PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠ
3Phiếu xuất điều
chuyển kho
3Phiếu xuất điều Phiếu xuất điều
chuyển kho 2 Nhập kho, ký xác nhận Lệnh điều động Lệnh điều động Phiếu xuất điều chuyển kho 1 Kết thúc Bắt đầu
Hỡnh 2.6: Quy trỡnh điều chuyển thành phẩm khi ỏp dụng ERP tại Cụng Ty Cổ Phần Kinh Đụ
Mụ tả sơ lược quy trỡnh điều chuyển thành phẩm từ kho phõn xưởng đến tổng kho thành phẩm:
Thành phẩm sau khi nhập tại kho phõn xưởng sẽ được chuyển về Tổng kho thành phẩm.
- 53 -
Quy trỡnh bắt đầu bằng việc Kho thành phẩm phõn xưởng lập Lệnh điều
động, chuyển hàng sang Tổng kho thành phẩm.
Tổng kho thành phẩm thực hiện nhập kho, ký xỏc nhận vào Lệnh điều
động và chuyển cho Thống kờ phõn xưởng.
Trờn cơ sở Lệnh điều động nhận được từ Tổng kho thành phẩm, Thống kờ phõn xưởng cập nhật vào hệ thống ERP, in Phiếu xuất điều chuyển kho (3 liờn), lưu lại 1 liờn, 1 liờn chuyển cho Tổng kho thành phẩm lưu, cũn lại Lệnh điều động và Phiếu xuất điều chuyển kho chuyển cho Phũng kế toỏn lưu trữ.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị kho hàng:
Quy trỡnh xuất kho, nhập kho, điều chuyển kho được chuẩn húa, thụng tin được thụng suốt, đồng nhất, cụng việc được phối hợp nhịp nhàng giữa cỏc bộ phận, phũng ban: bộ phận kho, thống kờ phõn xưởng, phũng cung
ứng vật tư, phũng kế toỏn.
Đảm bảo giỏ trị xuất kho của hàng tồn kho chớnh xỏc: hệ thống ERP tự động tớnh giỏ xuất theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền thời điểm (bỡnh quõn gia quyền liờn hoàn). Phương phỏp tớnh giỏ xuất này mang nhiều ý nghĩa:
- Theo phương phỏp tớnh giỏ xuất này, giỏ trị xuất của hàng húa sẽ được tớnh toỏn ngay tại thời điểm thực hiện nghiệp vụ xuất kho trờn cơ sở giỏ trị của cỏc đợt nhập trước đú. Vỡ vậy ỏp dụng phương phỏp này buộc cỏc nghiệp vụ phải cập nhật vào hệ
thống đỳng theo trỡnh tự phỏt sinh thực tế. Điều này làm cho dữ
liệu luụn luụn được cập nhật tức thời do đú thể hiện một cỏch chớnh xỏc về tỡnh hỡnh hàng tồn kho của cụng ty tại mọi thời
- 54 -
- Do giỏ trị xuất kho được tớnh toỏn tức thời nờn một số chỉ tiờu quản trị như lói gộp của hàng húa,… sẽ được hệ thống ERP cung cấp tức thời do đú nõng cao hiệu quả thụng tin quản trị. Hệ thống bỏo cỏo thống kờ phản ỏnh số liệu tức thời: bỏo cỏo nhập – xuất – tồn kho, sổ chi tiết vật tư,… Thụng tin tồn kho này rất cần thiết cho nhiều phũng ban: phũng kế hoạch cần thụng tin tồn kho của nguyờn vật liệu, bao bỡ để lập kế hoạch mua hàng; phũng kế hoạch cũng cần thụng tin tồn kho thành phẩm, nguyờn vật liệu, bao bỡ để lập kế hoạch sản xuất; phũng kế hoạch bỏn hàng cần thụng tin tồn kho thành phẩm để cõn đối, phõn chia hàng húa cho nhà phõn phối; phũng kế toỏn cần lập cỏc sổ sỏch về hàng tồn kho cả về số lượng lẫn giỏ trị.
Quản trị toàn bộ thụng tin về hàng tồn kho như mó số, quy cỏch, tiờu chuẩn kỹ thuật, mức tồn kho tối thiểu,…
Tồn tại:
Việc quản lý hàng tồn kho của Kinh Đụ khi triển khai ERP là khỏ hoàn thiện, quỏ trỡnh nhập, xuất kho được kết nối với quy trỡnh mua hàng, sản xuất và bỏn hàng đảm bảo tớnh chớnh xỏc và sự thụng suốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. Tuy nhiờn cụng ty chưa thực hiện được quản trị hàng tồn kho theo lụ (Lot). Đồng thời ERP chưa hỗ trợ trong việc tớnh toỏn cỏc chi phớ cần phõn bổ của cụng cụ dụng cụ.
Bờn cạnh đú, việc quản trị tài sản cố định và cỏc vấn đề liờn quan (khấu hao,..) cũng chưa được thực hiện trờn ERP.