Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh th- ờng xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản tơng ứng mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính.
Trị giá xuất kho = (Trị giá tồn đầu kỳ) + (Trị giá nhập trong kỳ) - (trị giá tồn cuối kỳ)
Chính vì vậy tài khoản tổng hợp không thể hiện về giá trị vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tợng, cho các nhu cầu khác: sản xuất hay phục vụ cho quản lý sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hay cho quản lý doanh nghiệp. Hơn nữa, trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết đ- ợc số mất mát, h hỏng, tham ô... (nếu có).
Phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, số lợng lớn, thờng xuyên xuất kho, xuất bán.
2.1. Tài khoản kế toán sử dụng.
- TK 611 “Mua hàng” tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của một số hàng hoá vật t mua vào trong kỳ.
TK 611 có kết cấu nh sau:
Bên Nợ: - Kết chuyển giá thực tế vật t, hàng hoá tồn đầu kỳ - Giá thực tế vật t, hàng hoá mua vào trong kỳ
Bên Có: - Giá thực tế vật t, hàng hoá lúc cuối kỳ
- Giá thực tế vật t, hàng hoá đã gửi bán cha xác định là tiêu thụ trong kỳ. - Chiết khấu hàng mua, giảm giá, trả lại.
TK 611 không có số d cuối kỳ. TK 611 có 2 TK cấp 2:
+ TK 6112: Mua hàng hoá.
TK 152,153 và TK 151: dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đờng lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611.
Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
2.2. Phơng pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
a. Căn cứ vào giá thực tế vật liệu và giá trị vật liệu đang đi đờng tồn cuối kỳ trớc để kết chuyển vào tài khoản 611 lúc đầu kỳ.
Nợ TK 611
Có TK 152, 151, 153
b. Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc thu mua, nhập kho vật liệu, ghi sổ kế toán nh các trờng hợp sau:
b1: Căn cứ vào hoá đơn của số vật liệu mua ngoài nhập kho:
Nếu vật liệu mua về để sản xuất sản phẩm, hàng hoá chịu thuế theo ph- ơng pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 611 (6111) - Mua NL, VL (giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Có TK 111,112,141 (trả tiền ngay
Có TK 331 (cha trả tiền) Tổng tiền thanh toán
Có TK 341,311 (mua bằng tiền vay)
Nếu vật liệu mua về để sản xuất sản phẩm, hàng hoá chịu thuế theo ph- ơng pháp trực tiếp, ghi:
Nợ TK 611 (6111)
Có TK 311,331,341 Tổng tiền thanh toán
Có TK 111,112,141
b2. Các chi phí mua vật liệu.
Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 611 (6111)
Nợ TK 133
Nếu doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, hạc sản phẩm, hàng hoá không phải chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 611
Có TK 111,112,331,...
b.3. Chiết khấu mua hàng đợc hởng: Nợ TK 331
Có TK 611 (6111)
b.4. Giá trị hàng mua trả lại do không đúng qui cách, quy định trong hợp đồng:
Nợ TK 111,112: Nếu thu lại ngay
Nợ TK 138 (1388) : nếu cha thu lại ngay Nợ TK 331: Trừ vào nợ
Có TK 611 : Giá trị hàng mua trả lại
Có TK: Thuế vat đầu vào tơng ứng với giá trị hàng mua trả lại. Thanh toán tiền ngay cho ngời bán, ngời cung cấp vật liệu: Nợ TK 331
Có TK 111,112...
Phản ánh trị giá vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, cổ phần... Nợ TK 611 (6111)
Có TK 411
Riêng với mua vật liệu nhập khẩu từ nớc ngoài, phản ánh giá trị vật t nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 611 (6111) Có TK 111,112,331,...
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu - Với thuế GTGT hàng nhập khẩu:
* Với vật liệu nhập khẩu để sản xuất sản phẩm hàng hoá, chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ đ- ợc khấu trừ, ghi:
Có TK 3331 (33312)
* Đối với vật liệu nhập khẩu để sản xuất sản phẩm hàng hoá, chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay không chịu thuế GTGT, khi phản ánh nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán ghi thuế GTGT hàng hoá nhập khẩu vào giá trị mua hàng:
Nợ TK 611 (6111) Có TK 3331 (33312)
c. Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán xác định giá trị thực tế vật liệu xuất dùng:
Giá thực tế VL xuất dùng = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL mua trong kỳ - Giá thực tế VL tồn cuối kỳ Để xác định đợc giá trị thực tế của số vật liệu dùng cho từng nhu cầu đối tợng cho sản xuất sản phẩm, bán hàng, mất mát, hao hụt,... kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định đợc (do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất).
Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ đợc ghi sổ:
* Kết chuyển giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ: Nợ TK 152,153,151
Có TK 611 (6111)
* Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, xuất bán: Nợ TK 621, 627: Xuất kho cho xây dựng kinh doanh
Nợ TK 632 Xuất bán “giá vốn hàng bán” Có TK 611 (6111)
* Căn cứ giá thực tế vật liệu thiếu hụt, mất mát và biên bản quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 138 (1381) Phải thu khác tài sản thiếu chờ xử lý Nợ TK 111 Thu tiền bồi thờng
Nợ TK 334 Trừ vào tiền công Có Tk 611 (6111)
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ TK 611 (6111) TK 152,151 TK 111,112,138 TK 621,627 TK 632 TK 111,138,334 TK 412 TK 152,151,153 TK 111,112,141 TK 133 TK 331,311 TK 333(3333) TK 3331 TK 411 TK 412
Kết chuyển giá trị VL tồn lúc đầu kỳ
Kết chuyển giá trị VL tồn lúc cuối kỳ
Chiết khấu hàng mua đợc hởng, giảm giá, hàng mua trả lại
Mua trả tiền Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Trị giá thực tế VL nhập kho Thanh toán tiền Mua
cha trả tiền, trả tiền ngay GTG T đầu vào đ- ợc khấu trừTrị giá thực tế VL nhập kho Thuế nhập khẩu
Thuế GTGT phải nộp với hàng nhập khẩu (DN áp
dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp) Nhận góp vốn cổ phần, quyên tặng
Chênh lệch đánh giá tăng
Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho SXKD
Xuất bán
Thiếu hụt, mất mát
Chơng II: Thực trạng chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm ở công ty Tân á