II- Thực trạng côngtác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội:
1. Một số vấn đề về côngtác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội:
1.1.Phân loại vật liệu:
Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này bao gồm:
Vật liệu chính: vật liệu chính mà công ty sử dụng là nhựa đờng, đá xanh các loại, xi măng các loại, đất cấp phối và cấu kiện bê tông. Trong đó đất cấp phối là loại đất lẫn đá đợc dùng để làm nền cho những con đờng mà Công ty đang thi công. Còn cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thờng làm vỉa đ- ờng và nắp cống.
Vật liệu phụ gồm có: sơn kẻ đờng,vôi, dầu bôi trơn máy móc. Nhiên liệu phụ gồm có: xăng các loại, dầu, diezel.
Phụ tùng thay thế gồm có: chi tiết máy móc thi
Bảng số 5:
Mục lục vật t
Số TT Số thẻ kho Tên quy cách vật t Đơn vị tính 1 2 1 2 1 2 1 !521-Vật liệu chính Nhựa đờng Singapo Đá 4x6 Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 1x0,5 ... 1522-Vật liệu phụ Sơn
Dầu bôi trơn ... 1523-Nhiên liệu Xăng Dầu diezel ... 1524-Phụ tùng thay thế Phụ tùng máy móc kg m3 m3 m3 m3 kg lít lít lít
1.2. Đánh giá vật liệu:
1.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế nhập kho.
Vật liệu ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội chủ yếu là mua ngoài, Công ty không tự gia công chế biến đợc vật liệu để phục vụ cho sản xuất của mình. Đồng thời Công ty cũng không có đội xe để vận chuyển vật t mua về. Do vậy khi mua vật t với số lợng lớn và vật t này không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình (nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp đến chân công trình là hoàn toàn do nơi cung cấp chịu, thờng thì chi phí này đợc cộng luôn vào giá mua. Ngoài ra khi công ty mua nhựa đờng và cấu kiện bê tông thì ngoài giá bán, Công ty còn chịu thêm chi phí vận chuyển bốc dỡ. Nh vậy đối với nhựa đờng và cấu kiện bê tông thì giá thực té nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Ví dụ: theo hoá đơn số54232 ngày10/ 6/ 2000. Công ty mua của Công ty Thiết bị vật t Bộ Giao thông gồm:100.000 kg nhựa đờng giá bán ghi trên hoá đơn là 300 triệu đồng( cha có thuế VAT)
Theo phiếu chi số188 ngày 15/ 6/ 2000 ở tài khoản tiền mặt trả tiền bốc xếp số nhựa trên vào kho Sài Đồng là: 12.000.000đ.
Do đó giá mua thực tế của 100 kg nhựa đờng là: 300.000.000 + 12.000.000 = 312.000.000đ
Nếu về đến kho mà bộ phận kiểm nghiệm vật t xác định là không bị mất mát hao hụt gì thì đây chính là giá thực tế nhập kho.
1.2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội, vật t xuất kho đợc tính theo giá bình quân gia quyền. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Theo phơng pháp này giá thực tế vật t xuất kho đợc xác định theo công thức sau:
Giá thực tế vật liệu xuất kho
trong tháng = Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng + Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng Số lợng vật liệu tồn đầu tháng + Số lợng vật liệu nhập trong tháng x Số lợng xuất kho vật liệu trong tháng
Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất của Công ty nên Công ty chỉ nhập vật liệu chính là giá là nhựa đờng còn các loại vật liệu khác mua về không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình. Vì vậy đối với các loại vật liệu này giá thực tế xuất chính là giá thực tế nhập. Còn nhựa đờng Công ty mua về và làm thủ tục nhập kho, sau đó phân bổ cho các đối tợng sử dụng. Do đó loại vật liệu này cần phải xác định giá thực tế nhập kho.
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 10 ngày 15/ 6/ 2000 xuất cho Ông An đội Gia Lâm (xem bảng số 4) 11.770 kg nhựa đờng phục vụ cho việc duy tu tháng 6/2000, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế vào số lợng tồn kho đầu tháng, số nhập trong tháng của nhựa đờng trong sổ chi tiết vật liệu thì giá thực tế nhựa dờng xuất kho đợc xác định nh sau:
78.875.000 + 312.000.000
27.500 + 100.000 x 11.770 = 35.529.000
1.3. Trình tự hạch toán nguyên liệu, vật liệu:
1.3.1. Thủ thục nhập kho vật liệu
Khi Công ty đợc Nhà nớc giao hoặc Công ty trúng thầu các công trình giao thông thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch đồng thời lập dự toán cho công trình. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật t theo định mức đã đợc xây dựng. Sau đó bộ phận vật t dựa vào hạn mức công trình làm giấy xin mua vật t trình lên giám đốc duyệt, nếu đợc giám đốc chấp nhận thì sẽ cử ng- ời đi mua.
Thờng thì khi mua vật t công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật t. Trong trờng hợp này các bên sẽ soạn thảo các điều khoản qui định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Chẳng hạn bên cung cấp vật t phải đảm bảo về số lợng, chất lợng, quy cách mẫu mã, chủng loại, các quy trình quy phạm về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với bên mua vật t phải đảm bảo thanh toán tiền vật t đầy đủ, đúng thời hạn và đúng phơng thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau.
Trong trờng hợp vật t mua ngoài về nhng không nhập kho mà chuyển thẳng đến chân công trình thì bộ phận giám sát kỹ thuật và ban chỉ huy đội sẽ kiểm tra và tiếp nhận. Còn riêng đối với thảm bê tông ASFAN phải qua bộ phận kiểm định chất lợng.
Đối với vật liệu nhập kho khi tiến hành nhập kho bộ phận vật t phải lập và ký vào 3 liên phiếu nhập kho vật t, sau đó chuyển cho thủ kho ký và đa vật t vào kho. Trong 3 liên phiếu nhập kho, 1 liên lu lại bộ phận vật t, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, theo định kỳ thủ kho mang lên phòng kế toán hoặc kế toán xuống lấy, 1 liên còn lại cùng với hoá đơn mua vật t và giấy đề nghị thanh toán cho ngời bán đợc chuyển đến phòng kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ để thanh toán cho ngời bán. Khi nhận đợc phiếu nhập kho từ thủ kho gửi lên kế toán vật t sẽ phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu.
Bảng số 6
Công ty Công trình
Giao thông I Hà Nội Phiếu nhập kho
Tên ngời nhập: Ông Bảo Ngày12 tháng 6năm 2000 Nhập vào kho : Sài Đồng – Gia Lâm Hoá đơn số: 54232 Số phiếu : 05
Số TT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực nhậpSố lợng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Nhựa đờng
singapo kg 100.000 3.000 300.000.000
Cộng
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho (Ký tên ) ( Ký tên) ( Ký tên )
1.3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu:
Nh trên đã nói công ty công trình giao thông I Hà Nội chỉ nhập kho nhựa đờng còn các vật liệu khác xuất thẳng đến chân công trình không qua nhập kho. Khi xuất kho cho các đối tợng sử dụng, bộ phận vật t viết
phiếu xuất kho theo hạn mức vật t. Đối với vật t đổ tại chân công trình thì bộ phận vật t lập phiếu xuất – xuất kho cùng một lúc. Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên. Trong đó 1 liên lu lại bộ phận vật t và 1 liên đội trởng sản xuất mang đến kho sau khi thủ kho ký nhận vào phiếu xuất kho. Định kỳ kế toán vật t xuống kho nhận phiếu xuất kho.