Các hoạt động kiểm soát ứng dụng liên quan đến từng ứng dụng cụ thể và được lập trình sẵn bởi nhà sản xuất phần mềm. Chúng giúp cho việc ghi nhận thông tin, xử lý thông tin được chính xác và đầy đủ nhằm mục tiêu cung cấp thông tin có độ tin cậy cao cho người sử dụng. Nhìn chung, các hoạt động kiểm soát ứng dụng có thể chia thành ba loại sau đây:
Kiểm soát dữ liệu đầu vào
Kiểm soát dữ liệu đầu vào bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được ghi nhận vào hệ thống. Các phần mềm ứng dụng thường được lập trình với những tính năng phục vụ cho việc kiểm tra tính xác thực của dữ liệu được ghi nhận, được thể hiện qua những tính năng sau:
Kiểm tra tính trùng lắp: không thể trùng lắp về số chứng từ của hai nghiệp vụ cùng loại trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ như không thể tồn tại hai phiếu chi có cùng số chứng từ. Hay không thể tồn tại song song hai khách hàng có cùng mã số quản lý.
Kiểm tra tính bắt buộc: những thông tin quan trọng của nghiệp vụ bắt buộc phải được ghi nhận mà không thể bỏ qua như số chứng từ, ngày chứng từ, tài khoản…
Kiểm tra tính hiện hữu: nghiệp vụ sẽ bị từ chối ghi nhận nếu không đảm bảo được tính hiện hữu, chẳng hạn khi làm nghiệp vụ bán hàng, nếu thông tin về một khách hàng nào đó chưa có tồn tại trong danh mục khách hàng thì nhân viên nhập liệu không thể thực hiện được việc ghi nhận và nghiệp vụ bán hàng dĩ nhiên bị từ chối cho đến khi thông tin khách hàng này được bổ sung vào danh mục theo yêu cầu của chương trình.
Kiểm tra tính thích hợp: các nghiệp vụ được ghi nhận phải đảm bảo tính
thích hợp tức là thông tin được ghi nhận phải tuân theo quy tắc, quy ước ngầm định cho trước; chẳng hạn không thể nhập ký tự chữ vào trường thông tin được ngầm định là con số.
Kiểm tra tính hợp lý: những thông tin không hợp lý cần phải được kiểm
tra và thông báo cho người sử dụng biết như số dư đầu kỳ của tài khoản thể hiện dưới dạng số âm, số dư cuối kỳ của tài khoản tiền có số dư bên Có…
Kiểm tra số liệu tính toán: dữ liệu nhập vào được kiểm tra tính chính xác
của số liệu, ví dụ trường thông tin số tiền hạch toán luôn luôn bằng trường số tiền nguyên tệ gốc nhân cho tỷ giá quy đổi; hay trường thành tiền bán luôn bằng trường số lượng nhân cho trường đơn giá bán…
Kiểm tra tính cân đối: các nghiệp vụ được ghi nhận sẽ được phần mềm kiểm tra tính cân đối về mặt định khoản. Nếu bút toán ghi nhận không cân đối giữa tổng Nợ và tổng Có sẽ bị từ chối ghi nhận.
Kiểm soát quy trình xử lý dữ liệu
Quy trình xử lý dữ liệu trên phần mềm cũng là một khâu không kém phần quan trọng. Sau khi dữ liệu đầu vào được hệ thống chấp nhận, bước tiếp theo là chúng cần được xử lý và tiến trình xử lý này cần phải được kiểm soát nhằm
đảm bảo độ tin cậy và tính chính xác của các hoạt động xử lý. Những hoạt động kiểm soát tiến trình xử lý đòi hỏi:
§ Mọi dữ liệu đã ghi nhận và được hệ thống chấp nhận đều phải được xử lý chính xác và đầy đủ.
§ Tất cả các tiến trình xử lý đều phải được thực hiện đầy đủ và hoàn tất. § Dữ liệu được ghi nhận phải được cập nhật chính xác vào các tập tin và
cơ sở dữ liệu thích hợp
Có thể thấy rằng, các tiến trình kiểm soát xử lý dữ liệu cũng được thực hiện như phần kiểm soát dữ liệu đầu vào. Mặc dù vậy, cũng phải chú ý rằng những sai sót cũng thường hay xảy ra trong quá trình xử lý dữ liệu. Những sai sót này có thể bắt nguồn từ:
Sai sót do chương trình: khi chương trình đã được thử nghiệm và đưa vào
sử dụng, sau đó có điều chỉnh bổ sung hay cập nhật chương trình mới nhưng không được thử nghiệm lại hoặc có thử nghiệm nhưng chưa lường hết các khả năng đã dẫn đến những sai sót. Ngoài ra các sai sót có thể đã không xảy ra trong khi vận hành thử nghiệm nhưng lại xuất hiện sai sót khi đưa vào ứng dụng thực tế.
Sai sót do vận hành:
§ Truy xuất thông tin trên báo cáo bị sai về mặt thời gian, thay vì phải thao tác chọn cả tháng thì chỉ thao tác chọn một ngày nên cho kết quả sai.
§ Thiết bị máy tính bị sự cố như máy đang cập nhật dữ liệu vào sổ cái để lên báo cáo thì bị treo máy đột ngột làm cho quá trình xử lý này chưa hoàn tất dẫn đến số liệu được cập nhật không đầy đủ hoặc dữ liệu bị lỗi dẫn đến cho kết quả sai. Trong trường hợp này cần phải có động tác xử lý lại để đảm bảo cho quá trình xử lý được trọn vẹn để cung cấp thông tin chính xác.
§ Thao tác cập nhật nâng cấp thực hiện không đồng bộ giữa chương trình và dữ liệu đã dẫn đến có sự không tương thích giữa chúng gây ra những lỗi gây dừng hệ thống. Hoặc việc nâng cấp không có tài liệu giải thích đầy đủ cho người sử dụng dẫn đến vận hành sai mục đích.
Kiểm soát kết quả thông tin đầu ra
Quá trình kiểm soát kết quả thông tin đầu ra cần phải được thực hiện sau cùng nhằm đảm bảo tính đáng tin cậy của các nghiệp vụ đã ghi nhận và đã được hệ thống xử lý. Quá trình kiểm soát này có thể bao gồm:
Kiểm soát thông qua chứng từ: cần đối chiếu, kiểm tra báo cáo được in ra
từ chương trình với các chứng từ gốc đã ghi nhận. Chẳng hạn, cần phân công cho nhân viên kiểm tra lại báo cáo bán hàng với các hoá đơn gốc.
Kiểm soát dữ liệu lưu trữ: dữ liệu lưu trữ cũng cần phải được kiểm soát nhằm đảm bảo:
§ Việc truy cập vào dữ liệu lưu trữ phải tuân theo đúng các nguyên tắc đã định.
§ Các trường hợp xử lý để thay đổi dữ liệu lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục đã định.
§ Việc tải dữ liệu vào hay ra khỏi hệ thống cũng phải tuân thủ đúng các thủ tục và thường xuyên được giám sát nhằm ngăn chặn việc phá hoại dữ liệu.