng tính lơng. Trên cơ sở các số liệu thu thập đợc kiểm toán viên đánh giá không có sự biến động đáng nghi ngờ tại công ty. Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên để lại nh sau:
Bảng 8: Phân tích biến động nhân sự tại công ty ABC
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn auditing and Consulting Join Stock Company
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Phân tích biến động nhân sự (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Tháng Số lao động Quĩ lơng Lơng trung bình
1 447 380.525.000 851.286 2 447 420.675.000 941.107 3 450 400.071.060 889.046 4 449 482.212.720 918.068 5 462 504.682.100 975.296 .. …. ……… ………. 11 455 425.800.000 935.824 12 452 427.564.500 945.939 TB 449 410.608.400 920.568. A&C Co
Trên cơ sở phân tích quỹ lơng thu đợc, kiểm toán viên thực hiện phân tích phát sinh nợ tài khoản 334 theo các tài khoản đối ứng, nhằm kiểm tra sự biến động cảu chi phí lơng và các khoản trích theo lơng qua các quý.
Bảng 8: Phân tích phát sinh Nợ Tài khoản 334
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn auditing and Consulting Join Stock Company
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Tài khoản 334 (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Quý TK111 TK3383 TK3384 TK138 Cộng
1 1.193.777.531 6.244.608 1.248.921 0 1.201.271.060 2 1.472.497.146 6.322.983 1.264.596 0 1.480.084.725 3 1.268.088.747 6.222.150 1.244.430 29.007.000 1.304.562.327 4 1.616.612.224 6.084.375 1.216.875 0 1.623.913.474
Nhận xét:Không có phát sinh bất thờng ghi nợ tài khoản 334, hàng thàng kế toán đã tính đúng và thanh toàn đủ cho cán bộ công nhân viên trong công ty
Đối với các khoản trích theo tiền lơng nh BHXH, BHYT, KHPĐ, kiểm toán viên tiến hanh phân tích có từng tài khoản tơng ứng theo các tài khoản đối ứng. Qua đó kiểm tra tính phù hợp trong việc trích các khoản theo lơng, sự phân bổ cho từng bộ phận cũng nh biến động tơng ứng qua các quý trong năm tài chính. Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đợc thể hiện thông qua bảng sau:
Bảng 9: Phân tích phát sinh có BHXH
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn A&C Co
auditing and Consulting Join Stock Company
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Bảo hiểm xã hội (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Quý TK2412 TK627 TK 642 …. Tổng
1 1.526.836 8.261.730 32.238.985 165.505686
2 985.560 49.877.410 264.498.370 233.147.889
3 1.103.368 43.929.270 204.755.430 201.844.172
4 1.206.236 56.250.100 264.409.940 249.939.646
Bảng 10: Phân tích phát sinh Có Tài khoản BHYT
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn auditing and Consulting Join Stock Company
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Bảo hiểm y tế (Year End) 31/12/2003
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
Quý TK2412 TK627 TK 642 …. Tổng
1 1.236.214 5.368.754 20.397.541 40.265.562
2 1.3847.954 6.248.268 22.985.627 53.278.951
3 1.025.874 5.786.156 21.325.648 45.953.842
4 1.368.478 6.035.323 21.982.261 49.687.326
Qua phân tích cho thấy tiền lơng trả cho ngời lao động và việc trích, phân bổ các trích theo lơng là hợp lý, có sự biến động qua các quí nhng biến động này không đáng kể, sự biến động này phù hợp với biến động của quỹ tiền lơng.
Khảo sát nghiệp vụ và kiểm tra chi tiết
Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích kiểm toán viên nhận thấy rằng việc thực hiện kiểm tra chi tiết nên tập trung vào các thủ tục kế toán A&C Co
có hệ thống kiểm soát yếu hoặc các khoản mục phát sinh chênh lệch và có biến động lớn sau khi phân tích. Các thủ tục thực hiện bao gồm:
Khảo sát nhân viên khống
Đối chiếu số liệu kế toán với bảng lơng/ sổ lơng
Kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Kiểm tra việc thanh toán lơng
Kiểm tra việc sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
Các thủ tục kiểm tra trên đợc thực thông qua việc kiểm tra hệ thống và kiểm tra lần lợt từng tài khoản có liên quan một cách đan xen chứ không tách rời nhau. Đồng thời kiểm toán viên cungx xem xét sự ảnh hởng của các sai phạm trên tài khoản tới các khoản khác và ngợc lại để có thểbao quat hết đợc những sai phạm tiềm tàng đối với toàn bộ chu trình.
Khảo sát nhân viên khống: Để tiến hành khảo sát nhân viên khống, kiểm toán viên tiến hành chọn ngẫu nhiên hai mơi nhân viên trên danh sánh trả lơng của đơn vị, tiến hành kiểm tra ngợc hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động đợc lu trữ trên phòng Nhân sự. Kiểm toán viên chú ý kiểm tra chữ ký trên bảng chấm công với chữ ký trên bảng lĩnh lơng và chữ ký trên hợp đồng lao động của nhân viên đợc chọn. Điều này nhằm mục đích kiểm tra khả năng đơn vị trả lơng cho ngời hết hạn hợp đồng lao động.
Sau khi kiểm tra kiểm toán viên nhận xét không có hiện tợng tiền lơng khống tại đơn vị.
Bảng 11: Kiểm tra nhân viên thực tế tại công ty ABC
Công ty cổ phần kiểm toán và t vấn auditing and Consulting Join Stock Company
(W. P. Ref. No) ____________ (Clients Name) Công ty ABC ( File No) ____________ Kiểm tra nhân viên lao động thực tế (Year End) 31/12/2003 A&C Co
REVIEWED by Prepared by INITIALS DATE INITIALS DATE
STT Họ và tên Chức danh Tiền lơng (1) (2)
1 Nguyễn văn Bình Quản đốc 950.000
2 Lê thị Hà NV- VP 873.000
3 Đặng Quốc Dũng Công nhân 915.650
.. …
(1) Kiểm tra hợp đồng lao động tại phòng nhân sự (2) Kiểm tra lao động thực tế tại bộ phận làm việc
Đồng thời, với nhận định ở thủ tục kiểm soát, kế toán viên cho rằng tồn tại khả năng có một số lao động tái ký hợp đồng vào cuối năm nhng đã hết hạn hợp đồng trớc đó mà Công ty không lập hợp đồng mới tại thời điểm hết hợp đồng cũ công ty vẫn tiến hành thanh toán lơng cho đối tơng này. Để kiểm tra. kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp danh sách các nhân viên đã hết hạn nhận hợp đồng trong năm tiến