Sự ra đời của hệ thống mạng đã mang lại những lợi ích to lớn cho những người sử dụng máy tính. Những tài nguyên trên mạng được chia sẻ, nhờ đó giúp tiết kiệm chi phí cho tổ chức. Ngoài những tài nguyên có thể dùng chung trên mạng như máy in, ổ cứng của máy tính, các tập tin dữ liệu… thì hệ thống mạng còn là nơi trao đổi thông tin cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi. Những tài liệu dùng chung cho tổ chức có thể để tại một nơi nào đó trên máy chủ để khi cần tham khảo là mọi người có thể tham chiếu đến một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Bên cạnh đó, khi cần thông báo hay trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức thì hệ thống thư điện tử là công cụ truyền tin cực kỳ nhanh chóng. Chẳng hạn khi giám đốc doanh nghiệp cần ban hành một quyết định nào đó thì sau khi soạn xong nội dung trên tập tin thì ngay lập tức trong vòng chưa đầy một phút là đã đến được tay mọi người trong toàn doanh nghiệp và mọi người có thể đọc ngay thông tin trên mạng mà chẳng cần phải in ra. Kế đến việc đàm phán, ký kết hợp đồng giữa các bên cũng có thể dùng thư điện tử mà chẳng cần gặp nhau giúp tiết kiệm thời gian.
Hơn thế nữa, với chức năng hội nghị truyền hình qua mạng cũng giúp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cũng có thể tổ chức hội họp mà không cần thiết gặp nhau. Và cuối cùng là thông qua việc tổ chức thông tin trên các trang Web cũng như trao đổi thông tin bằng công cụ thư điện tử đã giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng trao đổi mua bán trên mạng cực kỳ hiệu quả với chi phí cũng cực kỳ rẻ. Như vậy, với sự chia sẻ thông tin trên mạng thì việc lưu trữ dữ liệu có thể thực hiện trên nhiều thiết bị lưu trữ khác nhau hay cùng một lúc nhiều người có thể thao tác trên cùng một dữ liệu đã giúp cho việc tổ chức thông tin trong môi trường tin học được trở nên dễ dàng hơn, từ đó tăng năng suất lao động và đạt hiệu quả lao động cao hơn.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó thì hệ thống mạng ngày càng phải đối mặt với nhiều rủi ro ngày càng gia tăng do hệ thống mạng không chỉ kết nối trong nội bộ của một tổ chức mà còn nối kết với bên ngoài. Hơn nữa, với sự gia tăng không ngừng về số lượng người dùng và điều này làm cho việc kiểm soát người dùng bên trong lẫn bên ngoài trở nên cực kỳ khó khăn. Và nếu như việc kiểm soát những đối tượng người dùng này không tốt sẽ làm cho mức độ tin cậy của thông tin trong toàn bộ hệ thống bị suy giảm đáng kể do sự can thiệp của những kẻ phá hoại khi chúng tham gia vào hệ thống mạng. Ngoài ra cũng phải kể đến việc xử lý dữ liệu trên mạng còn phụ thuộc vào các
thiết bị điều khiển mạng như card mạng, dây mạng, thiết bị kết nối trong mạng nội bộ (hub), thiết bị kết nối mạng ra bên ngoài (modem, router)… nên nếu các thiết bị này không đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo yêu cầu sẽ làm cho khả năng truyền thông tin bị suy giảm thậm chí gây sai lệch về thông tin được cung cấp.
Hình 1.4 - Thiết bị Hub dùng để kết nối nhiều máy tính với nhau