Vật liệu đợc sử dụng tại Công ty Cổ phần xây dựng số 2 rất đa dạng phong phú. Thông thờng, trong mỗi công trình, giá trị vật liệu chiếm 70% đến 75% tổng giá thành sản phẩm. Tuy nhiên trong trờng hợp công ty xây dựng cho liên doanh nớc ngoài, phía chủ đầu t cung cấp toàn bộ vật t cho công ty. Công ty chỉ góp chi phí nhân công và các khoản chi phí chung khác vào giá thành sản phẩm. Do đặc trng của hoạt động xây dựng là vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó việc sử dụng vật t tiết kiệm hay lãng phí, hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính xác hay không có ảnh hởng rất lớn đến quy mô giá thành, công ty đặc biệt chú trọng đến công tác hạch toán loại chi phí này.
Công ty không áp dụng chế độ khoán gọn vật t cho các đội thi công. Những loại vật t chính, có giá trị lớn (bê tông tơi, xi măng, gạch,...) đều do công ty trực tiếp ký hợp đồng với ngời bán, sau đó đến kỳ lĩnh vật t theo hợp đồng, nhân viên đội sẽ đi lĩnh. Những loại vật t phụ do các đội mua sắm bằng tiền tạm ứng (ve, sơn, đinh, phụ gia bê tông). Xét về tổng thể, lợng vật t do đội mua sắm chiếm từ 5% đến 10% tổng chi phí mỗi công trình.
Để đảm bảo sử dụng vật t đúng mức, tiết kiệm, hàng tuần các đội lập bảng kế hoạch mua vật t dựa trên dự toán khối lợng xây lắp và định mức tiêu hao vật t. Sau khi phòng kế hoạch duyệt, Công ty sẽ quyết định loại vật t nào do Công ty mua, loại nào do đội mua và số lợng là bao nhiêu. Bằng kế hoạch này là cơ sở để đánh giá tình hình sử dụng vật t thực tế. Cuối tháng (quý), phòng kế hoạch cùng phòng kế toán và ban lãnh đạo Công ty phân tích và đề ra biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật t.
Do kế hoạch mua vật t đợc lập định kỳ là tuần nên lợng vật t Công ty sử dụng hầu nh không thừa. Vì vậy, vật t mua về đợc chuyển thẳng ra công trờng.
Tại Công ty không có kho chứa vật t. Khi vật t chuyển ra công trờng các đội không lập phiếu nhập kho, xuất kho tại công trờng.
Vật t sử dụng cho thi công đợc hạch toán theo giá trị thực tế. Giá trị thực tế của
vật t =
Giá mua theo hóa
đơn +
Chi phí vận chuyển bốc dỡ
và đợc hạch toán theo bút toán sau:
Nợ TK 621 : Giá trị vật t thực tế xuất dùng. Có TK 141,331,111,112,331...
* Khi đội trực tiếp phụ trách mua vật t.
Căn cứ vào kế hoạch mua vật t, phiếu báo giá và giấy đề nghị tạm ứng do các đội gửi lên giám đốc, giám đốc duyệt tạm ứng cho các đội. Trên cơ sở giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi đợc lập thành 3 liên liên 1: lu, liên 2: ngời xin tạm ứng giữ, liên 3: chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển về cho kế toán tiền mặt.
Khi mua vật t về công trờng, nhân viên kế toán đội ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật t căn cứ vào hoá đơn mua hàng. Thủ kho công trờng cùng nhân viên phụ trách mua vật t tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng vật t và xác nhận vào bảng theo dõi chi tiết vật t. Bảng này đợc lập cho từng công trình, mẫu nh sau:
bảng theo dõi chi tiết vật t
Công trình: Nhà máy nớc Nam D Tháng 02/2004 TT Chứng từ SH NT Tên vật t Đơn vị bán Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 0578 5/02/04 Dây thép buộc 1 ly XM HT Kg 200 6.500 1.3000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Bảng này sẽ đợc dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng.
* Trờng hợp vật t do Công ty chịu trách nhiệm ký hợp đồng.
thời nhân viên kế toán đội ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật t và mang biên bản giao hận hàng hoá lên Công ty để công ty trả tiền cho ngời bán.
Cuối tháng căn cứ vào hoá đơn bán hàng của ngời bán (đối với vật t phụ), hợp đồng mua hàng, biên bản giao nhận hàng hoá và các chứng từ gốc khác (đối với vật t chính), kế toán vật t lập bảng kê chi tiết vật t chính và phụ đã sử dụng cho thi công. Riêng đối với vật t chính, kế toán vật t phải lập bảng kê theo từng loại vật t.
Bảng 1:
Bảng kê chi tiết vật t chính
Công trình: Nhà máy nớc Nam D Tháng 02/2004 Loại vật t: xi măng TT Chứng từ SH NT Đơn vị bán Đơn
vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 0458 5/02/04 H. Thạch tấn 10 825.000 8.250.000
2 0375 18/02/04 C.ty VTKTXM tấn 65 825.000 53.625.000
... ... ... ... ... ... ... ...
Cộng x 107 96.450.000
Căn cứ vào bảng kê chi tiết vật t, kế toán lập bảng tổng hợp vật t cho một công trình.
Bảng 2:
bảng tổng hợp vật t
Công trình: Nhà máy nớc Nam D Tháng 02/2004
TT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Thành tiền
1 Xi măng Tấn 107 96.450.000 2 Gạch Xe 105 98.400.000 3 Bê tông m3 11 297.080.000 4 Thép xoắn cây 400 33.260.000 ... ... ... ... ... Cộng 759.953.000
Căn cứ vào bảng tổng hợp vật t sử dụng cho từng công trình, kế toán tổng hợp lập bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
Bảng 3:
bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Tháng 02/2004 STT Nơi sử dụng Ghi có TK Tổng
Chi tiết ra công trình NM nớc Nam
D Ngân hàng LD ....
A TK 152 ...
1 Xi măng 96.450.000 43.848.000 ...
2 Gạch 98.400.000 37.944.000 ...
3 Bê tông tơi 297.080.000 58.470.000 ...
... ... ... ... ... ...
Cộng (A) 609.053.000 227.985.900 ...
Số liệu trên bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu là căn cứ để kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết chi phí sản xuất cho từng công trình.
Sau khi khớp số liệu giữa bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và sổ cái, sổ chi tiết TK 621, kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào TK 154.
Bảng 4:
Sổ chi tiết tk 621
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công trình: Nhà máy nớc Nam D
Từ ngày 1/02/2004 đến ngày 29/02/2004 Chứng từ SH NT Nội dung TK đối ứng Số tiền phát sinh Số cộng dồn Nợ Có Nợ Có Số d x 1/02/04 Mua xi măng HT 1121 12.375.000 12.375.000 2/02/04 Mua vòng bi 20317 141 306.000 12.681.000 4/02/04 Chi dầu chạy máy vận thăng 141 57.000 12.738.000 5/02/04 Chi Mogas 83 chạy máy 141 258.000 12.996.000
... ... ... ... ... ... ... ...
29/02/04
K/c chi phí vật t trực tiếp vào giá thành sản phẩm
154 759.953.000
K/c chi phí vật t chạy
máy thi công 154 1.200.000
Cộng x 71.153.000 71.153.000