1. Bảo quản tàu
Trong mọi trường hợp, Người được bảo hiểm phải có trách nhiệm đối với con tàu để tàu luôn đảm bảo an toàn đi biển và chuyên chở hàng hóa thích hợp theo quy định điều 19.2 của Luật Hàng hải Việt nam.
2. Kiểm tra tàu
Bất kỳ vào lúc nào và ở đâu, Người bảo hiểm hoặc đại diện của Người bảo hiểm đều có thể tiến hành kiểm tra điều kiện an toàn đi biển thực tế đối với các tàu tham gia bảo hiểm tại Người bảo hiểm, miễn là việc kiểm tra không làm ảnh hưởng đến hoạt động của tàu. Chi phí kiểm tra do Người bảo hiểm chịu. Người bảo hiểm có quyền từ chối hoặc loại trừ những tổn thất xảy ra do hậu quả của những khiếm khuyết phát hiện qua kiểm tra mà chủ tàu chưa khắc phục.
3. Đề phòng, hạn chế tổn thất
Người bảo hiểm và Người được bảo hiểm cùng các cơ quan liên quan cộng tác với nhau để đề ra các biện pháp phòng ngừa, hạn chế tổn thất. Người bảo hiểm sẽ khen thưởng cho những tập thể và cá nhân có những thành tích trong công tác đề phòng, hạn chế tổn thất.
VI. Thông báo, giải quyết tai nạn
1. Thông báo sự cố
Khi tàu được bảo hiểm xảy ra tai nạn, tổn thất thuộc các quy định trong điều khoản bảo hiểm. Người được bảo hiểm phải bằng mọi cách thông báo ngay cho Người bảo hiểm biết mọi thông tin về sự cố để bàn bạc, giám định và đề ra hướng giải quyết cho thích hợp nhằm hạn chế tổn thất tới mức thấp nhất.
2. Thu thập hồ sơ
Khi có tổn thất, Người được bảo hiểm phải thu thập ngay các tài liệu chứng từ sau:
- Kháng nghị hàng hải (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nơi tàu xảy ra tai nạn hoặc cảng đến đầu tiên nếu sự cố xảy ra khi tàu đang ở ngoài khơi).
- Trích sao đầy đủ và chi tiết nhật ký hàng hải, nhật ký máy, nhật ký vô tuyến điện, thông báo thời tiết...
- Báo cáo chi tiết tổn thất của thuyền trưởng (tổn thất thuộc phần vỏ), máy trưởng (tổn thất thuộc phần máy), điện trưởng (tổn thất thuộc phần điện)... có xác nhận của thuyền trưởng.
- Biên bản giám định đối tịch có xác nhận của 2 tàu nếu tàu đâm va với tàu khác. Nội dung ghi rõ tên tàu đâm va, chủ tàu hoặc Người bảo hiểm, vị trí đâm va, tốc độ của tàu, sơ bộ tổn thất của mỗi tàu.
3. Khắc phục sự cố
a. Người bảo hiểm có quyền chỉ định xưởng sửa chữa tàu và trong các trường hợp xét thấy cần thiết thì chủ tàu luôn tạo mọi điều kiện để Người bảo hiểm cử cán bộ theo dõi và giám sát việc sửa chữa.
b. Để tàu hoạt động kinh doanh tốt, kịp thời, tùy theo khả năng tài chính của mình, Người bảo hiểm có thể xem xét cụ thể từng tổn thất thuộc trách nhiệm để có thể thỏa thuận số tiền tạm ứng sửa chữa hoặc bảo lãnh (nếu có).
4. Giải quyết bồi thườnga. Hồ sơ khiếu nại a. Hồ sơ khiếu nại
Khi khiếu nại bồi thường những rủi ro thuộc trách nhiệm bảo hiểm, Người được bảo hiểm phải gửi cho Người bảo hiểm hồ sơ gồm các chứng từ sau:
- Giấy yêu cầu bồi thường. - Biên bản giám định tổn thất.
Biên bản quyết toán chi phí sửa chữa tổn thất đòi bồi thường (có chứng từ kèm theo).
- Các tài liệu liệt kê tại điểm VI.2.
- Bằng thuyền trưởng (nếu tổn thất toàn bộ).
- Các tài liệu liên quan đến trách nhiệm của Người thứ 3 (trường hợp tổn thất có liên quan đến Người thứ 3).
Sau 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ khiếu nại, nếu Người bảo hiểm không có yêu cầu gì thêm thì hồ sơ khiếu nại được coi là hợp lệ.
b. Thời hạn bồi thường
Người bảo hiểm có trách nhiệm giải quyết bồi thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Quá thời hạn trên mà Người bảo hiểm không có ý kiến hoặc không giải quyết thì chủ tàu có quyền yêu cầu Người bảo hiểm phải thanh toán tiền bồi thường cộng lãi suất vay ngân hàng quá hạn của số tiền bồi thường cho thời hạn chậm thanh toán.
Sau 15 ngày kể từ ngày Người được bảo hiểm nhận được thông báo giải quyết của Người bảo hiểm mà không có ý kiến gì thì hồ sơ khiếu nại bồi thường xem như được kết thúc.
Tàu đóng phí bảo hiểm bằng loại tiền nào thì Người bảo hiểm sẽ thanh toán bằng loại tiền đó khi tổn thất xảy ra thuộc trách nhiệm bảo hiểm.
d. Tỉ lệ bồi thường
Trường hợp Người được bảo hiểm tham gia bảo hiểm tàu với số tiền bảo hiểm nhỏ hơn giá trị bảo hiểm, Người bảo hiểm chỉ bồi thường theo tỉ lệ giữa số tiền bảo hiểm và giá trị bảo hiểm cho những tổn thất thuộc trách nhiệm xảy ra.