1. Thông báo sự cố
Khi tàu được bảo hiểm xảy ra tai nạn, tổn thất thuộc rủi ro P&I. Người được bảo hiểm phải bằng mọi cách thông báo ngay cho Người bảo hiểm biết mọi thông tin về sự cố để bàn bạc, giám định và đề ra hướng giải quyết cho thích hợp nhằm hạn chế tổn thất tới mức thấp nhất.
2. Thu thập hồ sơ
Khi có tổn thất, Người được bảo hiểm phải thu thập ngay các tài liệu chứng từ sau:
- Kháng nghị hàng hải (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nơi tàu xảy ra tai nạn hoặc cảng đến đầu tiên nếu sự cố xảy ra khi tàu đang ở ngoài khơi).
- Trích sao đầy đủ và chi tiết nhật ký hàng hải, nhật ký máy, nhật ký vô tuyến điện, thông báo thời tiết...
- Các tài liệu liên quan khác tùy rủi ro.
3. Khắc phục sự cố
Người bảo hiểm có trách nhiệm trực tiếp phối hợp cùng Người được bảo hiểm tranh chấp với Người khiếu nại.
Trường hợp cần thiết, Người bảo hiểm sẽ yêu cầu Người được bảo hiểm cung cấp kịp thời, đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan ủy quyền để Người bảo hiểm trực tiếp tranh chấp với Người khiếu nại.
4. Giải quyết bồi thường
a. Hồ sơ khiếu nại
Khi khiếu nại bồi thường những rủi ro thuộc trách nhiệm bảo hiểm, Người được bảo hiểm phải gửi cho Người bảo hiểm hồ sơ gồm các chứng từ sau:
- Giấy yêu cầu bồi thường. - Biên bản giám định tổn thất.
- Các chứng từ, hóa đơn xác nhận số tiền Người được bảo hiểm đã thanh toán cho Người khiếu nại.
- Các tài liệu liệt kê tại điểm VI.2
Sau 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ khiếu nại, nếu Người bảo hiểm không có yêu cầu gì thêm thì hồ sơ khiếu nại được coi là hợp lệ.
b. Thời hạn bồi thường
Trừ những tổn thất đang còn phải tranh chấp với bên thứ 3 có liên quan, tất cả các vụ đã được Hội và Người bảo hiểm chấp nhận thuộc trách nhiệm của Người bảo hiểm. Người bảo hiểm sẽ thanh toán trong vòng 15 ngày kể từ sau ngày Người được bảo hiểm trả cho Người khiếu nại. Nếu quá thời hạn trên mà Người bảo hiểm không chuyển trả thì Người bảo hiểm sẽ phải trả thêm một khoản lãi theo lãi suất vay ngân hàng quá thời hạn của số tiền bồi thường cho thời gian chậm thanh toán đó.
Sau 15 ngày kể từ ngày Người được bảo hiểm nhận được thông báo giải quyết của Người bảo hiểm mà không có ý kiến gì thì hồ sơ khiếu nại bồi thường xem như được kết thúc.
c. Loại tiền bồi thường
Tàu đóng phí bảo hiểm bằng loại tiền nào thì Người bảo hiểm sẽ thanh toán bằng loại tiền đó khi tổn thất xảy ra thuộc trách nhiệm bảo hiểm.