II. Một số đề xuất hoàn thiện côngtác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội.
1. Lập sổ danh điểm vật liệu:
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà Công ty đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm , từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu đợc chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu đợc mã hoá một mã số riêng và đợc sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó.
Xuất phát từ những u điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật t và thực trạng sản xuất của Công ty có sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật t là rất cần thiết.
Trớc hết, để xây dựng đợc sổ danh điểm vật t, Công ty phải xây dựng đ- ợc bộ mã vật t một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu đợc thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật t dựa vào những đặc điểm sau:
_ Dựa vào loại vật liệu.
_ Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. _ Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. _Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của vật liệu:
_ Vật liệu chính: 1521 _ Vật liệu phụ : 1522 _ Nhiên liệu : 1523 _Phụ tùng thay thế: 1524
Hiện nay ở Công ty chỉ sử dụng vật liệu dới 10 nhóm do vậy ta chỉ sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đạt mã nh sau:
_ Đối với vật liệu chính:
+ Nhóm đá : 1521- 1 + Nhóm nhựa đờng: 1521- 2 + Nhóm xi măng : 1521- 3 + Nhóm cát : 1521- 4 _ Đối với vật liệu phụ :
+ Nhóm sơn : 1522 – 1 + Nhóm dầu phụ : 1522 – 2 + Nhóm vật liệu khác : 1522-3 _ Đối với nhiên liệu :
+ Nhóm xăng : 1523 –1 +Nhóm diezel : 1523-2 + Nhóm củi : 1523-3
+ Nhóm phụ tùng cơ khí(vòng bi) : 1524- 1
+ Nhóm phụ tùng điện(bóng đèn xe, dây điện) : 1524 –2 Trên đây là mã vật t của nhóm, ta cần phải lập mã vật t cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy Công ty sử dụng vật t mỗi nhóm cũng không thể vợt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách.
Nh vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách.
Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu chính của Công ty Công ty Công trình Sổ danh điểm vật liệu
Giao thông I Hà Nội Loại vật liệu chính- ký hiệu 1521
Nhóm Ký hiệu danh điểm vật t Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 1521-1 1521-2 1521-3 1521-4 1521-1-001-01 1521-1-002-01 1521-1-003-01 1521-1-004-01 1521-2-001-01 1521-2-002-02 1521-2-001-01 1521-2-001-02 1521-2-002-02 1521-3-001-01 1521-3-001-02 1521-3-002-01 1521-3-002-02 1521-4-001-01 1521-4-001-02 1521-4-002-01 Đá 4x6 xanh Đá 2x4 xanh Đá 1x2 xanh Đá 1x0,5 xanh Nhựa đờng Singapo 150 Nhựa đờng Singapo 152 Nhựa đờng Nhật 160 Nhựa đờng Nhật 159 Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn
Xi măng trắng Trung Quốc Xi măng trắng Hải Phòng Cát đen hạt mịn Cát đen hạt mịn Cát đen hạt thô Cát vàng m3 m3 m3 m3 kg kg kg kg tấn tấn tấn tấn m3 m3 m3 m3
2.Trang bị máy vi tính cho công tác kế toán:
Kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt. Vì vậy lãnh đạo của Công ty phải có những quyết định kịp thời và chính xác. Muốn vậy, ngời lãnh đạo phải có đầy đủ các thông tin. Kế toán với vai trò là ngời cung cấp thông tin kinh tế để giúp lãnh đạo ra quyết định. Nhng việc lấy thông tin từ hệ số sổ sách là không kịp thời vì vậy Công ty trang bị máy vi tính cho phòng kế toán bởi phơng tiện này cho phép truy cập thông tin rất nhanh.
Mặt khác, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán sẽ làm giảm nhẹ công việc của kế toán, việc tính toán rất thuận tiện, cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời. Đặc biệt đối với công tác hạch toán vật liệu cùng với việc lập sổ danh điểm vật t và việc sử dụng máy vi tính sẽ là điều kiện rất thuận lợi cho công tác quản lý vật t.