PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠ
2.2.2.4 Quản trị cụng nợ phải thu
Đối với việc quản trị cụng nợ phải thu, Kinh Đụ thực hiện trờn hệ thống ERP cỏc nghiệp vụ sau:
- 55 -
- Ghi nhận cỏc phỏt sinh tăng cụng nợ phải thu nhà phõn phối từ việc bỏn hàng: sau khi phũng kế hoạch bỏn hàng thực hiện xong giao dịch bỏn hàng, hệ thống ERP sẽ tựđộng phỏt sinh tăng cụng nợ phải thu tương ứng.
- Ghi nhận cỏc phỏt sinh giảm cụng nợ phải thu từ việc nhà phõn phối trả hàng: sau khi phũng kế hoạch bỏn hàng thực hiện xong giao dịch trả hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phỏt sinh giảm cụng nợ phải thu tương ứng.
- Ghi nhận cỏc nghiệp vụ tăng, giảm cụng nợ phải thu khỏc - Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ, quy trỡnh thu tiền mặt như sau:
- 56 -
Hỡnh 2.7: Quy trỡnh thu nợ nhà phõn phối bằng tiền mặt tại Cụng Ty Cổ Phần Kinh Đụ
- 57 -
Quy trỡnh thu nợ nhà phõn phối bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà phõn phối đến Kinh Đụ nộp tiền, điền vào bảng kờ nộp tiền.
Trờn cơ sở bảng kờ nộp tiền, kế toỏn thanh toỏn cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thu tiền nợ nhà phõn phối, in Phiếu thu (2 liờn) chuyển cho thủ quỹ.
Trờn cơ sở Phiếu thu nhận từ kế toỏn thanh toỏn, thủ quỹ kiểm tiền, ký tờn vào Phiếu thu (2 liờn) rồi chuyển cho kế toỏn thanh toỏn.
Kế toỏn thanh toỏn ký tờn lờn Phiếu thu (2 liờn), 1 liờn giao cho khỏch hàng, liờn cũn lại lưu trữ.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị cụng nợ phải thu:
Hầu hết cỏc giao dịch làm phỏt sinh tăng cụng nợ phải thu khỏch hàng
đều là kết quả của giao dịch bỏn hàng. Khi ứng dụng ERP, cỏc bỳt toỏn này đều được hệ thống tự động sinh ra tại thời điểm kết thỳc giao dịch bỏn hàng do đú dữ liệu về cụng nợ đảm bảo chớnh xỏc, đồng nhất và tức thời.
Kiểm soỏt việc thực hiện hạn mức nợ một cỏch chặt chẽ, hệ thống sẽ
khụng cho phộp thực hiện giao dịch nếu khỏch hàng vượt quỏ hạn mức nợ cho phộp do đú cụng nợ phải thu luụn được đảm bảo đỳng chớnh sỏch của cụng ty. Hệ thống bỏo cỏo thống kờ phản ỏnh số liệu tức thời: - Bảng cõn đối phỏt sinh cụng nợ phải thu: thể hiện số dư cụng nợ đầu kỳ, phỏt sinh tăng, phỏt sinh giảm, số dư cụng nợ cuối kỳ tổng hợp theo từng khỏch hàng - Sổ chi tiết cụng nợ phải thu: thể hiện số dư cụng nợ đầu kỳ, phỏt sinh tăng, phỏt sinh giảm, số dư cụng nợ cuối kỳ chi tiết theo từng nghiệp vụ của từng khỏch hàng
- 58 -
- Biờn bản đối chiếu cụng nợ: định kỳ (thỏng/quý/năm) lập gửi cho khỏch hàng đối chiếu cụng nợ.
Tồn tại:
Việc quản trị cụng nợ phải thu của Kinh Đụ khi triển khai ERP là khỏ hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm cụng nợ được kết nối với quy trỡnh bỏn hàng do đú cụng nợđược kiểm soỏt hết sức chặt chẽ, số dư
luụn luụn chớnh xỏc đến từng thời điểm. Tuy nhiờn, cụng ty vẫn chưa thực hiện việc quản trị cụng nợ chi tiết đến từng húa đơn do đú khụng cú được thụng tin về tuổi nợ.
Bờn cạnh đú, quy trỡnh thu nợ nhà phõn phối bằng tiền mặt hiện tại cần được thay đổi nhằm trỏnh trường hợp kế toỏn thanh toỏn đó hoàn tất phiếu thu trờn ERP, tài khoản tiền đó tăng trờn hệ thống nhưng vỡ một lý do nào đú mà thủ quỹ khụng thu được đỳng số tiền trờn phiếu thu đó lập trước đú làm phỏt sinh chờnh lệch giữa quỹ
tiền thực tế và tài khoản tiền trờn hệ thống ERP.