Dữ liệu đầu vào được ghi nhận vào chương trình cần được kiểm soát chặt chẽ ngay từ ban đầu thông qua các thủ tục kiểm soát cụ thể, những thủ tục này cần được thiết kế sẵn trên phần mềm bao gồm:
Chính sách an ninh hệ thống
Để đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu, chính sách an ninh hệ thống cần phải được các phần mềm chú ý đến với việc quy định chiều dài mật khẩu tối thiểu, thời hạn của mật khẩu, nhập sai mật khẩu theo số lần quy định sẽ bị khoá quyền sử dụng không cho đăng nhập. Thủ tục này làm giảm khả năng đăng nhập thành công ngay những lần đầu của những người có ý đồ xâm nhập trái phép.
Các thủ tục kiểm soát nhập liệu
§ Có thủ tục thiết lập quy định kỳ kế toán được mở để phục vụ cho công tác ghi nhận nghiệp vụ. Mục đích của thủ tục này là chỉ cho phép ghi nhận vào hệ thống những nghiệp vụ có thời gian thuộc kỳ kế toán đang mở.
§ Kiểm tra tính duy nhất của danh mục. Thủ tục này không cho phép người sử dụng tạo ra hai đối tượng có cùng mã số. Chẳng hạn, có hai khách hàng có cùng mã số thì dễ dẫn đến những sai sót khi quản trị công nợ của những khách hàng này.
§ Kiểm tra tính duy nhất của chứng từ nhập liệu: không cho phép tồn tại hai số chứng từ nhập liệu giống nhau trong cùng một màn hình nhập liệu. Ví dụ, không thể cho phép sự tồn tại song song hai phiếu chi có cùng số phiếu.
§ Kiểm tra ngày chứng từ: cần khống chế không cho các chứng từ có ngày không nằm trong kỳ kế toán mở được ghi nhận vào chương trình. Điều này có nghĩa là thủ tục thiết lập mở kỳ kế toán ở trên chi phối việc
ghi nhận ngày tháng năm trên chứng từ, những chứng từ không thuộc kỳ mở sẽ bị từ chối ghi nhận.
§ Kiểm tra tính hiện hữu của thông tin: khi nhập liệu nghiệp vụ thì không thể ghi nhận những thông tin không tồn tại trong các danh mục được khai báo. Chẳng hạn, không thể ghi nhận thông tin khách hàng chưa từng tồn tại trong danh mục khách hàng cho nghiệp vụ bán hàng.
§ Kiểm tra tính bắt buộc của thông tin. Thủ tục này quy định những thông tin quan trọng của nghiệp vụ bắt buộc phải được ghi nhận mà không thể bỏ qua như số chứng từ, ngày chứng từ, tài khoản…
§ Kiểm tra tính quy ước, quy tắc của dữ liệu. Thủ tục này quy định thông tin được ghi nhận không được phép sai về quy ước của kiểu dữ liệu. Ví dụ, thông tin quy định phải nhập vào con số thì không được phép nhập vào ký tự chữ như diễn giải…
§ Kiểm tra sự tồn tại và tính liên quan của dữ liệu: không cho phép xoá đi những danh mục đã có sử dụng trong các nghiệp vụ phát sinh, không được phép xoá đi những chứng từ bán hàng đã có phiếu thu tiền… § Kiểm tra tính cân đối của định khoản trong nghiệp vụ: khi nghiệp vụ
được ghi nhận vẫn chưa cân đối giữa Nợ và Có thì cần có cảnh báo và không cho lưu lại.
§ Phân quyền người dùng trên phần mềm cần được kiểm soát chặt chẽ từ tổng hợp đến chi tiết như cho phép phân quyền người dùng theo phần hành kế toán (ví dụ: phần hành vốn bằng tiền), phân quyền theo nghiệp vụ (ví dụ: thu, chi), phân quyền theo tác vụ (ví dụ: xem, thêm, sửa, xoá). Trong đó, đặc biệt cần có chức năng phân quyền người dùng theo chứng từ cho trường hợp phân công nhiều người cùng thực thi một nhiệm vụ như giao cho hai người cùng làm nghiệp vụ chi tiền. Thủ tục phân quyền theo chứng từ giúp tránh can thiệp bất hợp pháp vào công
việc của nhau như thêm, sửa hay xoá nghiệp vụ. Bên cạnh đó, trong trường hợp này cũng cần kiểm soát sự trùng lắp về số chứng từ do hai người cùng thao tác trên một giao diện cho dù việc đánh số chứng từ được nhảy tự động hay đánh vào bằng tay.
§ Phần mềm cần hỗ trợ nhiều cho tự động hoá công tác kế toán như thiết lập định khoản tự động cho tất cả các nghiệp vụ, tự động tính toán… giúp giảm thiểu những sai sót do tính toán tay gây ra.
§ Cần có những ràng buộc cho nghiệp vụ xuất kho và chi tiền. Thủ tục này được thiết lập sẽ không cho phép kế toán được xuất khống, chi khống dẫn đến báo cáo tồn kho và báo cáo quỹ bị âm.
§ Cần có những chức năng giới hạn về định mức hàng tồn kho hỗ trợ cho kiểm soát và quản trị hàng tồn kho; định mức tín dụng để kiểm soát công nợ phải thu, phải trả (ví dụ: khi định mức tín dụng phải thu được thiết lập sẽ không cho phép kế toán tiếp tục thực hiện nghiệp vụ bán hàng vượt quá mức giới hạn công nợ cho phép); định mức về chi phí để hỗ trợ cho kiểm soát và quản trị chi phí (ví dụ: khi định mức chi phí tiếp khách được thiết lập thì sẽ không cho phép kế toán tiếp tục thực hiện nghiệp vụ chi tiền vượt quá định mức chi phí cho phép).
§ Cần có thông báo rõ ràng, dễ hiểu cho người sử dụng phần mềm khi có lỗi thao tác, lỗi dữ liệu xảy ra. Bên cạnh đó, thông báo mang tính hướng dẫn cũng phải rõ ràng và dễ hiểu.
§ Ngoài ra cũng cần phải chú ý rằng vì để tiện lợi cho người sử dụng nên các phần mềm thường thiết kế các màn hình nhập liệu kiêm nhiệm. Cho nên có một số trường hợp màn hình nhập liệu thực hiện việc kiêm nhiệm như màn hình mua hàng vừa ghi nhận công nợ phải trả của nghiệp vụ mua hàng vừa kiêm luôn phiếu nhập kho. Do đó, khi phân công nhiệm vụ chỉ cần phân công cho một người đảm nhận là đủ như
kế toán mua hàng nhưng trên thực tế thì vẫn phải duy trì hai kế toán để thực thi nhiệm vụ đó là kế toán mua hàng và kế toán hàng tồn kho. Trong trường hợp này, mặc dù kế toán hàng tồn kho không thao tác nhập liệu nhưng vẫn tham gia vào phần mềm để kiểm tra kết quả của phiếu nhập kho để tiến hành nhập kho theo thủ tục. Thêm vào đó, do các màn hình nhập liệu trên phần mềm được thiết kế để phục vụ cho các nhu cầu xử lý nghiệp vụ khác nhau nhưng thường thấy vẫn có thể nhập lẫn lộn vào các màn hình này. Ví dụ vẫn có thể hạch toán tài khoản hàng tồn kho ở các màn hình kế toán tiền hay hạch toán tài khoản hàng tồn kho và tài khoản tiền ở màn hình kế toán tổng hợp. Vì thế trong trường hợp có theo dõi chi tiết cho hàng tồn kho và chi tiết cho vốn bằng tiền thì cần có những cảnh báo cho người dùng biết để tránh gây ra lỗi dữ liệu về sau như số liệu giữa sổ cái tài khoản tiền và sổ quỹ chi tiết không khớp nhau; sổ cái tài khoản hàng tồn kho và sổ chi tiết hàng tồn kho không khớp nhau.
§ Trường hợp như vừa kể trên là có thực hiện việc kiêm nhiệm nhưng kiêm nhiệm ở đây là kiêm nhiệm về thao tác nhập liệu. Do đó, đây là trường hợp kiêm nhiệm ngoại lệ có thể chấp nhận được nhưng cần tránh việc kiêm nhiệm sau như phân quyền cho cùng một người đảm nhận vừa bán hàng, vừa thu tiền hay vừa mua hàng vừa trả tiền.
3.2.3 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát quy trình xử lý dữ liệu
Xử lý các nghiệp vụ trùng lắp
Cần có biện pháp xử lý trùng lắp về nghiệp vụ cho các trường hợp mà kế toán thủ công đã gặp phải như mua hàng trả tiền ngay có thể dẫn tới trùng lắp về nghiệp vụ giữa kế toán mua hàng và kế toán thanh toán; tương tự là sự trùng lắp giữa kế toán bán hàng và kế toán công nợ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay; nghiệp vụ thu chi giữa hai tài khoản tiền.
Cụ thể, các phần mềm nên chọn cách xử lý qua tài khoản trung gian để tránh trùng lắp về nghiệp vụ như cách đề nghị sau:
§ Trường hợp mua hàng trả tiền ngay và trường hợp bán hàng thu tiền ngay không nên chọn cách xử lý hạch toán trực tiếp qua tài khoản tiền mà nên chọn cách xử lý hạch toán qua tài khoản trung gian 331 và 131 để theo dõi. Cách xử lý này tỏ ra rất hiệu quả vì nó mang lại nhiều ý nghĩa như:
Ø Nghiệp vụ ghi nhận được rõ ràng, chặt chẽ, tách bạch và tránh được sự trùng lắp.
Ø Không cần đắn đo suy nghĩ đến việc cần phải loại bỏ nghiệp vụ khi ghi chép sổ sách như kế toán thủ công thường làm.
Ø Tuân thủ được nguyên lý kế toán. Ø Dễ phân công, phân nhiệm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ø Tăng cường tính kiểm soát, tức có thể thực hiện kiểm tra chéo giữa các nhiệm vụ kế toán.
Ø Vẫn đảm bảo theo dõi được trả ngay hay trả chậm.
§ Trường hợp ghi nhận nghiệp vụ thu chi giữa hai tài khoản tiền thì có hai cách xử lý để tránh trùng lắp và có thể kiểm soát được:
Ø Chỉ cần ghi nhận một nghiệp vụ thu hoặc chi. Và khi ghi lên sổ chi tiết có liên quan đều sử dụng chung một nghiệp vụ.
Ø Ghi nhận cả nghiệp vụ thu lẫn chi nhưng phải sử dụng tài khoản trung gian như tài khoản 113.
Sắp xếp thứtự chứng từ trên sổ sách và báo cáo kế toán
Khi trình bày số liệu trên các sổ sách và báo cáo kế toán cần ưu tiên sắp xếp theo thứ tự ngày tháng trước. Riêng đối với sổ quỹ chi tiết và các báo cáo kho chi tiết cần ưu tiên thêm việc sắp xếp theo thứ tự trong cùng một ngày thì phiếu thu xếp trước phiếu chi, phiếu nhập xếp trước phiếu xuất để không bị
âm quỹ, âm kho. Việc trình bày này đã đảm bảo được yêu cầu về thẩm mỹ và tính hợp lý.
Cách thức xử lý số liệu
Hiện tại trên thực tế tồn tại hai cách xử lý số liệu là xử lý trực tuyến (xử lý theo thời gian thực) và xử lý theo lô. Riêng đối với phần mềm kế toán thì nên chọn cách xử lý số liệu theo lô để kiểm soát chặt chẽ mọi thao tác trên phần mềm, góp phần đáng kể cho hoạt động kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, để cho việc xử lý số liệu theo lô này đạt được kết quả tốt cần phải thiết kế kiểm soát theo lô theo quy trình được mô tả như sau:
Chứng từ gốc sau khi được ghi nhận vào phần mềm sẽ có tình trạng là “Chờ xét duyệt”, nếu phát hiện ra sai sót cần điều chỉnh hay cần xoá thì vẫn cho phép kế toán thực hiện ở giai đoạn này. Kế đến là giai đoạn xét duyệt chứng từ, nếu những chứng từ nào được xét duyệt thành công tức đảm bảo về tính hợp lý, hợp lệ thì sẽ có tình trạng là “Đã xét duyệt thành công”; còn những chứng từ còn lại sẽ chuyển thành tình trạng “Bị loại bỏ”. Những chứng từ bị loại bỏ này thường có hai cách xử lý là xoá bỏ hoặc sửa lại, nếu sửa lại thì lặp lại giai đoạn xét duyệt chứng từ như trên. Cuối cùng là giai đoạn cập nhật dữ liệu để lên các sổ sách và báo cáo kế toán liên quan. Kết thúc quy trình này, sau khi số liệu được báo cáo thì những chứng từ đã được xét duyệt thành công sẽ chuyển về tình trạng “Chỉ đọc” và không cho phép bất kỳ ai được quyền sửa hay xoá nữa.
Dưới đây là tóm lược về quy trình xử lý số liệu theo lô:
Ghi nhận nghiệp vụ Xét duyệt nghiệp vụ Cập nhật và xử lý nghiệp vụ In báo cáo
Thủ tục kiểm soát “duyệt chi”
Cần bổ sung thêm thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng. Thủ tục này cho phép duyệt chi cho nghiệp vụ mua hàng và chỉ những nghiệp vụ mua hàng nào ở tình trạng “Chấp nhận thanh toán” thì mới xuất hiện trong danh sách chứng từ duyệt chi ở màn hình phiếu chi và khi đó mới được phép chi tiền.
Cách thức sửa sai nghiệp vụ
Bên cạnh thủ tục mở kỳ kế toán cũng cần có thủ tục khoá kỳ kế toán để hạn chế việc thêm, sửa, xoá nghiệp vụ của kỳ đã được báo cáo. Thực tế cho thấy, do thói quen sửa sai trên chứng từ gốc của kế toán Việt Nam nên cũng cần cho phép mở khoá những chứng từ “chỉ đọc” để kế toán có thể sửa sai trong trường hợp chưa ra báo cáo. Tuy nhiên, cũng cần có sự kiểm soát việc mở khoá để sửa sai này và thường thì quyền kiểm soát được trao cho người quản trị phần mềm. Còn ngược lại, trong trường hợp đã in báo cáo thì cách sửa sai tốt nhất là bổ sung nghiệp vụ điều chỉnh chứ không quay lại sửa chữa trên chứng từ gốc. Việc sửa sai nghiệp vụ cần được quy định để kiểm soát việc thực hiện, đồng thời gia tăng độ tin cậy của báo cáo.
Kiểm soát các chức năng tự động trên phần mềm
Hiện nay các phần mềm đều có hỗ trợ một số chức năng tự động như là chức năng tính giá xuất kho tự động, bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh tự động. Cho nên cần phải có thủ tục để kiểm soát những chức năng này như không cho tính lại giá xuất kho của kỳ kế toán đã được báo cáo vì nếu tính lại có khi dẫn đến sai lệch đôi chút do sai số hoặc không cho kết chuyển xác định kết quả kinh doanh một lần nữa số liệu của kỳ kế toán đã kết thúc.
3.2.4 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát thông tin đầu ra
Kiểm soát thông qua chứng từ gốc
Mặc dù công tác kế toán được tự động hoá gần như đầy đủ trên phần mềm. Quá trình luân chuyển chứng từ gần như không hề thấy rõ, việc cung cấp thông tin kế toán bằng phần mềm đã đạt độ tin cậy cao hơn so với phương pháp thủ công. Nhưng cũng không nên quá chủ quan khi tin tưởng tuyệt đối vào kết quả do phần mềm cung cấp. Do đó vẫn cần thiết có sự kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu của báo cáo được in ra với chứng từ gốc để kịp thời phát hiện ra những sai sót. Công việc này cũng cần giao cho những nhân viên cụ thể thực hiện.
Khoá kỳ kế toán
Cũng giống như thủ tục mở kỳ kế toán, khoá kỳ kế toán cũng được thực hiện nhằm đảm bảo cho tính đúng đắn, nhất quán và chất lượng của báo cáo được cung cấp. Khi khoá kỳ kế toán sẽ không cho phép các thao tác thêm, sửa, xoá được thực hiện đối với kỳ đã báo cáo. Chức năng này phải được kiểm soát bởi người quản trị phần mềm.
Kiểm tra sự liên tục của chứng từ và thứ tự ngày chứng từ
Cần có chức năng kiểm tra mối tương quan giữa sự liên tục của chứng từ và thứ tự tăng dần của ngày chứng từ. Điều này có nghĩa là giữa sự liên tục của số chứng từ và ngày chứng từ phải tương xứng nhau. Do đó, chức năng này sẽ cảnh báo cho người dùng để điều chỉnh lại cho phù hợp, tránh hiện tượng chứng từ có thứ tự đứng sau lại có ngày chứng từ nhỏ hơn ngày chứng từ của chứng từ có thứ tự đứng trước.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của số liệu kế toán
Việc kiểm tra này dựa trên nguyên lý kế toán. Do đó, cần có công cụ hỗ trợ kiểm tra và thông báo cho người sử dụng biết các thông tin kế toán không hợp lý, hợp lệ. Chẳng hạn như số dư đầu kỳ của tài khoản thể hiện dưới dạng
số âm; số dư cuối kỳ trên tài khoản tiền có số dư Có… Từ thông tin do công cụ này cung cấp, kế toán tiến hành điều chỉnh lại những thông tin không phù hợp.
Bên cạnh đó, cũng cần kiểm tra số dư cuối kỳ trên các tài khoản có khả năng gây ảnh hưởng đối với kết quả của các báo cáo kế toán tổng hợp như các (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});