PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠ
2.2.2.5 Quản trị cụng nợ phải trả
Đối với việc quản trị cụng nợ phải trả, Kinh Đụ thực hiện trờn hệ thống ERP cỏc nghiệp vụ sau:
- Ghi nhận cỏc phỏt sinh tăng cụng nợ phải trả cho nhà cung cấp từ
việc mua hàng: sau khi phũng cung ứng thực hiện xong giao dịch mua hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phỏt sinh tăng cụng nợ phải trả
tương ứng.
- Ghi nhận cỏc phỏt sinh giảm cụng nợ phải trả từ việc trả hàng cho nhà cung cấp: sau khi phũng cung ứng thực hiện xong giao dịch trả
hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phỏt sinh giảm cụng nợ phải trả
- 59 -
- Ghi nhận cỏc nghiệp vụ tăng, giảm cụng nợ phải trả khỏc
- Xử lý nghiệp vụ trả tiền nợ, gồm quy trỡnh thanh toỏn cho nhà cung cấp bằng tiền mặt và quy trỡnh thanh toỏn cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngõn hàng như sau:
$
Hỡnh 2.8: Quy trỡnh thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt khi ỏp dụng ERP tại Cụng Ty Cổ Phần Kinh Đụ
Mụ tả quy trỡnh:
Quy trỡnh thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà cung cấp đến Kinh Đụ xuõt trỡnh Phiếu nhập kho hợp lệ, lập Phiếu đề nghị thanh toỏn nộp cho Phũng kế toỏn.
- 60 -
Phũng kế toỏn kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ, ký lờn Phiếu đề nghị
thanh toỏn sau đú chuyển Phiếu nhập kho và Phiếu đề nghị thanh toỏn sang Phũng cung ứng.
Phũng cung ứng ký xỏc nhận trờn Phiếu đề nghị thanh toỏn rồi trỡnh lờn kế toỏn trưởng và Ban tổng giỏm đốc duyệt.
Sau khi kế toỏn trưởng và Ban tổng giỏm đốc duyệt, kế toỏn thanh toỏn lập phiếu chi trờn hệ thống ERP, in Phiếu chi (2 liờn) chuyển cho Thủ
quỹ.
Trờn cơ sở Phiếu chi nhận được từ kế toỏn, Thủ quỹ chi tiền, khỏch hàng ký xỏc nhận lờn Phiếu chi (2 liờn) và giữ 1 liờn. Sau đú Phiếu nhập kho, Phiếu đề nghị thanh toỏn, Phiếu chi được chuyển cho Phũng kế toỏn.
Kế toỏn thanh toỏn kiểm tra, ký lờn Phiếu chi và lưu trữ bộ chứng từ
- 61 -
$
Hỡnh 2.9: Quy trỡnh thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngõn hàng khi ỏp dụng ERP tại Cụng Ty Cổ Phần Kinh Đụ
Mụ tả quy trỡnh:
Quy trỡnh thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngõn hàng bắt
đầu bằng việc kế toỏn cụng nợ lập Phiếu đề nghị chuyển khoản chuyển cho Phũng cung ứng.
Phũng cung ứng ký vào Phiếu đề nghị chuyển khoản và chuyển cho kế
toỏn thanh toỏn.
Trờn cơ sở Phiếu đề nghị chuyển khoản nhận từ Phũng cung ứng, kế
toỏn thanh toỏn lập Ủy nhiệm chi rồi chuyển cho Ban tổng giỏm đốc duyệt.
- 62 -
Sau khi Ban tổng giỏm đốc duyệt, nhõn viờn mang Ủy nhiệm chi đến ngõn hàng làm thủ tục chuyển tiền.
Sau khi hoàn tất thủ tục ngõn hàng, Ủy nhiệm chi được chuyển cho Kế
toỏn thanh toỏn. Lỳc này kế toỏn thanh toỏn sẽ cập nhật giao dịch chi tiền trờn hệ thống ERP, kết thỳc quy trỡnh.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị cụng nợ phải trả:
Hầu hết cỏc giao dịch làm phỏt sinh tăng cụng nợ phải trả cho nhà cung cấp đều là kết quả của giao dịch mua hàng. Khi ứng dụng ERP, cỏc bỳt toỏn này đều được hệ thống tự động sinh ra tại thời điểm kết thỳc giao dịch mua hàng do đú dữ liệu về cụng nợ đảm bảo chớnh xỏc, đồng nhất và tức thời. Hệ thống bỏo cỏo thống kờ phản ỏnh số liệu tức thời: - Bảng cõn đối phỏt sinh cụng nợ phải trả: thể hiện số dư cụng nợ đầu kỳ, phỏt sinh tăng, phỏt sinh giảm, số dư cụng nợ cuối kỳ tổng hợp theo từng nhà cung cấp. - Sổ chi tiết cụng nợ phải trả: thể hiện số dư cụng nợ đầu kỳ, phỏt sinh tăng, phỏt sinh giảm, số dư cụng nợ cuối kỳ chi tiết theo từng nghiệp vụ của từng nhà cung cấp.
Tồn tại:
Việc quản trị cụng nợ phải trả của Kinh Đụ khi triển khai ERP là khỏ hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm cụng nợ được kết nối với quy trỡnh mua hàng do đú cụng nợ được kiểm soỏt hết sức chặt chẽ, số dư luụn luụn chớnh xỏc đến từng thời điểm.. Tuy nhiờn, cụng ty vẫn chưa thực hiện việc quản trị cụng nợ chi tiết đến từng húa đơn do đú khụng cú
- 63 -
Bờn cạnh đú, quy trỡnh thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hiện tại cần được thay đổi nhằm trỏnh trường hợp kế toỏn thanh toỏn đó hoàn tất phiếu chi trờn ERP, tài khoản tiền đó giảm trờn hệ thống nhưng vỡ một lý do nào đú mà thủ quỹ khụng chi được đỳng số tiền trờn phiếu chi đó lập trước đú làm phỏt sinh chờnh lệch giữa quỹ tiền thực tế và tài khoản tiền trờn hệ thống ERP.