Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc diễn ra liên tục cũng nh duy trì và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, công ty thờng xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình hoạt động và hiện trạng kỹ thuật của TSCĐ. Từ đó, có kế hoạch sửa chữa, bảo dỡng kịp thời, đảm bảo tốt công tác quản lý TSCĐ.
Hoạt động sửa chữa TSCĐ tại công ty đợc phân thành sửa chữa thờng xuyên và sửa chữa lớn theo phơng thức tự làm hoặc thuê ngoài, tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất sửa chữa của TSCĐ cũng nh tình trạng TSCĐ đó.
1. Phơng thức sửa chữa tự làm 1.1. Sửa chữa thờng xuyên.
Sửa chữa thờng xuyên là việc sửa chữa nhỏ có tính chất bảo dỡng hoặc thay thế những chi tiết, những bộ phận nhỏ của TSCĐ.
Tại Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi, công việc sửa chữa thờng xuyên máy móc thiết bị đợc giao trực tiếp cho các xí nghiệp, bộ phận quản lý và sử dụng tài sản đó. Định kỳ bảo dỡng hoặc khi phát sinh hỏng hóc, các xí nghiệp (bộ phận) phải báo cáo lên Phó giám đốc kỹ thuật xin kinh phí sửa chữa. Chi phí cho sửa chữa đợc xác định tuỳ theo mức độ bảo dỡng hoặc hỏng hóc của TSCĐ.
Chứng từ đợc sử dụng cho việc hạch toán ban đầu nghiệp vụ sửa chữa thờng xuyên TSCĐ bao gồm: Phiếu xuất kho (nếu trực tiếp xuất vật liệu tại kho công ty), Phiếu chi (đối với các khoản chi phí khác bên ngoài) và Phiếu phối hợp sửa chữa TSCĐ (báo số giờ sửa chữa) .
Tại các xí nghiệp không thực hiện ghi chép chi tiết công việc sửa chữa thờng xuyên TSCĐ mà chỉ có trách nhiệm hoàn thành công việc sửa chữa và thu thập chứng từ gửi về phòng kế toán. Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ do các xí nghiệp gửi về, kế toán tiến hành ghi sổ tổng hợp. Do chi phí cho việc sửa chữa th- ờng xuyên TSCĐ chiếm tỷ trọng không đáng kể so với tổng chi phí nên đợc tập hợp trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phòng ban có TSCĐ sửa chữa.
Nợ TK 627, 641, 642
Trích số liệu tháng 12 / 2003 :
Ngày 8/12/2003, xí nghiệp Cơ khí tiến hành sửa chữa một máy tiện L2084 đang sử dụng tại xí nghiệp.
- Vật liệu dùng cho sửa chữa: Theo phiếu xuất kho số 184
Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi phiếu xuất kho
Ngày 7 tháng 12 năm 2003
Họ và tên ngời nhận: Vũ Đức Tuấn. Địa chỉ : xí nghiệp Cơ khí . Lý do xuất kho : sửa chữa TSCĐ.
STT T
Tên vật t đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tìên
12 2
Động cơ tới nguội. Dây điện Cái Cuộn 01 02 677.000 15.000 677.000 30.000 Tổng 707.000
- Chi phí nhân công sửa chữa: Theo Phiếu phối hợp sửa chữa thì TSCĐ do 2 công nhân tại xí nghiệp sửa chữa và công việc sửa chữa đợc thực hiện trong 1 ngày(tơng ứng với 8 giờ). Căn cứ vào phiếu này, kế toán tính ra chi phí nhân công sửa chữa là 50.000 đồng.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ trên tiến hành lập chứng từ ghi sổ và lên sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Chứng từ ghi sổ SH: 56 Ngày 31 tháng 12 năm 2003
Trích yếu NợSHTKCó Số tiền Ghi
chú
Xí nghiệp Cơ khí sửa chữa máy tiện 627
627
152334 334
707.00050.000 50.000
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán lên sổ Cái Sổ cái
Tài khoản: chi phí sản xuất chung Số hiệu : 627 CTGS SH NT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có .... 56 ... .... 31/12 ... Số d đầu quý ...
Xí nghiẹp Cơ khí sửa chữa máy tiện
... ... ... 152 334 ... ... ... 707.000 50.000 ... Tổng ... ... 1.2. Sửa chữa lớn TSCĐ.
Sửa chữa lớn TSCĐ là loại hình sửa chữa có tính chất khôi phục lại năng lực hoạt động của TSCĐ. Tại Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi, công việc sửa chữa lớn đ- ợc giao cho xí nghiệp Lắp máy I thực hiện.
Tại xí nghiệp Lắp máy I của công ty có mở sổ theo dõi tình hình hiện có của TSCĐ ở từng bộ phận sử dụng, đồng thời lập kế hoạch sửa chữa lớn cho TSCĐ đó.
Đối với những TSCĐ hỏng hóc ngoài kế hoạch: Trong quá trình sản xuất, có những máy móc thiết bị hỏng hóc bất ngờ, nếu không tự sửa chữa đợc các xí nghiệp phải báo cáo lên Ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi cử cán bộ kỹ thuật xuống xí nghiệp xem xét, Ban giám đốc sẽ tùy thuộc vào tình hình có thể cử một số công nhân xí nghiệp Lắp máy I xuống tận xí nghiệp có máy móc thiết bị hỏng hoặc đa máy móc về xởng để sửa chữa.
Để hạch toán ban đầu nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Phiếu xuất kho (nếu sử dụng nguyên vật liệu tại kho công ty), HĐGTGT ( nếu mua ngoài) và Phiếu phối hợp gia công.
Thời gian diễn ra nghiệp vụ sửa chữa lớn thờng kéo dài từ 1 đến 2 tháng. Chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa khá lớn, do đó công ty thực hiện trích trớc
chi phí sửa chữa theo kế hoạch. Mọi chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa đợc tập hợp vào TK 2413 và khi sửa chữa hoàn thành đợc kết chuyển sang TK 335.
Trích số liệu tháng 8 / 2003.
Theo kế hoạch sửa chữa, ngày 25/7/2003 máy hàn bấm của xí nghiệp Cơ điện đã ngừng hoạt động và đợc chuyển xuống xởng sửa chữa của xí nghiệp Lắp máy I để đại tu trong 2 tháng (tháng 8 và tháng 9).
Chi phí sửa chữa dự kiến theo kế hoạch là 6.600.000 đồng và đợc phân bổ đều cho 2 tháng.
Tháng 8:
- Đầu tháng, kế toán tiến hành phân bổ khoản trích trớc vào chi phí sản xuất chung:
Nợ TK 627 : 3.300.000 Có TK 335 : 3.300.000
- Theo Phiếu xuất kho số 128, nguyên vật liệu dùng cho sửa chữa trị giá là 2.360.000đ bao gồm nguyên vật liệu chính ( một số chi tiết máy) và nguyên vật liệu phụ (que hàn, sơn, bulong...)
Tháng 9:
- Kế toán trích chi phí còn lại theo kế hoạch: Nợ TK 627 : 3.300.000 Có TK 335 : 3.300.000
- Khi công việc sửa chữa hoàn thành, bộ phận sửa chữa gửi Phiếu phối hợp gia công của 3 công nhân xí nghiệp lắp máy I (gồm 1 công nhân sửa chữa chính và 2 ngời phụ) lên phòng kế toán để xác định chi phí nhân công sửa chữa TSCĐ.
Phiếu phối hợp gia công
Ngày 30 tháng 9 năm 2003
Đơn vị sửa chữa: xí nghiệp Cơ điện. Đơn vị gia công: xí nghiệp
Ngày đặt hàng : 25/7/200 Lắp máy I
Tên sản phẩm Công việc Số lợng
đặt T.h Phòng kỹ thuật định mức 1 sp Cả loạt Máy hàn bấm Đại tu 01 01 ký 320h
Tổng giá trị thanh toán: 3.080.000 đ
Bằng chữ: Ba triệu không trăm tám mơi nghìn đồng chẵn.
Đơn vị đặt hàng Đơn vị gia công Kế toán tiền lơng
- Cuối tháng, căn cứ vào Phiếu xuất kho vật t, Phiếu phối hợp gia công kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ.
Chứng từ ghi sổ SH: 10 Ngày 31 tháng 8 năm 2003
Trích yếu NợSố hiệu TKCó Số tiền Ghi chú
Xuất vật t cho sửa chữa Chi phí nhân công
Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn
24132413 2413 335 152 334 2413 2.360.000 3.080.000 5.440.000
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán lên Sổ Cái TK 2413. Sổ Cái đợc lập theo quý.
Sổ cái
Tài khoản: sửa chữa lớn TSCĐ Số hiệu : 2413 CTGS SH NT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có . …… 10 .. … . … 30/9 Số d đầu quý ……
Sửa chữa máy hàn bấm
Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn
…152 152 334 335 ... .. … 2.360.000 3.080.000 5.440.000 Tổng PS 5.440.000 5.440.000
- Do trích thừa, kế toán ghi bút toán điều chỉnh: Nợ TK 335 : 1.160.000 Có TK 627 : 1.160.000.
Sau khi công việc sửa chữa hoàn thành, TSCĐ đợc đa trở lại xí nghiệp để tiếp tục hoạt động. Kế toán tiền lơng tiến hành thanh toán lơng cho các nhân viên sửa chữa.
2. Phơng thức sửa chữa TSCĐ thuê ngoài.
Với những TSCĐ cần nâng cấp, sửa chữa đòi hỏi kỹ thuật và độ chính xác cao mà bộ phận sửa chữa trong Công ty không có điều kiện để tiến hành thì Công ty phảI thuê ngoài.
Quy trình sửa chữa TSCĐ đợc thực hiện nh sau: Khi có nhu cầu sửa chữa hoặc nâng cấp TSCĐ, bộ phận có nhu cầu sửa chữa phảI lập Tờ trình trình lên Ban giám đốc xem xét và giảI quyết. Sau khi cử cán bộ phòng kỹ thuật xuống các bộ phận kiểm tra nếu thấy TSCĐ hỏng hóc nặng hoặc cần nâng cấp lại mà bộ phận sửa chữa của Công ty không thể thực hiện đợc, Công ty sẽ tiến hành thuê ngoài. Quá trình thuê ngoàI tơng tự nh trờng hợp XDCB.
Trích số liệu tháng 7/2003
Tháng 5/2003, Công ty đã ký hợp đồng với Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội về việc sửa chữa nâng cấp xởng xi lanh thuỷ lực. Đây là xởng sản xuất
thuộc quyền quản lý và sử dụng của xí nghiệp bơm điện và công trình thuỷ, có nguyên giá 530.000.000đ, hao mòn luỹ kế 360.800.000đ, thời gian khấu hao là 20 năm.Sau khi thống nhất phơng án và dự toán chi phí sửa chữa và ký kết hợp đồng sửa chữa, xởng xi lanh đợc đa vào sửa chữa trong 2 tháng.
Sau khi công việc sửa chữa hoàn thành công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội gửi Phiếu giá thành thanh toán sản phẩm hoàn thành và Hoá đơn GTGT đến cho Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi.
Công ty phát triển phiếu giá thành thanh toán
nhà Hà Nội sản phẩm hoàn thành
Kính gửi: Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi .
Đề nghị quý ban cấp vốn đầu t XDCB bằng phơng thức tiền mặt để thanh toán cho sản
phẩm hoàn thành kỳ này với điều kiện sau:
STT Diễn giải Dự toán đợc
duyệt Giá trị xác định Luỹ kế cấp lần trớc Số đề nghị lần này
01 Sửa chữa, cảI tạo xởng
xi lanh thuỷ lực Quyết toán 2003
46.680.000 61.866.000 0 61.866.000
Cộng 46.680.000 61.866.000
Số tiền đề nghị thanh toán kỳ này : 61.866.000đ
Số tìên trên đây đề nghị thanh toán cho đơn vị số 1 – Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội.
Hóa đơn GTGT
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 13 tháng 7 năm 2003
Đơn vị bán hàng : Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội.
Địa chỉ : Xã Tứ Hiệp – Thanh Trì - Hà Nội.
Mã số thuế : 01001736682 - 1
Họ tên ngời mua : Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi
Địa chỉ : Km 10 – Quốc lộ 1A – Thanh Trì - Hà Nội.
Mã số thuế : 0100102527 -1
Hình thức thanh toán : Tiền mặt.
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Sửa chữa, cảI tạo xởng xi
lanh thuỷ lực
01 58.920.000 58.920.000
Cộng thành tiền VNĐ 58.920.000
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT VNĐ 2.946.000
Tổng tiền thanh toán VNĐ 61.866.800
Số tiền bằng chữ: Sáu mốt triệu tám trăm sáu mơI sáu nghìn tám trăm đồng
Ngời bán hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Đồng thời, Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi lập Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình để đa vào sử dụng.
Biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành
Công trình : Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi.
Hạng mục : Sửa chữa, cảI tạo xởng xi lanh thuỷ lực
Địa điểm xây dựng : Km 10 – Quốc lộ 1 A – Thanh Trì - Hà Nội