2.1.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là cơ cấu trực tuyến- chức năng. Theo kiểu cơ cấu này thì Giám đốc được sự giúp sức của 2 phó giám đốc và các phòng chức năng, Phòng Tổ Chức- Hành Chính và Phòng Kế toán, tuy nhiên quyền quyết định thuộc về Giám đốc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
Giám Đốc P. Giám đốc kỹ thuật P. Giám đốc sản xuất Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng kế toán, tài vụ Phòng KH-SX Vật tư Phòng Giao nhận Phân xưởng in Tổ Tổ
Tổ cơ
Tổ TổQuan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
(Nguồn: Phòng Tổ chức–Hành chính Công ty TNHH một thành viên In TM TTXVN) 2.1.1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
* Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Thông tấn xã Việt Nam về việc thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao, bao gồm:
+ Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo Nghị quyết, Điều lệ của công ty và tuân thủ Pháp luật. Xây dựng để đệ trình Tổng giám đốc TTXVN phê duyệt kế hoạch dài hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm.
+ Là người có quyền quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty; ký kết hợp đồng kinh tế theo luật định và quy định tại điều lệ.
* Phó giám đốc Kỹ thuật: chấp hành sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc, pháp luật về toàn bộ hoạt động kỹ thuật trong sản xuất của Công ty đã được phân công. Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức và nghiên cứu, xây dựng quy trình công nghệ các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm. Quản lý việc thực hiện quy trình công nghệ, tiêu
chuẩn kỹ thuật đã được quy định từng công đọan của dây truyền sản xuất, hướng dẫn kiểm tra kỹ thuật, xác định nguyên nhân gây ra sai hỏng, làm giảm chất lượng sản phẩm
+ Tham mưu xây dựng định hướng chiến lược, phát triển kỹ thuật công nghệ, xác định lựa chọn công nghệ, đầu tư kỹ thuật để phát triển sản xuất, theo dõi, điều chỉnh bổ sung định mức kinh tế kỹ thuật trong công ty.
* Phó giám đốc Sản xuất: Chấp hành sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức nghiên cứu, xây dựng kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm cho sản xuất chính, phụ theo phương hướng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty
+ Lập, giao và điều hành công việc hàng ngày về sản xuất vật tư, nhằm thực hiện số lượng, chất lượng, tiến độ đã giao.
+ Tổ chức quản lý đảm bảo các quy định về xuất nhập, bảo quản vật tư, nguyên liệu, phế liệu, bán thành phẩm, thành phẩm của công ty
+ Thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày, báo cáo định kỳ về sản lượng, chất lượng, tiến độ sản xuất, tiến độ giao hàng, giá cả vật tư nguyên vật liệu cho Giám đốc.
* Phòng Tổ chức- Hành chính: Có Nhiệm vụ thay mặt Giám đốc tiếp khách đến liên hệ công tác, làm công tác lưu trữ văn thư, quản lý các con dấu của Công ty và đóng dấu, các loại công văn đi- đến, quản lý các loại văn bản có tính pháp luật, quản lý nhà nước đối với mọi hoạt động của Công ty, quản lý nhà của văn phòng, nhà xưởng, nhà kho, các loại thiết bị văn phòng như máy photocoppy, máy fax, máy vi tính, máy chấm công, điện thoại các loại...Tổ chức và tham dự cuộc họp của công ty theo yêu cầu của Giám đốc. Liên hệ giao dịch với các cơ quan hữu quan như Hải Quan, Thuế, Tài chính, Bảo Hiểm...Mở sổ theo dõi, lưu giữ hồ sơ hàng hóa giao nhận.
* Phòng kế toán, tài vụ:
Kế toán trưởng là người chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tổ chức bộ máy kế toán, tài chính của Công ty, trực tiếp phụ trách các công việc sau:
+Lập sơ đồ hạch toán kế toán, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp Giám đốc thẩm định nội dung các lọai hợp đồng kinh tế trước khi ký kết
+ Ký duyệt các chứng từ thu , chi, thanh toán và các chứng từ kế toán khác; kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế- tài chính của công ty.
+ Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức việc lập và gửi báo cáo kế toán, thống kê, quyết toán đầy đủ, đúng hạn theo chế độ quy định. + Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ thể lệ tài chính, kế toán Nhà nước và các quy định của cấp trên cho các đơn vị cá nhân trong Công ty.
Phòng kế toán tài vụ có chức năng tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, công cụ dụng cụ, tham gia thẩm định giá cả các loại vật tư cho từng tài liệu, ấn phẩm...căn cứ vào những chứng từ hợp lệ, hợp lý, lập phiếu thanh toán cho khách hàng, theo dõi quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng...Thủ quỹ đi giao dịch với ngân hàng ,hàng kỳ căn cứ vào sổ lương tiến hành chi lương, thưởng, ăn trưa và các khoản có tính chất tiền lương cho từng cán bộ, công nhân viên.
* Phòng Kế hoạch - Sản xuất - Vật tư: Có nhiệm vụ phân công nhiệm
vụ cho các nhân viên trong phòng, tổng kết đánh giá tình hình thực hiện phân công; phụ trách và quản lý điều hành, lập kế hoạch sản xuất, quản lý, kiểm tra tiến độ từ khâu đầu đến khâu cuối cùng, tính giá thành sản phẩm phục vụ việc nhận và gia công sản phẩm, trình Giám đốc ký các hợp đồng kinh tế về in và hoàn thiện, ký tờ trình đề nghị mua vật tư để trình Giám đốc, trực tiếp ký duyệt lệnh sản xuất, phiếu sản xuất và phiếu định mức vật tư, ...
* Phòng Giao nhận:
Mở sổ sách theo dõi hợp đồng nhập khẩu của Công ty đã được ký kết. khi hàng về, đưa hàng kho có biên bản nhận hàng đúng đủ đối chiếu với Hợp Đồng,...Quản lý kho hàng: phải dán tem hàng hóa của Công ty theo quy định, phải được kiểm tra hàng hàng ngày chống mối mọt, chống tránh mưa dột, để hàng đúng quy cách để dễ tìm, dễ thấy, phải có thẻ kho, nhật ký kho, hàng tuần phải đối chiếu hàng hoá xuất nhập với kế toán kho.
