- Bán hàng chịu khi thanh toán bằngtiền mặt, TGNH, ngân phiếu
007541 29/3 Doanh thu SEIDEN 1311 214.206
. . . … …
Cộng 56.894.325.845 979.104.390 0 26.928.229 76.683.490
Đối với các nghiệp vụ bán hàng nội địa: chủ yếu bán thông qua các đại lý. Khi xuất gửi hàng đi bán ở các đại lý công ty vẫn cha coi là hàng tiêu thụ, do vậy công ty sử dụng tài khoản 157”Hàng gửi bán” để theo dõi từng lần xuất kho cho các đại lý. Chỉ khi nào các đại lý nộp tiền bán hàng công ty mới coi là tiêu thụ. Khi nhận đợc tiền hàng của các đại lý căn cứ vào phiếu thu do kế toán thanh toán, kế toán tiêu thụ lấy đó làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết thuế. Kế toán thuế GTGT cũng căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi vào số chi tiết thuế GTGT nh sau:
Biểu số 11: Sổ chi tiết thuế - Quý I/2002
Đơn vị tính: đồng
Ngày
ghi sổ Số hiệuChứng từNgày Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Thuế GTGT
007401 2/1 DT ĐL Chị Hơng 111.1 5,763,608 576,360 007402 2/1 DT ĐL Chị Phúc 111.1 2,822,790 282,279 .. .. .. 007407 21/1 DT CH Anh Tĩnh 131.2 1,700,000 170,000 .. .. .. 007425 5/2 DT Q. cáo, GTSP 641 872,720 87,272 007448 6/3 DT Chị Chín 131.2 6,717,422 671,742
Để theo dõi chặt chẽ từng đại lý cuối quý kế toán lập bảng theo dõi cho từng đại lý ghi cụ thể, chi tiết từng lần xuất hàng cho các đại lý và từng lần các đại lý trả tiền hàng cho công ty. Ví dụ: Theo dõi đại lý Hiệp KH ngõ 9 - Hoè Nhai Quý I/2002 ta có bảng sau: (Biểu số 12).(Ghi theo đơn giá bình quân)
Từ bảng kê chi tiết cho từng đại lý cuối quý kế toán lập bảng cân đối Nhập- Xuất- Tồn TK 157 (Biểu số 13), bảng cân đối số phát sinh TK 157 (Biểu số 14).
Trong trờng hợp hàng của công ty đã đợc coi là tiêu thụ nhng khách hàng mới chấp nhận thanh toán tiền hàng mà cha thanh toán, hoặc mới chỉ thanh toán một phần thì kế toán mở sổ chi tiết TK131- “Phải thu của khách hàng” theo từng đối t- ợng thanh toán. Hàng ngày, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng và các hóa đơn GTGT có ghi chú là cha thanh toán kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời mua theo từng đối tợng thanh toán.
Mẫu sổ chi tiết TK 131 "Phải thu của khách hàng nội địa"(Biểu số 15)
Sổ chi tiết TK131.2 “Phải thu của khách hàng nội địa” Quý I/2002
Tên khách hàng: Đoàn Tất Tĩnh
ĐVT: Đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải TK Quý I/2001
ghi sổ Số hiệu Ngày đối ứng Nợ Có
Số d đầu kỳ 28,229,000 Phát sinh trong kỳ 007407 21/1 DT bán hàng 511.2 1,700,000 Thuế GTGT 333.1 170,000 007442 28/2 DT bán hàng 511.2 2,500,000 Thuế GTGT 333.1 250,000 .. .. .. .. .. .. 098 30/3 Thanh toán 111.1 8,500,000 .. .. .. Cộng phát sinh 7,172,000 8,500,000 Số d cuối kỳ 26,901,000
Sổ chi tiết TK 131 đợc mở theo dõi công nợ đối với từng khách hàng theo từng quý. Mỗi hóa đơn mua chịu của khách hàng đợc ghi trên một dòng và theo dõi cho đến khi khách hàng thanh toán khoản nợ đó. Cuối quý, kế toán cộng sổ một lần, số liệu cộng này là cơ sở để lập Bảng kê số 11- “Phải thu của khách hàng”
Đối với doanh thu gia công công ty đợc hởng, ngày giờ nhận hàng, thanh toán tiền hàng đã đợc ghi rõ trong hợp đồng. Cũng có trờng hợp khách hàng chỉ đặt hàng
theo yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã mà không giao vật t, do vậy công ty phải tự mua NVL để chế biến. Công ty chủ yếu sản xuất theo các đơn đặt hàng gia công và doanh thu gia công chủ yếu là phí gia công mà công ty đợc hởng. Việc trả tiền thờng sau khi giao hàng nên kế toán doanh thu gia công phải mở sổ theo dõi từng công nợ đối với từng khách hàng trên TK 131 “Phải thu của khách hàng”.
Chứng từ hạch toán doanh thu gia công bao gồm: Phiếu xuất kho trả hàng gia công (Hoá đơn GTGT), Invoice xuất hàng, giấy báo có của ngân hàng.
Trình tự ghi sổ doanh thu gia công nh sau: Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn GTGT có ghi xuất trả hàng gia công, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131 phần phát sinh bên nợ. Khi khách hàng trả tiền, căn cứ vào các chứng từ thanh toán (giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu tiền mặt...) để ghi vào bên số phát sinh có TK 131. Cuối quí tính ra số còn phải thu của khách hàng theo công thức:
Số d cuối quí = Số d đầu quí + Số phát sinh nợ - Số phát sinh có Nếu số d cuối quí > 0, ghi vào d nợ
Nếu số d cuối quí < 0, ghi vào d có
Ví dụ căn cứ vào hoá đơn GTGT và các hoá đơn xuất trả hàng gia công khác, kế toán ghi sổ chi tiết TK 131 “Phải thu của khách hàng” cho hãng Seidenticker.
Biểu số 16: Sổ chi tiết tk 131.2 “phải thu của khách hàng gia công”
Quí I/2002
Tên khách hàng: seidenticker ĐVT: Đồng
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải TK đối ứng NợSố phát sinhCó Nợ Số d Có
Số d đầu kỳ 118,200,000 Số PS trong kỳ 00750 1 10/1 Trả hàng gia công 511.1 57,306,900 00751 6 15/2 Trả hàng gia công 511.1 175,057,050 00754 1 29/3 Trả hàng gia công 511.1 214,206,300 RM107 29/3 Thanh toán 112.2 317,090,500 Cộng phát sinh 446,570,250 317,090,500 Số d cuối kỳ 247,679,750
Đồng thời, kế toán cũng phản ánh doanh thu vào sổ chi tiết bán hàng phần doanh thu gia công (TK 511.1).
ở công ty May Đức Giang, các khách hàng đặt hàng gia công chủ yếu là ngời nớc ngoài, do vậy, khi xuất hàng tức trả hàng gia công thì công ty chịu mức
thuế suất GTGT 0% đối với những mặt hàng này. Vì vậy, trên hoá đơn GTGT số thuế GTGT phải nộp sẽ bằng 0. Kế toán không cần mở sổ chi tiết thuế GTGT để theo dõi đối với nghiệp vụ xuất trả hàng gia công.
Vào cuối mỗi tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thuế GTGT (đối với hàng nội địa), kế toán lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra(Biểu số 17). Căn cứ vào bảng này, kế toán thuế lập tờ khai thuế GTGT
Cuối quí, căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết "phải thu của khách hàng” của cả hai phơng thức: bán hàng nội địa và gia công xuất khẩu để ghi vào bảng kê số 11 "Phải thu của khách hàng” (Biểu số 18). Trên bảng kê số 11, tình hình thanh toán của mỗi khách hàng đợc viết trên một dòng phản ánh số tổng cộng. Cuối quí, kế toán tập hợp số liệu trên bảng kê số 11 để ghi vào bảng tổng hợp các TK làm căn cứ ghi sổ cái.
Đồng thời cuối quí, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng và các Nhật ký chứng từ liên quan (NK-CT số 1, 2, ...), kế toán lập bảng cân đối số phát sinh TK 511 cho từng loại doanh thu. Mẫu biểu doanh thu nội địa nh sau:
(Biểu số 19):bảng cân đối số phát sinh tk 5112 quí I/2002
STT Diễn giải TK ĐƯ Quí I/2002
Nợ Có
D đầu kỳ
1 Doanh thu nội địa = TM 1111 821.132.879
Đại lý chị Hơng 1111 5.763.608
. . . .
2 Phải thu của khách hàng 1312 118.135.371
Cửa hàng anh Tĩnh 1312 6.520.000 Chị Hạnh 1312 11.789.237 . . . . 3 Chi phí bán hàng 641 39.836.140 4 Kết chuyển DT thuần 911 979.104.390 Cộng phát sinh 979.104.390 979.104.390
Để phản ánh tổng hợp doanh thu của từng hoạt động bán hàng trong quí, cuối quí căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh TK 511 kế toán lập bảng tổng hợp tiêu thụ.
ở công ty May Đức Giang, các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. Để theo dõi các khoản giảm doanh thu , kế toán không mở sổ chi tiết mà căn cứ vào các chứng từ liên quan đến khoản giảm doanh thu trong quí, cuối quí kế toán tổng hợp vào bảng tổng hợp tiêu thụ (ghi nợ TK 511, ghi có TK 531, 532).
Căn cứ vào chứng từ có liên quan đến việc bán hàng bị trả lại, giảm giá bớt giá cho khách hàng để ghi vào cột Nợ TK 531, 532.
Mẫu bảng tổng hợp tiêu thụ(Biểu số 20)
Căncứ ghi bảng tổng hợp tiêu thụ:
- Phần ghi có TK 511, ghi nợ TK liên quan căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 11 và các chứng từ liên quan
- Phần ghi nợ TK 511, ghi có TK 531, 532, 911 đợc thực hiện bởi các bút toán kết chuyển để xác định kết qủa. Trong đó, ghi có TK 911 chính là bằng doanh thu thuần trừ các khoản giảm doanh thu.
3.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Muốn xác định đợc kết quả bán hàng, trớc hết cần phải tính đợc trị giá vốn của hàng bán. Để phảnánh nghiệp vụ này, kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Công ty không tính giá thành cho từng đơn đặt hàng mà hàng quí căn cứ vào các bảng phân bổ, bảng kê, chứng từ liên quan, kế toán tính giá thành lập bảng tính giá thành cho từng mã hàng, phục vụ đồng thời cả cho tiêu thụ nội địa và trả hàng gia công xuất khẩu. Sau đó, chuyển cho kế toán giá vốn để làm căn cứ tính trị giá vốn hàng xuất bán. Kế toán giá vốn hàng bán căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm, vào các chứng từ nhập xuất thành phẩm, kế toán tiến hành phân loại chứng từ kèm theo từng loại mã hàng kết hợp với giá thành đơn vị thực tế sẽ xác định đợc trị giá vốn hàng xuất bán theo phơng pháp bình quân gia quyền nh sau:
Giá bình
quân =
Giá thực tế hàng tồn ĐK + Giá thực tế hàng nhập trong kỳ Số lợng hàng tồn ĐK + Số lợng hàng nhập trong kỳ Giá vốn hàng xuất bán = Số lợng hàng xuất bán x Đơn giá bình quân
Cuối quí, kế toán tiêu thụ lấy số liệu từ bảng cân đối nhập xuất tồn thành phẩm (Biểu số 7) do kế toán thành phẩm cung cấp, kết hợp với bảng cân đối nhập xuất tồn TK 157 (Biểu số 13) để phản ánh giá vốn của hàng xuất bán theo ĐK:
+ Nợ TK 632: 48.775.974.032 Có TK 155: 48.775.974.032 + Nợ TK 632: 253.696.511
Có TK 157: 253.696.511
Nh vậy, trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ đợc xác định là: 49.029.670.543 đồng.
Số liệu này là căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp các tài khoản từ đó ghi vào sổ cái TK 632.